Prima che un prodotto cosmetico possa essere venduto nell’UE, deve essere registrato in una banca dati centrale. Questa è la notifica CPNP, ed è uno degli ultimi passaggi prima del lancio. Questa guida spiega che cos’è il CPNP, chi presenta la notifica, di quali informazioni ha bisogno e come evitare gli errori che ritardano un lancio.
Indice
- La risposta breve
- Che cos’è il CPNP?
- Chi deve presentare la notifica CPNP?
- Che cosa deve essere pronto prima di notificare?
- Quali informazioni richiede la notifica?
- Come notificare un prodotto cosmetico, passo dopo passo
- Nanomateriali e sostanze CMR
- Notifica da parte dei distributori e per altri Stati membri
- Aggiornare e mantenere attuale la notifica
- Errori comuni che ritardano un lancio
- La notifica CPNP è la stessa nel Regno Unito?
- Domande frequenti
- Punti chiave
La risposta breve
La notifica CPNP è la registrazione elettronica di un prodotto cosmetico nel Portale di notifica dei prodotti cosmetici dell’UE. La presenta la persona responsabile prima dell’immissione del prodotto sul mercato, con la categoria del prodotto, il nome, l’etichetta, i dati di formulazione e i dettagli su sostanze particolari come nanomateriali e CMR. È una registrazione, non un’approvazione. È richiesta dall’articolo 13 del Regolamento (CE) n. 1223/2009 e si applica a ogni prodotto cosmetico venduto nell’UE, dal piccolo sapone artigianale al mascara di un marchio globale.
Che cos’è il CPNP?
Il Portale di notifica dei prodotti cosmetici è un sistema online gratuito gestito dalla Commissione europea. Le aziende inseriscono una sola volta i dati del prodotto, che sono poi a disposizione delle autorità competenti di tutti gli Stati membri e dei centri antiveleni. Se un consumatore ha una reazione a un prodotto o un ispettore vuole controllare un’etichetta, l’autorità può trovare in un unico posto il prodotto, la persona responsabile e le principali informazioni sulla sicurezza.
Il portale esiste perché i prodotti non debbano essere registrati separatamente paese per paese. Una sola notifica copre l’intero mercato unico dell’UE.
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Chi deve presentare la notifica CPNP?
La notifica spetta alla persona responsabile, la persona giuridica o fisica stabilita nell’UE che risponde del prodotto. Per un prodotto fabbricato nell’UE, di norma è il fabbricante. Per un prodotto importato, di norma è l’importatore, a meno che quest’ultimo non nomini per iscritto qualcun altro. Un marchio fuori dall’UE non può notificare da solo: ha bisogno di una persona responsabile con sede nell’UE che accetti il ruolo. Anche i distributori possono avere un obbligo di notifica in casi specifici, che spieghiamo più avanti.
Che cosa deve essere pronto prima di notificare?
Il portale registra soltanto dati, ma la notifica è una dichiarazione che la Sua documentazione è in ordine. Prima di inviare dovrebbe già avere:
- una formula definitiva e un design stabile di confezione ed etichetta;
- un Rapporto sulla sicurezza del prodotto cosmetico (CPSR) firmato, Parte A e Parte B, redatto da un valutatore della sicurezza qualificato;
- i dati dei test alla base del rapporto, come i risultati di stabilità, microbiologici e, per i prodotti a base acquosa, del challenge test;
- il fascicolo informativo sul prodotto (PIF), che deve essere disponibile all’indirizzo della persona responsabile nell’UE.
A rigore, la legge richiede che la valutazione della sicurezza esista prima dell’immissione del prodotto sul mercato, e anche la notifica deve essere effettuata prima di quel momento. In pratica, la maggior parte dei marchi completa prima il CPSR e poi notifica, perché i dati da inserire provengono dagli stessi documenti.
Quali informazioni richiede la notifica?
L’articolo 13 elenca i dati che la persona responsabile trasmette. In parole semplici, si inseriscono:
- la categoria del prodotto e il nome, in modo da poterlo identificare;
- il nome e l’indirizzo della persona responsabile presso cui è conservato il PIF;
- il paese di origine per i prodotti importati;
- lo Stato membro in cui il prodotto viene immesso per la prima volta sul mercato;
- una persona di contatto tramite la quale è possibile raggiungerLa;
- la presenza di nanomateriali, se presenti, la loro identificazione e le condizioni di esposizione prevedibili;
- il nome e i numeri di identificazione delle sostanze classificate come cancerogene, mutagene o tossiche per la riproduzione (CMR) delle categorie 1A o 1B, ove presenti;
- la formulazione quadro, che fornisce ai centri antiveleni le informazioni essenziali sulla composizione in caso di emergenza;
- l’etichetta originale e, se ragionevolmente leggibile, una fotografia della confezione.
Sul portale non si carica il CPSR completo né la formula completa. Questi restano nel Suo PIF.
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Come notificare un prodotto cosmetico, passo dopo passo
- Crei l’accesso. Il portale si usa tramite un account EU Login collegato alla Sua azienda. Lo configuri con largo anticipo rispetto al lancio, perché la verifica può richiedere alcuni giorni.
