MSDS for kosmetikk vs SDS: er et gammelt MSDS fortsatt gyldig?

En distributør skriver: “Send MSDS for parfymen deres.” Eller en råvareleverandør sender deg et “MSDS” fra mange år tilbake. Spørsmål om MSDS for kosmetikk dukker opp hele tiden, fordi det gamle navnet fortsatt er mye brukt. Kort sagt: MSDS (material safety data sheet) er det eldre navnet, som hovedsakelig ble brukt i USA før 2012. I dag heter dokumentet sikkerhetsdatablad (SDS), følger et fast format med 16 avsnitt og må i EU oppfylle gjeldende REACH-krav. Et MSDS i gammelt format er generelt ikke lenger akseptabelt. Denne artikkelen forklarer hvor de to navnene kommer fra, hva som endret seg og hva du bør sende når noen ber om et MSDS.

Det korte svaret

MSDS og SDS beskriver samme type dokument: informasjon om farene ved et kjemisk produkt og hvordan det håndteres, lagres, transporteres og kasseres på en trygg måte. Forskjellen ligger i regelverket bak. Et gjeldende SDS bygger på det globalt harmoniserte systemet (GHS), som i EU gjennomføres av CLP-forordningen, og i EU fastsettes innholdet i vedlegg II til REACH slik det er endret ved forordning (EU) 2020/878. Hvis noen ber om et MSDS, send dem et oppdatert SDS.

Hvor begrepet MSDS kommer fra

“Material safety data sheet” var navnet som ble brukt under Hazard Communication Standard fra den amerikanske Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Da OSHA i 2012 tilpasset standarden til GHS (ofte kalt HazCom 2012), ble dokumentet omdøpt til “safety data sheet” og fikk et fastsatt format med 16 avsnitt. Kjemikalieprodusenter, importører og distributører måtte gå over til det nye SDS innen 1. juni 2015. I EU-lovgivningen har dokumentet lenge hett sikkerhetsdatablad, men “MSDS” ble værende i daglig bruk over hele verden, og mange kjøpere, speditører og nettplattformer bruker det fortsatt.

Les også SDS mot CPSR: hvilket trenger du?

MSDS vs SDS: hva som faktisk endret seg

• Format. Eldre MSDS hadde ulike layouter og rekkefølge på avsnittene. Et SDS har 16 faste avsnitt i fast rekkefølge, fra identifikasjon (avsnitt 1) til annen informasjon (avsnitt 16).
• Klassifiseringsgrunnlag. Gamle EU-datablad bygde på de tidligere direktivene om farlige stoffer og farlige tilberedninger, med risikosetninger (R-setninger) og oransje faresymboler. Gjeldende SDS bruker CLP-klassifisering, farebeskrivelser (H-setninger) og GHS-piktogrammer. For blandinger ble CLP-klassifisering obligatorisk fra 1. juni 2015.
• Rettslig grunnlag i EU. I dag defineres innholdet av artikkel 31 og vedlegg II til REACH. Forordning (EU) 2020/878 reviderte vedlegg II; den gjaldt fra 1. januar 2021, og datablad i det tidligere formatet kunne bare leveres til og med 31. desember 2022.
• Nye opplysninger. Formatet etter 2020/878 la blant annet til informasjon om nanoformer og hormonforstyrrende egenskaper der det er relevant, samt den unike formelidentifikatoren (UFI) der en slik finnes.

Er et gammelt MSDS fortsatt gyldig?

For levering i EU, generelt ikke. Et SDS må følge den versjonen av vedlegg II som gjelder når det leveres, og overgangsperioden for det tidligere formatet utløp 31. desember 2022. Tydelige tegn på at et dokument er utdatert:

• det har tittelen “MSDS” og færre eller annerledes ordnede avsnitt enn de standard 16;
• det oppgir R-setninger eller de gamle oransje faresymbolene i stedet for H-setninger og GHS-piktogrammer;
• det viser til opphevede direktiver i stedet for REACH og CLP;
• revisjonsdatoen er mange år gammel, selv om klassifiseringer eller grenseverdier har endret seg siden.

Det finnes ingen fast utløpsdato for et SDS etter REACH. Det som teller, er at det er oppdatert: leverandøren må oppdatere det uten ugrunnet opphold når ny informasjon om farer blir tilgjengelig, eller når en godkjenning eller begrensning gjelder, og sende den nye versjonen til kunder som er levert til de siste 12 månedene.

Trenger et ferdig kosmetikkprodukt i det hele tatt et SDS?

