Τα καλλυντικά σας πουλάνε καλά στην Ευρώπη και ένας εισαγωγέας στη Μέση Ανατολή, την Ασία ή τη Λατινική Αμερική θέλει να τα εντάξει στη γκάμα του. Έπειτα έρχεται το αίτημα: «Παρακαλούμε στείλτε το πιστοποιητικό ελεύθερης πώλησης». Ο οδηγός αυτός εξηγεί τι είναι το πιστοποιητικό ελεύθερης πώλησης καλλυντικών, ποιος το εκδίδει και πώς να προετοιμαστείτε. Εν συντομία: είναι επίσημη βεβαίωση ότι τα προϊόντα σας συμμορφώνονται με το δίκαιο της ΕΕ και μπορούν να πωλούνται ελεύθερα εκεί· το εκδίδει εθνική αρχή ή φορέας στον οποίο έχει ανατεθεί η αρμοδιότητα, όχι εργαστήριο, και μπορείτε να το λάβετε μόνο όταν ο φάκελος συμμόρφωσής σας στην ΕΕ είναι πλήρης.
Περιεχόμενα
- Η σύντομη απάντηση
- Τι είναι το πιστοποιητικό ελεύθερης πώλησης
- Πότε θα σας το ζητήσουν
- Ποιος το εκδίδει στην ΕΕ και στο ΗΒ
- Τι χρειάζεστε συνήθως για την αίτηση
- Βήμα προς βήμα: από το σύμφωνο προϊόν στο πιστοποιητικό
- Apostille και προξενική επικύρωση
- Τι δεν κάνει το πιστοποιητικό ελεύθερης πώλησης
- Έγγραφα που ζητούν συχνά οι εισαγωγείς μαζί με το πιστοποιητικό
- Συνηθισμένα λάθη που καθυστερούν τις εξαγωγές
- Ένα πρακτικό παράδειγμα
- Συχνές ερωτήσεις
- Βασικά συμπεράσματα
Η σύντομη απάντηση
Το πιστοποιητικό ελεύθερης πώλησης (ονομάζεται και certificate of free sale, CFS ή FSC) είναι ένα έγγραφο που απαιτούν πολλές χώρες εκτός ΕΕ κατά την καταχώριση ή την εισαγωγή καλλυντικών. Στην ΕΕ, ο φορέας έκδοσης εξαρτάται από το κράτος μέλος: μπορεί να είναι υπουργείο υγείας, επιθεώρηση δημόσιας υγείας, εθνική αρμόδια αρχή ή εμπορικό επιμελητήριο ή σύνδεσμος κλάδου στον οποίο οι αρχές έχουν αναθέσει το έργο. Συνήθως κάνετε αίτηση ως κατασκευαστής ή υπεύθυνο πρόσωπο, με κατάλογο προϊόντων και υπογεγραμμένη δήλωση συμμόρφωσης. Πριν υποβάλετε αίτηση, βεβαιωθείτε ότι κάθε προϊόν διαθέτει ήδη CPSR, φάκελο πληροφοριών προϊόντος και κοινοποίηση στο CPNP.
Τι είναι το πιστοποιητικό ελεύθερης πώλησης
Το πιστοποιητικό επιβεβαιώνει, για ένα συγκεκριμένο σύνολο προϊόντων, ότι πληρούν τις νομικές απαιτήσεις της χώρας εξαγωγής και μπορούν να πωλούνται ελεύθερα στην αγορά της. Για τους εξαγωγείς της ΕΕ αυτό σημαίνει συμμόρφωση με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1223/2009. Η χώρα εισαγωγής το χρησιμοποιεί ως διαβεβαίωση ότι το προϊόν δεν είναι είδος «φτιαγμένο μόνο για εξαγωγή» που θα ήταν παράνομο στην εγχώρια αγορά.
Δεν χρειάζεστε πιστοποιητικό ελεύθερης πώλησης για να πουλάτε εντός ΕΕ. Είναι αποκλειστικά έγγραφο εξαγωγής, που ζητούν αρχές ή εισαγωγείς τρίτων χωρών.
