Private Label Kozmetik: Güvenlikten Kim Sorumlu?

Private label ve white label ürünler bir markanın hızlı lansman yapmasını sağlar: üretici hazır bir formül sağlar, siz kendi adınızı ve ambalajınızı eklersiniz. Pek çok girişimcinin gözden kaçırdığı kısım, ambalajdaki adınızın yasal yükümlülüğü de size yüklemesidir. Bu rehber, AB’de private label kozmetik sorumluluğunu açıklar: güvenlikten kim sorumludur, üretici sizin için neler yapabilir ve neler yapamaz, yazılı olarak nelerde anlaşmalısınız.

Kısa cevap

Bir kozmetik AB pazarına sizin adınız veya ticari markanız altında sunuluyorsa, onu başkası üretmiş olsa bile normalde “sorumlu kişi” sizsiniz ve güvenlikten, CPSR’den, ürün bilgi dosyasından, CPNP bildiriminden ve etiketten siz sorumlusunuz. Üretici veri ve belge sağlayabilir, ancak sizin yasal yükümlülüğünüzü ortadan kaldırmaz.

Private label pratikte ne demektir?

Private label’da bir fason üretici temel formülün sahibidir veya onu geliştirir ve birkaç marka için üretir. White label genellikle aynı ürünün az değişiklikle veya hiç değişiklik yapılmadan farklı isimlerle satılması anlamına gelir. Özel veya yarı özel formülasyon, formülün sizin için uyarlanması demektir. Üç durumda da kanunun sorusu ürünü kimin karıştırdığı değil, ambalajda kimin adının olduğu ve ürünü kimin piyasaya sunduğudur.

Şunu da okuyun Özel Markalı Kozmetik CPSR: Markaların Yapması Gerekenler

Sorumlu kişi kimdir?

(EC) No 1223/2009 sayılı Tüzük, AB pazarına sunulan her kozmetik ürünün AB’de yerleşik bir sorumlu kişisinin olmasını şart koşar. 4. madde, sorumlu kişinin üretici, ithalatçı veya yazılı yetki ile atanmış biri olabileceğini söyler. Ayrıca bir distribütörün, ürünü kendi adı veya ticari markası altında piyasaya sunması ya da piyasadaki bir ürünü uygunluğu etkileyebilecek şekilde değiştirmesi durumunda sorumlu kişi hâline geldiğini belirtir. Private label durumu budur.

Sorumlu kişi, etikette adresi görünen, AB veya AEA merkezli bir tüzel veya gerçek kişi olmalıdır. Dolayısıyla AB dışındaki bir marka, AB’de satış yapmadan önce AB merkezli bir sorumlu kişiye ihtiyaç duyar.

Sorumlu kişi neleri sağlamalıdır?

5. madde görevleri özetler. Pratikte şunlardan emin olmalısınız:

• ürün normal veya öngörülebilir kullanımda güvenlidir ve tamamlanmış bir güvenlik değerlendirmesi ile CPSR’si vardır;
• iyi üretim uygulamasına (GMP) göre üretilmiştir;
• bir ürün bilgi dosyası (PIF) mevcuttur ve son parti piyasaya sunulduktan sonra on yıl boyunca saklanır;
• ürün satılmadan önce CPNP’de bildirilmiştir;
• etiket 19. maddeyi, her iddia 20. maddeyi karşılar;
• şikayetler ve ciddi istenmeyen etkiler ele alınır ve yetkililere bildirilir;
• ürün uygun değilse düzeltici faaliyet, geri çekme veya geri çağırma yapılır.

Üretici sizin için neler yapabilir?

İyi bir private label üreticisi gerçek bir yardımdır. Genellikle şunları sağlayabilir:

• spesifikasyonları ve hammadde belgeleriyle birlikte formül;
• GMP kanıtı (tercihen ISO 22716’ya karşı) ve parti kayıtları;
• temel formül için stabilite, mikrobiyolojik ve koruma testi verileri;
• hazır formül için örnek veya mevcut bir CPSR.

Bu belgeler değerlidir, ancak birer girdidir. Üreticinin evrakları, üreticinin ürünü için, üreticinin kabı içinde yazılmıştır.

Şunu da okuyun Etsy'de Kozmetik Satmak: Gereken Güvenlik Belgeleri

Tedarikçinin CPSR’si neden çoğu zaman yeterli değildir?

Bir CPSR, belirli bir ürünü gerçek kullanımı ve ambalajı içinde değerlendirir. Hazır bir formül satın aldığınızda, mevcut bir CPSR’ye güvenmeden önce şu noktaları kontrol edin:

• Ürününüz aynı mı? Değişen bir parfüm, renk, koruyucu veya yüzde farklı bir formüldür.
• Ambalajınızı kapsıyor mu? Uyumluluk ve stabilite sizin kabınıza, pompanıza veya tüpünüze bağlıdır.
• Hedef kitlenizi ve iddialarınızı kapsıyor mu? Bebekler için bir ürün veya hassas cilt iddiası taşıyan bir ürün farklı değerlendirilir.
• Değerlendirme güncel mi? Ek değişiklikleri ve yeni veriler eski bir CPSR’yi güncelliğini yitirmiş hâle getirebilir.
• Size mi hitap ediyor? Sorumlu kişi, değerlendirmeyi PIF’te hazır bulundurmalı ve yetkililere gösterebilmelidir.

