Dropshipping kosmetyków w UE: pułapki prawne

Sprzedaż produktu, którego nigdy się nie dotyka, brzmi prosto, ale dropshipping kosmetyków w UE to jedna z najbardziej regulowanych form e-commerce. Kremy, serum i makijaż nie są zwykłymi towarami: każdy z nich wymaga oceny bezpieczeństwa, osoby odpowiedzialnej w UE, zgłoszenia i zgodnej etykiety przed sprzedażą. Ten poradnik wyjaśnia pułapki prawne, na które dropshipperzy trafiają najczęściej, i jak ich uniknąć, zanim wpłynie pierwsze zamówienie.

Krótka odpowiedź

Kosmetyki w modelu dropshippingu można sprzedawać w UE, ale wyłącznie produkty zgodne z rozporządzeniem (WE) nr 1223/2009. Każdy produkt wymaga osoby odpowiedzialnej z siedzibą w UE, podpisanego raportu bezpieczeństwa (CPSR), dokumentacji informacyjnej produktu, zgłoszenia w CPNP i prawidłowej etykiety. Jeśli sprzedają Państwo produkt pod własną nazwą lub marką, zwykle sami stają się Państwo osobą odpowiedzialną, nawet jeśli nigdy nie mają Państwo kontaktu z towarem. Dostawca, który nie potrafi przedstawić tych dokumentów, to ryzyko dla Państwa firmy, a nie tylko luka w papierach.

Dlaczego dropshipping kosmetyków różni się od innych produktów?

Kosmetyki nakłada się na skórę, włosy, usta i oczy. Jeśli coś pójdzie nie tak, szkoda jest natychmiastowa, a produkt można wiązać ze sprzedawcą. System unijny wyznacza więc imiennie osobę odpowiedzialną za każdy produkt i wymaga, aby dokumenty istniały przed wprowadzeniem na rynek, a nie po reklamacji. Klasyczny model dropshippingu, w którym sprzedawca wystawia towary dostawcy, a dostawca wysyła je klientowi, nie znosi tych obowiązków. Rozkłada jedynie role między kilka podmiotów, a jeśli nie przydzielą ich Państwo świadomie, mogą Państwo skończyć z całością na swoich barkach.

Przeczytaj też Jak wybrać producenta kontraktowego kosmetyków

Kto jest producentem, importerem, dystrybutorem lub osobą odpowiedzialną?

Rozporządzenie definiuje role według tego, co robi firma, a nie jak sama się nazywa:

• Producent: wytwarza produkt lub zleca jego wytworzenie i wprowadza go do obrotu pod swoją nazwą lub znakiem towarowym.
• Importer: po raz pierwszy wprowadza do obrotu na rynku UE produkt z kraju spoza UE.
• Dystrybutor: udostępnia produkt na rynku, nie będąc producentem ani importerem.
• Osoba odpowiedzialna: osoba prawna lub fizyczna z siedzibą w UE, odpowiadająca za zgodność każdego produktu.

Dystrybutor, który wprowadza produkt do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym albo modyfikuje produkt już znajdujący się na rynku w sposób mogący wpłynąć na zgodność, jest traktowany jako osoba odpowiedzialna. Dla dropshippera prowadzącego sklep private label to zwykła sytuacja. Więcej o powiązaniu tej roli z dokumentacją bezpieczeństwa znajdą Państwo w naszym poradniku o CPSR.

A jeśli dostawca jest spoza UE?

To najczęstszy układ i najbardziej ryzykowny. Gdy towar jest wysyłany spoza UE do klienta w UE, produkt jest wprowadzany do obrotu na rynku UE i ktoś z siedzibą w UE musi pełnić funkcję osoby odpowiedzialnej oraz przejąć obowiązki importera. Kupujący często o tym nie wiedzą, bo dostawca mówi „wysyłamy na cały świat”. Organy celne i nadzoru rynku mogą zatrzymać lub zniszczyć produkty bez osoby odpowiedzialnej w UE lub bez właściwych dokumentów, a platformy handlowe usuwają oferty po reklamacji. Jeśli nie potrafią Państwo wskazać osoby odpowiedzialnej w UE dla danego produktu, nie należy go wystawiać.

