다른 업체가 만든 화장품을 판매한다고 해서 책임에서 벗어나는 것은 아닙니다. EU 화장품 규정은 상점, 약국, 살롱, 온라인 판매자에게도 고유한 의무를 부여하며, 화장품 유통업자의 의무(cosmetic distributor obligations)는 제품이 진열대에 오르기 전부터 시작됩니다. 이 글에서는 Regulation (EC) No 1223/2009 제6조를 실무적인 입고 검수 체크리스트로 풀어 설명하고, 소매업자가 어떤 경우에 슬며시 책임자(responsible person)가 되는지, 그리고 이상한 점이 보일 때 무엇을 해야 하는지 안내해 드립니다.
목차
핵심 요약
유통업자는 상당한 주의를 기울여 행동해야 하고, 제품을 제공하기 전에 주요 표시 사항을 확인해야 하며, 보관 및 운송 조건이 규정 준수를 해치지 않도록 해야 하고, 제품이 부적합하거나 부적합할 가능성이 있을 때는 조치하고 알리고 협력해야 합니다. 안전성 평가를 직접 수행할 필요는 없지만, 공급업체가 모든 것을 해 두었으리라고 그저 믿어서도 안 됩니다. 주된 책임은 브랜드 또는 수입업자에게 있으며, 유통업자는 소비자 앞의 마지막 점검 단계입니다.
누가 유통업자에 해당하나요?
규정에서 유통업자란 공급망에서 제조업자나 수입업자가 아니면서 EU 시장에서 화장품을 제공하는 모든 주체를 말합니다. 도매업자, 소매 체인, 독립 상점, 약국, 제품을 판매하는 뷰티 살롱, 온라인 쇼핑몰이 여기에 해당합니다. EU 밖의 공급업체로부터 직접 구매하신다면 수입업자일 가능성이 높으며, 수입업자에게는 더 무거운 의무가 따릅니다. 규정은 수입업자를 별도의 조항에서 다룹니다.
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제6조가 요구하는 것
이 조항은 네 가지 의무로 요약할 수 있습니다.
- 상당한 주의. 제품을 제공할 때 적용되는 요건과 관련하여 상당한 주의를 기울여 행동해야 합니다.
- 공급 전 확인. 필수 표시 사항, 언어 요건, 사용기한을 확인합니다(아래 체크리스트 참조).
- 부적합하다고 판단되는 제품은 판매하지 않기. 적합하게 조치될 때까지 제품을 보류합니다.
- 보관 중 규정 준수 유지. 보관 및 운송 조건이 규정 준수를 위태롭게 해서는 안 됩니다.
또한 관할 당국이 사유를 갖춰 요청하면 표시 사항이 적합함을 보여 주는 정보와 문서를 제공해야 하며, 위험을 제거하기 위한 조치에도 협력해야 합니다.
입고 검수 체크리스트: 매 납품 시 확인할 사항
규정은 구체적인 표시 항목을 짚고 있습니다. 실무적으로는 새로운 제품이나 배치마다 다음과 같이 확인하십시오.
- 책임자. 포장에 EU 내 책임자의 명칭과 주소가 있습니다.
- 배치 번호. 식별이 가능한 배치 번호 또는 기타 참조 번호가 포장에 인쇄되어 있으며, 가능한 경우 외부 포장뿐 아니라 용기에도 인쇄되어 있습니다.
- 성분. “Ingredients”라는 단어로 시작하는 성분 목록이 있거나, 아주 작은 포장에 허용되는 대체 방식이 사용되었습니다.
- 언어. 필수 정보가 판매 국가에서 요구하는 언어로 되어 있습니다. 여러 국가에서 판매하신다면 각각 확인하십시오.
- 날짜. 사용기한 또는 개봉 후 사용기간 기호가 표시되어 있으며, 날짜가 지나지 않았습니다.
- 주의사항 및 기능. 경고 문구와 제품의 기능이 눈에 잘 띄고 읽기 쉽습니다. 라벨 경고 문구에 관한 당사의 글도 참고하십시오.
- 포장 상태. 봉인이 온전하고 용기가 손상되지 않았으며 깨끗합니다.
판매를 중단해야 하는 위험 신호
- EU 내 주소가 없고, EU 밖의 주소나 웹사이트만 있는 경우.
- 성분 목록이 없거나, 아무도 확인할 수 없는 언어로 된 성분 목록.
- 병과 상자의 배치 코드가 일치하지 않는 경우.
- 테스터, 샘플 또는 “판매 불가”로 표시된 제품.
- 질병을 치료하거나 낫게 한다는 등 의약품처럼 들리는 표시 광고.
- 판매 시장의 언어로 된 라벨이 없는 외국어 포장, 또는 원문을 가리는 스티커.
- 해당 브랜드로서는 믿기 어려운 가격이나 할인. 위조품이나 병행 수입품의 징후일 수 있습니다.
위험 신호가 하나 있다고 해서 제품이 불법이라는 증거는 아니지만, 멈추고 질문하며 답변을 기록해야 할 이유가 됩니다.
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공급업체에 요청할 사항
규정은 유통업자를 안전 관련 문서의 보관자로 정하지 않으며, 유통업자가 CPSR을 직접 보유할 의무도 없습니다. 다만 간단한 공급업체 파일을 요청하여 기록으로 보관하는 것이 바람직한 관행입니다.
