CPSR online bestellen: wat u moet voorbereiden en wat daarna gebeurt

Een veiligheidsrapport betekent niet langer weken van heen-en-weer gestuurde e-mails en bijlagen. Tegenwoordig kunt u een CPSR online bestellen, uw formule in een formulier invoeren, uw documenten uploaden en een ondertekende pdf ontvangen. Het proces is snel als uw gegevens klaar zijn en traag als dat niet zo is: ongeveer 10 werkdagen zodra alles compleet is, waarbij de meeste vertragingen worden veroorzaakt door ontbrekende leveranciersdocumenten of ontbrekende producttests. Deze gids laat zien wat u moet voorbereiden voordat u op bestellen klikt, wat er daarna gebeurt en hoe u elke online CPSR-aanbieder beoordeelt.

Het korte antwoord

Om online een CPSR te bestellen hebt u vier dingen nodig: een definitieve formule met INCI-namen en exacte percentages, leveranciersdocumenten voor uw grondstoffen, testrapporten van het eindproduct (stabiliteit, microbiologie en, voor producten op waterbasis, een challengetest) en basisinformatie over het product, zoals type, gebruik en verpakking. U plaatst de bestelling, vult het formulier in, uploadt documenten, beantwoordt eventuele vragen van de beoordelaar en ontvangt een rapport met deel A en deel B, ondertekend door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar.

Voordat u bestelt: leg formule en verpakking vast

Een CPSR beschrijft één specifiek product. Als de formule of verpakking verandert nadat het rapport is ondertekend, moeten delen van de beoordeling mogelijk opnieuw worden gedaan. Zorg er vóór het bestellen voor dat:

• de formule definitief is, inclusief parfum- en conserveermiddelgehaltes;
• de verpakking is gekozen, omdat die van invloed is op stabiliteit, besmettingsrisico en blootstelling (een pomp, een pot en een spray worden verschillend beoordeeld);
• u het producttype, de doelgroep en het toepassingsgebied kent, bijvoorbeeld een gezichtscrème voor volwassenen die op de huid blijft.

Lees ook Wat kost een CPSR in 2026? Prijsfactoren uitgelegd

Wat u moet voorbereiden: de formule

Noem elk ingrediënt met INCI-naam en exact percentage, zodat het totaal 100% is. Handelsnamen alleen zijn niet genoeg; een beoordelaar moet weten wat er werkelijk in zit. Als een ingrediënt een mengsel is, zoals een conserveersysteem of een plantenextract in een drager, geef dan de samenstelling op. Als u meerdere tinten op dezelfde basis verkoopt, vermeld dat: één rapport kan ze vaak dekken als de verschillen duidelijk zijn beschreven.

Wat u moet voorbereiden: leveranciersdocumenten

Vraag uw leveranciers vroeg. Het verzamelen van documenten kost meestal de meeste tijd. Typische aanvragen zijn:

• specificaties of technische gegevensbladen voor elke grondstof;
• veiligheidsinformatiebladen en analysecertificaten, vooral voor conserveermiddelen, kleurstoffen, UV-filters en andere beperkte ingrediënten;
• voor parfums de allergenenverklaring en het IFRA-certificaat;
• informatie over onzuiverheden waar relevant, bijvoorbeeld zware metalen in minerale pigmenten.

Wat u moet voorbereiden: producttests

Bijlage I van de Cosmeticaverordening vraagt om informatie over de stabiliteit en microbiologische kwaliteit van het eindproduct en, waar relevant, om het resultaat van een challengetest op conservering. Als u deze rapporten nog niet hebt, bestel ze dan samen met het CPSR:

• een stabiliteits- en compatibiliteitstest om de houdbaarheid of PAO te onderbouwen en de verpakking te controleren;
• een test op microbiologische specificaties, met resultaten ongeveer 5 dagen nadat we de monsters hebben ontvangen;
• een challengetest volgens ISO 11930 of USP 51 voor producten die water bevatten, die 28 dagen loopt.

Monsters worden bij u aan de deur opgehaald met gratis DHL-ophaalservice. De rapporten zijn ondertekende pdf’s, klaar voor uw CPSR en PIF.

Lees ook Wat is een CPSR? Cosmetic Product Safety Report uitgelegd

Wat er gebeurt nadat u hebt besteld

1. Formule en productgegevens. U voert de formule en productinformatie in het online formulier in. Het niveau van het rapport volgt uit uw formule, dus u hoeft het niet zelf uit te rekenen.
2. Documenten. U uploadt leveranciersdocumenten en eventuele bestaande testrapporten.
3. Gegevenscontrole. De beoordelaar controleert de volledigheid. Als er iets ontbreekt of onduidelijk is, krijgt u een specifieke vraag in plaats van een algemeen verzoek.
4. Beoordeling. Zodra de gegevens compleet zijn, toetst de beoordelaar elk ingrediënt aan de bijlagen, berekent blootstelling en veiligheidsmarges en evalueert de testresultaten.
5. Rapport. U ontvangt het ondertekende CPSR als pdf, met deel A (gegevens) en deel B (conclusie, waarschuwingen, redenering, kwalificaties van de beoordelaar).

