Si vende cosméticos fabricados por otros, no queda libre de responsabilidad. El Reglamento de cosméticos de la UE asigna obligaciones propias a tiendas, farmacias, salones y vendedores en línea, y las obligaciones de los distribuidores de cosméticos empiezan antes de que el producto llegue al estante. Este artículo convierte el artículo 6 del Reglamento (CE) n.º 1223/2009 en una lista práctica de recepción de mercancía, explica cuándo un minorista se convierte sin darse cuenta en persona responsable y muestra qué hacer cuando algo parece ir mal.
Índice
- La respuesta corta
- ¿Quién es distribuidor?
- Qué le exige el artículo 6
- Lista de recepción: qué mirar en cada entrega
- Señales de alarma que deben detener una venta
- Qué pedir a sus proveedores
- Almacenamiento y transporte
- Cuando algo sale mal
- Trazabilidad: ¿a quién compró y a quién vendió?
- Marca blanca y reetiquetado: cuándo pasa a ser la persona responsable
- Venta en línea y marketplaces
- Preguntas frecuentes
- Conclusiones clave
La respuesta corta
Un distribuidor debe actuar con la debida diligencia, comprobar los puntos clave del etiquetado antes de comercializar un producto, evitar que el almacenamiento y el transporte comprometan la conformidad y actuar, informar y cooperar si un producto no es o puede no ser conforme. No tiene que hacer evaluaciones de seguridad usted mismo, pero tampoco puede confiar sin más en que el proveedor lo hizo todo. La marca o el importador asume la responsabilidad principal; usted es el último control antes del consumidor.
¿Quién es distribuidor?
En el reglamento, un distribuidor es cualquier persona de la cadena de suministro, distinta del fabricante o el importador, que comercializa un producto cosmético en el mercado de la UE. Eso incluye mayoristas, cadenas minoristas, tiendas independientes, farmacias, salones de belleza que venden productos y tiendas en línea. Si compra directamente a un proveedor de fuera de la UE, probablemente es el importador, lo que conlleva obligaciones más pesadas; el reglamento trata a los importadores en un artículo aparte.
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Qué le exige el artículo 6
El artículo puede resumirse en cuatro deberes:
- Debida diligencia. Actuar con la debida diligencia respecto a los requisitos aplicables al comercializar un producto.
- Verificar antes de suministrar. Comprobar el etiquetado exigido, los requisitos de idioma y la fecha de duración mínima (véase la lista siguiente).
- No vender lo que crea que no es conforme. Retener el producto hasta que se haya puesto en conformidad.
- Proteger la conformidad mientras el producto esté en su poder. Las condiciones de almacenamiento y transporte no deben comprometerla.
Ante una solicitud motivada de una autoridad competente, también debe facilitar la información y los documentos que demuestren la conformidad del etiquetado y cooperar en las acciones para eliminar riesgos.
Lista de recepción: qué mirar en cada entrega
El reglamento señala elementos concretos del etiquetado. En la práctica, revise cada producto o lote nuevo así:
- Persona responsable. En el envase figuran el nombre y la dirección de la persona responsable en la UE.
- Número de lote. Un número de lote u otra referencia que permita la identificación está impreso en el envase, cuando sea posible en el recipiente además del embalaje exterior.
- Ingredientes. Hay una lista de ingredientes precedida de la palabra «Ingredients», o se usa la alternativa permitida para envases muy pequeños.
- Idioma. La información obligatoria está en el idioma exigido en el país donde vende. Si vende en varios países, compruebe cada uno.
- Fecha. Se indica la fecha de duración mínima o el símbolo del periodo después de la apertura, y la fecha no ha pasado.
- Precauciones y función. Las advertencias y la función del producto son visibles y legibles. Véase también nuestro artículo sobre advertencias en la etiqueta.
- Estado del envase. Los precintos están intactos y los recipientes sin daños y limpios.
Señales de alarma que deben detener una venta
- Ninguna dirección en la UE, solo una dirección de fuera de la UE o solo una web.
- Sin lista de ingredientes, o con una lista en un idioma que nadie puede comprobar.
- Códigos de lote que no coinciden entre el frasco y la caja.
- Productos marcados como probadores, muestras o «no para la venta».
- Declaraciones que suenan médicas, como tratar o curar una enfermedad.
- Envases en otro idioma sin etiqueta en el idioma de su mercado, o pegatinas que tapan el texto original.
- Precios o descuentos poco creíbles para la marca, posible señal de productos falsificados o del mercado gris.
Una sola señal de alarma no prueba que un producto sea ilegal, pero es motivo para parar, hacer preguntas y documentar las respuestas.
