CPSR online bestellen: was vorzubereiten ist und wie es weitergeht

Ein Sicherheitsbericht bedeutet heute nicht mehr wochenlanges Hin und Her mit E-Mails und Anhängen. Sie können einen CPSR online bestellen, Ihre Rezeptur in ein Formular eingeben, Ihre Dokumente hochladen und ein unterschriebenes PDF erhalten. Der Ablauf ist schnell, wenn Ihre Daten bereit sind, und langsam, wenn nicht: etwa 10 Werktage, sobald alles vollständig ist, wobei die meisten Verzögerungen durch fehlende Lieferantendokumente oder fehlende Produkttests entstehen. Dieser Leitfaden zeigt, was Sie vor der Bestellung vorbereiten sollten, was danach passiert und wie Sie einen Online-Anbieter für CPSR beurteilen.

Die kurze Antwort

Um einen CPSR online zu bestellen, brauchen Sie vier Dinge: eine endgültige Rezeptur mit INCI-Namen und genauen Prozentsätzen, Lieferantendokumente zu Ihren Rohstoffen, Prüfberichte zum Fertigprodukt (Stabilität, Mikrobiologie und bei wasserbasierten Produkten einen Challenge-Test) sowie grundlegende Produktinformationen wie Art, Verwendung und Verpackung. Sie bestellen, füllen das Formular aus, laden Dokumente hoch, beantworten eventuelle Rückfragen und erhalten einen Bericht mit Teil A und Teil B, unterschrieben von einer qualifizierten Sicherheitsbewertung.

Vor der Bestellung: Rezeptur und Verpackung festlegen

Ein CPSR beschreibt ein bestimmtes Produkt. Ändern sich Rezeptur oder Verpackung nach der Unterschrift, müssen Teile der Bewertung eventuell wiederholt werden. Stellen Sie vor der Bestellung sicher, dass:

• die Rezeptur endgültig ist, einschließlich Duft- und Konservierungsmittelanteil;
• die Verpackung gewählt ist, denn sie beeinflusst Stabilität, Kontaminationsrisiko und Exposition (Pumpspender, Tiegel und Spray werden unterschiedlich bewertet);
• Produktart, Zielgruppe und Anwendungsbereich feststehen, zum Beispiel eine Gesichtscreme für Erwachsene, die auf der Haut verbleibt.

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Was vorzubereiten ist: die Rezeptur

Führen Sie jeden Inhaltsstoff mit INCI-Namen und genauem Prozentsatz auf, sodass die Summe 100 % ergibt. Handelsnamen allein reichen nicht; die Bewertung muss wissen, was tatsächlich enthalten ist. Ist ein Inhaltsstoff eine Mischung, etwa ein Konservierungssystem oder ein Pflanzenextrakt in einem Trägerstoff, geben Sie dessen Zusammensetzung an. Verkaufen Sie mehrere Farbtöne auf derselben Basis, sagen Sie es: Ein Bericht kann sie oft abdecken, wenn die Unterschiede klar beschrieben sind.

Was vorzubereiten ist: Lieferantendokumente

Fragen Sie Ihre Lieferanten früh an. Das Sammeln der Dokumente dauert meist am längsten. Typische Anforderungen sind:

• Spezifikationen oder technische Datenblätter für jeden Rohstoff;
• Sicherheitsdatenblätter und Analysenzertifikate, besonders für Konservierungsmittel, Farbstoffe, UV-Filter und andere beschränkte Inhaltsstoffe;
• bei Duftstoffen die Allergenerklärung und das IFRA-Zertifikat;
• Angaben zu Verunreinigungen, wo relevant, etwa Schwermetalle in mineralischen Pigmenten.

Was vorzubereiten ist: Produkttests

Anhang I der Kosmetikverordnung verlangt Angaben zur Stabilität und mikrobiologischen Qualität des Fertigprodukts sowie gegebenenfalls das Ergebnis eines Challenge-Tests. Haben Sie diese Berichte noch nicht, bestellen Sie sie zusammen mit dem CPSR:

• einen Stabilitäts- und Kompatibilitätstest, der Haltbarkeit oder PAO stützt und die Verpackung prüft;
• einen Test der mikrobiologischen Spezifikationen, mit Ergebnissen etwa 5 Tage nach Eingang der Proben;
• einen Challenge-Test nach ISO 11930 oder USP 51 für wasserhaltige Produkte, der 28 Tage dauert.

Die Proben werden mit kostenloser DHL-Abholung an Ihrer Tür abgeholt. Die Berichte sind unterschriebene PDFs, bereit für Ihren CPSR und Ihre PIF.

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Was nach der Bestellung passiert

1. Rezeptur und Produktangaben. Sie geben Rezeptur und Produktinformationen im Online-Formular ein. Die Stufe des Berichts ergibt sich aus Ihrer Rezeptur, Sie müssen sie also nicht selbst bestimmen.
2. Dokumente. Sie laden Lieferantendokumente und vorhandene Prüfberichte hoch.
3. Datenprüfung. Die Sicherheitsbewertung prüft die Vollständigkeit. Fehlt etwas oder ist etwas unklar, erhalten Sie eine konkrete Frage statt einer allgemeinen Anforderung.
4. Bewertung. Sind die Daten vollständig, prüft die Bewertung jeden Inhaltsstoff anhand der Anhänge, berechnet Exposition und Sicherheitsabstände und wertet die Testergebnisse aus.
5. Bericht. Sie erhalten den unterschriebenen CPSR als PDF, mit Teil A (Daten) und Teil B (Schlussfolgerung, Warnhinweise, Begründung, Qualifikation der bewertenden Person).

