Majoritatea brandurilor de cosmetice văd conformitatea ca pe o sarcină de lansare: obțin raportul de siguranță, notifică produsul, tipăresc eticheta. Apoi sosește o scrisoare de la o autoritate națională care cere dosarul cu informații despre produs în câteva zile. Supravegherea pieței produselor cosmetice este sistemul prin care statele membre ale UE verifică dacă produsele deja aflate la vânzare respectă regulile, iar acest lucru este mai obișnuit decât se așteaptă multe branduri mici. Acest ghid explică cine verifică ce, cum arată de obicei o inspecție sau o cerere de documente și cum puteți fi pregătiți fără panică.
Cuprins
- Răspunsul pe scurt
- Cine efectuează verificările?
- Ce declanșează o verificare?
- Cum arată o inspecție?
- Ce documente vor fi cerute?
- Cele mai frecvente constatări
- Ce se întâmplă dacă un produs nu este conform?
- Cum să fiți pregătiți pentru inspecție
- Greșeli frecvente în timpul unei solicitări
- Întrebări frecvente
- Concluzii esențiale
Răspunsul pe scurt
Supravegherea pieței înseamnă că autoritățile naționale verifică produsele cosmetice și persoanele responsabile după lansare, de obicei prin examinarea dosarului cu informații despre produs, a etichetei și a CPSR, iar uneori prin prelevarea de probe pentru analize de laborator. Dacă ceva nu este conform, autoritatea cere persoanei responsabile să corecteze și, la nevoie, poate restricționa, retrage sau rechema produsul. Cea mai bună pregătire este simplă: păstrați un dosar complet și actualizat cu informații despre produs, cu un CPSR semnat și rapoarte de testare, și asigurați-vă că datele de contact de pe etichetă ajung la cineva care poate răspunde rapid. Detaliile procedurilor și ale sancțiunilor diferă de la o țară la alta, așa că tratați acest ghid ca pe o informare generală.
Cine efectuează verificările?
Regulamentul (CE) nr. 1223/2009 face statele membre responsabile de monitorizarea pieței. Fiecare țară desemnează una sau mai multe autorități competente, care pot fi o agenție de sănătate, de siguranță alimentară, de protecție a consumatorilor sau de substanțe chimice, în funcție de țară. Acestea colaborează și cu autoritățile vamale la frontieră. Cadrul general pentru supravegherea pieței produselor, stabilit prin Regulamentul (UE) 2019/1020, se aplică alături de Regulamentul privind produsele cosmetice, normele specifice ale acestuia având prioritate acolo unde acoperă același domeniu. Autoritățile fac schimb de informații între ele, inclusiv prin sistemul european de alertă rapidă pentru produse nealimentare periculoase, Safety Gate.
Citiți și Regulamentul UE 1223/2009 privind produsele cosmetice, explicat simplu
Ce declanșează o verificare?
Verificările sunt rareori aleatorii. Cele mai frecvente motive sunt:
- Campaniile planificate. Autoritățile aleg un grup de produse, cum ar fi produsele de protecție solară, produsele pentru păr sau cosmeticele pentru copii, și verifică multe produse deodată.
- Reclamațiile consumatorilor și rapoartele medicilor sau ale centrelor antiotravă privind reacții cutanate.
- Efectele nedorite grave. Regulamentul privind produsele cosmetice cere persoanei responsabile și distribuitorilor să notifice autoritatea cu privire la efectele nedorite grave, iar autoritatea le comunică celorlalte autorități.
- Sesizările concurenților sau ale comercianților, precum și constatările de pe platformele online.
- Controalele vamale la import, inclusiv coletele din afara UE.
- Informațiile despre o substanță. Dacă există îndoieli serioase cu privire la o substanță, o autoritate poate cere persoanei responsabile lista produselor care o conțin și concentrațiile acesteia.
Cum arată o inspecție?
Nu există o procedură unică în UE, dar tiparul este de obicei similar:
- O solicitare sau o vizită. Autoritatea contactează persoana responsabilă, producătorul sau comerciantul ori vizitează sediul. Multe verificări se fac pe baza documentelor și încep cu o solicitare scrisă.
- Verificarea etichetei. Autoritatea compară eticheta cu cerințele legale: numele și adresa persoanei responsabile, lista de ingrediente, numărul lotului, conținutul nominal, avertismentele, informațiile despre durabilitate și limba textului.
- Verificarea dosarului. Autoritatea cere dosarul cu informații despre produs și verifică dacă acesta conține evaluarea siguranței și celelalte elemente obligatorii.
- Verificarea declarațiilor. Autoritatea analizează ce promit produsul, ambalajul și site-ul și cere dovezile.
- Prelevarea de probe și testarea. Autoritatea poate cumpăra sau preleva probe pentru analize de laborator, de exemplu pentru substanțe interzise sau restricționate, conservanți, microbiologie sau metale grele.
- O decizie. Autoritatea închide cazul, cere îmbunătățiri sau impune măsuri.
Regulamentul privind produsele cosmetice prevede că verificările dosarului cu informații despre produs și, după caz, controalele fizice și de laborator ar trebui efectuate într-o măsură adecvată și că autoritățile ar trebui să monitorizeze și respectarea bunei practici de fabricație. Situațiile în care o autoritate poate intra în sedii, preleva probe sau cere documente sunt stabilite de cadrul general de supraveghere a pieței și de legislația națională.
