Сертификат свободной продажи косметики: экспорт вне ЕС

Ваша косметика хорошо продаётся в Европе, и импортёр с Ближнего Востока, из Азии или Латинской Америки хочет включить её в свой ассортимент. Затем приходит просьба: «Пришлите, пожалуйста, сертификат свободной продажи». В этом руководстве объясняется, что такое сертификат свободной продажи косметики, кто его выдаёт и как подготовиться. Коротко: это официальное подтверждение того, что ваши продукты соответствуют праву ЕС и могут свободно продаваться там; его выдаёт национальный орган или уполномоченная им организация, а не лаборатория, и получить его можно только после того, как ваше досье на соответствие требованиям ЕС полностью готово.

Краткий ответ

Сертификат свободной продажи (его также называют certificate of free sale, CFS или FSC) — документ, который требуют многие страны за пределами ЕС при регистрации или ввозе косметики. В ЕС выдающая организация зависит от государства-члена: это может быть министерство здравоохранения, инспекция общественного здоровья, национальный компетентный орган либо торговая палата или отраслевая ассоциация, которой поручили это органы власти. Обычно заявку подаёт производитель или ответственное лицо, прилагая список продуктов и подписанную декларацию соответствия. Перед подачей заявки убедитесь, что для каждого продукта уже есть CPSR, досье на продукт и уведомление в CPNP.

Что такое сертификат свободной продажи

Сертификат подтверждает для перечисленного набора продуктов, что они отвечают правовым требованиям страны-экспортёра и могут свободно продаваться на её рынке. Для экспортёров из ЕС это означает соответствие Регламенту (ЕС) № 1223/2009. Страна-импортёр использует его как гарантию того, что продукт не «сделан только на экспорт» и не был бы запрещён дома.

Для продаж внутри ЕС сертификат свободной продажи не нужен. Это исключительно экспортный документ, который запрашивают органы или импортёры третьих стран.

Не путайте его с сертификатом происхождения. Сертификат происхождения указывает, где изготовлен товар, и нужен для таможни и торговых соглашений. Он ничего не говорит о соответствии законодательству о косметике, а страна назначения обычно требует оба документа по разным причинам.

Читайте также Регламент ЕС по косметике 1223/2009 простыми словами

Когда вас попросят его предоставить

• Регистрация продуктов в странах, где косметику нужно регистрировать или уведомлять о ней до ввоза.
• Таможенное оформление, когда в импортное досье необходимо включить подтверждение свободной продажи в стране происхождения.
• Подключение дистрибьютора, когда зарубежный партнёр хочет иметь подтверждение для собственных документов.
• Тендеры и листинги в рознице на некоторых рынках.

Требования меняются, поэтому перед подачей заявки узнайте у импортёра точную формулировку, формат и срок действия, которые принимает страна назначения.

Кто выдаёт его в ЕС и Великобритании

Единого органа ЕС, выдающего сертификаты свободной продажи, не существует. Каждое государство-член организует это по-своему. Несколько примеров:

• Ирландия: Управление по регулированию продуктов здравоохранения (HPRA) выдаёт сертификаты производителям или ответственным лицам, находящимся в Ирландии.
• Чехия: сертификаты на экспорт косметики за пределы ЕС выдаёт Министерство здравоохранения.
• Польша: их выдают региональные санитарные инспекции для экспорта косметики.
• Германия: сертификаты часто выдают торгово-промышленные палаты (IHK), а отраслевая ассоциация IKW выдаёт их своим членам, получив соответствующие полномочия от некоторых земельных министерств.
• Великобритания: экспортёры подают заявку через государственный онлайн-сервис экспортных сертификатов.

Как правило, заявку подают в стране, где зарегистрирована ваша компания или ответственное лицо. Если вы не уверены, национальный орган по косметике подскажет, кто выдаёт сертификаты.

Что обычно нужно для подачи заявки

1. Заполненная форма заявки выдающей организации.
2. Список продуктов с точными названиями и кодами, совпадающими с этикетками и вашими уведомлениями в CPNP.
3. Декларация на фирменном бланке компании, подписанная уполномоченным лицом, о том, что продукты соответствуют Регламенту о косметике. Некоторые организации требуют нотариального заверения.
4. Подтверждение регистрации компании и, если вы не производитель, документ о назначении вас ответственным лицом.
5. Сбор, если его требует выдающая организация.

Некоторые организации также могут попросить показать этикетки или подтверждение уведомления. Держите их наготове, чтобы быстро ответить.

