Skicka kosmetiska prover till ett laboratorium: steg för steg

Ett test är bara så bra som provet bakom det. Om du vill skicka kosmetiska prover till ett laboratorium och få en rapport du kan lita på, gör några enkla val kring förpackning, märkning och frakt hela skillnaden. Den här guiden går igenom dem, från att välja rätt enheter till ögonblicket då paketet hämtas vid din dörr.

Det korta svaret

Skicka färdiga, oöppnade enheter från ett produktionsparti, i den slutliga detaljhandelsförpackningen, tydligt märkta och förseglade så att inget kan läcka. Beställ först dina tester online, boka den gratis DHL-upphämtningen, lägg beställningsreferensen i paketet och skicka det samma dag om möjligt. Laboratoriet testar sedan proverna exakt så som en konsument skulle få dem.

Varför provet spelar så stor roll

Varje resultat i en rapport gäller det prov som testades och inget annat. Ett challenge test på en prototyp från en köksvåg bevisar inte att din produktionsformula är konserverad. Ett stabilitetstest i en glasburk säger lite om den plasttub du faktiskt ska sälja. Säkerhetsbedömare, återförsäljare och myndigheter läser en rapport med en fråga i huvudet: är det här produkten som står i hyllan? Ditt prov är svaret.

Läs också Processen för kosmetiska tester hos Cosmetic Testing Lab, från start till mål

Välj rätt prover

• Använd den slutliga formulan. Konservering, pH och viskositet kan alla ändras med små justeringar. Testa den version du ska lansera.
• Använd den slutliga förpackningen. Pumpar, pipetter, tuber och burkar påverkar både kontaminationsrisk och stabilitet. Förpackningens kompatibilitet kan bara testas i den riktiga förpackningen.
• Använd ett parti. Om du blandar enheter från olika partier går resultatet inte att spåra.
• Använd färska, oöppnade enheter. Prover som har öppnats, delats eller legat i en varm bil representerar inte produkten.

Hur många enheter, och hur mycket produkt?

Varje test behöver sina egna enheter, eftersom en enhet som har öppnats för ett test inte kan användas för ett annat, och ett challenge test eller en stabilitetsplan förbrukar produkt. Hur mycket som krävs beror på testet och förpackningsstorleken, och det visas när du beställer. Om du beställer flera tester samtidigt, skicka tillräckligt många separata enheter för varje, och lägg till några reservenheter om något skadas under transporten. Vid tvekan, skicka hellre mer än mindre: att be om ett andra paket kostar dagar.

Märk varje enhet

Spårbarhet är en grundtanke i god tillverkningssed (ISO 22716), och den börjar med en etikett. Skriv följande på varje enhet eller på en lapp som sitter fast på den:

• Produktnamn exakt som i din beställning.
• Partinummer och produktionsdatum.
• Vilket test enheten är avsedd för, om du skickar flera.
• Ditt företagsnamn eller din beställningsreferens.

Att skriva partinumret på ett klistermärke är bättre än att lita på en kod tryckt på förpackningen, som kan vara svår att läsa. Se till att samma uppgifter står på beställningsformuläret, eftersom den undertecknade rapporten hänvisar till dem.

Läs också Så väljer du laboratorium för kosmetiska tester: en praktisk guide

Packa paketet säkert

Behandla paketet som om det kommer att tappas. Stäng alla lock och pumpar, och överväg en liten bit film eller tejp under locket så att vätskor inte kan krypa ut under transporten. Lägg varje enhet i en förseglad påse, linda in den och fyll tomrum så att enheterna inte kan röra sig. Använd en stadig ytterkartong. Om en enhet läcker kan den bli oanvändbar för testning, och ett läckande paket kan vägras av transportören.

Berätta i förväg om produkten är brandfarlig, till exempel alkoholrika ansiktsvatten, parfymer eller aerosoler. Transportörer kan tillämpa särskilda regler för sådana varor. En kort notering vid beställningen undviker förseningar.