Μην το συγχέετε με το πιστοποιητικό προέλευσης. Το πιστοποιητικό προέλευσης δηλώνει πού κατασκευάστηκαν τα αγαθά, για τελωνειακούς σκοπούς και για σκοπούς εμπορικών συμφωνιών. Δεν λέει τίποτα για τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία περί καλλυντικών, και ο προορισμός συνήθως χρειάζεται και τα δύο έγγραφα για διαφορετικούς λόγους.
Διαβάστε επίσης Κανονισμός ΕΕ 1223/2009 για τα καλλυντικά με απλά λόγια
Πότε θα σας το ζητήσουν
- Καταχώριση προϊόντων σε χώρες που απαιτούν καταχώριση ή κοινοποίηση των καλλυντικών πριν από την εισαγωγή.
- Τελωνειακός έλεγχος όπου ο φάκελος εισαγωγής πρέπει να περιλαμβάνει απόδειξη ελεύθερης πώλησης στη χώρα προέλευσης.
- Ένταξη διανομέα, όταν ένας ξένος συνεργάτης θέλει αποδεικτικά για τα δικά του αρχεία.
- Διαγωνισμοί και ένταξη σε δίκτυα λιανικής σε ορισμένες αγορές.
Οι απαιτήσεις αλλάζουν, γι’ αυτό ζητήστε από τον εισαγωγέα σας την ακριβή διατύπωση, τη μορφή και την ισχύ που δέχεται ο προορισμός πριν υποβάλετε αίτηση.
Ποιος το εκδίδει στην ΕΕ και στο ΗΒ
Δεν υπάρχει ενιαίο γραφείο της ΕΕ για τα πιστοποιητικά ελεύθερης πώλησης. Κάθε κράτος μέλος το οργανώνει διαφορετικά. Μερικά παραδείγματα:
- Ιρλανδία: η Health Products Regulatory Authority (HPRA) εκδίδει πιστοποιητικά σε κατασκευαστές ή υπεύθυνα πρόσωπα εγκατεστημένα στην Ιρλανδία.
- Τσεχία: το Υπουργείο Υγείας εκδίδει πιστοποιητικά για εξαγωγές καλλυντικών εκτός ΕΕ.
- Πολωνία: οι περιφερειακές υγειονομικές επιθεωρήσεις τα εκδίδουν για εξαγωγές καλλυντικών.
- Γερμανία: τα πιστοποιητικά εκδίδονται συχνά από εμπορικά επιμελητήρια (IHK), ενώ ο κλαδικός σύνδεσμος IKW τα εκδίδει για τα μέλη του, έχοντας λάβει σχετική ανάθεση από ορισμένα κρατικά υπουργεία.
- Ηνωμένο Βασίλειο: οι εξαγωγείς υποβάλλουν αίτηση μέσω της διαδικτυακής υπηρεσίας πιστοποιητικών εξαγωγής της κυβέρνησης.
Συνήθως υποβάλλετε αίτηση στη χώρα όπου είναι εγκατεστημένη η εταιρεία ή το υπεύθυνο πρόσωπό σας. Αν έχετε αμφιβολία, η εθνική αρχή καλλυντικών μπορεί να σας πει ποιος εκδίδει πιστοποιητικά.
Τι χρειάζεστε συνήθως για την αίτηση
- Συμπληρωμένο έντυπο αίτησης από τον φορέα έκδοσης.
- Κατάλογο προϊόντων με τις ακριβείς ονομασίες και τους κωδικούς, ίδιους με τις ετικέτες και τις κοινοποιήσεις σας στο CPNP.
- Δήλωση σε επιστολόχαρτο της εταιρείας, υπογεγραμμένη από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο, ότι τα προϊόντα συμμορφώνονται με τον Κανονισμό για τα Καλλυντικά. Ορισμένοι φορείς απαιτούν συμβολαιογραφική επικύρωση.
