Ein Test ist nur so gut wie die Probe dahinter. Wenn Sie Kosmetikproben an ein Labor senden und einen verlässlichen Bericht erhalten möchten, entscheiden einige einfache Entscheidungen zu Verpackung, Kennzeichnung und Versand über das Ergebnis. Dieser Leitfaden führt Sie durch alle Schritte, von der Auswahl der richtigen Einheiten bis zu dem Moment, in dem das Paket an Ihrer Tür abgeholt wird.
Inhalt
- Die kurze Antwort
- Warum die Probe so wichtig ist
- Wählen Sie die richtigen Proben
- Wie viele Einheiten und wie viel Produkt?
- Kennzeichnen Sie jede Einheit
- Verpacken Sie das Paket sicher
- Temperatur und Zeit auf dem Transport
- Erst bestellen, dann die Abholung buchen
- Proben aus Ländern außerhalb der EU senden
- Was ins Paket gehört
- Häufige Fehler
- Was passiert, wenn das Paket ankommt
- Häufig gestellte Fragen
- Wichtigste Erkenntnisse
Die kurze Antwort
Senden Sie fertige, ungeöffnete Einheiten aus einer Produktionscharge, in der endgültigen Verkaufsverpackung, klar gekennzeichnet und so verschlossen, dass nichts auslaufen kann. Bestellen Sie zuerst Ihre Tests online, buchen Sie die kostenlose DHL-Abholung, legen Sie die Bestellreferenz ins Paket und versenden Sie es möglichst am selben Tag. Das Labor prüft die Proben dann genau so, wie ein Verbraucher sie erhalten würde.
Warum die Probe so wichtig ist
Jedes Ergebnis in einem Bericht gilt für die geprüfte Probe und für nichts anderes. Ein Challenge-Test an einem Prototyp aus der Küchenwaage beweist nicht, dass Ihre Serienrezeptur ausreichend konserviert ist. Ein Stabilitätstest im Glastiegel sagt wenig über die Kunststofftube aus, die Sie tatsächlich verkaufen. Sicherheitsbewerter, Händler und Behörden lesen einen Bericht mit einer Frage im Kopf: Ist das das Produkt im Regal? Ihre Probe ist die Antwort.
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Wählen Sie die richtigen Proben
- Verwenden Sie die endgültige Rezeptur. Konservierung, pH-Wert und Viskosität können sich schon bei kleinen Anpassungen ändern. Testen Sie die Version, die Sie auf den Markt bringen.
- Verwenden Sie die endgültige Verpackung. Pumpen, Pipetten, Tuben und Tiegel beeinflussen Kontaminationsrisiko und Stabilität. Die Verpackungsverträglichkeit lässt sich nur in der echten Verpackung prüfen.
- Verwenden Sie eine Charge. Das Mischen von Einheiten aus verschiedenen Chargen macht das Ergebnis nicht nachvollziehbar.
- Verwenden Sie frische, ungeöffnete Einheiten. Proben, die geöffnet, geteilt oder in einem heißen Auto aufbewahrt wurden, repräsentieren das Produkt nicht.
Wie viele Einheiten und wie viel Produkt?
Jeder Test braucht eigene Einheiten, denn eine für einen Test geöffnete Einheit kann nicht für einen anderen verwendet werden, und ein Challenge-Test oder Stabilitätsplan verbraucht Produkt. Die erforderliche Menge hängt vom Test und von der Packungsgröße ab und wird bei der Bestellung angezeigt. Bestellen Sie mehrere Tests gleichzeitig, senden Sie für jeden genügend getrennte Einheiten und legen Sie einige Reserveeinheiten für den Fall eines Transportschadens bei. Im Zweifel lieber mehr als weniger: Ein zweites Paket kostet Tage.
Kennzeichnen Sie jede Einheit
Rückverfolgbarkeit ist ein Kerngedanke der guten Herstellungspraxis (ISO 22716), und sie beginnt mit einem Etikett. Vermerken Sie Folgendes auf jeder Einheit oder auf einem daran befestigten Anhänger:
- Produktname genau so, wie er in Ihrer Bestellung steht.
- Chargennummer und Herstellungsdatum.
- Für welchen Test die Einheit bestimmt ist, wenn Sie mehrere senden.
- Ihren Firmennamen oder Ihre Bestellreferenz.
Die Chargennummer auf einen Aufkleber zu schreiben ist besser, als sich auf einen aufgedruckten Code zu verlassen, der schwer lesbar sein kann. Achten Sie darauf, dass dieselben Angaben im Bestellformular stehen, denn der unterschriebene Bericht bezieht sich darauf.
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Verpacken Sie das Paket sicher
Behandeln Sie das Paket, als würde es fallen gelassen. Schließen Sie alle Kappen und Pumpen und erwägen Sie ein kleines Stück Folie oder Klebeband unter der Kappe, damit keine Flüssigkeit beim Transport austritt. Stecken Sie jede Einheit in einen verschlossenen Beutel, umwickeln Sie sie und füllen Sie Hohlräume, damit sich nichts bewegen kann. Verwenden Sie einen stabilen Außenkarton. Läuft eine Einheit aus, kann sie für den Test unbrauchbar sein, und ein auslaufendes Paket kann vom Transporteur abgelehnt werden.
