Private label cosmetica: wie is verantwoordelijk voor de veiligheid?

Private label- en white label-producten laten een merk snel lanceren: een fabrikant levert een kant-en-klare formule, u voegt uw naam en uw verpakking toe. Wat veel oprichters over het hoofd zien, is dat uw naam op de verpakking ook de wettelijke verantwoordelijkheid bij u legt. Deze gids legt de verantwoordelijkheid bij private label cosmetica in de EU uit: wie instaat voor de veiligheid, wat de fabrikant wel en niet voor u kan doen en wat u schriftelijk moet afspreken.

Het korte antwoord

Wordt een cosmetisch product onder uw naam of handelsmerk in de EU in de handel gebracht, dan bent u normaal gesproken de “verantwoordelijke persoon” en bent u aansprakelijk voor de veiligheid, het CPSR, het productinformatiedossier, de CPNP-notificatie en het etiket, ook als iemand anders het product heeft gemaakt. De fabrikant kan gegevens en documenten leveren, maar neemt uw wettelijke verplichting niet weg.

Wat private label in de praktijk betekent

Bij private label bezit of ontwikkelt een contractfabrikant een basisformule en produceert die voor meerdere merken. White label betekent meestal hetzelfde product dat onder verschillende namen wordt verkocht met weinig of geen aanpassing. Maatwerk of semi-maatwerk betekent dat de formule voor u wordt aangepast. In alle drie de gevallen is voor de wet niet de vraag wie het product heeft gemengd, maar wiens naam op de verpakking staat en wie het in de handel brengt.

Lees ook CPSR voor private label cosmetica: wat merken moeten doen

Wie is de verantwoordelijke persoon?

Verordening (EG) nr. 1223/2009 eist dat voor elk cosmetisch product dat in de EU in de handel wordt gebracht een in de EU gevestigde verantwoordelijke persoon bestaat. Artikel 4 bepaalt dat de verantwoordelijke persoon de fabrikant, de importeur of iemand met een schriftelijke machtiging kan zijn. Het bepaalt ook dat een distributeur de verantwoordelijke persoon wordt wanneer hij een product onder zijn eigen naam of handelsmerk in de handel brengt, of een reeds in de handel zijnd product wijzigt op een manier die de naleving kan beïnvloeden. Dat is de private label-situatie.

De verantwoordelijke persoon moet een in de EU of de EER gevestigde rechtspersoon of natuurlijke persoon zijn, met een adres dat op het etiket staat. Een merk buiten de EU heeft dus een in de EU gevestigde verantwoordelijke persoon nodig voordat het in de EU mag verkopen.

Waarvoor de verantwoordelijke persoon moet zorgen

Artikel 5 vat de verplichtingen samen. In de praktijk moet u ervoor zorgen dat:

• het product veilig is bij normaal of redelijkerwijs te verwachten gebruik en een afgeronde veiligheidsbeoordeling en een CPSR heeft;
• het is geproduceerd volgens goede productiepraktijken (GMP);
• er een productinformatiedossier (PIF) bestaat dat tien jaar wordt bewaard nadat de laatste batch in de handel is gebracht;
• het product in het CPNP is genotificeerd voordat het wordt verkocht;
• het etiket voldoet aan artikel 19 en elke claim aan artikel 20;
• klachten en ernstige ongewenste effecten worden behandeld en aan de autoriteiten gemeld;
• corrigerende maatregelen, terugtrekking of terugroeping plaatsvinden als het product niet voldoet.

Wat de fabrikant voor u kan doen

Een goede private label-fabrikant is een echte hulp. Hij kan doorgaans leveren:

• de formule met specificaties en grondstofdocumenten;
• bewijs van GMP, bij voorkeur volgens ISO 22716, en batchdossiers;
• gegevens over stabiliteit, microbiologie en conservering voor de basisformule;
• een voorbeeld of bestaand CPSR voor de standaardformule.

Deze documenten zijn waardevol, maar het zijn input. De papieren van de fabrikant zijn opgesteld voor het product van de fabrikant in de verpakking van de fabrikant.

Lees ook Cosmetica verkopen op Etsy: de veiligheidsdocumenten die u nodig hebt

Waarom het CPSR van een leverancier vaak niet volstaat

Een CPSR beoordeelt een specifiek product in het feitelijke gebruik en de feitelijke verpakking. Als u een standaardformule koopt, controleer dan deze punten voordat u op een bestaand CPSR vertrouwt:

• Is uw product hetzelfde? Een gewijzigd parfum, een andere kleur, conserveermiddel of percentage is een andere formule.
• Dekt het uw verpakking? Compatibiliteit en stabiliteit hangen af van uw flacon, pomp of tube.
• Dekt het uw doelgroep en claims? Een product voor baby’s, of met een claim voor de gevoelige huid, wordt anders beoordeeld.
• Is de beoordeling actueel? Wijzigingen in de bijlagen en nieuwe gegevens kunnen een ouder CPSR verouderd maken.
• Is het aan u gericht? De verantwoordelijke persoon moet de beoordeling in het PIF beschikbaar hebben en kunnen tonen aan de autoriteiten.

