Cum trimiteți probe cosmetice la laborator: ghid pas cu pas

Un test este la fel de bun ca proba din spatele lui. Dacă doriți să trimiteți probe cosmetice la laborator și să primiți un raport pe care vă puteți baza, câteva alegeri simple privind ambalarea, etichetarea și expedierea fac toată diferența. Acest ghid vă conduce prin ele, de la alegerea unităților potrivite până în momentul în care coletul este ridicat de la ușa dumneavoastră.

Răspunsul pe scurt

Trimiteți unități finite, nedeschise, dintr-un singur lot de producție, în ambalajul final de vânzare, etichetate clar și sigilate astfel încât nimic să nu poată curge. Comandați mai întâi testele online, programați ridicarea gratuită cu DHL, puneți referința comenzii în colet și expediați-l în aceeași zi, dacă este posibil. Laboratorul testează apoi probele exact așa cum le-ar primi un consumator.

De ce contează atât de mult proba

Fiecare rezultat dintr-un raport se aplică probei care a fost testată și nimic altceva. Un challenge test efectuat pe un prototip făcut la cântarul de bucătărie nu dovedește că formula dumneavoastră de producție este conservată. Un test de stabilitate într-un borcan de sticlă spune puțin despre tubul de plastic pe care îl veți vinde de fapt. Evaluatorii de siguranță, retailerii și autoritățile citesc un raport cu o singură întrebare în minte: este acesta produsul de pe raft? Proba dumneavoastră este răspunsul.

Citiți și Procesul de testare cosmetică la Cosmetic Testing Lab (de la început până la sfârșit)

Alegeți probele potrivite

• Folosiți formula finală. Conservarea, pH-ul și vâscozitatea se pot schimba toate odată cu mici ajustări. Testați versiunea pe care o veți lansa.
• Folosiți ambalajul final. Pompele, pipetele, tuburile și borcanele influențează atât riscul de contaminare, cât și stabilitatea. Compatibilitatea cu ambalajul poate fi testată doar în ambalajul real.
• Folosiți un singur lot. Amestecarea unităților din loturi diferite face rezultatul imposibil de trasat.
• Folosiți unități proaspete, nedeschise. Probele care au fost deschise, împărțite sau ținute într-o mașină încinsă nu reprezintă produsul.

Câte unități și câtă cantitate de produs?

Fiecare test are nevoie de propriile unități, deoarece o unitate deschisă pentru un test nu mai poate fi folosită pentru altul, iar un challenge test sau un plan de stabilitate consumă produs. Cantitatea necesară depinde de test și de mărimea ambalajului și este afișată la comandă. Dacă comandați mai multe teste odată, trimiteți suficiente unități separate pentru fiecare și adăugați câteva unități de rezervă în caz că ceva se deteriorează în timpul transportului. Când aveți îndoieli, trimiteți mai mult, nu mai puțin: cererea unui al doilea colet costă zile.

Etichetați fiecare unitate

Trasabilitatea este o idee de bază a bunelor practici de fabricație (ISO 22716) și începe cu o etichetă. Treceți următoarele pe fiecare unitate sau pe o etichetă atașată acesteia:

• Denumirea produsului exact așa cum apare în comanda dumneavoastră.
• Numărul lotului și data producției.
• Pentru ce test este destinată unitatea, dacă expediați mai multe.
• Numele companiei dumneavoastră sau referința comenzii.

Scrierea numărului lotului pe un autocolant este mai bună decât să vă bazați pe un cod imprimat pe ambalaj, care poate fi greu de citit. Asigurați-vă că aceleași informații apar și pe formularul de comandă, deoarece raportul semnat se va referi la ele.

Citiți și Cum alegeți un laborator de testare cosmetică: ghid practic

Ambalați coletul în siguranță

Tratați coletul ca și cum ar fi scăpat pe jos. Închideți toate capacele și pompele și luați în considerare o bucată mică de folie sau de bandă sub capac, astfel încât lichidele să nu se strecoare afară în timpul transportului. Puneți fiecare unitate într-o pungă sigilată, înveliți-o și umpleți spațiul gol, astfel încât unitățile să nu se poată mișca. Folosiți o cutie exterioară rezistentă. Dacă o unitate curge, poate deveni inutilizabilă pentru testare, iar un colet care curge poate fi refuzat de transportator.

Spuneți-ne din timp dacă produsul este inflamabil, de exemplu loțiuni tonice bogate în alcool, parfumuri sau aerosoli. Transportatorii pot aplica reguli speciale unor astfel de mărfuri. O scurtă notă la comandă evită întârzierile.

