Commander un CPSR en ligne : quoi préparer et la suite

Un rapport de sécurité ne signifie plus des semaines d’e-mails et de pièces jointes échangés. Aujourd’hui, vous pouvez commander un CPSR en ligne, saisir votre formule dans un formulaire, téléverser vos documents et recevoir un PDF signé. Le processus est rapide quand vos données sont prêtes et lent quand elles ne le sont pas : environ 10 jours ouvrés une fois tout complet, la plupart des retards venant de documents fournisseurs ou de tests produit manquants. Ce guide montre quoi préparer avant de commander, ce qui se passe ensuite et comment juger un prestataire de CPSR en ligne.

La réponse courte

Pour commander un CPSR en ligne, il vous faut quatre choses : une formule définitive avec noms INCI et pourcentages exacts, les documents fournisseurs de vos matières premières, des rapports d’essai sur le produit fini (stabilité, microbiologie et, pour les produits aqueux, un challenge test) et les informations de base sur le produit, comme le type, l’usage et l’emballage. Vous passez commande, remplissez le formulaire, téléversez les documents, répondez aux éventuelles questions de l’évaluateur et recevez un rapport avec partie A et partie B, signé par un évaluateur de la sécurité qualifié.

Avant de commander : figez la formule et l’emballage

Un CPSR décrit un produit précis. Si la formule ou l’emballage change après la signature, une partie de l’évaluation peut devoir être refaite. Avant de commander, vérifiez que :

• la formule est définitive, y compris les teneurs en parfum et en conservateur ;
• l’emballage est choisi, car il influe sur la stabilité, le risque de contamination et l’exposition (une pompe, un pot et un spray ne s’évaluent pas de la même façon) ;
• vous connaissez le type de produit, le public visé et la zone d’application, par exemple une crème visage sans rinçage pour adultes.

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Quoi préparer : la formule

Listez chaque ingrédient avec son nom INCI et son pourcentage exact, pour un total de 100 %. Les noms commerciaux seuls ne suffisent pas ; l’évaluateur doit savoir ce qu’il y a réellement dedans. Si un ingrédient est un mélange, comme un système conservateur ou un extrait végétal dans un support, indiquez sa composition. Si vous vendez plusieurs teintes sur la même base, dites-le : un seul rapport peut souvent les couvrir si les différences sont clairement décrites.

Quoi préparer : les documents fournisseurs

Sollicitez vos fournisseurs tôt. C’est la collecte des documents qui prend généralement le plus de temps. Les demandes habituelles sont :

• les spécifications ou fiches techniques de chaque matière première ;
• les fiches de données de sécurité et certificats d’analyse, notamment pour les conservateurs, colorants, filtres UV et autres ingrédients réglementés ;
• pour les parfums, la déclaration d’allergènes et le certificat IFRA ;
• des informations sur les impuretés si nécessaire, par exemple les métaux lourds dans les pigments minéraux.

Quoi préparer : les tests du produit

L’annexe I du règlement cosmétique demande des informations sur la stabilité et la qualité microbiologique du produit fini et, le cas échéant, le résultat d’un challenge test. Si vous n’avez pas encore ces rapports, commandez-les en même temps que le CPSR :

• un test de stabilité et de compatibilité pour justifier la durée de conservation ou la PAO et vérifier l’emballage ;
• un test des spécifications microbiologiques, avec résultats environ 5 jours après réception des échantillons ;
• un challenge test selon ISO 11930 ou USP 51 pour les produits contenant de l’eau, qui dure 28 jours.

Les échantillons sont enlevés à votre porte avec l’enlèvement DHL gratuit. Les rapports sont des PDF signés, prêts pour votre CPSR et votre DIP.

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Ce qui se passe après la commande

1. Formule et informations produit. Vous saisissez la formule et les informations du produit dans le formulaire en ligne. Le niveau du rapport découle de votre formule : vous n’avez pas à le déterminer vous-même.
2. Documents. Vous téléversez les documents fournisseurs et les rapports d’essai existants.
3. Contrôle des données. L’évaluateur vérifie que tout est complet. S’il manque quelque chose ou si un point n’est pas clair, vous recevez une question précise plutôt qu’une demande générale.
4. Évaluation. Une fois les données complètes, l’évaluateur confronte chaque ingrédient aux annexes, calcule l’exposition et les marges de sécurité et analyse les résultats d’essai.
5. Rapport. Vous recevez le CPSR signé en PDF, avec la partie A (données) et la partie B (conclusion, avertissements, raisonnement, qualifications de l’évaluateur).