Temperatur och tid under transporten

De flesta kosmetiska produkter tål att färdas i rumstemperatur i några dagar. Produkter som innehåller levande ingredienser, emulsioner som är känsliga för värme eller frost, eller formulor som ska förvaras kallt kräver extra eftertanke. Undvik att skicka före helger så att paketet inte väntar i ett lager. Om din produkt är temperaturkänslig, säg det när du beställer så att laboratoriet kan hantera den korrekt vid ankomsten och notera eventuella avvikelser i rapporten.

Beställ först, boka sedan upphämtningen

1. Beställ online. Välj dina tester och nivåer på webbplatsen. Beställningen skapar den referens du lägger i paketet.
2. Boka den gratis DHL-upphämtningen. En kurir hämtar paketet vid din dörr, så du behöver inte besöka ett postkontor eller betala för frakt.
3. Förbered paketet. Märk och packa enheterna enligt beskrivningen ovan och lägg till en utskriven kopia av beställningsreferensen.
4. Lämna över det. Kuriren tar paketet, och du kan följa det med spårningsinformationen.
5. Vi bekräftar mottagandet. Testningen startar efter att proverna kommit fram, och varje tests tidslinje löper från den punkten.

Läs också Kosmetikalaboratorium i Europa: guide för varumärken utanför EU

Att skicka prover från utanför EU

Om du skickar från ett land utanför EU gäller tullregler. Kurirer ber vanligtvis om en enkel handelsfaktura eller proformafaktura som beskriver varorna som prover för laboratorietestning utan kommersiellt värde. Kraven skiljer sig mellan transportörer och destinationer, så följ de instruktioner kuriren ger när du bokar. Räkna med några extra dagar för tullklarering, eftersom testtiderna börjar vid ankomsten.

Vad du ska lägga i paketet

Lägg i en kort packlista på papper, inte bara i ett mejl: produktnamn, partinummer, antal enheter och vilket test varje grupp av enheter är till för. Ta med beställningsreferensen och ett telefonnummer eller en e-postadress till någon som kan svara på frågor medan paketet är på väg. Märk särskild hantering, som “förvaras upprätt” eller “brandfarligt”, även på utsidan. Fotografera slutligen det packade paketet och spara spårningsnumret. Om en enhet skadas på vägen snabbar de två uppgifterna upp varje samtal med transportören och med oss.

Vanliga misstag

• Att skicka handfyllda provburkar i stället för den färdiga förpackningen.
• Att blanda partier eller glömma att skriva partinumret.
• Att skicka för få enheter, så att ett test måste vänta på ett andra paket.
• Att använda ett tunt kuvert för en glasflaska.
• Att ändra formulan efter att proverna skickats utan att berätta det för oss.
• Att skicka på en fredag och låta paketet ligga över helgen.

Vad som händer när paketet kommer fram

Vi kontrollerar enheterna mot din beställning, noterar paketets skick och temperatur vid ankomsten och förvarar dem under lämpliga förhållanden tills testningen startar. Om något ser fel ut, som utläckt produkt eller saknade enheter, kontaktar vi dig innan vi kör ett test som kan ge ett missvisande resultat. När testningen är klar laddar du ner de undertecknade PDF-rapporterna, som är redo för CPSR och produktinformationsfilen.

Vanliga frågor

Kan jag skicka en prototyp i stället för en färdig produkt?

Du kan det, och rapporten gäller då den prototypen. Den ersätter inte testning av den slutliga formulan och förpackningen, och din säkerhetsbedömare kan be om nya data om något ändras.

Betalar jag för frakten av proverna?

DHL-upphämtningen vid din dörr är gratis. Du behöver bara förbereda paketet.

Ska jag skicka samma enheter för flera tester?

Nej. Skicka separata enheter för varje test, eftersom tester som det mikrobiologiska specifikationstestet kräver oöppnad produkt, och ett test på en öppnad enhet skulle inte representera en färsk produkt.

Viktigaste punkterna

• Skicka färdiga, oöppnade enheter från ett parti i den slutliga förpackningen.
• Märk varje enhet med produktnamn och partinummer och packa den läckagesäkert.
• Beställ först online, boka sedan den gratis DHL-upphämtningen och lägg beställningsreferensen i paketet.
• Berätta i förväg för oss om brandfarliga eller temperaturkänsliga produkter.