La marque blanche et la marque de distributeur permettent de lancer rapidement une marque : un fabricant fournit une formule prête, vous ajoutez votre nom et votre emballage. Ce que beaucoup de créateurs oublient, c’est que votre nom sur l’emballage vous transfère aussi l’obligation légale. Ce guide explique la responsabilité en cosmétique de marque privée dans l’UE : qui répond de la sécurité, ce que le fabricant peut et ne peut pas faire pour vous, et ce qu’il faut convenir par écrit.
Sommaire
- La réponse courte
- Ce que signifie la marque privée en pratique
- Qui est la personne responsable ?
- Ce que la personne responsable doit garantir
- Ce que le fabricant peut faire pour vous
- Pourquoi le CPSR du fournisseur ne suffit souvent pas
- Les tests à réaliser vous-même
- Ce qu’il faut convenir dans le contrat
- L’étiquette et les allégations restent les vôtres
- Erreurs fréquentes
- Une courte checklist pour un lancement en marque privée
- Questions fréquentes
- Points clés à retenir
La réponse courte
Si un cosmétique est mis sur le marché de l’UE sous votre nom ou votre marque, vous êtes normalement la « personne responsable » et vous répondez de la sécurité, du CPSR, du dossier d’information sur le produit, de la notification CPNP et de l’étiquette, même si quelqu’un d’autre l’a fabriqué. Le fabricant peut fournir des données et des documents, mais il ne supprime pas votre obligation légale.
Ce que signifie la marque privée en pratique
En marque privée, un sous-traitant possède ou développe une formule de base et la produit pour plusieurs marques. La marque blanche (white label) désigne généralement le même produit vendu sous différents noms avec peu ou pas de modification. La formulation sur mesure ou semi-personnalisée signifie que la formule est adaptée pour vous. Dans les trois cas, la loi ne demande pas qui a mélangé le produit, mais de qui est le nom sur l’emballage et qui le met sur le marché.
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Qui est la personne responsable ?
Le règlement (CE) n° 1223/2009 exige que tout produit cosmétique mis sur le marché de l’UE ait une personne responsable établie dans l’UE. L’article 4 précise qu’il peut s’agir du fabricant, de l’importateur ou d’une personne désignée par mandat écrit. Il précise aussi qu’un distributeur devient la personne responsable lorsqu’il met un produit sur le marché sous son propre nom ou sa propre marque, ou lorsqu’il modifie un produit déjà sur le marché d’une manière susceptible d’affecter la conformité. C’est la situation de la marque privée.
La personne responsable doit être une personne physique ou morale établie dans l’UE ou l’EEE, avec une adresse figurant sur l’étiquette. Une marque située hors de l’UE a donc besoin d’une personne responsable établie dans l’UE avant de vendre sur ce marché.
Ce que la personne responsable doit garantir
L’article 5 résume les obligations. En pratique, vous devez vous assurer que :
- le produit est sûr dans des conditions normales ou raisonnablement prévisibles d’utilisation et dispose d’une évaluation de la sécurité et d’un CPSR complets ;
- il a été fabriqué selon les bonnes pratiques de fabrication (BPF) ;
- un dossier d’information sur le produit (DIP) existe et est conservé dix ans après la mise sur le marché du dernier lot ;
- le produit est notifié dans le CPNP avant la vente ;
- l’étiquette respecte l’article 19 et chaque allégation l’article 20 ;
- les réclamations et les effets indésirables graves sont traités et signalés aux autorités ;
- des mesures correctives, un retrait ou un rappel ont lieu si le produit n’est pas conforme.
Ce que le fabricant peut faire pour vous
Un bon fabricant de marque privée est une aide réelle. Il peut généralement fournir :
- la formule avec spécifications et documents des matières premières ;
- la preuve des BPF, idéalement selon l’ISO 22716, et les dossiers de lot ;
- des données de stabilité, de microbiologie et de conservation pour la formule de base ;
- un CPSR exemple ou existant pour la formule standard.
Ces documents sont précieux, mais ce sont des intrants. Les documents du fabricant ont été rédigés pour le produit du fabricant dans son contenant.
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Pourquoi le CPSR du fournisseur ne suffit souvent pas
Un CPSR évalue un produit précis dans son usage et son emballage réels. Si vous achetez une formule standard, vérifiez ces points avant de vous appuyer sur un CPSR existant :
- Votre produit est-il le même ? Un parfum, une couleur, un conservateur ou un pourcentage modifié fait une autre formule.
- Couvre-t-il votre emballage ? La compatibilité et la stabilité dépendent de votre flacon, pompe ou tube.
- Couvre-t-il votre groupe cible et vos allégations ? Un produit pour bébés, ou avec allégation peaux sensibles, est évalué différemment.
