Kosmetyki private label: kto odpowiada za bezpieczeństwo?

Private label i white label pozwalają marce szybko wejść na rynek: producent dostarcza gotową recepturę, a Państwo dodają swoją nazwę i opakowanie. Wielu założycielom umyka to, że Państwa nazwa na opakowaniu nakłada też na Państwa obowiązek prawny. Ten poradnik wyjaśnia odpowiedzialność za kosmetyki private label w UE: kto odpowiada za bezpieczeństwo, co producent może, a czego nie może zrobić za Państwa i co ustalić na piśmie.

Krótka odpowiedź

Jeśli kosmetyk jest wprowadzany na rynek UE pod Państwa nazwą lub znakiem towarowym, zazwyczaj są Państwo „osobą odpowiedzialną” i odpowiadają za jego bezpieczeństwo, CPSR, dokumentację informacyjną produktu, zgłoszenie CPNP i etykietę, nawet jeśli wyprodukował go ktoś inny. Producent może dostarczyć dane i dokumenty, ale nie zdejmuje z Państwa obowiązku prawnego.

Co private label oznacza w praktyce

W modelu private label producent kontraktowy jest właścicielem lub twórcą bazowej receptury i wytwarza ją dla kilku marek. White label oznacza zwykle ten sam produkt sprzedawany pod różnymi nazwami z niewielkimi zmianami lub bez nich. Formulacja na zamówienie lub częściowo na zamówienie oznacza, że receptura jest dostosowana dla Państwa. We wszystkich trzech przypadkach dla prawa nie ma znaczenia, kto wymieszał produkt, lecz czyja nazwa widnieje na opakowaniu i kto wprowadza produkt do obrotu.

Przeczytaj też CPSR dla kosmetyków private label: co muszą zrobić marki

Kto jest osobą odpowiedzialną?

Rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 wymaga, aby dla każdego kosmetyku wprowadzanego na rynek UE istniała osoba odpowiedzialna mająca siedzibę w UE. Artykuł 4 stanowi, że osobą odpowiedzialną może być producent, importer lub podmiot wyznaczony w drodze pisemnego upoważnienia. Mówi także, że dystrybutor staje się osobą odpowiedzialną, gdy wprowadza produkt do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym albo modyfikuje produkt już znajdujący się na rynku w sposób, który może wpływać na zgodność. Tak wygląda sytuacja private label.

Osoba odpowiedzialna musi być osobą prawną lub fizyczną z siedzibą w UE lub EOG, a jej adres musi znajdować się na etykiecie. Marka spoza UE potrzebuje więc osoby odpowiedzialnej z siedzibą w UE, zanim zacznie sprzedaż w UE.

Co musi zapewnić osoba odpowiedzialna

Artykuł 5 podsumowuje obowiązki. W praktyce trzeba upewnić się, że:

• produkt jest bezpieczny w normalnych lub dających się przewidzieć warunkach stosowania i ma ukończoną ocenę bezpieczeństwa oraz CPSR;
• został wyprodukowany zgodnie z dobrą praktyką produkcyjną (GMP);
• istnieje dokumentacja informacyjna produktu (PIF), przechowywana przez dziesięć lat od wprowadzenia na rynek ostatniej partii;
• produkt został zgłoszony w CPNP przed sprzedażą;
• etykieta spełnia wymogi artykułu 19, a każda deklaracja wymogi artykułu 20;
• skargi i poważne niepożądane skutki są obsługiwane i zgłaszane organom nadzoru;
• w razie niezgodności produktu podejmowane są działania naprawcze, wycofanie lub odwołanie z rynku.

Co producent może zrobić dla Państwa

Dobry producent private label to prawdziwa pomoc. Zazwyczaj może dostarczyć:

• recepturę ze specyfikacjami i dokumentami surowców;
• dowód GMP, najlepiej zgodnie z ISO 22716, oraz dokumentację partii;
• dane ze stabilności, mikrobiologii i skuteczności konserwacji dla bazowej receptury;
• przykładowy lub istniejący CPSR dla standardowej receptury.

Te dokumenty są cenne, ale stanowią tylko dane wejściowe. Dokumentacja producenta została napisana dla produktu producenta w jego opakowaniu.

Przeczytaj też Sprzedaż kosmetyków na Etsy: potrzebne dokumenty bezpieczeństwa

Dlaczego CPSR dostawcy często nie wystarcza

CPSR ocenia konkretny produkt w rzeczywistym stosowaniu i opakowaniu. Przy zakupie standardowej receptury, zanim zaufa się istniejącemu CPSR, warto sprawdzić następujące punkty:

• Czy Państwa produkt jest taki sam? Zmieniona kompozycja zapachowa, barwnik, konserwant lub procent to inna receptura.
• Czy obejmuje Państwa opakowanie? Kompatybilność i stabilność zależą od Państwa pojemnika, pompki lub tubki.
• Czy obejmuje Państwa grupę docelową i deklaracje? Produkt dla niemowląt lub z deklaracją dla skóry wrażliwej jest oceniany inaczej.
• Czy ocena jest aktualna? Zmiany w załącznikach i nowe dane mogą sprawić, że starszy CPSR jest nieaktualny.
• Czy jest skierowana do Państwa? Osoba odpowiedzialna musi mieć ocenę w PIF i móc ją okazać organom nadzoru.