- Απόδειξη εγγραφής της εταιρείας και, αν δεν είστε ο κατασκευαστής, αποδεικτικό του διορισμού σας ως υπεύθυνου προσώπου.
- Το τέλος που τυχόν απαιτεί ο φορέας έκδοσης.
Ορισμένοι φορείς μπορεί επίσης να ζητήσουν να δουν ετικέτες ή απόδειξη κοινοποίησης. Έχετε τα έτοιμα, ώστε να απαντήσετε γρήγορα.
Διαβάστε επίσης Υπεύθυνο πρόσωπο καλλυντικών (RP): ποιος χρειάζεται και τι κάνει
Βήμα προς βήμα: από το σύμφωνο προϊόν στο πιστοποιητικό
- Ολοκληρώστε τα βασικά της ΕΕ: υπεύθυνο πρόσωπο, αξιολόγηση ασφάλειας, PIF, κοινοποίηση και ετικέτα.
- Ρωτήστε τον εισαγωγέα ποια προϊόντα, ποια μορφή και ποια επικύρωση απαιτεί ο προορισμός.
- Ετοιμάστε έναν καθαρό κατάλογο προϊόντων με συνεπείς ονομασίες.
- Υποβάλετε αίτηση στον φορέα έκδοσης του κράτους μέλους σας.
- Βεβαιώστε το πιστοποιητικό με apostille ή προξενική επικύρωση, αν απαιτείται.
- Μεταφράστε το, αν απαιτείται, και στείλτε το μαζί με τον υπόλοιπο φάκελο εισαγωγής.
Apostille και προξενική επικύρωση
Πολλοί προορισμοί θέλουν απόδειξη ότι το πιστοποιητικό είναι γνήσιο. Οι χώρες που είναι μέρη της Σύμβασης της Χάγης για το apostille δέχονται συνήθως apostille από την αρμόδια υπηρεσία της χώρας έκδοσης. Άλλες χώρες μπορεί να απαιτούν προξενική επικύρωση μέσω της πρεσβείας τους, η οποία διαρκεί περισσότερο. Ρωτήστε νωρίς, γιατί το βήμα αυτό συχνά διαρκεί περισσότερο από το ίδιο το πιστοποιητικό.
Τι δεν κάνει το πιστοποιητικό ελεύθερης πώλησης
- Δεν ελέγχει ούτε αποδεικνύει την ασφάλεια του προϊόντος σας. Τα αποδεικτικά ασφάλειας βρίσκονται στη CPSR και στις εκθέσεις δοκιμών.
- Δεν αντικαθιστά τους κανόνες του ίδιου του προορισμού. Ένα συστατικό που επιτρέπεται στην ΕΕ μπορεί να περιορίζεται αλλού, και οι ετικέτες συνήθως χρειάζονται τοπική γλώσσα και μορφή.
- Δεν πιστοποιεί τον χώρο παραγωγής σας. Το πιστοποιητικό GMP ή ISO 22716 είναι ξεχωριστό έγγραφο.
Διαβάστε επίσης Κοινοποίηση CPNP: πώς να καταχωρίσετε ένα καλλυντικό προϊόν
Έγγραφα που ζητούν συχνά οι εισαγωγείς μαζί με το πιστοποιητικό
Οι ξένοι φάκελοι καταχώρισης συχνά ξεπερνούν το πιστοποιητικό. Να είστε έτοιμοι με:
- Πλήρη κατάλογο συστατικών με ονομασίες INCI, μερικές φορές με συγκεντρώσεις που κοινοποιούνται υπό όρους εμπιστευτικότητας.
- Δελτίο δεδομένων ασφαλείας (SDS) για τη μεταφορά και την αποθήκευση. Το SDS μας ακολουθεί τη μορφή 16 ενοτήτων του REACH και διατίθεται σε περισσότερες από 30 γλώσσες.
- Δεδομένα σταθερότητας που στηρίζουν τη διάρκεια ζωής ή το διάστημα μετά το άνοιγμα που αναγράφεται στην ετικέτα.
- Αποτελέσματα μικροβιολογικής δοκιμής και, για προϊόντα με βάση το νερό, έκθεση challenge test.