Jakie dokumenty muszą istnieć przed wystawieniem produktu?

1. Raport bezpieczeństwa produktu kosmetycznego (CPSR): część A i część B, podpisane przez wykwalifikowanego asesora bezpieczeństwa, dla dokładnie tej receptury i opakowania, które Państwo sprzedają.
2. Dokumentacja informacyjna produktu (PIF): opis, metoda produkcji, oświadczenie GMP, dowody deklarowanych efektów i informacje o testach na zwierzętach, przechowywana przez dziesięć lat od wprowadzenia na rynek ostatniej partii.
3. Zgłoszenie w CPNP przed wprowadzeniem produktu do obrotu.
4. Wzór etykiety: z nazwą i adresem osoby odpowiedzialnej w UE, zawartością, numerem partii, PAO lub datą minimalnej trwałości, ostrzeżeniami i wykazem INCI.
5. Dane z badań: wyniki testów stabilności, jakości mikrobiologicznej oraz, dla produktów wodnych, testu obciążeniowego (challenge test).

Przeczytaj też Zgodność marki kosmetycznej influencera: podstawy

Dlaczego dokumenty dostawców white-label często nie wystarczają?

Wielu dostawców przesyła plik PDF z kilkoma nazwami składników, certyfikat badań o niejasnym pochodzeniu lub raport bezpieczeństwa dla innej receptury. Należy dokładnie sprawdzić:

• Czy CPSR wskazuje dokładny produkt, wariant i opakowanie oraz czy jest podpisany przez wykwalifikowanego asesora?
• Czy asesor i raport są ważne w UE, a nie tylko na innym rynku?
• Czy wykaz składników na etykiecie odpowiada recepturze z raportu?
• Czy dane z badań są aktualne i wykonane na gotowym produkcie w ostatecznym opakowaniu?
• Czy dostawca poinformuje Państwa przed zmianą receptury lub surowców?

Dokument, który nie odpowiada wysyłanemu produktowi, nie chroni. Jeśli dostawca nie udostępni Państwu lub asesorowi pełnej receptury i danych, nie da się zachować zgodności.

A co z etykietowaniem, gdy paczkę wysyła ktoś inny?

Etykieta, która trafia do klienta, musi być zgodna z przepisami kraju sprzedaży, w wymaganym języku, z Państwa nazwą i adresem jako osoby odpowiedzialnej (jeśli to Państwo nią są), a nie tylko z danymi dostawcy. Etykietom drukowanym za granicą często brakuje adresu osoby odpowiedzialnej w UE, wskazują importera spoza UE, zawierają niepoparte oświadczenia albo nie mają symbolu PAO. Warto poprosić o próbne paczki i obejrzeć produkt dokładnie tak, jak otrzyma go klient. Nasza praca nad CPSR obejmuje przegląd etykiety względem oceny.

Jakie oświadczenia i składniki sprawiają kłopoty?

• Składniki zakazane lub ograniczone: receptury przygotowane dla innych rynków mogą zawierać substancje zakazane lub ograniczone w UE. Każdy składnik należy sprawdzić względem załączników.
• Oświadczenia brzmiące medycznie: opisy dostawców skopiowane do sklepu, takie jak „leczy” lub „działa na egzemę”, mogą w oczach organów zmienić kosmetyk w lek bez pozwolenia.
• Niepotwierdzone wyniki: zdjęcia przed i po oraz wartości procentowe zaczerpnięte ze strony dostawcy wymagają dowodów dla Państwa produktu.
• Testy na zwierzętach: UE zakazuje wprowadzania do obrotu produktów, których końcowa receptura lub składniki były testowane na zwierzętach w celu spełnienia wymogów rozporządzenia.