- 각 제품의 책임자 명칭과 EU 내 주소.
- 제품이 CPNP에 통지되었으며, 유효한 CPSR이 포함된 제품 정보 파일이 있고 책임자의 주소에서 당국이 열람할 수 있다는 서면 확인.
- 불만, 이상 반응, 회수에 관한 연락처.
- 특별한 보관 조건이 필요한 배치의 경우, 요구되는 조건.
공급업체가 기본적인 사항의 확인을 거부한다면 위험 신호로 보십시오. 제대로 된 CPSR과 제품 정보 파일을 갖춘 브랜드는 대개 기꺼이 그렇게 말해 줍니다.
보관 및 운송
열, 냉기, 빛은 화장품을 손상시킬 수 있습니다. 크림이 분리되거나 에멀전이 깨지거나 보존제의 효과가 떨어질 수 있습니다. 제품은 공급업체가 명시한 조건 안에서 보관하고, 온도 변화가 큰 창고 공간을 피하며, 유통기한이 먼저 끝나는 제품부터 내보내는 방식으로 재고를 순환시키십시오. 뜨거운 차량이나 난방이 되지 않는 공간에 있었던 제품은 판매 전에 점검해야 합니다. 브랜드는 안정성 시험을 통해 보관 조건을 정하므로, 그 조건이 유통업자 쪽에서도 중요한 것입니다.
문제가 생겼을 때
제품이 적합하지 않다고 판단하거나 그렇게 믿을 만한 이유가 있는 경우, 규정은 조치를 취할 것을 기대합니다.
- 해당 배치의 판매를 중단하고 재고를 분리하십시오.
- 책임자에게 알리고, 위험이 있는 경우 제품이 제공되는 회원국의 관할 당국에도 알리십시오.
- 시정 조치를 취하십시오. 상황에 따라 적합하게 만들거나 철수 또는 회수합니다.
- 중대한 이상 반응이 발생한 경우 지체 없이 관할 당국에 통보하십시오. 이 의무는 책임자와 유통업자가 함께 부담합니다.
날짜, 배치 번호, 사진을 포함하여 불만 접수 기록을 보관하십시오. 잘 운영되는 기록은 유통업자를 보호하고 브랜드의 조사에 도움이 됩니다.
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추적성: 누구에게서 구매했고 누구에게 판매했나요?
유통업자는 당국의 요청이 있으면 제품을 공급한 자와 제품을 공급한 사업자를 식별할 수 있어야 합니다. 이 의무는 해당 배치가 유통업자에게 제공된 이후 일정 기간 동안 적용되며, 규정상 그 기간은 3년입니다. 배치 번호가 기재된 구매 기록, 송장, 납품서가 있다면 빨리 찾을 수만 있을 경우 충분합니다.
PB 상품과 재라벨링: 책임자가 되는 경우
유통업자가 자기 명의나 상표로 제품을 시장에 출시하거나, 이미 시장에 있는 제품을 규정 준수에 영향을 줄 수 있는 방식으로 변경하는 경우, 그 유통업자는 책임자로 간주됩니다. 이는 PB(자체 브랜드) 제품군, 재라벨링, 재포장에 적용됩니다. 이러한 경우 브랜드에 필요한 모든 것이 필요합니다. 통지된 제품, 제품 정보 파일, 자격을 갖춘 평가자가 서명한 CPSR입니다. 당사의 CPSR 서비스는 자체 브랜드 제품군에 대해 이를 지원합니다.
온라인 판매와 마켓플레이스
원거리 판매에도 같은 의무가 적용됩니다. 제품은 배송 대상 국가의 표시 및 언어 요건을 충족해야 하며, 판매 페이지에는 포장에서 뒷받침할 수 없는 표시 광고를 해서는 안 됩니다. 온라인 플랫폼은 자체 조건을 추가할 수 있고 마켓플레이스 판매자에게는 다른 EU 규정이 적용될 수 있으므로, 이는 별도로 확인하십시오.
자주 묻는 질문
재판매하는 제품의 CPSR을 확인해야 하나요?
원칙적으로는 아닙니다. 제품 정보 파일은 책임자가 보관합니다. 그래도 파일이 존재하는지, 누구에게 연락해야 하는지는 확인해 두셔야 합니다.
CPNP 통지를 확인해야 하나요?
규정이 정한 유통업자의 확인 사항은 표시, 언어, 날짜에 관한 것입니다. 통지 여부의 확인을 요청하는 것은 법적 체크리스트 항목이 아니라 합리적인 추가 단계입니다.
브랜드에 잘못이 있으면 유통업자는 책임이 없나요?
주된 의무는 책임자에게 있지만, 유통업자도 자신의 의무가 있으며 당국이 조치를 요구할 수 있습니다. 이 글은 일반적인 정보이며 법률 자문이 아닙니다.
핵심 정리
- 유통업자는 브랜드뿐 아니라 제6조에 따른 고유한 법적 의무를 집니다.
- 매 납품 시 책임자, 배치 번호, 성분 목록, 언어, 날짜를 확인하십시오.
- 이상이 보이면 중단하고, 보고하고, 기록하십시오. 공급 기록은 3년간 보관합니다.
- 자체 브랜드 또는 재라벨링 제품은 귀사를 책임자로 만듭니다.