MSDS dla kosmetyków a SDS: czy stara MSDS jest nadal ważna?

Dystrybutor pisze: „Prosimy o przesłanie MSDS Państwa perfum.” Albo dostawca surowców przysyła Ci „MSDS” sprzed wielu lat. Pytania o MSDS dla kosmetyków wracają bez przerwy, bo stara nazwa wciąż jest powszechnie używana. W skrócie: MSDS (material safety data sheet) to starsza nazwa, używana głównie w Stanach Zjednoczonych przed 2012 rokiem. Dziś dokument nazywa się kartą charakterystyki (SDS), ma stały format 16 sekcji, a w UE musi spełniać obecne wymogi REACH. Stara MSDS w dawnym formacie zasadniczo nie jest już akceptowana. Ten artykuł wyjaśnia, skąd wzięły się obie nazwy, co się zmieniło i co wysłać, gdy ktoś prosi o MSDS.

Krótka odpowiedź

MSDS i SDS to ten sam rodzaj dokumentu: informacje o zagrożeniach związanych z produktem chemicznym oraz o tym, jak bezpiecznie się z nim obchodzić, przechowywać go, transportować i usuwać. Różnica tkwi w przepisach, które za nim stoją. Obecna SDS opiera się na Globalnie Zharmonizowanym Systemie (GHS), który w UE wdraża rozporządzenie CLP, a w UE jej treść określa załącznik II do REACH w brzmieniu nadanym rozporządzeniem (UE) 2020/878. Jeśli ktoś prosi o MSDS, wyślij mu aktualną SDS.

Skąd wzięło się określenie MSDS

„Material safety data sheet” to nazwa używana w ramach Hazard Communication Standard amerykańskiej Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Gdy w 2012 roku OSHA dostosowała tę normę do GHS (często nazywa się to HazCom 2012), dokument przemianowano na „safety data sheet” i nadano mu określony format 16 sekcji. Producenci, importerzy i dystrybutorzy chemikaliów musieli przejść na nową SDS do 1 czerwca 2015 r. W prawie UE dokument od dawna nazywa się kartą charakterystyki, ale „MSDS” pozostało w codziennym użyciu na całym świecie i wielu kupujących, spedytorów i platform internetowych nadal go używa.

Przeczytaj też SDS a CPSR: który dokument jest potrzebny?

MSDS a SDS: co naprawdę się zmieniło

• Format. Dawne MSDS miały różne układy i kolejność sekcji. SDS ma 16 stałych sekcji w stałej kolejności, od identyfikacji (sekcja 1) po inne informacje (sekcja 16).
• Podstawa klasyfikacji. Dawne karty w UE opierały się na dawnych dyrektywach w sprawie substancji niebezpiecznych i preparatów niebezpiecznych, ze zwrotami wskazującymi rodzaj zagrożenia (zwroty R) i pomarańczowymi symbolami zagrożenia. Obecne SDS stosują klasyfikację CLP, zwroty wskazujące rodzaj zagrożenia (zwroty H) i piktogramy GHS. Dla mieszanin klasyfikacja CLP stała się obowiązkowa od 1 czerwca 2015 r.
• Podstawa prawna w UE. Dziś treść określają art. 31 i załącznik II do REACH. Rozporządzenie (UE) 2020/878 zmieniło załącznik II; miało zastosowanie od 1 stycznia 2021 r., a karty w poprzednim formacie można było dostarczać tylko do 31 grudnia 2022 r.
• Nowe szczegóły. Format z 2020/878 dodał m.in. informacje o nanoformach i właściwościach zaburzających funkcjonowanie układu hormonalnego, jeśli mają znaczenie, oraz niepowtarzalny identyfikator składu (UFI), jeśli istnieje.

Czy stara MSDS jest nadal ważna?

Przy dostawach w UE zasadniczo nie. SDS musi być zgodna z wersją załącznika II obowiązującą w chwili dostarczenia, a okres przejściowy dla poprzedniego formatu zakończył się 31 grudnia 2022 r. Wyraźne oznaki, że dokument jest nieaktualny:

• ma tytuł „MSDS” i mniej sekcji lub inną ich kolejność niż standardowe 16;
• wymienia zwroty R albo dawne pomarańczowe symbole zagrożenia zamiast zwrotów H i piktogramów GHS;
• powołuje się na uchylone dyrektywy zamiast na REACH i CLP;
• data aktualizacji sięga wielu lat wstecz, choć klasyfikacje lub limity w międzyczasie się zmieniły.

Na gruncie REACH nie ma stałego terminu ważności SDS. Liczy się to, by była aktualna: dostawca musi ją bez zbędnej zwłoki zaktualizować, gdy pojawią się nowe informacje o zagrożeniach albo zastosowanie ma zezwolenie lub ograniczenie, i wysłać nową wersję odbiorcom, którym dostarczał substancję w ciągu poprzednich 12 miesięcy.

Czy gotowy kosmetyk w ogóle potrzebuje SDS?