Читайте также Ответственное лицо по косметике (RP): кому нужно и что оно делает

Шаг за шагом: от соответствующего продукта к сертификату

1. Завершите основы ЕС: ответственное лицо, оценка безопасности, PIF, уведомление и этикетка.
2. Узнайте у импортёра, какие продукты, в каком формате и с каким заверением нужны стране назначения.
3. Подготовьте аккуратный список продуктов с единообразными названиями.
4. Подайте заявку в выдающую организацию вашего государства-члена.
5. Оформите на сертификате апостиль или легализацию, если это требуется.
6. Переведите его, если требуется, и отправьте вместе с остальным импортным досье.

Апостиль и легализация

Многие страны назначения хотят убедиться, что сертификат подлинный. Страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции об апостиле, как правило, принимают апостиль компетентного органа страны выдачи. Другие страны могут требовать консульскую легализацию через своё посольство, которая занимает больше времени. Узнайте об этом заранее, потому что этот этап часто длится дольше, чем получение самого сертификата.

Чего сертификат свободной продажи не делает

• Он не проверяет и не доказывает безопасность вашего продукта. Доказательства безопасности содержатся в CPSR и отчётах об испытаниях.
• Он не заменяет собственные правила страны назначения. Ингредиент, разрешённый в ЕС, может быть ограничен в другой стране, а этикетки, как правило, должны быть на местном языке и в местном формате.
• Он не сертифицирует вашу производственную площадку. Сертификат GMP или ISO 22716 — отдельный документ.

Читайте также Уведомление CPNP: как зарегистрировать косметический продукт

Документы, которые импортёры часто просят вместе с сертификатом

Зарубежные регистрационные досье часто выходят за рамки одного сертификата. Будьте готовы предоставить:

• Полный список ингредиентов с названиями INCI, иногда с концентрациями, передаваемыми на условиях конфиденциальности.
• Паспорт безопасности для перевозки и хранения. Наш SDS составляется по 16-разделному формату REACH и доступен более чем на 30 языках.
• Данные стабильности, подтверждающие срок годности или срок использования после вскрытия, указанные на этикетке.
• Результаты микробиологического теста и, для продуктов на водной основе, отчёт о challenge-тесте.
• Заявление или сертификат GMP от производителя.

Подписанные PDF-отчёты независимой лаборатории легко приложить к иностранному досье.

Распространённые ошибки, задерживающие экспорт

• Подача заявки до подписания CPSR или до уведомления в CPNP.
• Названия продуктов в сертификате, отличающиеся от этикетки или регистрационного досье.
• Забытый апостиль или легализация, которые требует страна назначения.
• Использование старого сертификата, когда страна назначения принимает только недавние.
• Предположение, что рецептура для ЕС автоматически разрешена в стране назначения.

Практический пример

Небольшой бренд по уходу за кожей из Словении хочет экспортировать три крема для лица дистрибьютору за пределами ЕС. Дистрибьютор просит сертификат свободной продажи, заверенный так, как требует страна назначения, с названиями продуктов в точности как на этикетках. Бренд сначала проверяет, что у всех трёх кремов есть подписанный CPSR и уведомление в CPNP. Затем он готовит единый список продуктов, подписывает декларацию, подаёт заявку в выдающую организацию и оформляет апостиль. Параллельно заказывает SDS для транспортных документов. Дистрибьютор получает единое согласованное досье и может начать местную регистрацию без лишних вопросов.

Часто задаваемые вопросы

Может ли лаборатория выдать сертификат свободной продажи?

Нет. Лаборатория предоставляет отчёты об испытаниях, а оценщик безопасности подписывает CPSR. Сам сертификат выдаёт орган, назначенный в вашей стране.

Нужен ли сертификат свободной продажи для продаж в другой стране ЕС?

Нет. Внутри ЕС значение имеют ответственное лицо, CPSR, PIF и уведомление в CPNP.

Как долго действует сертификат свободной продажи?

Это зависит от выдающей организации и страны назначения. Некоторые страны-импортёры принимают только недавно выданные сертификаты, поэтому проверьте это до подачи заявки.

Главное

• Сертификат свободной продажи — экспортный документ, подтверждающий соответствие продуктов праву ЕС.
• Кто его выдаёт, зависит от государства-члена; лаборатории и оценщики его не выдают.
• Сначала завершите CPSR, PIF и уведомление в CPNP, затем подавайте заявку с аккуратным списком продуктов.
• Заранее учтите апостиль, перевод и дополнительные документы, которые просят импортёры.