Slik sender du kosmetikkprøver til et laboratorium

En test er bare så god som prøven bak den. Vil du sende kosmetikkprøver til et laboratorium og få en rapport du kan stole på, utgjør noen enkle valg om emballasje, merking og frakt hele forskjellen. Denne guiden tar deg gjennom dem, fra valget av riktige enheter til øyeblikket pakken hentes ved døren din.

Kort svar

Send ferdige, uåpnede enheter fra ett produksjonsparti, i den endelige salgsemballasjen, tydelig merket og forseglet slik at ingenting kan lekke. Bestill testene dine på nett først, bestill den gratis DHL-hentingen, legg bestillingsreferansen i pakken og send den samme dag hvis mulig. Laboratoriet tester da prøvene nøyaktig slik en forbruker ville mottatt dem.

Hvorfor prøven betyr så mye

Hvert resultat i en rapport gjelder prøven som ble testet og ingenting annet. En challenge-test kjørt på en prototype fra et kjøkkenvekt beviser ikke at produksjonsformelen din er konservert. En stabilitetstest i en glasskrukke sier lite om plasttuben du faktisk skal selge. Sikkerhetsvurderere, forhandlere og myndigheter leser en rapport med ett spørsmål i tankene: er dette produktet som står i hyllen? Prøven din er svaret.

Les også Kosmetikktesting hos Cosmetic Testing Lab (fra start til slutt)

Velg riktige prøver

• Bruk den endelige formelen. Konservering, pH og viskositet kan alle endres med små justeringer. Test versjonen du skal lansere.
• Bruk den endelige emballasjen. Pumper, dråpetellere, tuber og krukker påvirker både forurensningsrisiko og stabilitet. Emballasjekompatibilitet kan bare testes i den virkelige emballasjen.
• Bruk ett parti. Å blande enheter fra ulike partier gjør resultatet umulig å spore.
• Bruk ferske, uåpnede enheter. Prøver som er åpnet, delt eller oppbevart i en varm bil representerer ikke produktet.

Hvor mange enheter, og hvor mye produkt?

Hver test trenger sine egne enheter, fordi en enhet som er åpnet for én test ikke kan brukes til en annen, og en challenge-test eller stabilitetsplan forbruker produkt. Mengden som kreves avhenger av testen og pakningsstørrelsen, og vises når du bestiller. Bestiller du flere tester samtidig, send nok separate enheter til hver, og legg til noen ekstra enheter i tilfelle noe skades under transporten. I tvil, send heller mer enn mindre: å be om en ny pakke koster dager.

Merk hver enhet

Sporbarhet er en kjerneidé i god produksjonspraksis (ISO 22716), og den starter med en etikett. Sett følgende på hver enhet eller på en lapp festet til den:

• Produktnavn nøyaktig slik det står i bestillingen din.
• Partinummer og produksjonsdato.
• Hvilken test enheten er ment for, hvis du sender flere.
• Firmanavnet ditt eller bestillingsreferansen.

Å skrive partinummeret på en klistremerke er bedre enn å stole på en kode trykt på emballasjen, som kan være vanskelig å lese. Pass på at den samme informasjonen står på bestillingsskjemaet, fordi den signerte rapporten vil vise til den.

Les også Slik velger du et laboratorium for kosmetikktesting

Pakk pakken trygt

Behandle pakken som om den kommer til å bli sluppet. Lukk alle lokk og pumper, og vurder en liten bit film eller tape under lokket slik at væsker ikke siver ut under transporten. Legg hver enhet i en forseglet pose, pakk den inn og fyll tomrom slik at enhetene ikke kan flytte seg. Bruk en solid ytterboks. Hvis en enhet lekker, kan den være ubrukelig for testing, og en lekkende pakke kan bli avvist av transportøren.

Si fra på forhånd hvis produktet er brannfarlig, for eksempel alkoholrike ansiktsvann, parfymer eller aerosoler. Transportører kan bruke særskilte regler for slike varer. En kort merknad ved bestilling unngår forsinkelser.