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Qué pedir a sus proveedores
El reglamento no convierte al distribuidor en custodio de los archivos de seguridad, y usted no está obligado a tener el CPSR. Es buena práctica solicitar y conservar un breve expediente del proveedor:
- El nombre y la dirección en la UE de la persona responsable de cada producto.
- Confirmación por escrito de que el producto se ha notificado en el CPNP y de que existe un archivo de información del producto con un CPSR válido, disponible para las autoridades en la dirección de la persona responsable.
- Datos de contacto para reclamaciones, efectos no deseados y retiradas.
- Para lotes con necesidades especiales de almacenamiento, las condiciones requeridas.
Si un proveedor se niega a confirmar lo básico, trátelo como señal de alarma. Una marca que tiene un CPSR y un archivo de información del producto en regla suele decirlo con gusto.
Almacenamiento y transporte
El calor, el frío y la luz pueden dañar un cosmético. Las cremas pueden separarse, las emulsiones romperse y los conservantes perder efecto. Mantenga los productos dentro de las condiciones indicadas por el proveedor, evite zonas del almacén con grandes oscilaciones de temperatura y rote el stock con el criterio de que lo primero que caduca sale primero. Los productos que hayan pasado tiempo en un vehículo caliente o en un local sin calefacción deben revisarse antes de la venta. Las marcas se apoyan en los ensayos de estabilidad para definir sus condiciones, y por eso esas condiciones importan también de su lado.
Cuando algo sale mal
Si considera o tiene motivos para creer que un producto no es conforme, el reglamento espera que actúe:
- Deje de vender el lote afectado y separe el stock.
- Informe a la persona responsable y, cuando haya un riesgo, a las autoridades competentes de los Estados miembros donde el producto esté disponible.
- Adopte medidas correctoras: ponerlo en conformidad, retirarlo o recuperarlo, según proceda.
- Si se produce un efecto no deseado grave, notifíquelo sin demora a la autoridad competente. Este deber lo comparten la persona responsable y los distribuidores.
Lleve un registro de reclamaciones con fechas, números de lote y fotografías. Un registro bien llevado le protege y ayuda a la marca a investigar.
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Trazabilidad: ¿a quién compró y a quién vendió?
A petición de una autoridad, los distribuidores deben poder identificar a quien les suministró un producto y a las empresas a las que lo suministraron. La obligación se aplica durante un periodo posterior a la puesta a su disposición del lote, que según el reglamento es de tres años. Los registros de compra, facturas y albaranes con números de lote bastan, si puede encontrarlos rápido.
Marca blanca y reetiquetado: cuándo pasa a ser la persona responsable
Un distribuidor se considera persona responsable si comercializa un producto con su propio nombre o marca, o si modifica un producto ya comercializado de forma que pueda afectar a la conformidad. Esto se aplica a las gamas de marca blanca, al reetiquetado y al reenvasado. En esos casos necesita todo lo que necesitaría la marca: un producto notificado, un archivo de información del producto y un CPSR firmado por un evaluador cualificado. Nuestro servicio de CPSR lo cubre para sus líneas de marca propia.
Venta en línea y marketplaces
Los mismos deberes se aplican en la venta a distancia: el producto debe cumplir los requisitos de etiquetado e idioma del país al que entrega, y el anuncio no debe hacer declaraciones que no pudiera respaldar con el envase. Las plataformas en línea pueden añadir sus propias condiciones y a los vendedores de marketplaces pueden aplicarse otras normas de la UE; compruébelas por separado.
Preguntas frecuentes
¿Necesito ver el CPSR de los productos que revendo?
Por regla general, no. La persona responsable custodia el archivo de información del producto. Aun así, debería confirmar que existe y saber a quién dirigirse.
¿Tengo que comprobar la notificación al CPNP?
Las comprobaciones del distribuidor según el reglamento se refieren al etiquetado, el idioma y la fecha. Pedir confirmación de la notificación es un paso adicional sensato, no un punto legal de la lista.
¿Soy responsable si la culpa es de la marca?
La persona responsable asume los deberes principales, pero los distribuidores tienen obligaciones propias y las autoridades pueden exigirles que actúen. Esto es información general, no asesoramiento jurídico.
Conclusiones clave
- Los distribuidores tienen obligaciones legales propias en virtud del artículo 6, no solo la marca.
- En cada entrega, compruebe la persona responsable, el número de lote, la lista de ingredientes, el idioma y las fechas.
- Si algo parece ir mal, pare, informe y documente; conserve los registros de suministro tres años.
- Una marca propia o un producto reetiquetado le convierte en la persona responsable.