Osvědčení o volném prodeji kosmetiky: export mimo EU

Vaše kosmetika se dobře prodává v Evropě a dovozce na Blízkém východě, v Asii nebo v Latinské Americe ji chce zařadit do nabídky. Pak přijde žádost: „Pošlete nám prosím free sale certificate.“ Tento průvodce vysvětluje, co je osvědčení o volném prodeji (free sale certificate) pro kosmetiku, kdo ho vydává a jak se připravit. Stručně: je to oficiální potvrzení, že vaše produkty splňují právo EU a lze je tam volně prodávat; vydává ho vnitrostátní orgán nebo subjekt, který tím pověřil, nikoli laboratoř, a získat ho lze až po dokončení vaší dokumentace shody v EU.

Stručná odpověď

Osvědčení o volném prodeji (anglicky též certificate of free sale, CFS nebo FSC) je dokument, který mnoho zemí mimo EU požaduje při registraci nebo dovozu kosmetiky. V EU závisí vydávající subjekt na členském státě: může to být ministerstvo zdravotnictví, hygienická služba, vnitrostátní příslušný orgán nebo obchodní komora či odvětvové sdružení, které orgány pověřily. Žádá se obvykle jako výrobce nebo odpovědná osoba, s přehledem produktů a podepsaným prohlášením o shodě. Před podáním žádosti se ujistěte, že každý produkt už má CPSR, dokumentaci o přípravku a notifikaci v CPNP.

Co je osvědčení o volném prodeji

Osvědčení potvrzuje, že uvedené produkty splňují právní požadavky vyvážející země a lze je na jejím trhu volně prodávat. Pro vývozce z EU to znamená soulad s nařízením (ES) č. 1223/2009. Dovážející země ho využívá jako ujištění, že produkt není zbožím „vyrobeným jen pro export“, které by doma bylo nezákonné.

Osvědčení o volném prodeji nepotřebujete k prodeji v rámci EU. Je to čistě exportní dokument, o který žádají úřady nebo dovozci ve třetích zemích.

Nezaměňujte ho s osvědčením o původu. Osvědčení o původu uvádí, kde bylo zboží vyrobeno, pro účely cla a obchodních dohod. Neříká nic o shodě s kosmetickým právem a cílová země obvykle potřebuje oba dokumenty, každý z jiného důvodu.

Čtěte také Nařízení EU o kosmetice 1223/2009 srozumitelně

Kdy o něj budete požádáni

• Registrace produktu v zemích, které vyžadují registraci nebo notifikaci kosmetiky před dovozem.
• Celní odbavení, kde musí dovozní dokumentace obsahovat doklad o volném prodeji v zemi původu.
• Zapojení distributora, když zahraniční partner chce důkaz pro vlastní evidenci.
• Výběrová řízení a zařazení do maloobchodu na některých trzích.

Požadavky se mění, proto se před podáním žádosti zeptejte dovozce na přesné znění, formát a platnost, které cílová země přijímá.

Kdo ho vydává v EU a ve Spojeném království

Neexistuje jednotný úřad EU pro osvědčení o volném prodeji. Každý členský stát to organizuje jinak. Několik příkladů:

• Irsko: Úřad pro regulaci zdravotnických výrobků (HPRA) vydává osvědčení výrobcům nebo odpovědným osobám usazeným v Irsku.
• Česko: Ministerstvo zdravotnictví vydává osvědčení pro vývoz kosmetiky mimo EU.
• Polsko: regionální hygienické inspekce je vydávají pro vývoz kosmetiky.
• Německo: osvědčení často vydávají obchodní komory (IHK) a odvětvové sdružení IKW je vydává svým členům, protože jím byla pověřena některými ministerstvy spolkových zemí.
• Spojené království: vývozci žádají prostřednictvím online služby vlády pro vývozní osvědčení.

Žádá se obvykle v zemi, kde je usazena vaše společnost nebo odpovědná osoba. Pokud si nejste jisti, vnitrostátní orgán pro kosmetiku vám řekne, kdo osvědčení vydává.

Co k žádosti obvykle potřebujete

1. Vyplněný formulář žádosti od vydávajícího subjektu.
2. Přehled produktů s přesnými názvy a kódy, které odpovídají etiketám a vašim notifikacím v CPNP.
3. Prohlášení na hlavičkovém papíru společnosti, podepsané oprávněnou osobou, že produkty splňují nařízení o kosmetických přípravcích. Někteří vydavatelé vyžadují notářské ověření.
4. Doklad o registraci společnosti a, pokud nejste výrobce, doklad o vašem určení jako odpovědné osoby.
5. Poplatek požadovaný vydávajícím subjektem, pokud existuje.

Někteří vydavatelé mohou také chtít vidět etikety nebo doklad o notifikaci. Mějte je připravené, abyste mohli rychle reagovat.