Teilen Sie uns vorab mit, wenn das Produkt entzündlich ist, zum Beispiel alkoholreiche Gesichtswasser, Parfums oder Aerosole. Transporteure können für solche Waren besondere Regeln anwenden. Ein kurzer Hinweis bei der Bestellung vermeidet Verzögerungen.
Temperatur und Zeit auf dem Transport
Die meisten Kosmetika vertragen einige Tage Transport bei Umgebungstemperatur gut. Produkte mit lebenden Inhaltsstoffen, hitze- oder frostempfindliche Emulsionen oder Rezepturen, die kühl gelagert werden sollen, erfordern besondere Überlegung. Vermeiden Sie den Versand vor Wochenenden oder Feiertagen, damit das Paket nicht in einem Lager wartet. Ist Ihr Produkt temperaturempfindlich, sagen Sie es bei der Bestellung, damit das Labor es bei Ankunft korrekt behandelt und Abweichungen im Bericht vermerkt.
Erst bestellen, dann die Abholung buchen
- Online bestellen. Wählen Sie Ihre Tests und Stufen auf der Website. Die Bestellung erzeugt die Referenz, die Sie ins Paket legen.
- Kostenlose DHL-Abholung buchen. Ein Kurier holt das Paket an Ihrer Tür ab, Sie müssen also weder zur Post noch Versandkosten zahlen.
- Paket vorbereiten. Kennzeichnen und verpacken Sie die Einheiten wie oben beschrieben und legen Sie einen Ausdruck der Bestellreferenz bei.
- Übergeben. Der Kurier nimmt das Paket mit, und Sie können es mit den Sendungsinformationen verfolgen.
- Wir bestätigen den Eingang. Die Prüfung beginnt nach Ankunft der Proben, und die Laufzeiten der einzelnen Tests rechnen ab diesem Zeitpunkt.
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Proben aus Ländern außerhalb der EU senden
Versenden Sie aus einem Land außerhalb der EU, gelten Zollvorschriften. Kurierdienste verlangen in der Regel eine einfache Handelsrechnung oder Proforma-Rechnung, die die Ware als Proben für Laboruntersuchungen ohne Handelswert beschreibt. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Transporteur und Zielort, folgen Sie daher den Hinweisen des Kuriers bei der Buchung. Planen Sie einige zusätzliche Tage für die Zollabfertigung ein, da die Prüfzeiten mit der Ankunft beginnen.
Was ins Paket gehört
Legen Sie eine kurze Packliste auf Papier bei, nicht nur in einer E-Mail: Produktname, Chargennummer, Anzahl der Einheiten und den Test, für den jede Gruppe von Einheiten bestimmt ist. Fügen Sie die Bestellreferenz und eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse einer Person bei, die während des Transports Fragen beantworten kann. Vermerken Sie besondere Handhabungshinweise wie “aufrecht halten” oder “entzündlich” auch außen. Fotografieren Sie schließlich das gepackte Paket und bewahren Sie die Sendungsnummer auf. Wird eine Einheit unterwegs beschädigt, beschleunigen diese beiden Angaben jedes Gespräch mit dem Transporteur und mit uns.
Häufige Fehler
- Von Hand abgefüllte Probendosen statt der fertigen Verpackung senden.
- Chargen mischen oder die Chargennummer vergessen.
- Zu wenige Einheiten senden, sodass ein Test auf ein zweites Paket warten muss.
- Einen dünnen Umschlag für eine Glasflasche verwenden.
- Die Rezeptur nach dem Versand ändern, ohne uns zu informieren.
- Am Freitag versenden und das Paket übers Wochenende liegen lassen.
Was passiert, wenn das Paket ankommt
Wir gleichen die Einheiten mit Ihrer Bestellung ab, dokumentieren Zustand und Temperatur des Pakets bei Ankunft und lagern die Proben unter geeigneten Bedingungen bis zum Teststart. Sieht etwas falsch aus, etwa ausgelaufenes Produkt oder fehlende Einheiten, melden wir uns bei Ihnen, bevor wir einen Test durchführen, der ein irreführendes Ergebnis liefern könnte. Nach Abschluss der Prüfung laden Sie die unterschriebenen PDF-Berichte herunter, die für den CPSR und die Produktinformationsdatei bereit sind.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich einen Prototyp statt eines fertigen Produkts senden?
Ja, der Bericht gilt dann für diesen Prototyp. Er ersetzt nicht den Test der endgültigen Rezeptur und Verpackung, und Ihre Sicherheitsbewertung kann neue Daten verlangen, wenn sich etwas ändert.
Muss ich den Versand der Proben bezahlen?
Die DHL-Abholung an Ihrer Tür ist kostenlos. Sie müssen nur das Paket vorbereiten.
Soll ich dieselben Einheiten für mehrere Tests senden?
Nein. Senden Sie für jeden Test getrennte Einheiten, denn Tests wie der Test der mikrobiologischen Spezifikationen brauchen ungeöffnetes Produkt, und ein Test an einer geöffneten Einheit würde kein frisches Produkt repräsentieren.
Wichtigste Erkenntnisse
- Senden Sie fertige, ungeöffnete Einheiten aus einer Charge in der endgültigen Verpackung.
- Kennzeichnen Sie jede Einheit mit Produktname und Chargennummer und verpacken Sie sie auslaufsicher.
- Erst online bestellen, dann die kostenlose DHL-Abholung buchen und die Bestellreferenz ins Paket legen.
- Informieren Sie uns vorab über entzündliche oder temperaturempfindliche Produkte.