Antes de vender un producto cosmético en la UE, debe estar registrado en una base de datos central. Es la notificación CPNP, uno de los últimos pasos antes del lanzamiento. Esta guía explica qué es el CPNP, quién presenta la notificación, qué información necesita y cómo evitar los errores que retrasan un lanzamiento.
Índice
- La respuesta corta
- ¿Qué es el CPNP?
- ¿Quién debe presentar la notificación CPNP?
- ¿Qué debe estar listo antes de notificar?
- ¿Qué información exige la notificación?
- Cómo notificar un producto cosmético, paso a paso
- Nanomateriales y sustancias CMR
- Notificación por distribuidores y para otros Estados miembros
- Actualizar y mantener la notificación al día
- Errores frecuentes que retrasan un lanzamiento
- ¿Es igual la notificación CPNP en el Reino Unido?
- Preguntas frecuentes
- Puntos clave
La respuesta corta
La notificación CPNP es el registro electrónico de un producto cosmético en el Portal de Notificación de Productos Cosméticos de la UE. La persona responsable la presenta antes de comercializar el producto, con la categoría, el nombre, la etiqueta, la formulación marco y los datos de sustancias especiales como nanomateriales y CMR. Es un registro, no una autorización. Lo exige el artículo 13 del Reglamento (CE) n.º 1223/2009 y se aplica a todo producto cosmético vendido en la UE, desde un jabón artesanal hasta el rímel de una marca global.
¿Qué es el CPNP?
El Cosmetic Products Notification Portal es un sistema en línea gratuito de la Comisión Europea. Las empresas introducen los datos del producto una sola vez, y después quedan a disposición de las autoridades competentes de todos los Estados miembros y de los centros de toxicología. Si un consumidor sufre una reacción o un inspector quiere revisar una etiqueta, la autoridad encuentra el producto, la persona responsable y la información de seguridad clave en un único lugar.
El portal evita tener que registrar los productos país por país. Una notificación cubre todo el mercado único de la UE.
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¿Quién debe presentar la notificación CPNP?
La notificación corresponde a la persona responsable, la persona física o jurídica establecida en la UE que responde del producto. Para un producto fabricado en la UE, normalmente es el fabricante. Para un producto importado, normalmente es el importador, salvo que designe por escrito a otra persona. Una marca de fuera de la UE no puede notificar por sí sola: necesita una persona responsable establecida en la UE que acepte el cargo. Los distribuidores también pueden tener obligación de notificar en casos concretos, que explicamos más abajo.
¿Qué debe estar listo antes de notificar?
El portal solo registra datos, pero la notificación declara que su documentación está en regla. Antes de enviar, debería tener ya:
- una fórmula final y un diseño estable de envase y etiqueta;
- un Informe de Seguridad del Producto Cosmético (CPSR) firmado, Parte A y Parte B, por un evaluador de seguridad cualificado;
- los datos de ensayo que sustentan el informe, como resultados de estabilidad, microbiología y, en productos con agua, test de desafío;
- el expediente de información del producto (PIF), que debe estar disponible en la dirección de la persona responsable en la UE.
En rigor, la ley exige que la evaluación de seguridad exista antes de comercializar el producto, y la notificación también debe hacerse antes de ese momento. En la práctica, la mayoría de las marcas cierran primero el CPSR y notifican después, porque los datos que se introducen proceden de los mismos documentos.
¿Qué información exige la notificación?
El artículo 13 enumera los datos que presenta la persona responsable. En lenguaje llano, se introduce:
- la categoría y el nombre del producto, para poder identificarlo;
- el nombre y la dirección de la persona responsable donde se conserva el PIF;
- el país de origen en los productos importados;
- el Estado miembro en el que se comercializa el producto por primera vez;
- una persona de contacto;
- la presencia de nanomateriales, si los hay, y su identificación y condiciones de exposición previsibles;
- el nombre y los números de identificación de las sustancias clasificadas como carcinógenas, mutágenas o tóxicas para la reproducción (CMR) de categoría 1A o 1B, si están presentes;
- la formulación marco, que da a los centros de toxicología la información esencial sobre la composición en caso de emergencia;
- la etiqueta original y, si es razonablemente legible, una fotografía del envase.
No se sube al portal el CPSR completo ni la fórmula completa. Permanecen en su PIF.
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Cómo notificar un producto cosmético, paso a paso
- Crear el acceso. El portal se usa con una cuenta EU Login vinculada a su empresa. Créela con tiempo antes del lanzamiento, porque la verificación puede tardar unos días.