Combien de temps faut-il ?

Le CPSR est livré environ 10 jours ouvrés après la réception de toutes les données. Le délai qui précède dépend de vous et de vos fournisseurs. S’il vous faut encore des tests produit, planifiez sur le plus long : un challenge test dure à lui seul 28 jours, et les plans de stabilité davantage. Lancer les tests et la collecte des documents en parallèle est le moyen le plus simple de gagner des semaines.

Quel niveau aura mon rapport ?

Nous établissons les CPSR en trois niveaux selon la complexité de la formule : Simple (jusqu’à 10 ingrédients), Standard (11 à 25 ingrédients) et Complex (26 ou plus, ou avec un parfum). Un parfum est considéré comme complexe, car chaque allergène qu’il contient doit être évalué. Le niveau est déterminé par la formule que vous saisissez.

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Après réception du rapport

• Vérifiez l’étiquette. Tous les avertissements et modes d’emploi de la partie B doivent figurer sur l’emballage.
• Complétez le DIP. Le CPSR rejoint le dossier d’information sur le produit avec la description, la méthode de fabrication, la preuve des effets revendiqués et les données sur l’expérimentation animale.
• Notifiez le produit. La personne responsable le notifie sur le CPNP avant sa mise sur le marché.
• Tenez-le à jour. Un changement de formule, d’emballage ou du statut réglementaire d’un ingrédient peut imposer une mise à jour du rapport.

Ce que le CPSR ne couvre pas

Le CPSR est le rapport de sécurité, pas l’ensemble du dossier de conformité. Il ne notifie pas votre produit sur le CPNP, ne désigne pas de personne responsable et ne justifie pas vos allégations marketing, et ce n’est pas un conseil juridique. Si vous vendez hors de l’UE et du Royaume-Uni, d’autres marchés peuvent avoir leurs propres règles d’enregistrement ou de documentation, à vérifier avec un partenaire local. Des clients professionnels, des entrepôts ou des transporteurs peuvent aussi demander une FDS, qui est un document distinct.

Comment juger un prestataire de CPSR en ligne

• Qui signe ? Demandez le nom et les qualifications de l’évaluateur. Le règlement exige un diplôme universitaire en pharmacie, toxicologie, médecine ou discipline analogue.
• Vos données d’essai sont-elles utilisées ? Un rapport qui ne renvoie pas aux résultats de stabilité, de microbiologie et de conservation de votre produit est incomplet.
• Le raisonnement est-il visible ? La partie B doit expliquer comment la conclusion a été atteinte, pas seulement l’affirmer.
• Est-il spécifique ? Le nom, le type de produit, l’exposition et les avertissements doivent correspondre à votre produit.

Un calendrier réaliste

Une marque qui lance un lait corporel aqueux commande dès la première semaine le CPSR avec les tests de stabilité, de microbiologie et le challenge test, et les échantillons sont enlevés la même semaine. Pendant les essais, la marque réunit les documents fournisseurs et saisit la formule. Le résultat microbiologique arrive en quelques jours, le challenge test après son cycle de 28 jours et les données de stabilité au fil du plan. Dès que le dernier rapport est disponible, le CPSR suit en 10 jours ouvrés environ. Tout lancer en même temps plutôt qu’étape par étape permet de tenir la date de lancement.

Erreurs fréquentes lors d’une commande en ligne

• Commander avant que la formule soit définitive, puis changer le parfum.
• Saisir des noms commerciaux sans nom INCI ni pourcentage.
• Téléverser des rapports d’essai réalisés sur un échantillon de laboratoire dans un autre contenant.
• Oublier la déclaration d’allergènes du parfum.

Questions fréquentes

Dois-je envoyer des échantillons pour un CPSR ?

Pas pour le rapport lui-même. Les échantillons servent aux tests produit sur lesquels s’appuie le rapport, et DHL les enlève gratuitement.

Puis-je utiliser les rapports d’essai de mon fabricant ?

Oui, s’ils couvrent exactement votre formule dans un emballage comparable et s’ils sont signés. Téléversez-les avec votre commande.

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À retenir

• Commander un CPSR en ligne est rapide quand la formule, les documents et les tests sont prêts.
• Figez la formule et l’emballage avant de commander.
• Lancez les tests produit et les demandes aux fournisseurs en parallèle pour gagner du temps.
• Vérifiez toujours qui signe le rapport et s’il s’appuie sur vos propres données d’essai.