Wie lange dauert es?

Ein CPSR wird etwa 10 Werktage nach Vorliegen aller Daten geliefert. Die Zeit davor hängt von Ihnen und Ihren Lieferanten ab. Brauchen Sie noch Produkttests, planen Sie mit dem längsten: Allein ein Challenge-Test dauert 28 Tage, Stabilitätspläne dauern länger. Tests und Dokumentensammlung parallel zu starten ist der einfachste Weg, Wochen zu sparen.

Welche Stufe hat mein Bericht?

Wir erstellen CPSRs in drei Stufen nach Komplexität der Rezeptur: Simple (bis 10 Inhaltsstoffe), Standard (11–25 Inhaltsstoffe) und Complex (26 oder mehr oder mit Duftstoff). Ein Duftstoff gilt als komplex, weil jedes darin enthaltene Allergen bewertet werden muss. Die Stufe ergibt sich aus der eingegebenen Rezeptur.

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Nach Erhalt des Berichts

• Etikett prüfen. Alle Warnhinweise und Gebrauchsanweisungen aus Teil B müssen auf die Verpackung.
• PIF vervollständigen. Der CPSR kommt mit Produktbeschreibung, Herstellungsverfahren, Wirkungsnachweis und Angaben zu Tierversuchen in die Produktinformationsdatei.
• Produkt notifizieren. Die verantwortliche Person notifiziert es im CPNP, bevor es in Verkehr gebracht wird.
• Aktuell halten. Eine Änderung von Rezeptur, Verpackung oder Rechtsstatus eines Inhaltsstoffs kann eine Aktualisierung des Berichts erfordern.

Was ein CPSR nicht abdeckt

Ein CPSR ist der Sicherheitsbericht, nicht das gesamte Compliance-Paket. Er notifiziert Ihr Produkt nicht im CPNP, benennt keine verantwortliche Person und belegt keine Werbeaussagen, und er ist keine Rechtsberatung. Verkaufen Sie außerhalb der EU und Großbritanniens, können andere Märkte eigene Registrierungs- oder Dokumentationsregeln haben, die Sie mit einem lokalen Partner klären sollten. Geschäftskunden, Lager oder Spediteure können außerdem ein SDB verlangen, das ein eigenes Dokument ist.

So beurteilen Sie einen Online-Anbieter für CPSR

• Wer unterschreibt? Fragen Sie nach Name und Qualifikation der bewertenden Person. Die Verordnung verlangt einen Hochschulabschluss in Pharmazie, Toxikologie, Medizin oder einem ähnlichen Fach.
• Werden Ihre Testdaten verwendet? Ein Bericht ohne Bezug auf Stabilitäts-, Mikrobiologie- und Konservierungsergebnisse Ihres Produkts ist unvollständig.
• Ist die Begründung sichtbar? Teil B sollte erklären, wie die Schlussfolgerung zustande kam, nicht sie nur behaupten.
• Ist er spezifisch? Produktname, Produktart, Exposition und Warnhinweise sollten zu Ihrem Produkt passen.

Ein realistischer Zeitplan

Eine Marke, die eine wasserbasierte Körperlotion auf den Markt bringt, bestellt in Woche eins den CPSR zusammen mit Stabilitäts-, Mikrobiologie- und Challenge-Test, und die Proben werden in derselben Woche abgeholt. Während die Tests laufen, sammelt die Marke Lieferantendokumente und gibt die Rezeptur ein. Das mikrobiologische Ergebnis liegt nach wenigen Tagen vor, der Challenge-Test nach seinem 28-Tage-Zyklus und die Stabilitätsdaten im Laufe des Plans. Sobald der letzte Bericht da ist, folgt der CPSR in etwa 10 Werktagen. Alles gleichzeitig zu starten statt Schritt für Schritt hält den Marktstart im Zeitplan.

Häufige Fehler bei der Online-Bestellung

• Bestellen, bevor die Rezeptur endgültig ist, und danach den Duft ändern.
• Handelsnamen ohne INCI-Namen oder Prozentsätze eingeben.
• Prüfberichte hochladen, die an einer Laborprobe in einem anderen Behälter erstellt wurden.
• Die Allergenerklärung zum Duftstoff vergessen.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich für einen CPSR Proben senden?

Für den Bericht selbst nicht. Proben werden für die Produkttests gebraucht, auf denen der Bericht beruht, und diese holt DHL kostenlos ab.

Kann ich Prüfberichte meines Herstellers verwenden?

Ja, wenn sie genau Ihre Rezeptur in vergleichbarer Verpackung abdecken und unterschrieben sind. Laden Sie sie mit Ihrer Bestellung hoch.

Gibt es einen Rabatt für Neukunden?

Erstellen Sie ein kostenloses Konto und erhalten Sie 10 % Rabatt auf Ihre erste Bestellung und 20 % auf Pakete.

Das Wichtigste in Kürze

• Einen CPSR online zu bestellen geht schnell, wenn Rezeptur, Dokumente und Tests bereit sind.
• Legen Sie Rezeptur und Verpackung vor der Bestellung fest.
• Starten Sie Produkttests und Lieferantenanfragen parallel, um Zeit zu sparen.
• Prüfen Sie immer, wer den Bericht unterschreibt und ob er Ihre eigenen Testdaten nutzt.