O private label e o white label permitem a uma marca lançar-se rapidamente: um fabricante fornece uma fórmula pronta, e você acrescenta o seu nome e a sua embalagem. O que muitos fundadores não veem é que o seu nome na embalagem também lhe atribui o dever legal. Este guia explica a responsabilidade nos cosméticos de marca própria (private label) na UE: quem responde pela segurança, o que o fabricante pode e não pode fazer por si, e o que acordar por escrito.
Índice
- A resposta curta
- O que significa private label na prática
- Quem é a pessoa responsável?
- O que a pessoa responsável tem de assegurar
- O que o fabricante pode fazer por si
- Porque é que o CPSR de um fornecedor muitas vezes não basta
- Testes que deve continuar a fazer por conta própria
- O que acordar no contrato
- O rótulo e as alegações continuam a ser seus
- Erros comuns
- Uma lista de verificação rápida para um lançamento private label
- Perguntas frequentes
- Principais conclusões
A resposta curta
Se um cosmético for colocado no mercado da UE sob o seu nome ou marca, é normalmente a “pessoa responsável” e responde pela sua segurança, pelo CPSR, pelo ficheiro de informação do produto, pela notificação no CPNP e pelo rótulo, mesmo que o produto tenha sido fabricado por outrem. O fabricante pode fornecer dados e documentos, mas não elimina o seu dever legal.
O que significa private label na prática
No private label, um fabricante por contrato é proprietário ou desenvolve uma fórmula base e produz-a para várias marcas. White label significa, em geral, o mesmo produto vendido sob nomes diferentes, com pouca ou nenhuma alteração. A formulação personalizada ou semipersonalizada significa que a fórmula é adaptada para si. Nos três casos, a pergunta para a lei não é quem misturou o produto, mas sim de quem é o nome na embalagem e quem o coloca no mercado.
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Quem é a pessoa responsável?
O Regulamento (CE) n.º 1223/2009 exige que todo o produto cosmético colocado no mercado da UE tenha uma pessoa responsável estabelecida na UE. O artigo 4.º determina que a pessoa responsável pode ser o fabricante, o importador ou alguém nomeado por mandato escrito. Determina também que um distribuidor passa a ser a pessoa responsável quando coloca um produto no mercado sob o seu próprio nome ou marca, ou quando modifica um produto já colocado no mercado de forma que possa afetar a conformidade. É esta a situação do private label.
A pessoa responsável tem de ser uma pessoa coletiva ou singular estabelecida na UE ou no EEE, com um endereço que conste do rótulo. Uma marca de fora da UE precisa, portanto, de uma pessoa responsável estabelecida na UE antes de poder vender na UE.
O que a pessoa responsável tem de assegurar
O artigo 5.º resume os deveres. Na prática, tem de garantir que:
- o produto é seguro em condições normais ou razoavelmente previsíveis de utilização e dispõe de uma avaliação de segurança concluída e de um CPSR;
- foi fabricado de acordo com as boas práticas de fabrico (BPF);
- existe um ficheiro de informação do produto (PIF), conservado durante dez anos após a colocação no mercado do último lote;
- o produto é notificado no CPNP antes de ser vendido;
- o rótulo cumpre o artigo 19.º e cada alegação cumpre o artigo 20.º;
- as reclamações e os efeitos indesejáveis graves são tratados e comunicados às autoridades;
- são tomadas medidas corretivas, de retirada ou de recolha se o produto não estiver conforme.
O que o fabricante pode fazer por si
Um bom fabricante de private label é uma ajuda real. Pode normalmente fornecer:
- a fórmula com as especificações e os documentos das matérias-primas;
- prova de BPF, idealmente segundo a ISO 22716, e registos de lote;
- dados de estabilidade, microbiológicos e de conservação da fórmula base;
- uma amostra ou um CPSR existente para a fórmula de catálogo.
Estes documentos são valiosos, mas são contributos. A documentação do fabricante foi redigida para o produto do fabricante, no recipiente do fabricante.
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Porque é que o CPSR de um fornecedor muitas vezes não basta
Um CPSR avalia um produto específico na sua utilização e embalagem reais. Quando compra uma fórmula de catálogo, verifique estes pontos antes de se apoiar num CPSR existente:
- O seu produto é o mesmo? Uma fragrância, cor, conservante ou percentagem alterados correspondem a uma fórmula diferente.
- Abrange a sua embalagem? A compatibilidade e a estabilidade dependem do seu recipiente, bomba ou tubo.
- Abrange o seu grupo-alvo e as suas alegações? Um produto para bebés, ou com uma alegação de pele sensível, é avaliado de forma diferente.
