Vendere cosmetici senza CPSR: rischi e conseguenze

Alcuni piccoli marchi lanciano il prodotto prima e pensano alla documentazione dopo. Se è tentato di vendere senza la relazione sulla sicurezza perché finora nessuno l’ha richiesta, vale la pena sapere che cosa succede davvero in seguito. Questo articolo spiega i rischi di vendere cosmetici senza CPSR: come il problema emerge di solito, che cosa possono fare autorità, marketplace e rivenditori e come si presenta una strada sensata per rientrare. Sono informazioni generali, non consulenza legale; norme e applicazione differiscono da Paese a Paese.

La risposta in breve

Nell’UE un prodotto cosmetico deve avere una valutazione della sicurezza documentata prima di essere immesso sul mercato e il Cosmetic Product Safety Report è il documento che la dimostra. Un prodotto venduto senza di esso non è conforme e le conseguenze tipiche sono la richiesta del documento, l’ordine di rimediare alla situazione, il blocco delle vendite, il ritiro o il richiamo e l’esclusione dai marketplace o dai rivenditori. Il rischio raramente è un singolo evento clamoroso. È una catena che inizia con una semplice richiesta del Suo fascicolo di sicurezza e che, una volta avviata, diventa più difficile da fermare.

Che cosa dice la norma

Il Regolamento (CE) n. 1223/2009 impone alla persona responsabile di assicurarsi, prima dell’immissione sul mercato di un prodotto cosmetico, che esso sia stato sottoposto a una valutazione della sicurezza basata sulle informazioni pertinenti e che sia stato redatto un Cosmetic Product Safety Report (articolo 10). La relazione fa parte del fascicolo di informazioni sul prodotto, che la persona responsabile deve conservare e mettere a disposizione dell’autorità competente su richiesta (articolo 11). Non esiste alcuna esenzione per i piccoli produttori, i prodotti artigianali o i piccoli lotti. L’obbligo spetta alla persona responsabile: il fabbricante, l’importatore o chiunque immetta il prodotto sul mercato con il proprio nome.

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Come il problema emerge di solito

I marchi sono spesso sorpresi che per mesi nessuno abbia “controllato”. I documenti mancanti tendono a emergere attraverso eventi ordinari:

• Un’ispezione di vigilanza del mercato o un controllo a campione. Le autorità di ciascun Paese dell’UE monitorano i prodotti sul mercato e il controllo del fascicolo di informazioni sul prodotto è uno degli strumenti abituali.
• Un reclamo di un consumatore o una reazione cutanea segnalata. Qualsiasi indagine parte dalla domanda: dov’è la valutazione della sicurezza?
• Una richiesta di conformità di un marketplace o di un rivenditore. Piattaforme e buyer chiedono sempre più spesso la relazione sulla sicurezza prima di pubblicare o riordinare.
• Dogane o un controllo all’importazione per le merci provenienti da fuori dell’UE.
• La segnalazione di un concorrente. I concorrenti segnalano effettivamente i prodotti non conformi.

Che cosa possono fare le autorità

L’articolo 25 del Regolamento disciplina l’inosservanza da parte della persona responsabile. Tra le disposizioni cui si applica elenca la valutazione della sicurezza (articolo 10) e il fascicolo di informazioni sul prodotto (articolo 11). Quando un prodotto non è conforme, l’autorità competente deve imporre alla persona responsabile di adottare tutte le misure appropriate, quali rendere il prodotto conforme, ritirarlo o richiamarlo, entro un termine proporzionato alla natura del rischio. In caso di rischio grave per la salute umana, o se la persona responsabile non agisce in tempo, l’autorità può vietare o limitare la messa a disposizione del prodotto, oppure disporre direttamente il ritiro o il richiamo. I casi gravi vengono comunicati alle autorità degli altri Paesi.

Le sanzioni per le violazioni sono stabilite da ciascuno Stato membro e devono essere efficaci, proporzionate e dissuasive. Variano da Paese a Paese, quindi qui non indichiamo importi. Ciò che è costante è l’effetto pratico: la merce smette di muoversi e Lei deve dimostrare rapidamente la conformità.

Che cosa possono fare marketplace e rivenditori

L’applicazione delle norme non viene solo dalle autorità. Le piattaforme online nell’UE sono tenute a collaborare con la vigilanza del mercato e il sistema di allarme rapido Safety Gate della Commissione include ormai i marketplace online, che devono registrarsi e indicare un punto di contatto. Secondo il rapporto Safety Gate 2025 della Commissione, le azioni di follow-up sui prodotti pericolosi comprendono il ritiro o il richiamo degli articoli, il blocco delle spedizioni alle frontiere e la rimozione delle inserzioni dai marketplace online; i cosmetici, insieme ai giocattoli, hanno rappresentato oltre la metà dei casi segnalati. In pratica, un’inserzione può sparire a seguito di una segnalazione e un account può essere limitato mentre Lei raccoglie la documentazione. I rivenditori e i distributori, dal canto loro, hanno di solito clausole contrattuali che richiedono la relazione sulla sicurezza e consentono di escludere i prodotti dall’assortimento o di restituire la merce.