Hoe lang duurt het?

Een CPSR wordt ongeveer 10 werkdagen nadat alle gegevens compleet zijn geleverd. De kalendertijd daarvoor hangt af van u en uw leveranciers. Als u nog producttests nodig hebt, houd dan rekening met de langste: een challengetest alleen al duurt 28 dagen en stabiliteitsplannen duren langer. Tests en documentverzameling parallel starten is de eenvoudigste manier om weken te winnen.

Welk niveau krijgt mijn rapport?

Wij stellen CPSR’s op in drie niveaus naar de complexiteit van de formule: Simple (tot 10 ingrediënten), Standard (11–25 ingrediënten) en Complex (26 of meer, of met een parfum). Een parfum telt als complex omdat elk allergeen erin moet worden beoordeeld. Het niveau wordt bepaald door de formule die u invoert.

Lees ook SDS versus CPSR: welke hebt u nodig?

Nadat u het rapport hebt ontvangen

• Controleer het etiket. Alle waarschuwingen of instructies in deel B moeten op de verpakking staan.
• Maak het PIF compleet. Het CPSR gaat in het productinformatiebestand, met de productbeschrijving, de productiemethode, het bewijs van de geclaimde effecten en de gegevens over dierproeven.
• Meld het product aan. De verantwoordelijke persoon meldt het aan in het CPNP voordat het op de markt wordt gebracht.
• Houd het actueel. Een wijziging in formule, verpakking of de wettelijke status van een ingrediënt kan betekenen dat het rapport moet worden bijgewerkt.

Wat een CPSR niet dekt

Een CPSR is het veiligheidsrapport, niet het hele compliancepakket. Het meldt uw product niet aan in het CPNP, wijst geen verantwoordelijke persoon aan en onderbouwt uw marketingclaims niet, en het is geen juridisch advies. Als u buiten de EU en het VK verkoopt, kunnen andere markten eigen registratie- of documentatieregels hebben die u met een lokale partner moet nagaan. Zakelijke klanten, magazijnen of vervoerders kunnen ook om een SDS vragen, een apart document.

Hoe beoordeelt u een online CPSR-aanbieder?

• Wie ondertekent? Vraag naar de naam en kwalificaties van de beoordelaar. De verordening vereist een universitaire opleiding in farmacie, toxicologie, geneeskunde of een vergelijkbare discipline.
• Gebruikt het uw testgegevens? Een rapport dat niet verwijst naar stabiliteits-, microbiologie- en conserveringsresultaten van uw product is onvolledig.
• Is de redenering zichtbaar? Deel B moet uitleggen hoe de conclusie tot stand is gekomen, niet alleen stellen wat de conclusie is.
• Is het specifiek? Productnaam, producttype, blootstelling en waarschuwingen moeten bij uw product passen.

Een realistische planning

Een merk dat een bodylotion op waterbasis lanceert, bestelt in week één het CPSR samen met stabiliteits-, microbiologische en challengetests, en de monsters worden dezelfde week opgehaald. Terwijl de tests lopen, verzamelt het merk leveranciersdocumenten en voert het de formule in. Het microbiologische resultaat komt binnen enkele dagen, de challengetest na de cyclus van 28 dagen en de stabiliteitsgegevens naarmate het plan vordert. Zodra het laatste rapport binnen is, volgt het CPSR in ongeveer 10 werkdagen. Alles tegelijk starten, in plaats van de ene stap na de andere, houdt de lancering op schema.

Veelgemaakte fouten bij online bestellen

• Bestellen voordat de formule definitief is en daarna het parfum wijzigen.
• Handelsnamen invoeren zonder INCI-namen of percentages.
• Testrapporten uploaden van een laboratoriummonster in een andere verpakking.
• De allergenenverklaring van het parfum vergeten.

Veelgestelde vragen

Moet ik monsters opsturen voor een CPSR?

Niet voor het rapport zelf. Monsters zijn nodig voor de producttests waarop het rapport steunt, en die kunnen gratis door DHL worden opgehaald.

Kan ik testrapporten van mijn fabrikant gebruiken?

Ja, als ze precies uw formule in een vergelijkbare verpakking dekken en ondertekend zijn. Upload ze bij uw bestelling.

Is er korting voor nieuwe klanten?

Maak een gratis account aan voor 10% korting op uw eerste bestelling en 20% op bundels.

Belangrijkste punten

• Een CPSR online bestellen gaat snel als formule, documenten en tests klaar zijn.
• Leg formule en verpakking vast voordat u bestelt.
• Start producttests en leveranciersaanvragen parallel om tijd te besparen.
• Controleer altijd wie het rapport ondertekent en of het uw eigen testgegevens gebruikt.