- A avaliação está atualizada? Alterações aos anexos e novos dados podem tornar desatualizado um CPSR mais antigo.
- Está dirigido a si? A pessoa responsável tem de ter a avaliação disponível no PIF e poder apresentá-la às autoridades.
Muitas vezes, o caminho mais seguro é um novo CPSR para o seu produto acabado, construído a partir dos dados do fornecedor e dos seus próprios testes.
Testes que deve continuar a fazer por conta própria
Mesmo com uma boa fórmula base, o seu produto acabado é um produto novo. As provas típicas incluem:
- um teste de estabilidade e compatibilidade na sua embalagem real;
- um challenge test para produtos que contêm água, a fim de demonstrar que o sistema conservante funciona;
- um teste de especificações microbiológicas ao produto acabado;
- um patch test quando pretende sustentar uma alegação de tolerância ou de pele sensível.
O que acordar no contrato
Um acordo escrito entre a marca e o fabricante evita a maior parte dos litígios. Abranja, no mínimo, o seguinte:
- Quem é a pessoa responsável e, se for você, como o fabricante o apoia.
- Documentos: que ficheiros o fabricante entrega (dados da fórmula, certificado de BPF, especificações, relatórios de testes) e em que formato.
- Alterações da fórmula: o fabricante informa-o antes de alterar qualquer matéria-prima ou fornecedor.
- Registos de lote e conservação: são guardados e ficam à sua disposição durante todo o período de conservação.
- Reclamações e efeitos indesejáveis: quem os recolhe, com que rapidez chegam até si e o que é partilhado.
- Recolhas e medidas corretivas: quem faz o quê e com que rapidez.
- Direitos de auditoria: pode examinar o local de produção ou os respetivos registos.
- Confidencialidade: o avaliador de segurança pode aceder à fórmula completa, mesmo que o fabricante a queira manter secreta.
O último ponto é importante: um CPSR não pode ser feito sem a fórmula completa, pelo que um fabricante que se recuse a partilhá-la bloqueia a sua conformidade.
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O rótulo e as alegações continuam a ser seus
O fabricante imprime ou fornece, muitas vezes, um rótulo padrão. Você continua responsável pelo texto do rótulo. Verifique o endereço da pessoa responsável, a lista de ingredientes, a data de durabilidade mínima ou o período após abertura, o número de lote, a função, as precauções e os requisitos linguísticos de cada mercado. As alegações na embalagem, no site e nas redes sociais têm de ser sustentadas por provas que você detenha. Uma alegação copiada do folheto do fabricante continua a ser uma alegação sua.
Erros comuns
- Presumir que o nome do fornecedor na fatura faz dele a pessoa responsável.
- Vender na UE com uma pessoa responsável que não está estabelecida na UE.
- Lançar com base no CPSR de um fornecedor para outra fragrância ou embalagem.
- Saltar a notificação no CPNP porque o fabricante “já a fez” para outra marca.
- Não ter o PIF disponível no endereço indicado no rótulo.
- Não acordar quem informa quem quando o fornecedor altera uma matéria-prima.
Uma lista de verificação rápida para um lançamento private label
- Confirme a pessoa responsável na UE e o endereço do rótulo.
- Obtenha do fabricante a fórmula, as especificações e as provas de BPF.
- Realize os testes ao produto acabado na sua embalagem final.
- Obtenha um CPSR assinado para o seu produto.
- Reúna o PIF e notifique o produto no CPNP.
- Verifique o rótulo e todas as alegações e, depois, liberte o primeiro lote.
Perguntas frequentes
O fabricante pode ser a minha pessoa responsável?
Sim, se estiver estabelecido na UE e concordar por mandato escrito. Mesmo assim, continua a ter de analisar os documentos e manter o controlo das alegações e da rotulagem. Verifique se o acordo está claro no contrato.
Preciso do meu próprio CPSR se o fabricante já tem um?
Normalmente sim, porque o seu produto acabado, a embalagem e as alegações diferem da fórmula de catálogo. O seu avaliador de segurança pode reutilizar os dados do fabricante, mas a avaliação tem de se ajustar ao seu produto.
O white label altera a resposta?
Não. Sempre que o produto é vendido sob o seu nome ou marca, os deveres da pessoa responsável aplicam-se a si ou à pessoa que nomear.
Principais conclusões
- O seu nome na embalagem significa que é normalmente a pessoa responsável, com o dever legal quanto à segurança, ao ficheiro, à notificação e ao rótulo.
- O fabricante fornece contributos, não a sua conformidade.
- Teste e avalie o seu produto acabado na sua embalagem real.
- Inscreva num contrato escrito as funções, o controlo de alterações e o tratamento de reclamações.