Un test vale quanto il campione su cui si basa. Se desidera inviare campioni cosmetici a un laboratorio e ottenere un rapporto affidabile, poche semplici scelte su confezione, etichettatura e spedizione fanno tutta la differenza. Questa guida La accompagna in queste scelte, dalla selezione delle unità giuste fino al momento in cui il pacco viene ritirato a casa Sua.
Indice
- La risposta breve
- Perché il campione conta tanto
- Scelga i campioni giusti
- Quante unità e quanto prodotto?
- Etichetti ogni unità
- Imballi il pacco in sicurezza
- Temperatura e tempo di transito
- Prima ordini, poi prenoti il ritiro
- Invio di campioni da paesi extra-UE
- Cosa mettere all’interno del pacco
- Errori comuni
- Cosa accade quando il pacco arriva
- Domande frequenti
- Punti chiave
La risposta breve
Invii unità finite e non aperte di un unico lotto di produzione, nella confezione finale per la vendita, chiaramente etichettate e sigillate in modo che nulla possa fuoriuscire. Ordini prima i test online, prenoti il ritiro DHL gratuito, inserisca nel pacco il riferimento dell’ordine e spedisca possibilmente lo stesso giorno. Il laboratorio testa poi i campioni esattamente come li riceverebbe un consumatore.
Perché il campione conta tanto
Ogni risultato di un rapporto si applica al campione testato e a nient’altro. Un challenge test eseguito su un prototipo fatto con la bilancia da cucina non dimostra che la Sua formula di produzione sia ben conservata. Un test di stabilità in un vasetto di vetro dice poco sul tubo di plastica che venderà davvero. Valutatori della sicurezza, rivenditori e autorità leggono un rapporto con una domanda in mente: è questo il prodotto sullo scaffale? Il Suo campione è la risposta.
Leggi anche Il processo di test cosmetici al Cosmetic Testing Lab, dall’inizio alla fine
Scelga i campioni giusti
- Utilizzi la formula finale. Conservazione, pH e viscosità possono cambiare con piccoli aggiustamenti. Testi la versione che lancerà.
- Utilizzi la confezione finale. Pompe, contagocce, tubi e vasetti influenzano sia il rischio di contaminazione sia la stabilità. La compatibilità con la confezione si può testare solo nella confezione reale.
- Utilizzi un unico lotto. Mescolare unità di lotti diversi rende il risultato impossibile da rintracciare.
- Utilizzi unità fresche e non aperte. Campioni aperti, condivisi o lasciati in un’auto calda non rappresentano il prodotto.
Quante unità e quanto prodotto?
Ogni test richiede le proprie unità, perché un’unità aperta per un test non può essere usata per un altro, e un challenge test o un piano di stabilità consuma prodotto. La quantità necessaria dipende dal test e dalla dimensione della confezione e viene indicata al momento dell’ordine. Se ordina più test insieme, invii abbastanza unità separate per ciascuno e aggiunga alcune unità di riserva nel caso qualcosa si danneggi durante il trasporto. In caso di dubbio, ne invii di più anziché di meno: richiedere un secondo pacco costa giorni.
Etichetti ogni unità
La rintracciabilità è un concetto cardine delle buone pratiche di fabbricazione (ISO 22716) e inizia con un’etichetta. Riporti quanto segue su ogni unità o su un cartellino ad essa fissato:
- Nome del prodotto esattamente come appare nel Suo ordine.
- Numero di lotto e data di produzione.
- A quale test è destinata l’unità, se ne spedisce diversi.
- Nome della Sua azienda o riferimento dell’ordine.
Scrivere il numero di lotto su un adesivo è meglio che affidarsi a un codice stampato sulla confezione, che può essere difficile da leggere. Si assicuri che le stesse informazioni compaiano nel modulo d’ordine, perché il rapporto firmato vi farà riferimento.
Leggi anche Come scegliere un laboratorio di analisi cosmetiche: guida pratica
Imballi il pacco in sicurezza
Tratti il pacco come se dovesse cadere. Chiuda tutti i tappi e le pompe e consideri un piccolo pezzo di pellicola o nastro sotto il tappo affinché i liquidi non fuoriescano durante il trasporto. Metta ogni unità in un sacchetto sigillato, la avvolga e riempia gli spazi vuoti in modo che le unità non possano muoversi. Utilizzi una scatola esterna robusta. Se un’unità perde, può risultare inutilizzabile per il test, e un pacco che perde può essere rifiutato dal corriere.
Ci avvisi in anticipo se il prodotto è infiammabile, ad esempio tonici ricchi di alcol, profumi o aerosol. I corrieri possono applicare regole speciali a tali merci. Una breve nota al momento dell’ordine evita ritardi.