Ikke etter loven når det selges til forbrukere. REACH unntar kosmetiske produkter i ferdig tilstand, beregnet på sluttbrukeren, fra sine plikter om sikkerhetsdatablad, og CLP unntar dem fra sine regler om klassifisering og merking. Forbrukersikkerheten dekkes i stedet av kosmetikkforordningen og CPSR. I praksis etterspørres likevel ofte et SDS av:

• distributører, forhandlere og lagre som lagrer større mengder;
• transportører og speditører, særlig for parfymer, alkoholbaserte produkter og aerosoler, som kan være farlig gods under transport;
• nettbaserte markedsplasser som gjennomgår potensielt farlige produkter;
• bedriftskunder som kjøper bulk eller halvfabrikata, som salonger eller kontraktsfyllere.

Selv om loven ikke krever det for et forbrukerprodukt, er et gjeldende SDS derfor ofte en kommersiell nødvendighet.

Les også Trenger kosmetikk et sikkerhetsdatablad (SDS)?

Råvarer: sjekk leverandørenes datablad

For farlige råvarer, som duftkomposisjoner, eteriske oljer, konserveringsmidler og mange løsemidler, må leverandørene gi et SDS som oppfyller REACH. Disse databladene inngår også i sikkerhetsvurderingen din. Hvis en leverandør sender et gammelt MSDS, be om gjeldende SDS. En sikkerhetsvurderer som arbeider ut fra et utdatert datablad, kan overse en ny klassifisering eller en endret grenseverdi. SDS skal også være på et offisielt språk i medlemsstaten der stoffet leveres.

Hva med USA?

Hvis du eksporterer, vær oppmerksom på at OSHAs Hazard Communication Standard generelt unntar kosmetikk pakket for detaljsalg til forbrukere. Amerikanske distributører, lagre og transportører kan likevel be om et SDS, og for råvarer og bulkprodukter kreves det ofte. Et GHS-basert SDS fra EU er et godt utgangspunkt, men amerikanske krav avviker i noen detaljer, så sjekk med din amerikanske partner hvilket format de trenger.

Hvilke avsnitt betyr mest for kosmetikk?

Alle 16 avsnitt må være komplette, men kjøpere og transportører ser vanligvis på noen få først. Avsnitt 2 viser farleklassifiseringen, for eksempel en brannfarlig væske for en alkoholbasert parfyme. Avsnitt 3 lister de farlige ingrediensene og konsentrasjonsområdene deres. Avsnitt 9 oppgir fysiske egenskaper som flammepunkt, som avgjør hvordan et produkt kan sendes. Avsnitt 14 inneholder transportklassifiseringen. Hvis disse avsnittene er vage eller mangler, må du regne med oppfølgingsspørsmål.

Les også SDS for kosmetiske råvarer: hva leverandører må levere

Hva du bør sende når noen ber om et MSDS

1. Bekreft hvilket produkt de mener: det ferdige kosmetikkproduktet, en bulkversjon eller en råvare.
2. Send et gjeldende SDS med 16 avsnitt for nøyaktig det produktet, ikke for en ingrediens.
3. Sjekk revisjonsdato, språk og firmaopplysninger i avsnitt 1.
4. Ved forsendelser, sjekk at avsnitt 14 inneholder transportinformasjonen transportøren trenger.
5. Før oversikt over hvem som har fått hvilken versjon, slik at du kan sende oppdateringer.

Vanlige feil

• Å videresende en råvares SDS som om det var SDS for det ferdige produktet.
• Å sende et teknisk datablad eller en spesifikasjon i stedet for et SDS.
• Å bruke et datablad kun på engelsk for kunder i andre EU-land.
• Å laste ned et gammelt MSDS fra en produsents nettsted og aldri sjekke for oppdateringer.

Vanlige spørsmål

Er MSDS og SDS det samme?

De tjener samme formål, men SDS er det gjeldende navnet og formatet. Et “MSDS” i den gamle layouten oppfyller ikke dagens EU-krav.

Hvor ofte må et SDS oppdateres?

Det finnes ikke noe fast intervall. Det må oppdateres uten ugrunnet opphold når ny informasjon om farer dukker opp eller reglene endres, og mange selskaper gjennomgår dessuten databladene sine jevnlig.

På hvilke språk trenger jeg et SDS?

På et offisielt språk i hver medlemsstat der du leverer produktet. SDS-tjenesten vår leverer REACH-kompatible datablad med 16 avsnitt på mer enn 30 språk.

Hovedpunkter

• MSDS er det eldre navnet; det gjeldende dokumentet er SDS med 16 avsnitt.
• I EU må et SDS følge vedlegg II til REACH slik det er endret ved forordning (EU) 2020/878.
• Gamle MSDS med R-setninger eller ikke-standard layout er generelt utdaterte.
• Ferdige kosmetikkprodukter for forbrukere er unntatt ved lov, men kjøpere og transportører ber likevel ofte om et SDS.