Często najbezpieczniejszą drogą jest nowy CPSR dla gotowego produktu, oparty na danych dostawcy i własnych testach.

Testy, które nadal należy wykonać samodzielnie

Nawet przy dobrej recepturze bazowej Państwa gotowy produkt jest nowym produktem. Typowe dowody obejmują:

• test stabilności i kompatybilności w rzeczywistym opakowaniu;
• challenge test dla produktów zawierających wodę, aby wykazać, że system konserwujący działa;
• test specyfikacji mikrobiologicznych na gotowym produkcie;
• test płatkowy, gdy ma wesprzeć deklarację tolerancji lub przeznaczenia dla skóry wrażliwej.

Co ustalić w umowie

Pisemna umowa między marką a producentem zapobiega większości sporów. Należy uwzględnić przynajmniej następujące kwestie:

1. Kto jest osobą odpowiedzialną i, jeśli są to Państwo, jak producent Państwa wspiera.
2. Dokumenty: jakie pliki dostarcza producent (dane receptury, certyfikat GMP, specyfikacje, raporty z badań) i w jakim formacie.
3. Zmiany receptury: producent informuje Państwa przed zmianą jakiegokolwiek surowca lub dostawcy.
4. Dokumentacja partii i jej przechowywanie: jest przechowywana i dostępna dla Państwa przez cały okres retencji.
5. Skargi i niepożądane skutki: kto je zbiera, jak szybko trafiają do Państwa i co jest udostępniane.
6. Odwołania z rynku i działania naprawcze: kto co robi i jak szybko.
7. Prawa audytu: mogą Państwo skontrolować zakład produkcyjny lub jego dokumentację.
8. Poufność: osoba oceniająca bezpieczeństwo ma dostęp do pełnej receptury, nawet jeśli producent chce zachować ją w tajemnicy.

Ostatni punkt ma znaczenie: CPSR nie można wykonać bez pełnej receptury, więc producent, który odmawia jej udostępnienia, blokuje Państwa zgodność z przepisami.

Przeczytaj też Osoba odpowiedzialna a osoba oceniająca bezpieczeństwo: kto co robi

Etykieta i deklaracje pozostają po Państwa stronie

Producent często drukuje lub dostarcza standardową etykietę. Za treść etykiety nadal odpowiadają Państwo. Należy sprawdzić adres osoby odpowiedzialnej, listę składników, datę minimalnej trwałości lub okres po otwarciu, numer partii, funkcję, środki ostrożności i wymogi językowe każdego rynku. Deklaracje na opakowaniu, stronie internetowej i w mediach społecznościowych muszą być poparte dowodami, które Państwo posiadają. Deklaracja skopiowana z broszury producenta nadal jest Państwa deklaracją.

Częste błędy

• Zakładanie, że nazwa dostawcy na fakturze czyni dostawcę osobą odpowiedzialną.
• Sprzedaż w UE z osobą odpowiedzialną, która nie ma siedziby w UE.
• Wprowadzenie na rynek na podstawie CPSR dostawcy dla innej kompozycji zapachowej lub opakowania.
• Pominięcie zgłoszenia CPNP, ponieważ producent „już je zrobił” dla innej marki.
• Brak PIF pod adresem podanym na etykiecie.
• Brak ustaleń, kto kogo informuje, gdy dostawca zmienia surowiec.

Krótka lista kontrolna premiery private label

1. Potwierdzić osobę odpowiedzialną z UE i adres na etykiecie.
2. Uzyskać od producenta recepturę, specyfikacje i dowody GMP.
3. Wykonać testy na gotowym produkcie w finalnym opakowaniu.
4. Uzyskać podpisany CPSR dla Państwa produktu.
5. Skompletować PIF i zgłosić produkt w CPNP.
6. Sprawdzić etykietę i każdą deklarację, a następnie zwolnić pierwszą partię.

Najczęściej zadawane pytania

Czy producent może być moją osobą odpowiedzialną?

Tak, jeśli ma siedzibę w UE i zgodzi się na to w drodze pisemnego upoważnienia. Nadal muszą Państwo jednak weryfikować dokumenty i zachować kontrolę nad deklaracjami i oznakowaniem. Warto zadbać, aby ustalenia były jasno opisane w umowie.

Czy potrzebuję własnego CPSR, jeśli producent już go ma?

Zazwyczaj tak, ponieważ Państwa gotowy produkt, opakowanie i deklaracje różnią się od standardowej receptury. Osoba oceniająca bezpieczeństwo może wykorzystać dane producenta, ale ocena musi pasować do Państwa produktu.

Czy white label zmienia odpowiedź?

Nie. Gdy produkt jest sprzedawany pod Państwa nazwą lub znakiem towarowym, obowiązki osoby odpowiedzialnej spoczywają na Państwu albo na osobie, którą Państwo wyznaczą.

Najważniejsze wnioski

• Państwa nazwa na opakowaniu oznacza, że zazwyczaj są Państwo osobą odpowiedzialną, z prawnym obowiązkiem dotyczącym bezpieczeństwa, dokumentacji, zgłoszenia i etykiety.
• Producent dostarcza dane wejściowe, a nie Państwa zgodność z przepisami.
• Gotowy produkt należy testować i oceniać w rzeczywistym opakowaniu.
• Role, kontrolę zmian i obsługę skarg warto zapisać w umowie.