Κοινοποίηση CPNP: πώς να καταχωρίσετε ένα καλλυντικό προϊόν

Για να μπορέσει ένα καλλυντικό προϊόν να πουληθεί στην ΕΕ, πρέπει να καταχωριστεί σε μια κεντρική βάση δεδομένων. Αυτή είναι η κοινοποίηση CPNP και είναι ένα από τα τελευταία βήματα πριν από την κυκλοφορία. Ο οδηγός αυτός εξηγεί τι είναι το CPNP, ποιος υποβάλλει την κοινοποίηση, ποιες πληροφορίες χρειάζεστε και πώς να αποφύγετε τα λάθη που καθυστερούν μια κυκλοφορία.

Η σύντομη απάντηση

Η κοινοποίηση CPNP είναι η ηλεκτρονική καταχώριση ενός καλλυντικού προϊόντος στην Πύλη Κοινοποίησης Καλλυντικών Προϊόντων της ΕΕ. Την υποβάλλει το υπεύθυνο πρόσωπο πριν το προϊόν διατεθεί στην αγορά, με την κατηγορία του προϊόντος, το όνομα, την ετικέτα, δεδομένα σύνθεσης και στοιχεία ειδικών ουσιών, όπως νανοϋλικά και CMR. Είναι καταχώριση, όχι έγκριση. Απαιτείται από το άρθρο 13 του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1223/2009 και ισχύει για κάθε καλλυντικό προϊόν που πωλείται στην ΕΕ, από ένα μικρό χειροποίητο σαπούνι έως τη μάσκαρα μιας παγκόσμιας μάρκας.

Τι είναι το CPNP;

Η Πύλη Κοινοποίησης Καλλυντικών Προϊόντων είναι ένα δωρεάν διαδικτυακό σύστημα που διαχειρίζεται η Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Οι εταιρείες εισάγουν τα δεδομένα του προϊόντος τους μία φορά και τα δεδομένα είναι στη συνέχεια διαθέσιμα στις αρμόδιες αρχές όλων των κρατών μελών και στα κέντρα δηλητηριάσεων. Αν ένας καταναλωτής εμφανίσει αντίδραση σε ένα προϊόν ή ένας επιθεωρητής θέλει να ελέγξει μια ετικέτα, η αρχή μπορεί να βρει το προϊόν, το υπεύθυνο πρόσωπο και τις βασικές πληροφορίες ασφάλειας σε ένα σημείο.

Η πύλη υπάρχει ώστε τα προϊόντα να μη χρειάζονται χωριστές καταχωρίσεις ανά χώρα. Μία κοινοποίηση καλύπτει ολόκληρη την ενιαία αγορά της ΕΕ.

Διαβάστε επίσης Κανονισμός ΕΕ 1223/2009 για τα καλλυντικά με απλά λόγια

Ποιος πρέπει να υποβάλει την κοινοποίηση CPNP;

Η κοινοποίηση είναι καθήκον του υπεύθυνου προσώπου, του νομικού ή φυσικού προσώπου εγκατεστημένου στην ΕΕ που ευθύνεται για το προϊόν. Για ένα προϊόν που παράγεται στην ΕΕ, είναι κανονικά ο κατασκευαστής. Για ένα εισαγόμενο προϊόν, είναι κανονικά ο εισαγωγέας, εκτός αν ο εισαγωγέας ορίσει γραπτώς κάποιον άλλο. Μια μάρκα εκτός ΕΕ δεν μπορεί να κοινοποιήσει μόνη της: χρειάζεται ένα υπεύθυνο πρόσωπο εγκατεστημένο στην ΕΕ που αποδέχεται τον ρόλο. Οι διανομείς μπορεί επίσης να έχουν υποχρέωση κοινοποίησης σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, τις οποίες εξηγούμε παρακάτω.