Čtěte také Odpovědná osoba pro kosmetiku (RP): kdo ji potřebuje

Krok za krokem: od vyhovujícího produktu k osvědčení

1. Dokončete základy v EU: odpovědná osoba, posouzení bezpečnosti, PIF, notifikace a etiketa.
2. Zeptejte se dovozce, které produkty, jaký formát a jaké ověření cílová země potřebuje.
3. Připravte přehledný seznam produktů s jednotnými názvy.
4. Podejte žádost vydávajícímu subjektu ve vašem členském státě.
5. Nechte osvědčení opatřit apostilou nebo legalizovat, pokud je to nutné.
6. Nechte ho přeložit, pokud je to nutné, a odešlete ho spolu se zbytkem dovozní dokumentace.

Apostila a legalizace

Mnoho cílových zemí chce doklad, že je osvědčení pravé. Země, které jsou stranami Haagské úmluvy o apostile, obvykle přijímají apostilu od příslušného úřadu ve vydávající zemi. Jiné země mohou vyžadovat konzulární legalizaci prostřednictvím svého velvyslanectví, což trvá déle. Zeptejte se včas, protože tento krok často zabere víc času než samotné osvědčení.

Co osvědčení o volném prodeji nedělá

• Netestuje ani nedokládá bezpečnost vašeho produktu. Důkazy o bezpečnosti jsou ve vaší CPSR a zprávách o testech.
• Nenahrazuje vlastní pravidla cílové země. Složka povolená v EU může být jinde omezena a etikety obvykle potřebují místní jazyk a formát.
• Necertifikuje vaše výrobní zařízení. Certifikát GMP nebo ISO 22716 je samostatný dokument.

Čtěte také Oznámení v CPNP: jak zaregistrovat kosmetický přípravek

Dokumenty, které dovozci často požadují spolu s osvědčením

Zahraniční registrační dokumentace často sahá dál než k osvědčení. Buďte připraveni s:

• Úplným seznamem složek s názvy INCI, někdy s koncentracemi sdílenými důvěrně.
• Bezpečnostním listem pro přepravu a skladování. Náš SDS odpovídá 16oddílovému formátu REACH a je k dispozici ve více než 30 jazycích.
• Údaji o stabilitě, které podporují trvanlivost nebo dobu použitelnosti po otevření uvedenou na etiketě.
• Výsledky mikrobiologického testu a u přípravků na vodní bázi zprávou o zátěžovém testu konzervace.
• Prohlášením nebo certifikátem GMP od výrobce.

Podepsané zprávy v PDF od nezávislé laboratoře lze snadno přiložit k zahraniční dokumentaci.

Časté chyby, které zpožďují export

• Podání žádosti dříve, než je CPSR podepsána nebo provedena notifikace v CPNP.
• Názvy produktů na osvědčení, které se liší od etikety nebo registrační dokumentace.
• Zapomenutí, že cílová země vyžaduje apostilu nebo legalizaci.
• Použití starého osvědčení, když cílová země přijímá jen čerstvá.
• Předpoklad, že receptura z EU je v cílové zemi automaticky povolena.

Příklad z praxe

Malá značka péče o pleť ze Slovinska chce vyvézt tři pleťové krémy distributorovi mimo EU. Distributor žádá osvědčení o volném prodeji, ověřené způsobem, který cílová země vyžaduje, s názvy produktů přesně jako na etiketách. Značka nejprve ověří, že všechny tři krémy mají podepsanou CPSR a notifikaci v CPNP. Poté připraví jeden seznam produktů, podepíše prohlášení, podá žádost vydávajícímu subjektu a zařídí apostilu. Současně objedná SDS pro přepravní dokumenty. Distributor obdrží jednotnou dokumentaci a může zahájit místní registraci bez dalších dotazů.

Často kladené otázky

Může osvědčení o volném prodeji vydat laboratoř?

Ne. Laboratoř poskytuje zprávy o testech a posuzovatel bezpečnosti podepisuje CPSR. Samotné osvědčení vydává subjekt určený ve vaší zemi.

Potřebuji osvědčení o volném prodeji k prodeji v jiné zemi EU?

Ne. V rámci EU se počítá odpovědná osoba, CPSR, PIF a notifikace v CPNP.

Jak dlouho je osvědčení o volném prodeji platné?

Záleží na vydavateli a cílové zemi. Některé dovážející země přijímají jen nedávno vydaná osvědčení, proto to před podáním žádosti zkontrolujte.

Klíčové body

• Osvědčení o volném prodeji je exportní dokument potvrzující, že produkty splňují právo EU.
• Kdo ho vydává, záleží na členském státě; laboratoře a posuzovatelé ne.
• Nejprve dokončete CPSR, PIF a notifikaci v CPNP, pak žádejte s přehledným seznamem produktů.
• Počítejte s apostilou, překladem a dalšími dokumenty, které dovozci požadují.