他社が製造した化粧品を販売する場合でも、責任を免れるわけではありません。EU化粧品規則は、店舗、薬局、サロン、オンライン販売業者にも固有の義務を課しており、化粧品の流通業者の義務は、製品が棚に並ぶ前から始まります。この記事では、規則(EC) No 1223/2009の第6条を実務的な入荷チェックリストに落とし込み、小売業者がいつの間にか責任者になってしまうのはどのような場合かを説明し、問題がありそうなときの対応をお示しします。
目次
結論
流通業者は、相当の注意を払って行動し、製品を提供する前に主要な表示事項を確認し、保管・輸送の条件によって適合性が損なわれないようにし、製品が不適合である、またはその可能性がある場合は、行動し、通知し、協力しなければなりません。安全性評価を自ら行う必要はありませんが、サプライヤーがすべてを行ったと単純に信じることもできません。主な責任はブランドまたは輸入者にありますが、お客様は消費者の前の最後のチェックです。
流通業者とは誰か
規則では、流通業者とは、サプライチェーンにおいて製造者または輸入者以外の者で、EU市場で化粧品を提供する者をいいます。卸売業者、小売チェーン、個人商店、薬局、製品を販売する美容サロン、オンラインショップが含まれます。EU域外のサプライヤーから直接購入する場合、おそらく輸入者に該当し、より重い義務を負います。輸入者については、規則が別の条文で定めています。
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第6条がお客様に求めること
この条文は、4つの義務に要約できます。
- 相当の注意。製品を提供する際に、適用される要件に関して相当の注意を払って行動すること。
- 提供前の確認。必須の表示、言語要件、最低保存期限を確認すること(下記のチェックリスト参照)。
- 不適合と思われる製品は販売しない。適合させるまで、その製品を保留すること。
- 自社の管理下にある間は適合性を守る。保管・輸送の条件が、適合性を損なってはならないこと。
所管当局から理由を付した要請があった場合は、表示が適合していることを示す情報と文書を提供し、リスクを取り除くための措置に協力しなければなりません。
入荷チェックリスト:納品のたびに確認すること
規則は、特定の表示項目を挙げています。実務では、新しい製品やバッチごとに、次のように確認します。
- 責任者。EU域内の責任者の名称と住所がパッケージに記載されている。
- バッチ番号。識別を可能にするバッチ番号またはその他の参照番号が、パッケージに印刷されている。実務上可能であれば、外箱だけでなく容器にも。
- 成分。「Ingredients」の語に続く成分表示がある。または、小型パックに認められた代替手段が使われている。
- 言語。必須情報が、販売する国で求められる言語で記載されている。複数の国で販売する場合は、国ごとに確認する。
- 日付。最低保存期限または開封後使用期間のシンボルが表示され、その日付が過ぎていない。
- 注意事項と用途。注意表示と製品の用途が、見やすく読みやすい。ラベルの注意表示に関する当社の記事もご覧ください。
- 包装の状態。シールが無傷で、容器が破損も汚れもない。
販売を止めるべき危険信号
- EU域内の住所がなく、EU域外の住所またはウェブサイトのみ。
- 成分表示がない、または誰も確認できない言語の成分表示。
- ボトルと箱のバッチコードが一致しない。
- テスター、サンプル、「非売品」と表示されている製品。
- 疾患の治療や治癒をうたうなど、医薬的に聞こえるクレーム。
- 外国語のパッケージで、販売市場の言語のラベルがない、または元の文言を覆うステッカーが貼られている。
- そのブランドとしては考えにくい価格や割引。偽造品や並行輸入品の可能性を示すサインです。
危険信号が1つあるからといって、製品が違法だと証明されるわけではありません。しかし、立ち止まり、質問し、回答を記録する理由にはなります。
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サプライヤーに確認すべきこと
規則は、流通業者に安全性文書の保管を義務づけておらず、CPSRを自ら保有する義務もありません。ただし、簡単なサプライヤーファイルを依頼し、記録として保管するのが望ましい慣行です。