Temperatura și timpul în tranzit

Majoritatea cosmeticelor călătoresc bine la temperatura ambiantă timp de câteva zile. Produsele care conțin ingrediente vii, emulsiile sensibile la căldură sau la îngheț ori formulele destinate păstrării la rece necesită o atenție suplimentară. Evitați expedierea înaintea weekendurilor sau a sărbătorilor, ca să nu stea coletul într-un depozit. Dacă produsul dumneavoastră este sensibil la temperatură, spuneți acest lucru la comandă, astfel încât laboratorul să îl poată manipula corect la sosire și să noteze orice abatere în raport.

Comandați mai întâi, apoi programați ridicarea

1. Comandați online. Alegeți testele și nivelurile pe site. Comanda creează referința pe care o veți pune în colet.
2. Programați ridicarea gratuită cu DHL. Un curier ridică coletul de la ușa dumneavoastră, așa că nu trebuie să mergeți la poștă și nici să plătiți transportul.
3. Pregătiți coletul. Etichetați și ambalați unitățile așa cum este descris mai sus și adăugați o copie tipărită a referinței comenzii.
4. Predați-l. Curierul preia coletul, iar dumneavoastră îl puteți urmări cu ajutorul informațiilor de tracking.
5. Confirmăm primirea. Testarea începe după sosirea probelor, iar termenele fiecărui test curg din acel moment.

Citiți și Laborator de testare cosmetice în Europa: ghid pentru branduri non-UE

Trimiterea probelor din afara UE

Dacă expediați dintr-o țară din afara UE, se aplică regulile vamale. Curierii cer de obicei o factură comercială simplă sau o factură proforma care descrie marfa drept probe pentru testare de laborator, fără valoare comercială. Cerințele diferă în funcție de transportator și de destinație, așa că urmați instrucțiunile primite de la curier la programare. Planificați câteva zile suplimentare pentru vămuire, întrucât termenele de testare încep la sosire.

Ce să puneți în colet

Adăugați o scurtă listă de colet pe hârtie, nu doar într-un e-mail: denumirea produsului, numărul lotului, numărul de unități și testul pentru care este destinat fiecare grup de unități. Includeți referința comenzii și un număr de telefon sau o adresă de e-mail a cuiva care poate răspunde la întrebări cât timp coletul este în tranzit. Marcați manipularea specială, precum „a se păstra în poziție verticală” sau „inflamabil”, și pe exterior. În sfârșit, fotografiați coletul ambalat și păstrați numărul de tracking. Dacă o unitate se deteriorează pe drum, aceste două detalii accelerează orice discuție cu transportatorul și cu noi.

Greșeli frecvente

• Trimiterea unor recipiente de probă umplute manual, în loc de ambalajul finit.
• Amestecarea loturilor sau uitarea de a scrie numărul lotului.
• Trimiterea a prea puține unități, astfel încât un test trebuie să aștepte un al doilea colet.
• Folosirea unui plic subțire pentru o sticlă de sticlă.
• Modificarea formulei după expedierea probelor, fără să ne spuneți.
• Expedierea vinerea și lăsarea coletului să stea peste weekend.

Ce se întâmplă când sosește coletul

Verificăm unitățile în raport cu comanda dumneavoastră, înregistrăm starea și temperatura coletului la sosire și le păstrăm în condiții adecvate până la începerea testării. Dacă ceva pare în neregulă, de exemplu produs scurs sau unități lipsă, vă contactăm înainte de a efectua un test care ar putea da un rezultat înșelător. La finalul testării descărcați rapoartele PDF semnate, gata pentru CPSR și pentru dosarul cu informații despre produs.

Întrebări frecvente

Pot trimite un prototip în loc de un produs finit?

Puteți, iar raportul se va aplica atunci acelui prototip. Nu va înlocui testarea formulei și a ambalajului finale, iar evaluatorul dumneavoastră de siguranță poate cere date noi dacă se schimbă ceva.

Plătesc pentru expedierea probelor?

Ridicarea cu DHL de la ușa dumneavoastră este gratuită. Trebuie doar să pregătiți coletul.

Ar trebui să trimit aceleași unități pentru mai multe teste?

Nu. Trimiteți unități separate pentru fiecare test, deoarece teste precum testul de specificații microbiologice necesită produs nedeschis, iar un test efectuat pe o unitate deschisă nu ar reprezenta un produs proaspăt.

Concluzii esențiale

• Trimiteți unități finite, nedeschise, dintr-un singur lot, în ambalajul final.
• Etichetați fiecare unitate cu denumirea produsului și numărul lotului și ambalați-o etanș.
• Comandați mai întâi online, apoi programați ridicarea gratuită cu DHL și puneți referința comenzii în colet.
• Spuneți-ne din timp despre produsele inflamabile sau sensibile la temperatură.