Vaak is de veiligste route een nieuw CPSR voor uw eindproduct, gebaseerd op de gegevens van de leverancier en uw eigen tests.

Tests die u zelf nog moet doen

Zelfs met een goede basisformule is uw eindproduct een nieuw product. Typisch bewijs omvat:

• een stabiliteits- en compatibiliteitstest in uw echte verpakking;
• een challengetest voor producten die water bevatten, om aan te tonen dat het conserveersysteem werkt;
• een test op microbiologische specificaties van het eindproduct;
• een patchtest als u een verdraagbaarheidsclaim of een claim voor de gevoelige huid wilt onderbouwen.

Wat u in het contract moet afspreken

Een schriftelijke overeenkomst tussen merk en fabrikant voorkomt de meeste geschillen. Behandel ten minste het volgende:

1. Wie de verantwoordelijke persoon is en, als u dat bent, hoe de fabrikant u ondersteunt.
2. Documenten: welke dossiers de fabrikant levert (formulegegevens, GMP-certificaat, specificaties, testrapporten) en in welk formaat.
3. Formulewijzigingen: de fabrikant informeert u voordat hij een grondstof of leverancier wijzigt.
4. Batchdossiers en bewaring: ze worden bewaard en blijven gedurende de hele bewaartermijn voor u beschikbaar.
5. Klachten en ongewenste effecten: wie ze verzamelt, hoe snel ze u bereiken en wat er wordt gedeeld.
6. Terugroepacties en corrigerende maatregelen: wie wat doet en hoe snel.
7. Auditrechten: u mag de productielocatie of de bijbehorende dossiers beoordelen.
8. Vertrouwelijkheid: de veiligheidsbeoordelaar heeft toegang tot de volledige formule, ook als de fabrikant die geheim wil houden.

Het laatste punt is belangrijk: zonder de volledige formule kan geen CPSR worden opgesteld, dus een fabrikant die weigert die te delen, blokkeert uw naleving.

Lees ook Verantwoordelijke persoon of veiligheidsbeoordelaar: wie doet wat

Etiket en claims blijven van u

De fabrikant drukt vaak een standaardetiket of levert het. U blijft verantwoordelijk voor de tekst op het etiket. Controleer het adres van de verantwoordelijke persoon, de ingrediëntenlijst, de datum van minimale houdbaarheid of de periode na opening, het batchnummer, de functie, de voorzorgsmaatregelen en de taaleisen van elke markt. Claims op de verpakking, de website en sociale media moeten worden onderbouwd door bewijs dat u in bezit hebt. Een claim die uit de brochure van de fabrikant is overgenomen, blijft uw claim.

Veelgemaakte fouten

• Aannemen dat de naam van de leverancier op de factuur de leverancier tot verantwoordelijke persoon maakt.
• In de EU verkopen met een verantwoordelijke persoon die niet in de EU is gevestigd.
• Lanceren op het CPSR van een leverancier voor een ander parfum of een andere verpakking.
• De CPNP-notificatie overslaan omdat de fabrikant die voor een ander merk “al heeft gedaan”.
• Het PIF niet beschikbaar hebben op het adres dat op het etiket staat.
• Niet afspreken wie wie informeert wanneer de leverancier een grondstof wijzigt.

Een korte checklist voor een private label-lancering

1. Bevestig de EU-verantwoordelijke persoon en het adres op het etiket.
2. Vraag de formule, specificaties en het GMP-bewijs op bij de fabrikant.
3. Voer de tests uit op het eindproduct in de definitieve verpakking.
4. Laat een ondertekend CPSR voor uw product opstellen.
5. Stel het PIF samen en notificeer het product in het CPNP.
6. Controleer het etiket en elke claim, en geef dan de eerste batch vrij.

Veelgestelde vragen

Kan de fabrikant mijn verantwoordelijke persoon zijn?

Ja, als hij in de EU is gevestigd en per schriftelijke machtiging instemt. U moet dan nog steeds de documenten beoordelen en de controle over claims en etikettering houden. Zorg dat de regeling in het contract duidelijk is.

Heb ik een eigen CPSR nodig als de fabrikant er een heeft?

Meestal wel, omdat uw eindproduct, verpakking en claims van de standaardformule verschillen. Uw veiligheidsbeoordelaar kan de gegevens van de fabrikant hergebruiken, maar de beoordeling moet bij uw product passen.

Verandert white label het antwoord?

Nee. Wanneer het product onder uw naam of handelsmerk wordt verkocht, gelden de verplichtingen van de verantwoordelijke persoon voor u of voor de persoon die u aanwijst.

Belangrijkste punten

• Uw naam op de verpakking betekent dat u normaal gesproken de verantwoordelijke persoon bent, met een wettelijke verplichting voor veiligheid, dossier, notificatie en etiket.
• De fabrikant levert input, geen naleving voor u.
• Test en beoordeel uw eindproduct in de echte verpakking.
• Leg rollen, wijzigingsbeheer en klachtenafhandeling vast in een schriftelijk contract.