- 製品ごとの責任者の名称とEU域内の住所。
- 製品がCPNPに届出済みであり、有効なCPSRを含む製品情報ファイルが存在し、責任者の住所で当局が閲覧できる状態にあることの書面による確認。
- 苦情、望ましくない影響、リコールに関する連絡先。
- 特別な保管条件が必要なバッチについては、その必要な条件。
サプライヤーが基本事項の確認を拒む場合は、危険信号として扱ってください。適切なCPSRと製品情報ファイルを備えたブランドであれば、通常は快くそれを伝えてくれます。
保管と輸送
熱、凍結、光は化粧品を傷めることがあります。クリームが分離したり、エマルションが壊れたり、防腐剤の効果が低下したりします。サプライヤーが示す条件の範囲内で製品を保管し、温度変化の大きい倉庫スペースを避け、先に期限が来るものから先に出す方式で在庫を回転させてください。暑い車内や暖房のない場所に置かれていた製品は、販売前に確認が必要です。ブランドは安定性試験に基づいて保管条件を定めています。だからこそ、その条件はお客様の側でも重要なのです。
問題が起きたとき
製品が適合していないと考える、またはそう考える理由がある場合、規則は次の対応を求めています。
- 該当バッチの販売を停止し、在庫を分離する。
- 責任者に通知する。リスクがある場合は、その製品が提供されている加盟国の所管当局にも通知する。
- 是正措置を講じる。適切に応じて、適合させる、撤去する、回収する。
- 重大な望ましくない影響が生じた場合は、遅滞なく所管当局に通知する。この義務は、責任者と流通業者が共に負います。
苦情の記録を、日付、バッチ番号、写真とともに残してください。きちんと運用された記録は、お客様を守り、ブランドの調査にも役立ちます。
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トレーサビリティ:誰から買い、誰に売ったか
当局から要請があった場合、流通業者は、製品の供給元と、製品を供給した事業者を特定できなければなりません。この義務は、そのバッチが自社に提供されてから一定期間適用されます。規則ではこれは3年間です。バッチ番号付きの購入記録、請求書、納品書があれば足りますが、すぐに見つけられることが条件です。
プライベートブランドとラベル貼り替え:責任者になる場合
流通業者が、自社の名称または商標で製品を市場に出す場合、または、すでに市場にある製品を適合性に影響しうる形で改変する場合は、責任者とみなされます。これはプライベートブランドの商品群、ラベルの貼り替え、詰め替えにも当てはまります。これらの場合、ブランドが必要とするすべてが必要です。届出済みの製品、製品情報ファイル、有資格の評価者が署名したCPSRです。当社のCPSRサービスは、自社ブランドのラインについてそれをカバーします。
オンライン販売とマーケットプレイス
通信販売でも同じ義務が適用されます。製品は、配送先の国の表示要件と言語要件を満たす必要があり、掲載ページでは、パッケージ上では裏付けられないクレームをしてはいけません。オンラインプラットフォームが独自の条件を加える場合があり、マーケットプレイスの販売者に他のEU規則が適用される場合もあります。これらは別途ご確認ください。
よくあるご質問
再販する製品のCPSRを確認する必要はありますか?
原則として不要です。製品情報ファイルは責任者が保管します。ただし、ファイルが存在すること、そして誰に連絡すればよいかを把握していることは確認してください。
CPNPの届出を確認する必要はありますか?
規則が定める流通業者の確認事項は、表示、言語、日付に関するものです。届出の確認を求めることは、法的なチェックリスト項目ではなく、賢明な追加ステップです。
ブランド側に落ち度がある場合、私にも責任はありますか?
主な義務は責任者が負いますが、流通業者にも固有の義務があり、当局は流通業者に行動を求めることができます。これは一般的な情報であり、法的助言ではありません。
重要ポイント
- 流通業者には、ブランドだけでなく、第6条に基づく独自の法的義務があります。
- 納品のたびに、責任者、バッチ番号、成分表示、言語、日付を確認しましょう。
- 問題がありそうなときは、立ち止まり、報告し、記録しましょう。供給記録は3年間保管します。
- 自社ブランドやラベルを貼り替えた製品では、お客様が責任者になります。