- L’évaluation est-elle à jour ? Les modifications des annexes et de nouvelles données peuvent rendre un ancien CPSR obsolète.
- Vous est-il destiné ? La personne responsable doit disposer de l’évaluation dans le DIP et pouvoir la montrer aux autorités.
Souvent, la voie la plus sûre est un nouveau CPSR pour votre produit fini, bâti sur les données du fournisseur et vos propres tests.
Les tests à réaliser vous-même
Même avec une bonne formule de base, votre produit fini est un nouveau produit. Les preuves habituelles comprennent :
- un test de stabilité et de compatibilité dans votre emballage réel ;
- un challenge test pour les produits contenant de l’eau, afin de montrer que le système conservateur fonctionne ;
- un test des spécifications microbiologiques sur le produit fini ;
- un patch test si vous voulez soutenir une allégation de tolérance ou de peaux sensibles.
Ce qu’il faut convenir dans le contrat
Un accord écrit entre la marque et le fabricant évite la plupart des litiges. Couvrez au moins les points suivants :
- Qui est la personne responsable et, si c’est vous, comment le fabricant vous soutient.
- Documents : quels fichiers le fabricant livre (données de formule, certificat BPF, spécifications, rapports d’essai) et sous quel format.
- Modifications de formule : le fabricant vous informe avant de changer une matière première ou un fournisseur.
- Dossiers de lot et conservation : ils sont conservés et à votre disposition pendant toute la durée de conservation.
- Réclamations et effets indésirables : qui les recueille, en combien de temps ils vous parviennent et ce qui est partagé.
- Rappels et mesures correctives : qui fait quoi et en combien de temps.
- Droits d’audit : vous pouvez examiner le site de production ou ses enregistrements.
- Confidentialité : l’évaluateur de la sécurité accède à la formule complète même si le fabricant veut la garder secrète.
Le dernier point compte : on ne peut pas établir de CPSR sans la formule complète, donc un fabricant qui refuse de la partager bloque votre conformité.
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L’étiquette et les allégations restent les vôtres
Le fabricant imprime ou fournit souvent une étiquette standard. Vous restez responsable du texte de l’étiquette. Vérifiez l’adresse de la personne responsable, la liste des ingrédients, la date de durabilité minimale ou la durée après ouverture, le numéro de lot, la fonction, les précautions et les exigences linguistiques de chaque marché. Les allégations sur l’emballage, le site web et les réseaux sociaux doivent être soutenues par des preuves que vous détenez. Une allégation copiée de la brochure du fabricant reste votre allégation.
Erreurs fréquentes
- Croire que le nom du fournisseur sur la facture en fait la personne responsable.
- Vendre dans l’UE avec une personne responsable non établie dans l’UE.
- Lancer sur le CPSR du fournisseur pour un autre parfum ou un autre emballage.
- Sauter la notification CPNP parce que le fabricant l’a « déjà faite » pour une autre marque.
- Ne pas avoir le DIP disponible à l’adresse de l’étiquette.
- Ne pas convenir de qui informe qui lorsque le fournisseur change une matière première.
Une courte checklist pour un lancement en marque privée
- Confirmer la personne responsable dans l’UE et l’adresse de l’étiquette.
- Obtenir du fabricant la formule, les spécifications et la preuve des BPF.
- Réaliser les tests sur le produit fini dans son emballage final.
- Obtenir un CPSR signé pour votre produit.
- Assembler le DIP et notifier le produit dans le CPNP.
- Vérifier l’étiquette et chaque allégation, puis libérer le premier lot.
Questions fréquentes
Le fabricant peut-il être ma personne responsable ?
Oui, s’il est établi dans l’UE et accepte par mandat écrit. Vous devez alors quand même examiner les documents et garder la maîtrise des allégations et de l’étiquetage. Veillez à ce que l’arrangement soit clair dans le contrat.
Me faut-il mon propre CPSR si le fabricant en a un ?
Normalement oui, car votre produit fini, votre emballage et vos allégations diffèrent de la formule standard. Votre évaluateur peut réutiliser les données du fabricant, mais l’évaluation doit correspondre à votre produit.
La marque blanche change-t-elle la réponse ?
Non. Dès que le produit est vendu sous votre nom ou votre marque, les obligations de la personne responsable s’appliquent à vous ou à la personne que vous désignez.
Points clés à retenir
- Votre nom sur l’emballage signifie normalement que vous êtes la personne responsable, avec une obligation légale sur la sécurité, le dossier, la notification et l’étiquette.
- Le fabricant fournit des intrants, pas votre conformité.
- Testez et évaluez votre produit fini dans son emballage réel.
- Consignez les rôles, la maîtrise des changements et le traitement des réclamations dans un contrat écrit.