- Scelga la categoria. Il portale offre un elenco di categorie e sottocategorie di prodotto. Scelga quella che corrisponde all’uso principale del prodotto.
- Inserisca i dettagli del prodotto. Aggiunga il nome del prodotto, le varianti come tonalità o profumazioni e i dati della persona responsabile.
- Aggiunga la formulazione. Inserisca la formulazione quadro o la formula esatta, a seconda della via di notifica utilizzata, e segnali nanomateriali e sostanze CMR.
- Carichi l’etichetta. Alleghi l’etichetta originale e un’immagine della confezione nel formato accettato dal portale.
- Invii e salvi la conferma. Conservi il riferimento della notifica insieme al PIF.
Nanomateriali e sostanze CMR
I nanomateriali hanno una regola aggiuntiva. Se un prodotto contiene nanomateriali non già utilizzati in modo autorizzato, la persona responsabile deve notificarli alla Commissione sei mesi prima dell’immissione del prodotto sul mercato, usando lo stesso portale. Se una sostanza è classificata CMR di categoria 1A o 1B, è in genere vietata nei cosmetici, con strette eccezioni che richiedono un parere dell’SCCS e una decisione della Commissione. Quando una tale sostanza è presente, ad esempio come traccia inevitabile, deve essere dichiarata nella notifica. In caso di dubbio, chieda al Suo valutatore della sicurezza prima di inviare.
Notifica da parte dei distributori e per altri Stati membri
Un distributore che immette un prodotto sul mercato in uno Stato membro con il proprio nome, o che modifica un prodotto in modo che la conformità possa esserne influenzata, assume il ruolo di persona responsabile e deve notificare. Un distributore che si limita a tradurre l’etichetta per un altro Stato membro deve anch’esso notificare il prodotto in modo specifico, perché la traduzione può incidere sulla conformità. Verifichi lo scenario esatto con un professionista della regolamentazione prima di iniziare; è qui che nascono la maggior parte dei malintesi.
Leggi anche Fascicolo informativo sul prodotto cosmetico (PIF): cosa deve contenere
Aggiornare e mantenere attuale la notifica
Una voce CPNP non è un adempimento una tantum. Quando cambia la persona responsabile, quando la formula cambia in modo da alterare i dati notificati, o quando si aggiunge un nuovo nanomateriale o una sostanza CMR, la voce deve essere aggiornata. Se un prodotto viene ritirato dal mercato, i Suoi dati e il PIF devono comunque essere conservati per dieci anni dopo l’immissione sul mercato dell’ultimo lotto. Imposti un promemoria per rivedere la voce ogni volta che la formula o l’etichetta vengono riviste.
Errori comuni che ritardano un lancio
- Notificare senza un CPSR completo. Il portale non Le impedirà di farlo, ma un ispettore chiederà il rapporto.
- Usare la persona responsabile sbagliata. Un marchio extra-UE non può indicare se stesso.
- Dimenticare le varianti. Ogni tonalità o profumazione deve essere coperta dalla notifica.
- Mancare la scadenza dei nanomateriali. Il periodo di sei mesi non può essere accorciato.
- Non salvare la conferma. Deve poter dimostrare la notifica su richiesta.
- Lasciare l’etichetta illeggibile. Se l’immagine non è leggibile, la notifica serve a poco.
La notifica CPNP è la stessa nel Regno Unito?
No. La Gran Bretagna ha un proprio sistema, il servizio Submit Cosmetic Product Notification (SCPN), con una persona responsabile con sede nel Regno Unito. Un prodotto notificato nel CPNP non è automaticamente notificato nel Regno Unito, e i due sistemi vengono aggiornati separatamente. Se vende in entrambi i mercati, preveda entrambe le notifiche.
Domande frequenti
La notifica significa che il mio prodotto è approvato?
No. Le autorità non approvano i cosmetici prima del lancio. La notifica è una registrazione. La persona responsabile resta responsabile della sicurezza e le ispezioni possono avvenire in qualsiasi momento.
Quanto tempo richiede una notifica CPNP?
L’inserimento dei dati per un singolo prodotto è di solito rapido una volta pronte le informazioni. La parte che richiede tempo è la preparazione del rapporto sulla sicurezza e dei test, quindi li pianifichi per primi.
Devo notificare ogni tonalità o variante di profumazione?
Le varianti possono di solito essere notificate insieme se condividono la stessa categoria, base e dati di sicurezza, ma il portale si aspetta che le differenze siano identificate. Quando le varianti differiscono in modo da cambiare la composizione o il profilo di sicurezza, possono richiedere un trattamento separato, quindi chieda al Suo valutatore della sicurezza.
Punti chiave
- La notifica CPNP è obbligatoria per ogni prodotto cosmetico immesso sul mercato UE e viene presentata dalla persona responsabile prima del lancio.
- È una registrazione, non un’approvazione, e si basa su un CPSR e un PIF completi.
- Nanomateriali e sostanze CMR hanno requisiti e scadenze aggiuntivi.
- Mantenga aggiornata la voce e conservi la conferma insieme al PIF per dieci anni.