Τι πρέπει να είναι έτοιμο πριν κοινοποιήσετε;

Η πύλη απλώς καταγράφει δεδομένα, αλλά η κοινοποίηση αποτελεί δήλωση ότι η τεκμηρίωσή σας είναι σε τάξη. Πριν πατήσετε υποβολή θα πρέπει ήδη να έχετε:

• μια τελική σύνθεση και σταθερό σχεδιασμό συσκευασίας και ετικέτας·
• ένα υπογεγραμμένο CPSR (Έκθεση Ασφάλειας Καλλυντικού Προϊόντος), Μέρος A και Μέρος B, από εξειδικευμένο αξιολογητή ασφάλειας·
• τα δεδομένα δοκιμών που στηρίζουν την έκθεση, όπως αποτελέσματα σταθερότητας, μικροβιολογικά και, για προϊόντα με βάση το νερό, challenge test·
• τον φάκελο πληροφοριών προϊόντος (PIF), ο οποίος πρέπει να είναι διαθέσιμος στη διεύθυνση του υπεύθυνου προσώπου στην ΕΕ.

Αυστηρά μιλώντας, ο νόμος απαιτεί να υπάρχει η αξιολόγηση ασφάλειας πριν το προϊόν διατεθεί στην αγορά, και η κοινοποίηση πρέπει να γίνει επίσης πριν από εκείνη τη στιγμή. Στην πράξη, οι περισσότερες μάρκες ολοκληρώνουν πρώτα το CPSR και κοινοποιούν μετά, επειδή τα δεδομένα που εισάγετε προέρχονται από τα ίδια έγγραφα.

Ποιες πληροφορίες χρειάζεται η κοινοποίηση;

Το άρθρο 13 απαριθμεί τα δεδομένα που υποβάλλει το υπεύθυνο πρόσωπο. Με απλά λόγια, εισάγετε:

• την κατηγορία και το όνομα του προϊόντος, ώστε να μπορεί να αναγνωριστεί·
• το όνομα και τη διεύθυνση του υπεύθυνου προσώπου όπου φυλάσσεται ο PIF·
• τη χώρα προέλευσης για τα εισαγόμενα προϊόντα·
• το κράτος μέλος στο οποίο το προϊόν διατίθεται για πρώτη φορά στην αγορά·
• ένα πρόσωπο επικοινωνίας μέσω του οποίου μπορείτε να βρεθείτε·
• την παρουσία νανοϋλικών, αν υπάρχουν, και την ταυτοποίησή τους και τις προβλέψιμες συνθήκες έκθεσης·
• το όνομα και τους αριθμούς αναγνώρισης των ουσιών που ταξινομούνται ως καρκινογόνες, μεταλλαξιογόνες ή τοξικές για την αναπαραγωγή (CMR) των κατηγοριών 1A ή 1B, όταν υπάρχουν·
• τη σύνθεση-πλαίσιο (frame formulation), η οποία δίνει στα κέντρα δηλητηριάσεων τις ουσιώδεις πληροφορίες σύνθεσης σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης·
• την αρχική ετικέτα και, όπου είναι εύλογα ευανάγνωστη, μια φωτογραφία της συσκευασίας.

Δεν ανεβάζετε στην πύλη ολόκληρο το CPSR ή ολόκληρη τη σύνθεση. Αυτά παραμένουν στον PIF σας.