Przeczytaj też Zmiana receptury kosmetyku: co przebadać ponownie po zmianie

Czy wysyłka i przechowywanie wpływają na zgodność?

Tak. Produkt leżący miesiącami w magazynie lub transportowany w upale i mrozie może ulec degradacji albo zanieczyszczeniu. Okres trwałości i PAO na etykiecie muszą być poparte danymi o stabilności, a warunki przechowywania powinny być realistyczne dla Państwa łańcucha logistycznego. Sprzedawcy, który nie widzi towaru, łatwo to zlekceważyć, a drogo za to zapłacić.

Czy zasady marketplace’ów i prawa konsumenckiego coś dodają?

Tak. Akt o usługach cyfrowych wymaga, aby internetowe platformy handlowe wiedziały, kim są ich sprzedawcy, i reagowały na nielegalne produkty, więc ofertę bez właściwych dokumentów łatwo usunąć. Przepisy o sprzedaży na odległość dają konsumentom prawo odstąpienia od umowy, zwykle w ciągu 14 dni, z ograniczeniami dla zapieczętowanych produktów higienicznych po otwarciu. Państwa sklep potrzebuje też rzetelnych informacji o produkcie, danych identyfikujących firmę oraz sposobu obsługi reklamacji i ostrzeżeń o bezpieczeństwie. Te obowiązki dochodzą do przepisów kosmetycznych, a ich nie zastępują.

Praktyczna lista kontrolna dropshippera

1. Pisemnie ustalić, kto będzie osobą odpowiedzialną w UE.
2. Przed wyborem produktu zażądać pełnej receptury, CPSR, dostępu do PIF i danych z badań.
3. Zlecić przegląd CPSR własnemu asesorowi lub zamówić go dla swojego produktu.
4. Zgłosić produkt w CPNP.
5. Sprawdzić etykietę rzeczywistej próbki, a nie makiety.
6. Przejrzeć każde oświadczenie w sklepie, reklamach i mediach społecznościowych.
7. Uzgodnić z dostawcą umowę dotyczącą kontroli zmian, informacji o partiach i wycofań.
8. Monitorować reklamacje i być gotowym do szybkiego wycofania produktu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy potrzebuję CPSR, jeśli mój dostawca już go ma?

Potrzebują Państwo ważnego CPSR dla produktu, który wprowadzają do obrotu. Jeśli są Państwo osobą odpowiedzialną, musi być dla Państwa dostępny. Raport dostawcy może pomóc tylko wtedy, gdy obejmuje dokładnie Państwa produkt i został podpisany przez wykwalifikowanego asesora.

Czy mogę sprzedawać kosmetyki w dropshippingu spoza UE bezpośrednio klientom w UE?

Tylko jeśli ustanowiono osobę odpowiedzialną z siedzibą w UE, a produkt spełnia wszystkie przepisy. Bez tego produkt jest niezgodny, a organy celne lub inne mogą go zablokować.

Czy małe sklepy dropshippingowe podlegają kontrolom?

Mogą podlegać. Organy działają na podstawie reklamacji, zgłoszeń z platform handlowych i internetowych akcji kontrolnych, a rozmiar nie daje zwolnienia.

Najważniejsze wnioski

• Dropshipping nie przenosi odpowiedzialności prawnej na dostawcę: sprzedaż pod własną nazwą zwykle czyni Państwa osobą odpowiedzialną.
• Każdy produkt wymaga podpisanego CPSR, PIF, zgłoszenia w CPNP i zgodnej etykiety UE.
• Produkty wysyłane spoza UE nadal wymagają osoby odpowiedzialnej w UE.
• Dokumenty dostawcy należy sprawdzać względem dokładnego produktu i zachować kontrolę nad zmianami receptury i oświadczeniami.