Ce documente vor fi cerute?
Dacă le aveți pregătite, economisiți zile întregi:
- CPSR semnat (Partea A și Partea B), cu datele evaluatorului de siguranță;
- formula completă cu procente, specificațiile furnizorilor și certificatele de analiză;
- rapoartele de stabilitate, microbiologice și challenge test;
- o descriere a metodei de fabricație și dovezi ale bunei practici de fabricație;
- dovezi pentru declarații, cum ar fi un test patch sau un studiu pe consumatori;
- date privind efectele nedorite și registrul reclamațiilor;
- modelul grafic al etichetei, în fiecare limbă în care se vinde produsul;
- notificarea CPNP și datele de contact ale persoanei responsabile.
Dosarul trebuie păstrat zece ani după introducerea pe piață a ultimului lot și pus la dispoziție într-o limbă pe care autoritatea o înțelege ușor.
Citiți și Persoana responsabilă pentru produse cosmetice (RP): cine are nevoie și ce face
Cele mai frecvente constatări
- Lipsa persoanei responsabile sau o adresă care nu funcționează, în special pentru produsele importate din afara UE.
- CPSR lipsă sau incomplet, ori nesemnat sau care nu corespunde formulei finale.
- Ingrediente interzise sau restricționate, ori concentrații peste limite.
- Erori de etichetare: lipsa numărului lotului, a listei de ingrediente sau a avertismentelor ori limba greșită.
- Declarații nesusținute, în special declarații medicale sau declarații de tip „fără” („free from”).
- Lipsa notificării CPNP.
- Contaminare microbiologică constatată în analizele de laborator ale probelor.
Majoritatea sunt eșecuri de documentație sau de proces, nu știință exotică, și toate pot fi evitate.
Ce se întâmplă dacă un produs nu este conform?
Potrivit Regulamentului privind produsele cosmetice, atunci când o persoană responsabilă nu îndeplinește cerințele, autoritatea îi cere să ia măsuri adecvate, cum ar fi acțiuni corective, retragerea sau rechemarea, într-un termen proporțional cu riscul. Persoana responsabilă trebuie să aplice aceste măsuri tuturor produselor afectate de pe piață. Atunci când există un risc grav pentru sănătatea umană sau când persoana responsabilă nu acționează la timp, autoritatea poate ea însăși să interzică sau să restricționeze produsul ori să îl retragă sau să îl recheme și informează celelalte autorități. Amenzile și alte sancțiuni sunt stabilite prin legislația națională, deci diferă de la o țară la alta.
Răspunsurile cooperante și documentate sunt, în general, tratate mai constructiv decât tăcerea. Răspundeți în termen, chiar dacă aveți nevoie de mai mult timp pentru unele documente.
Cum să fiți pregătiți pentru inspecție
- Creați câte un dosar pentru fiecare produs, cu toate elementele din lista de mai sus, și desemnați o persoană care îl actualizează.
- Asigurați-vă că adresa de pe etichetă duce la cineva care citește corespondența și e-mailurile și vorbește limba autorității sau poate obține o traducere.
- Actualizați CPSR atunci când se schimbă formula, ambalajul sau declarațiile.
- Înregistrați fiecare reclamație și fiecare reacție cutanată și știți cum să decideți dacă este un efect nedorit grav care trebuie notificat.
- Verificați distribuitorii și anunțurile online: aceștia nu trebuie să modifice eticheta și nici să adauge declarații.
- Efectuați anual un autoaudit pe baza unei liste de verificare a etichetării și a anexelor actuale cu ingrediente.
Citiți și Notificarea CPNP: cum înregistrați un produs cosmetic
Greșeli frecvente în timpul unei solicitări
- Ignorarea unei scrisori pentru că vine de la o instituție necunoscută.
- Trimiterea doar a unui certificat sau a unui raport de testare în loc de întregul dosar.
- Modificarea etichetei sau a dosarului după solicitare fără a păstra versiunea originală.
- Lăsarea laboratorului sau a furnizorului să răspundă autorității fără a verifica conținutul.
- Presupunerea că un brand mic nu va fi verificat.
Întrebări frecvente
Poate o autoritate să verifice un produs vândut doar online?
Da. Produsele vândute online consumatorilor dintr-o țară intră în sfera supravegherii pieței din acea țară, iar autoritățile monitorizează platformele și site-urile.
Cât de repede trebuie să răspund?
Termenul este stabilit de autoritate și depinde de obicei de risc. Dacă un document nu este disponibil imediat, informați autoritatea și explicați când îl veți trimite.
Cine este responsabil, brandul sau producătorul?
Persoana responsabilă menționată pe etichetă este principalul interlocutor și poartă obligațiile prevăzute de Regulamentul privind produsele cosmetice. Producătorii, importatorii și distribuitorii au și ei propriile obligații.
Concluzii esențiale
- Supravegherea pieței este de rutină și începe, în cea mai mare parte, cu documente și etichete.
- Un dosar complet și actualizat cu informații despre produs, cu un CPSR semnat, este cea mai bună protecție a dumneavoastră.
- Nerespectarea conduce la corectare, retragere sau rechemare, cu sancțiuni stabilite la nivel național.
- Pregătiți-vă înainte să sosească scrisoarea: un dosar pentru fiecare produs și o persoană de contact desemnată.