- Δήλωση ή πιστοποιητικό GMP από τον κατασκευαστή.
Οι υπογεγραμμένες εκθέσεις PDF από ανεξάρτητο εργαστήριο επισυνάπτονται εύκολα σε έναν ξένο φάκελο.
Συνηθισμένα λάθη που καθυστερούν τις εξαγωγές
- Υποβολή αίτησης πριν υπογραφεί η CPSR ή ολοκληρωθεί η κοινοποίηση στο CPNP.
- Ονομασίες προϊόντων στο πιστοποιητικό που διαφέρουν από την ετικέτα ή τον φάκελο καταχώρισης.
- Παράλειψη του γεγονότος ότι ο προορισμός απαιτεί apostille ή προξενική επικύρωση.
- Χρήση παλιού πιστοποιητικού όταν ο προορισμός δέχεται μόνο πρόσφατα.
- Η παραδοχή ότι η σύνθεση της ΕΕ επιτρέπεται αυτομάτως στη χώρα προορισμού.
Ένα πρακτικό παράδειγμα
Μια μικρή μάρκα περιποίησης δέρματος με έδρα τη Σλοβενία θέλει να εξαγάγει τρεις κρέμες προσώπου σε έναν διανομέα εκτός ΕΕ. Ο διανομέας ζητά πιστοποιητικό ελεύθερης πώλησης, επικυρωμένο όπως απαιτεί ο προορισμός, με τις ονομασίες των προϊόντων ακριβώς όπως στις ετικέτες. Η μάρκα ελέγχει πρώτα ότι και οι τρεις κρέμες έχουν υπογεγραμμένη CPSR και κοινοποίηση στο CPNP. Έπειτα ετοιμάζει έναν κατάλογο προϊόντων, υπογράφει τη δήλωση, υποβάλλει αίτηση στον φορέα έκδοσης και φροντίζει για το apostille. Παράλληλα παραγγέλνει ένα SDS για τα έγγραφα αποστολής. Ο διανομέας λαμβάνει έναν συνεπή φάκελο και μπορεί να ξεκινήσει την τοπική καταχώριση χωρίς απορίες.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί ένα εργαστήριο να εκδώσει πιστοποιητικό ελεύθερης πώλησης;
Όχι. Το εργαστήριο παρέχει εκθέσεις δοκιμών και ο αξιολογητής ασφάλειας υπογράφει τη CPSR. Το ίδιο το πιστοποιητικό προέρχεται από τον φορέα που έχει οριστεί στη χώρα σας.
Χρειάζομαι πιστοποιητικό ελεύθερης πώλησης για να πουλήσω σε άλλη χώρα της ΕΕ;
Όχι. Εντός ΕΕ μετράνε το υπεύθυνο πρόσωπο, η CPSR, ο PIF και η κοινοποίηση στο CPNP.
Πόσο ισχύει ένα πιστοποιητικό ελεύθερης πώλησης;
Εξαρτάται από τον φορέα έκδοσης και τον προορισμό. Ορισμένες χώρες εισαγωγής δέχονται μόνο πρόσφατα εκδοθέντα πιστοποιητικά, γι’ αυτό ελέγξτε πριν υποβάλετε αίτηση.
Βασικά συμπεράσματα
- Το πιστοποιητικό ελεύθερης πώλησης είναι έγγραφο εξαγωγής που επιβεβαιώνει ότι τα προϊόντα συμμορφώνονται με το δίκαιο της ΕΕ.
- Ο φορέας έκδοσης εξαρτάται από το κράτος μέλος· τα εργαστήρια και οι αξιολογητές δεν το εκδίδουν.
- Ολοκληρώστε πρώτα τη CPSR, τον PIF και την κοινοποίηση στο CPNP και μετά υποβάλετε αίτηση με καθαρό κατάλογο προϊόντων.
- Προγραμματίστε το apostille, τη μετάφραση και τα επιπλέον έγγραφα που ζητούν οι εισαγωγείς.