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Il costo commerciale, oltre a quello legale

• Merce che non si può vendere. I prodotti già realizzati ed etichettati possono restare in magazzino finché il fascicolo non è completo.
• Rietichettatura e riformulazione. Una valutazione può rivelare che un ingrediente soggetto a restrizioni, un’avvertenza mancante o un sistema conservante instabile devono essere corretti, il che può comportare una nuova stampa.
• Logistica del richiamo e rimborsi se i prodotti sono già in mano ai consumatori.
• Assicurazione. Gli assicuratori della responsabilità civile prodotti chiedono comunemente se il prodotto è conforme; una lacuna nel fascicolo può complicare un sinistro.
• Reputazione. Un’allerta pubblica o la rimozione di un’inserzione raggiunge clienti e partner più in fretta della correzione.

Il vero pericolo è la documentazione o il prodotto?

Il CPSR non è un timbro. È il risultato scritto di una valutazione di ingredienti, stabilità, qualità microbiologica, confezionamento e uso. Un prodotto venduto senza di esso non è passato da questa riflessione ed è qui che si trova il rischio reale: un ingrediente soggetto a restrizioni non riconosciuto, un sistema conservante inadeguato, un problema di contaminazione o un’avvertenza mancante possono danneggiare un cliente. I prodotti cosmetici immessi sul mercato devono essere sicuri per la salute umana in condizioni d’uso normali o ragionevolmente prevedibili. La relazione è la prova che una persona qualificata lo ha verificato.

Che cosa fare se sta già vendendo senza un CPSR

1. Non lo nasconda e non retrodati nulla. Una valutazione autentica datata oggi è meglio di un documento che finge di essere più vecchio.
2. Raccolga i Suoi dati. Formula con percentuali, documenti dei fornitori per ogni materia prima, dettagli del confezionamento, eventuali risultati di test, l’etichetta.
3. Colmi le lacune di dati con i test. I dati su conservazione, qualità microbiologica e stabilità sono normalmente necessari al valutatore per concludere; per i prodotti contenenti acqua di solito è richiesto un challenge test.
4. Incarichi un valutatore della sicurezza qualificato di redigere il CPSR e dia seguito alle correzioni che il valutatore richiede.
5. Valuti di sospendere le vendite dei prodotti interessati finché la valutazione non è firmata e le eventuali correzioni non sono state apportate. Se ha dubbi sui Suoi obblighi, si rivolga all’autorità competente del Suo Paese o a un consulente legale.
6. Completi il resto del fascicolo: persona responsabile, notifica sul CPNP, etichettatura e fascicolo di informazioni sul prodotto.

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Come evitare del tutto la situazione

• Consideri il CPSR parte del piano di lancio, con lo stesso peso nei tempi di confezionamento e grafica.
• Ordini i test per tempo, in parallelo, così il valutatore riceve dati completi.
• Non stampi le etichette definitive prima che il valutatore abbia confermato avvertenze e formula.
• Mantenga aggiornato il fascicolo quando cambiano formula, fornitore o confezionamento.

Domande frequenti

Posso vendere alcune unità prima di avere un CPSR?

No. La valutazione deve essere disponibile prima che il prodotto venga immesso sul mercato e una piccola quantità non cambia le cose. Anche i campioni distribuiti a tester o clienti possono configurare una messa a disposizione del prodotto.

Chi è ritenuto responsabile se manca il CPSR?

La persona responsabile indicata per il prodotto, che può essere il titolare del marchio, il fabbricante o l’importatore. Un venditore di marketplace che appone il proprio nome su un prodotto assume normalmente tale ruolo.

Quali multe si applicano?

Le sanzioni sono stabilite dalla legge di ciascun Paese e differiscono, quindi non esiste una cifra unica. Chieda all’autorità competente nazionale o a un consulente legale le norme del Paese in cui vende.

Punti chiave

• Un prodotto cosmetico richiede una valutazione della sicurezza documentata prima della vendita e il CPSR ne è la prova.
• I documenti mancanti emergono di solito attraverso ispezioni, reclami, marketplace o rivenditori, non per caso.
• Le conseguenze possono includere azioni correttive, ritiro o richiamo, esclusione dalle piattaforme e sanzioni stabilite a livello nazionale.
• Se sta già vendendo, rimedi in modo corretto e rapido: dati completi, valutazione firmata e correzioni, senza scorciatoie.