- Elegir la categoría. El portal ofrece una lista de categorías y subcategorías. Elija la que corresponda al uso principal del producto.
- Introducir los datos del producto. Añada el nombre, las variantes como tonos o aromas y los datos de la persona responsable.
- Añadir la formulación. Introduzca la formulación marco o la fórmula exacta, según la vía de notificación que utilice, y señale nanomateriales y sustancias CMR.
- Subir la etiqueta. Adjunte la etiqueta original y una imagen del envase en el formato que acepte el portal.
- Enviar y guardar la confirmación. Conserve la referencia de la notificación junto con el PIF.
Nanomateriales y sustancias CMR
Los nanomateriales tienen una regla adicional. Si un producto contiene nanomateriales que no se utilizan ya de forma autorizada, la persona responsable debe notificarlos a la Comisión seis meses antes de comercializar el producto, a través del mismo portal. Si una sustancia está clasificada como CMR de categoría 1A o 1B, en general está prohibida en cosmética, con excepciones estrechas que exigen un dictamen del SCCS y una decisión de la Comisión. Cuando haya una sustancia así, por ejemplo como traza inevitable, debe declararse en la notificación. Ante la duda, consulte a su evaluador de seguridad antes de enviar.
Notificación por distribuidores y para otros Estados miembros
Un distribuidor que comercializa un producto en un Estado miembro con su propio nombre, o que lo modifica de modo que pueda verse afectada la conformidad, asume el papel de persona responsable y debe notificar. Un distribuidor que solo traduce la etiqueta para otro Estado miembro también debe notificar el producto de una forma específica, porque la traducción puede afectar a la conformidad. Compruebe el caso exacto con un profesional regulatorio antes de empezar; aquí surgen la mayoría de los malentendidos.
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Actualizar y mantener la notificación al día
Una entrada CPNP no es algo puntual. Cuando cambia la persona responsable, cuando la fórmula cambia de forma que afecta a los datos notificados o cuando se añade un nuevo nanomaterial o sustancia CMR, hay que actualizar la entrada. Si un producto se retira del mercado, sus datos y el PIF deben conservarse durante diez años desde que se comercializó el último lote. Ponga un recordatorio para revisar la entrada cada vez que cambie la fórmula o la etiqueta.
Errores frecuentes que retrasan un lanzamiento
- Notificar sin un CPSR terminado. El portal no se lo impide, pero un inspector pedirá el informe.
- Usar una persona responsable equivocada. Una marca de fuera de la UE no puede figurar como tal.
- Olvidar las variantes. Cada tono o aroma debe quedar cubierto por la notificación.
- Perder el plazo de los nanomateriales. Los seis meses no se pueden acortar.
- No guardar la confirmación. Debe poder acreditar la notificación si se la piden.
- Dejar la etiqueta ilegible. Si la imagen no se lee, la notificación sirve de poco.
¿Es igual la notificación CPNP en el Reino Unido?
No. Gran Bretaña tiene su propio sistema, el servicio Submit Cosmetic Product Notification (SCPN), con una persona responsable establecida en el Reino Unido. Un producto notificado en el CPNP no queda notificado automáticamente en el Reino Unido, y ambos sistemas se actualizan por separado. Si vende en los dos mercados, planifique ambas notificaciones.
Preguntas frecuentes
¿Notificar significa que mi producto está autorizado?
No. Las autoridades no autorizan los cosméticos antes del lanzamiento. La notificación es un registro. La persona responsable sigue respondiendo de la seguridad, y las inspecciones pueden realizarse en cualquier momento.
¿Cuánto tarda una notificación CPNP?
La introducción de datos de un solo producto suele ser rápida cuando la información está lista. Lo que lleva tiempo es preparar el informe de seguridad y los ensayos, así que planifíquelos primero.
¿Debo notificar cada tono o aroma por separado?
Las variantes suelen poder notificarse juntas si comparten categoría, base y datos de seguridad, pero el portal espera que se identifiquen las diferencias. Si las variantes difieren de modo que cambia la composición o el perfil de seguridad, pueden requerir un tratamiento aparte; consulte a su evaluador de seguridad.
Puntos clave
- La notificación CPNP es obligatoria para todo producto cosmético comercializado en la UE y la presenta la persona responsable antes del lanzamiento.
- Es un registro, no una autorización, y se apoya en un CPSR y un PIF completos.
- Los nanomateriales y las sustancias CMR tienen requisitos y plazos adicionales.
- Mantenga la entrada actualizada y guarde la confirmación con el PIF durante diez años.