Как отправить образцы косметики в лабораторию: пошаговое руководство

Испытание настолько хорошо, насколько хорош образец, на котором оно проведено. Если вы хотите отправить образцы косметики в лабораторию и получить отчёт, на который можно положиться, всё решают несколько простых решений об упаковке, маркировке и отправке. Это руководство проведёт вас по ним — от выбора подходящих единиц до момента, когда посылку заберут от вашей двери.

Краткий ответ

Отправляйте готовые, невскрытые единицы из одной производственной партии, в финальной розничной упаковке, чётко маркированные и герметично закрытые, чтобы ничего не протекло. Сначала закажите испытания онлайн, запишитесь на бесплатный забор DHL, вложите в посылку номер заказа и по возможности отправьте её в тот же день. Затем лаборатория испытывает образцы точно в том виде, в каком их получит потребитель.

Почему образец так важен

Каждый результат в отчёте относится к испытанному образцу и ни к чему другому. Challenge-тест, проведённый на прототипе, приготовленном на кухонных весах, не доказывает, что ваша производственная формула защищена консервантом. Испытание стабильности в стеклянной баночке мало что говорит о пластиковой тубе, которую вы будете продавать. Оценщики безопасности, ритейлеры и органы читают отчёт с одним вопросом: это тот продукт, что стоит на полке? Ваш образец — ответ на него.

Читайте также Процесс тестирования косметики в Cosmetic Testing Lab: от начала до конца

Выберите подходящие образцы

• Используйте финальную формулу. Консервация, pH и вязкость могут меняться даже при небольших корректировках. Испытывайте версию, с которой вы запустите продукт.
• Используйте финальную упаковку. Помпы, пипетки, тубы и баночки влияют и на риск загрязнения, и на стабильность. Совместимость упаковки можно проверить только в реальной таре.
• Используйте одну партию. Смешивание единиц из разных партий делает результат невозможным для прослеживания.
• Используйте свежие, невскрытые единицы. Образцы, которые вскрывали, раздавали или оставляли в нагретой машине, не представляют продукт.

Сколько единиц и сколько продукта?

Каждому испытанию нужны собственные единицы, поскольку единицу, вскрытую для одного испытания, нельзя использовать для другого, а challenge-тест или план стабильности расходуют продукт. Необходимое количество зависит от испытания и размера упаковки и показывается при оформлении заказа. Если вы заказываете сразу несколько испытаний, отправьте достаточно отдельных единиц для каждого и добавьте несколько запасных на случай повреждения при транспортировке. В сомнительных случаях лучше отправить больше, чем меньше: запрос второй посылки стоит дней.

Маркируйте каждую единицу

Прослеживаемость — основа надлежащей производственной практики (ISO 22716), и начинается она с этикетки. Укажите на каждой единице или на прикреплённой бирке следующее:

• Название продукта точно так, как оно указано в вашем заказе.
• Номер партии и дату производства.
• Для какого испытания предназначена единица, если вы отправляете несколько.
• Название вашей компании или номер заказа.

Написать номер партии на наклейке лучше, чем полагаться на код, напечатанный на упаковке, который может быть плохо читаем. Убедитесь, что та же информация указана в форме заказа, поскольку подписанный отчёт будет ссылаться на неё.

Читайте также Как выбрать лабораторию для испытаний косметики: практическое руководство

Надёжно упакуйте посылку

Относитесь к посылке так, будто её уронят. Закройте все крышки и помпы и подумайте о небольшом кусочке плёнки или ленты под крышкой, чтобы жидкости не просочились при перевозке. Поместите каждую единицу в герметичный пакет, оберните и заполните свободное пространство, чтобы единицы не двигались. Используйте прочную внешнюю коробку. Если единица протекла, она может оказаться непригодной для испытаний, а протекающая посылка может быть отклонена перевозчиком.

Заранее сообщите нам, если продукт огнеопасен, например тоники с высоким содержанием спирта, духи или аэрозоли. К таким грузам перевозчики могут применять особые правила. Короткая заметка при оформлении заказа позволит избежать задержек.