Temperatur og tid under transport

De fleste kosmetiske produkter tåler transport ved romtemperatur i noen dager. Produkter som inneholder levende ingredienser, emulsjoner som er følsomme for varme eller frost, eller formler som skal lagres kjølig, krever ekstra omtanke. Unngå å sende før helger eller helligdager slik at pakken ikke blir stående i et lager. Er produktet ditt temperaturfølsomt, si fra om det ved bestilling slik at laboratoriet kan håndtere det riktig ved ankomst og notere eventuelle avvik i rapporten.

Bestill først, bestill deretter henting

1. Bestill på nett. Velg testene og nivåene dine på nettsiden. Bestillingen oppretter referansen du legger i pakken.
2. Bestill gratis DHL-henting. En budbil henter pakken ved døren din, så du slipper å dra til postkontoret eller betale for frakt.
3. Forbered pakken. Merk og pakk enhetene som beskrevet ovenfor og legg ved en utskrevet kopi av bestillingsreferansen.
4. Overlever den. Budet tar pakken, og du kan følge den med sporingsinformasjonen.
5. Vi bekrefter mottak. Testingen starter etter at prøvene er kommet fram, og tidslinjene for hver test løper fra det tidspunktet.

Les også Kosmetikklaboratorium i Europa: guide for merkevarer utenfor EU

Sending av prøver fra utenfor EU

Sender du fra et land utenfor EU, gjelder tollregler. Transportører ber vanligvis om en enkel handelsfaktura eller proforma som beskriver varene som prøver til laboratorietesting uten kommersiell verdi. Kravene varierer etter transportør og bestemmelsessted, så følg instruksjonene budtjenesten gir når du bestiller. Planlegg noen ekstra dager for tollklarering, siden testtidslinjene begynner ved ankomst.

Hva du skal legge i pakken

Legg ved en kort pakkeliste på papir, ikke bare i en e-post: produktnavn, partinummer, antall enheter og hvilken test hver gruppe enheter er til. Ta med bestillingsreferansen og et telefonnummer eller en e-postadresse til noen som kan svare på spørsmål mens pakken er underveis. Merk særskilt håndtering, som “hold oppreist” eller “brannfarlig”, også på utsiden. Til slutt, fotografer den ferdigpakkede pakken og behold sporingsnummeret. Hvis en enhet skades på veien, gjør disse to detaljene hver samtale med transportøren og med oss raskere.

Vanlige feil

• Å sende håndfylte prøvebokser i stedet for den ferdige emballasjen.
• Å blande partier eller glemme å skrive partinummeret.
• Å sende for få enheter, slik at én test må vente på en ny pakke.
• Å bruke en tynn konvolutt til en glassflaske.
• Å endre formelen etter at prøvene er sendt uten å si fra til oss.
• Å sende på en fredag og la pakken ligge over helgen.

Hva som skjer når pakken kommer fram

Vi kontrollerer enhetene mot bestillingen din, registrerer pakkens tilstand og temperatur ved ankomst og lagrer dem under egnede forhold til testingen starter. Ser noe galt ut, som lekket produkt eller manglende enheter, kontakter vi deg før vi kjører en test som kan gi et misvisende resultat. Når testingen er ferdig, laster du ned de signerte PDF-rapportene, som er klare for CPSR og produktinformasjonsfilen.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg sende en prototype i stedet for et ferdig produkt?

Det kan du, og rapporten vil da gjelde den prototypen. Den erstatter ikke testing av den endelige formelen og emballasjen, og sikkerhetsvurdereren din kan be om nye data hvis noe endres.

Betaler jeg for å sende prøvene?

DHL-hentingen ved døren din er gratis. Du trenger bare å forberede pakken.

Bør jeg sende de samme enhetene til flere tester?

Nei. Send separate enheter til hver test, fordi tester som testen av mikrobiologiske spesifikasjoner trenger uåpnet produkt, og en test kjørt på en åpnet enhet ville ikke representere et ferskt produkt.

Viktigste punkter

• Send ferdige, uåpnede enheter fra ett parti i den endelige emballasjen.
• Merk hver enhet med produktnavn og partinummer, og pakk den lekkasjesikkert.
• Bestill på nett først, bestill deretter den gratis DHL-hentingen og legg bestillingsreferansen i pakken.
• Si fra til oss på forhånd om brannfarlige eller temperaturfølsomme produkter.