Z mocy prawa nie, gdy jest sprzedawany konsumentom. REACH wyłącza gotowe produkty kosmetyczne przeznaczone dla użytkownika końcowego z obowiązków dotyczących kart charakterystyki, a CLP wyłącza je ze swoich zasad klasyfikacji i oznakowania. Bezpieczeństwo konsumenta jest natomiast objęte rozporządzeniem kosmetycznym i CPSR. W praktyce SDS często jednak żądają:

• dystrybutorzy, sklepy i magazyny, które przechowują większe ilości;
• przewoźnicy i spedytorzy, zwłaszcza w przypadku perfum, produktów na bazie alkoholu i aerozoli, które w transporcie mogą być towarami niebezpiecznymi;
• platformy handlowe online, które weryfikują produkty potencjalnie niebezpieczne;
• klienci biznesowi kupujący produkty luzem lub półprodukty, jak salony czy firmy konfekcjonujące na zlecenie.

Nawet jeśli więc prawo nie wymaga jej dla produktu detalicznego, aktualna SDS jest często koniecznością handlową.

Przeczytaj też Czy kosmetyki potrzebują karty charakterystyki (SDS)?

Surowce: sprawdź karty swoich dostawców

Dla niebezpiecznych surowców, takich jak kompozycje zapachowe, olejki eteryczne, konserwanty i wiele rozpuszczalników, dostawcy muszą dostarczyć SDS zgodną z REACH. Te karty zasilają także Twoją ocenę bezpieczeństwa. Jeśli dostawca przysyła starą MSDS, poproś o aktualną SDS. Oceniający bezpieczeństwo, który pracuje na nieaktualnej karcie, może przeoczyć nową klasyfikację lub zmieniony limit. SDS powinna też być w języku urzędowym państwa członkowskiego, w którym substancja jest dostarczana.

A Stany Zjednoczone?

Jeśli eksportujesz, pamiętaj, że Hazard Communication Standard OSHA zasadniczo zwalnia kosmetyki pakowane do sprzedaży detalicznej konsumentom. Amerykańscy dystrybutorzy, magazyny i przewoźnicy mogą mimo to prosić o SDS, a dla surowców i produktów luzem jest ona często wymagana. SDS z UE oparta na GHS to dobry punkt wyjścia, ale wymogi USA różnią się w niektórych szczegółach, więc sprawdź u amerykańskiego partnera, jakiego formatu potrzebuje.

Które sekcje są najważniejsze dla kosmetyków?

Każda z 16 sekcji musi być kompletna, ale kupujący i przewoźnicy zwykle patrzą najpierw na kilka z nich. Sekcja 2 pokazuje klasyfikację zagrożeń, na przykład ciecz łatwopalną w przypadku perfum na bazie alkoholu. Sekcja 3 wymienia niebezpieczne składniki i zakresy ich stężeń. Sekcja 9 podaje właściwości fizyczne, takie jak temperatura zapłonu, od której zależy sposób wysyłki produktu. Sekcja 14 zawiera klasyfikację transportową. Jeśli te sekcje są ogólnikowe lub ich brakuje, spodziewaj się dodatkowych pytań.

Przeczytaj też Karta charakterystyki surowców kosmetycznych: co muszą dostarczyć dostawcy

Co wysłać, gdy ktoś prosi o MSDS

1. Potwierdź, o jaki produkt chodzi: gotowy kosmetyk, wersję luzem czy surowiec.
2. Wyślij aktualną SDS w 16 sekcjach dla dokładnie tego produktu, nie dla składnika.
3. Sprawdź datę aktualizacji, język i dane firmy w sekcji 1.
4. W przypadku wysyłek sprawdź, czy sekcja 14 zawiera informacje transportowe potrzebne przewoźnikowi.
5. Prowadź rejestr, kto otrzymał którą wersję, by móc wysyłać aktualizacje.

Typowe błędy

• Przekazywanie SDS surowca tak, jakby była SDS gotowego produktu.
• Wysyłanie karty technicznej lub specyfikacji zamiast SDS.
• Używanie karty wyłącznie po angielsku dla klientów z innych krajów UE.
• Pobranie starej MSDS ze strony producenta i nigdy niesprawdzanie aktualizacji.

Najczęstsze pytania

Czy MSDS i SDS to to samo?

Służą temu samemu celowi, ale SDS to obecna nazwa i format. „MSDS” w dawnym układzie nie spełnia dzisiejszych wymogów UE.

Jak często trzeba aktualizować SDS?

Nie ma stałego terminu. Trzeba ją bez zbędnej zwłoki zaktualizować, gdy pojawią się nowe informacje o zagrożeniach lub zmienią się przepisy, a wiele firm dodatkowo regularnie przegląda swoje karty.

W jakich językach potrzebuję SDS?

W języku urzędowym każdego państwa członkowskiego, w którym dostarczasz produkt. Nasza usługa SDS dostarcza karty w 16 sekcjach zgodne z REACH w ponad 30 językach.

Najważniejsze wnioski

• MSDS to starsza nazwa; obecny dokument to SDS w 16 sekcjach.
• W UE SDS musi być zgodna z załącznikiem II do REACH w brzmieniu nadanym rozporządzeniem (UE) 2020/878.
• Stare MSDS ze zwrotami R lub niestandardowym układem są zasadniczo nieaktualne.
• Gotowe kosmetyki dla konsumentów są z mocy prawa zwolnione, ale kupujący i przewoźnicy często mimo to proszą o SDS.