Температура и время в пути

Большинство косметических средств хорошо переносят несколько дней перевозки при комнатной температуре. Продукты с живыми ингредиентами, эмульсии, чувствительные к нагреву или замерзанию, и формулы, предназначенные для хранения в холоде, требуют дополнительного внимания. Избегайте отправки перед выходными или праздниками, чтобы посылка не лежала на складе. Если ваш продукт чувствителен к температуре, укажите это при заказе, чтобы лаборатория могла правильно обработать его по прибытии и отметить любые отклонения в отчёте.

Сначала заказ, затем запись на забор

1. Оформите заказ онлайн. Выберите испытания и уровни на сайте. Заказ создаёт номер, который вы вложите в посылку.
2. Запишитесь на бесплатный забор DHL. Курьер заберёт посылку от вашей двери, поэтому вам не нужно идти на почту или оплачивать доставку.
3. Подготовьте посылку. Промаркируйте и упакуйте единицы, как описано выше, и добавьте распечатанную копию номера заказа.
4. Передайте её. Курьер заберёт посылку, а вы сможете следить за ней по данным отслеживания.
5. Мы подтверждаем получение. Испытания начинаются после прибытия образцов, и сроки каждого испытания отсчитываются с этого момента.

Читайте также Лаборатория испытаний косметики в Европе: гид для брендов вне ЕС

Отправка образцов из-за пределов ЕС

Если вы отправляете из страны за пределами ЕС, действуют таможенные правила. Курьеры обычно просят простой коммерческий или проформа-инвойс, описывающий товар как образцы для лабораторных испытаний без коммерческой стоимости. Требования различаются в зависимости от перевозчика и направления, поэтому следуйте инструкциям курьера при бронировании. Заложите несколько дополнительных дней на таможенное оформление, поскольку сроки испытаний отсчитываются с момента прибытия.

Что положить в посылку

Добавьте краткий упаковочный лист на бумаге, а не только в письме: название продукта, номер партии, количество единиц и испытание, для которого предназначена каждая группа единиц. Вложите номер заказа и телефон или адрес электронной почты того, кто может ответить на вопросы, пока посылка в пути. Особые условия обращения, например “не переворачивать” или “огнеопасно”, отметьте и снаружи. Наконец, сфотографируйте упакованную посылку и сохраните номер отслеживания. Если единица повредится в пути, эти две детали ускорят любое общение с перевозчиком и с нами.

Типичные ошибки

• Отправка баночек с образцами, наполненных вручную, вместо готовой упаковки.
• Смешивание партий или отсутствие номера партии.
• Слишком мало единиц, из-за чего одному испытанию приходится ждать второй посылки.
• Использование тонкого конверта для стеклянного флакона.
• Изменение формулы после отправки образцов без уведомления нас.
• Отправка в пятницу, из-за которой посылка лежит все выходные.

Что происходит, когда посылка прибывает

Мы сверяем единицы с вашим заказом, фиксируем состояние и температуру посылки по прибытии и храним образцы в подходящих условиях до начала испытаний. Если что-то выглядит неправильно, например продукт протёк или единиц не хватает, мы связываемся с вами до проведения испытания, которое могло бы дать вводящий в заблуждение результат. Когда испытания завершены, вы скачиваете подписанные PDF-отчёты, готовые для CPSR и досье на продукт.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить прототип вместо готового продукта?

Можно, и тогда отчёт будет относиться к этому прототипу. Он не заменит испытания финальной формулы и упаковки, а ваш оценщик безопасности может запросить новые данные, если что-либо изменится.

Нужно ли мне оплачивать отправку образцов?

Забор DHL от вашей двери бесплатен. Вам нужно только подготовить посылку.

Следует ли отправлять одни и те же единицы для нескольких испытаний?

Нет. Отправляйте отдельные единицы для каждого испытания, поскольку для таких испытаний, как испытание микробиологических показателей, нужен невскрытый продукт, а испытание на вскрытой единице не представляло бы свежий продукт.

Главное

• Отправляйте готовые невскрытые единицы из одной партии в финальной упаковке.
• Маркируйте каждую единицу названием продукта и номером партии и упаковывайте её герметично.
• Сначала закажите онлайн, затем запишитесь на бесплатный забор DHL и вложите в посылку номер заказа.
• Заранее сообщайте нам об огнеопасных или чувствительных к температуре продуктах.