Διαβάστε επίσης Υπεύθυνο πρόσωπο καλλυντικών (RP): ποιος χρειάζεται και τι κάνει

Πώς να κοινοποιήσετε ένα καλλυντικό προϊόν, βήμα προς βήμα

1. Δημιουργήστε πρόσβαση. Η πύλη χρησιμοποιείται μέσω λογαριασμού EU Login συνδεδεμένου με την εταιρεία σας. Ρυθμίστε τον αρκετά πριν από την κυκλοφορία, επειδή η επαλήθευση μπορεί να πάρει μερικές ημέρες.
2. Επιλέξτε την κατηγορία. Η πύλη προσφέρει κατάλογο κατηγοριών και υποκατηγοριών προϊόντων. Διαλέξτε αυτή που ταιριάζει στην κύρια χρήση του προϊόντος.
3. Εισάγετε τα στοιχεία του προϊόντος. Προσθέστε το όνομα του προϊόντος, τις παραλλαγές, όπως αποχρώσεις ή αρώματα, και τα στοιχεία του υπεύθυνου προσώπου.
4. Προσθέστε τη σύνθεση. Εισάγετε τη σύνθεση-πλαίσιο ή την ακριβή σύνθεση, ανάλογα με τη διαδρομή κοινοποίησης που χρησιμοποιείτε, και επισημάνετε τα νανοϋλικά και τις ουσίες CMR.
5. Ανεβάστε την ετικέτα. Επισυνάψτε την αρχική ετικέτα και μια εικόνα της συσκευασίας στη μορφή που δέχεται η πύλη.
6. Υποβάλετε και αποθηκεύστε την επιβεβαίωση. Φυλάξτε την αναφορά της κοινοποίησης μαζί με τον PIF σας.

Νανοϋλικά και ουσίες CMR

Τα νανοϋλικά έχουν έναν επιπλέον κανόνα. Αν ένα προϊόν περιέχει νανοϋλικά που δεν χρησιμοποιούνται ήδη με εγκεκριμένο τρόπο, το υπεύθυνο πρόσωπο πρέπει να τα κοινοποιήσει στην Επιτροπή έξι μήνες πριν το προϊόν διατεθεί στην αγορά, μέσω της ίδιας πύλης. Αν μια ουσία ταξινομείται ως CMR κατηγορίας 1A ή 1B, απαγορεύεται γενικά στα καλλυντικά, με στενές εξαιρέσεις που απαιτούν γνωμοδότηση της SCCS και απόφαση της Επιτροπής. Όπου υπάρχει μια τέτοια ουσία, για παράδειγμα ως αναπόφευκτο ίχνος, πρέπει να δηλωθεί στην κοινοποίηση. Σε περίπτωση αμφιβολίας, ρωτήστε τον αξιολογητή ασφάλειάς σας πριν υποβάλετε.

Κοινοποίηση από διανομείς και για άλλα κράτη μέλη

Ένας διανομέας που διαθέτει ένα προϊόν στην αγορά ενός κράτους μέλους με το δικό του όνομα, ή που αλλάζει ένα προϊόν ώστε να επηρεάζεται η συμμόρφωση, αναλαμβάνει τον ρόλο του υπεύθυνου προσώπου και πρέπει να κοινοποιήσει. Ένας διανομέας που απλώς μεταφράζει την ετικέτα για διαφορετικό κράτος μέλος πρέπει επίσης να κοινοποιήσει το προϊόν με συγκεκριμένο τρόπο, επειδή η μετάφραση μπορεί να επηρεάσει τη συμμόρφωση. Ελέγξτε το ακριβές σενάριο με έναν επαγγελματία ρυθμιστικών θεμάτων πριν ξεκινήσετε· εδώ συμβαίνουν οι περισσότερες παρεξηγήσεις.

Διαβάστε επίσης Φάκελος πληροφοριών καλλυντικού προϊόντος (PIF): τι πρέπει να περιέχει

Ενημέρωση και διατήρηση της επικαιρότητας της κοινοποίησης

Μια καταχώριση CPNP δεν είναι εφάπαξ. Όταν αλλάζει το υπεύθυνο πρόσωπο, όταν αλλάζει η σύνθεση με τρόπο που μεταβάλλει τα κοινοποιημένα δεδομένα ή όταν προσθέτετε νέο νανοϋλικό ή ουσία CMR, η καταχώριση πρέπει να ενημερωθεί. Αν ένα προϊόν αποσυρθεί από την αγορά, τα δεδομένα και ο PIF σας πρέπει και πάλι να φυλάσσονται για δέκα έτη μετά τη διάθεση της τελευταίας παρτίδας. Ορίστε μια υπενθύμιση για να επανεξετάζετε την καταχώριση κάθε φορά που αναθεωρείται η σύνθεση ή η ετικέτα.