Çoğu zaman en güvenli yol, tedarikçinin verileri ve kendi testleriniz üzerine kurulu, bitmiş ürününüz için yeni bir CPSR’dir.

Yine de kendiniz yapmanız gereken testler

İyi bir temel formülle bile bitmiş ürününüz yeni bir üründür. Tipik kanıtlar şunlardır:

• gerçek ambalajınızda bir stabilite ve uyumluluk testi;
• koruyucu sistemin çalıştığını göstermek için su içeren ürünlerde challenge testi;
• bitmiş ürün üzerinde mikrobiyolojik spesifikasyon testi;
• bir tolerans veya hassas cilt iddiasını desteklemek istediğinizde yama testi.

Sözleşmede nelerde anlaşmalısınız?

Marka ile üretici arasındaki yazılı bir anlaşma, uyuşmazlıkların çoğunu önler. En azından şunları kapsayın:

1. Sorumlu kişi kimdir ve eğer sizseniz, üretici size nasıl destek verir.
2. Belgeler: üreticinin hangi dosyaları (formül verileri, GMP sertifikası, spesifikasyonlar, test raporları) hangi formatta teslim edeceği.
3. Formül değişiklikleri: üretici, herhangi bir hammaddeyi veya tedarikçiyi değiştirmeden önce sizi bilgilendirir.
4. Parti kayıtları ve saklama: tüm saklama süresi boyunca tutulur ve size açıktır.
5. Şikayetler ve istenmeyen etkiler: bunları kimin topladığı, size ne kadar hızlı ulaştığı ve nelerin paylaşıldığı.
6. Geri çağırmalar ve düzeltici faaliyet: kimin ne yaptığı ve ne kadar hızlı yaptığı.
7. Denetim hakları: üretim tesisini veya kayıtlarını inceleyebilirsiniz.
8. Gizlilik: üretici formülü gizli tutmak istese bile güvenlik değerlendiricisi tam formüle erişebilir.

Son nokta önemlidir: CPSR tam formül olmadan yapılamaz; dolayısıyla formülü paylaşmayı reddeden bir üretici uyumluluğunuzu engeller.

Şunu da okuyun Sorumlu Kişi ve Güvenlik Değerlendiricisi: Kim Ne Yapar?

Etiket ve iddialar size ait olmaya devam eder

Üretici çoğu zaman standart bir etiket basar veya sağlar. Etiket metninden yine siz sorumlusunuz. Sorumlu kişinin adresini, bileşen listesini, asgari dayanıklılık tarihini veya açıldıktan sonraki süreyi, parti numarasını, işlevi, önlemleri ve her pazarın dil gerekliliklerini kontrol edin. Ambalajdaki, web sitesindeki ve sosyal medyadaki iddialar elinizdeki kanıtlarla desteklenmelidir. Üreticinin broşüründen kopyalanan bir iddia da yine sizin iddianızdır.

Sık yapılan hatalar

• Faturadaki tedarikçi adının, tedarikçiyi sorumlu kişi yaptığını varsaymak.
• AB’de yerleşik olmayan bir sorumlu kişiyle AB’de satış yapmak.
• Farklı bir parfüm veya ambalaj için hazırlanmış tedarikçi CPSR’si ile lansman yapmak.
• Üretici başka bir marka için “zaten yaptı” diye CPNP bildirimini atlamak.
• PIF’i etiketteki adreste hazır bulundurmamak.
• Tedarikçi bir hammaddeyi değiştirdiğinde kimin kimi bilgilendireceği konusunda anlaşmamak.

Private label lansmanı için kısa bir kontrol listesi

1. AB sorumlu kişisini ve etiketteki adresi doğrulayın.
2. Üreticiden formülü, spesifikasyonları ve GMP kanıtını alın.
3. Testleri bitmiş ürün üzerinde, nihai ambalajında yürütün.
4. Ürününüz için imzalı bir CPSR alın.
5. PIF’i derleyin ve ürünü CPNP’de bildirin.
6. Etiketi ve her iddiayı kontrol edin, ardından ilk partiyi serbest bırakın.

Sıkça sorulan sorular

Üretici benim sorumlu kişim olabilir mi?

Evet, AB’de yerleşikse ve yazılı yetkiyi kabul ediyorsa. Bu durumda yine de belgeleri gözden geçirmeniz ve iddialar ile etiketleme üzerindeki kontrolü elinizde tutmanız gerekir. Düzenlemenin sözleşmede net olduğundan emin olun.

Üreticide bir CPSR varsa yine de kendi CPSR’ime ihtiyacım var mı?

Genellikle evet, çünkü bitmiş ürününüz, ambalajınız ve iddialarınız hazır formülden farklıdır. Güvenlik değerlendiriciniz üreticinin verilerini yeniden kullanabilir, ancak değerlendirme ürününüze uymalıdır.

White label cevabı değiştirir mi?

Hayır. Ürün sizin adınız veya ticari markanız altında satıldığında, sorumlu kişinin görevleri sizin için ya da atadığınız kişi için geçerlidir.

Önemli çıkarımlar

• Ambalajdaki adınız, normalde sorumlu kişi olduğunuz ve güvenlik, dosya, bildirim ve etiket konusunda yasal yükümlülüğünüz olduğu anlamına gelir.
• Üretici girdi sağlar, sizin uyumluluğunuzu değil.
• Bitmiş ürününüzü gerçek ambalajında test edin ve değerlendirin.
• Rolleri, değişiklik kontrolünü ve şikayet yönetimini yazılı bir sözleşmeye koyun.