Temperatura e tempo di transito
La maggior parte dei cosmetici viaggia bene a temperatura ambiente per alcuni giorni. I prodotti contenenti ingredienti vivi, le emulsioni sensibili al calore o al gelo o le formule destinate alla conservazione a freddo richiedono maggiore attenzione. Eviti di spedire prima del fine settimana o di festività, in modo che il pacco non resti fermo in un magazzino. Se il Suo prodotto è sensibile alla temperatura, lo indichi al momento dell’ordine in modo che il laboratorio possa gestirlo correttamente all’arrivo e annotare eventuali scostamenti nel rapporto.
Prima ordini, poi prenoti il ritiro
- Ordini online. Scelga test e livelli sul sito. L’ordine genera il riferimento da inserire nel pacco.
- Prenoti il ritiro DHL gratuito. Un corriere ritira il pacco a casa Sua, quindi non deve recarsi in un ufficio postale né pagare la spedizione.
- Prepari il pacco. Etichetti e imballi le unità come descritto sopra e aggiunga una copia stampata del riferimento dell’ordine.
- Lo consegni. Il corriere ritira il pacco e Lei può seguirlo con le informazioni di tracciamento.
- Confermiamo la ricezione. I test iniziano dopo l’arrivo dei campioni e i tempi di ciascun test decorrono da quel momento.
Leggi anche Laboratorio di test cosmetici in Europa: guida per marchi extra UE
Invio di campioni da paesi extra-UE
Se spedisce da un paese al di fuori dell’UE, si applicano le norme doganali. I corrieri chiedono di solito una semplice fattura commerciale o proforma che descriva la merce come campioni per prove di laboratorio senza valore commerciale. I requisiti variano in base al corriere e alla destinazione, quindi segua le istruzioni che il corriere fornisce al momento della prenotazione. Preveda alcuni giorni in più per lo sdoganamento, poiché i tempi di test iniziano all’arrivo.
Cosa mettere all’interno del pacco
Aggiunga una breve lista di imballaggio su carta, non solo in una e-mail: nome del prodotto, numero di lotto, numero di unità e test a cui è destinato ciascun gruppo di unità. Includa il riferimento dell’ordine e un numero di telefono o un’e-mail di qualcuno che possa rispondere a domande mentre il pacco è in transito. Indichi anche all’esterno le istruzioni speciali di manipolazione, come “tenere in posizione verticale” o “infiammabile”. Infine, fotografi il pacco imballato e conservi il numero di tracciamento. Se un’unità si danneggia durante il viaggio, questi due elementi accelerano ogni conversazione con il corriere e con noi.
Errori comuni
- Inviare vasetti di campione riempiti a mano invece della confezione finita.
- Mescolare lotti o dimenticare di scrivere il numero di lotto.
- Inviare troppe poche unità, così un test deve attendere un secondo pacco.
- Usare una busta sottile per una bottiglia di vetro.
- Cambiare la formula dopo aver spedito i campioni senza avvisarci.
- Spedire di venerdì lasciando il pacco fermo per il fine settimana.
Cosa accade quando il pacco arriva
Controlliamo le unità rispetto al Suo ordine, registriamo le condizioni e la temperatura del pacco all’arrivo e le conserviamo in condizioni adeguate fino all’inizio dei test. Se qualcosa non va, come prodotto fuoriuscito o unità mancanti, La contattiamo prima di eseguire un test che potrebbe dare un risultato fuorviante. Quando i test sono completati, scarica i rapporti PDF firmati, pronti per il CPSR e per il fascicolo informativo sul prodotto.
Domande frequenti
Posso inviare un prototipo invece di un prodotto finito?
Può farlo e il rapporto si applicherà a quel prototipo. Non sostituirà il test della formula e della confezione finali, e il Suo valutatore della sicurezza potrebbe richiedere nuovi dati se qualcosa cambia.
Pago io la spedizione dei campioni?
Il ritiro DHL a casa Sua è gratuito. Deve solo preparare il pacco.
Devo inviare le stesse unità per più test?
No. Invii unità separate per ciascun test, perché test come il test delle specifiche microbiologiche richiedono prodotto non aperto, e un test eseguito su un’unità aperta non rappresenterebbe un prodotto fresco.
Punti chiave
- Invii unità finite e non aperte di un unico lotto nella confezione finale.
- Etichetti ogni unità con nome del prodotto e numero di lotto e la imballi a prova di perdita.
- Ordini prima online, poi prenoti il ritiro DHL gratuito e inserisca il riferimento dell’ordine nel pacco.
- Ci informi in anticipo su prodotti infiammabili o sensibili alla temperatura.