Συνηθισμένα λάθη που καθυστερούν μια κυκλοφορία

• Κοινοποίηση χωρίς ολοκληρωμένο CPSR. Η πύλη δεν θα σας σταματήσει, αλλά ένας επιθεωρητής θα ζητήσει την έκθεση.
• Χρήση λάθος υπεύθυνου προσώπου. Μια μάρκα εκτός ΕΕ δεν μπορεί να δηλώσει τον εαυτό της.
• Λήθη των παραλλαγών. Κάθε απόχρωση ή άρωμα πρέπει να καλύπτεται από την κοινοποίηση.
• Παράλειψη της προθεσμίας για τα νανοϋλικά. Η περίοδος των έξι μηνών δεν μπορεί να συντμηθεί.
• Μη αποθήκευση της επιβεβαίωσης. Πρέπει να μπορείτε να επιδείξετε την κοινοποίηση όταν σας ζητηθεί.
• Δυσανάγνωστη ετικέτα. Αν η εικόνα δεν είναι ευανάγνωστη, η κοινοποίηση έχει μικρή αξία.

Είναι η κοινοποίηση CPNP η ίδια στο ΗΒ;

Όχι. Η Μεγάλη Βρετανία έχει το δικό της σύστημα, την υπηρεσία Submit Cosmetic Product Notification (SCPN), με υπεύθυνο πρόσωπο εγκατεστημένο στο ΗΒ. Ένα προϊόν που κοινοποιήθηκε στο CPNP δεν κοινοποιείται αυτόματα στο ΗΒ, και τα δύο συστήματα ενημερώνονται χωριστά. Αν πουλάτε και στις δύο αγορές, προγραμματίστε και τις δύο κοινοποιήσεις.

Συχνές ερωτήσεις

Σημαίνει η κοινοποίηση ότι το προϊόν μου έχει εγκριθεί;

Όχι. Οι αρχές δεν εγκρίνουν τα καλλυντικά πριν από την κυκλοφορία. Η κοινοποίηση είναι καταχώριση. Το υπεύθυνο πρόσωπο παραμένει υπόλογο για την ασφάλεια, και οι επιθεωρήσεις μπορούν να γίνουν οποιαδήποτε στιγμή.

Πόσο διαρκεί μια κοινοποίηση CPNP;

Η καταχώριση δεδομένων για ένα μεμονωμένο προϊόν είναι συνήθως γρήγορη μόλις είναι έτοιμες οι πληροφορίες. Το χρονοβόρο μέρος είναι η προετοιμασία της έκθεσης ασφάλειας και των δοκιμών, γι’ αυτό σχεδιάστε πρώτα αυτά.

Πρέπει να κοινοποιώ κάθε απόχρωση ή παραλλαγή αρώματος;

Οι παραλλαγές μπορούν συνήθως να κοινοποιηθούν μαζί αν μοιράζονται την ίδια κατηγορία, βάση και δεδομένα ασφάλειας, αλλά η πύλη αναμένει να προσδιορίζονται οι διαφορές. Όταν οι παραλλαγές διαφέρουν με τρόπο που αλλάζει τη σύνθεση ή το προφίλ ασφάλειας, μπορεί να χρειάζονται χωριστή αντιμετώπιση, γι’ αυτό ρωτήστε τον αξιολογητή ασφάλειάς σας.

Βασικά συμπεράσματα

• Η κοινοποίηση CPNP είναι υποχρεωτική για κάθε καλλυντικό προϊόν που διατίθεται στην αγορά της ΕΕ και υποβάλλεται από το υπεύθυνο πρόσωπο πριν από την κυκλοφορία.
• Είναι καταχώριση, όχι έγκριση, και βασίζεται σε πλήρες CPSR και PIF.
• Τα νανοϋλικά και οι ουσίες CMR έχουν πρόσθετες απαιτήσεις και προθεσμίες.
• Διατηρείτε την καταχώριση επίκαιρη και φυλάξτε την επιβεβαίωση μαζί με τον PIF για δέκα έτη.