SDS-felülvizsgálat és nyelvek: mikor frissítsünk és fordítsunk

A biztonsági adatlap nem egyszeri dokumentum. A receptúrák változnak, az osztályozások módosulnak, és Ön új piacokra lép, így a tavaly kiadott adatlap ma már hibás lehet. Ez az útmutató az SDS-frissítési és nyelvi követelményeket ismerteti: mely események kötelezik Önt az adatlap felülvizsgálatára, kinek kell megkapnia az új változatot, és milyen nyelvű adatlapra van szükség minden olyan országban, ahol értékesít.

A rövid válasz

A REACH 31. cikkének (9) bekezdése szerint a szállítónak indokolatlan késedelem nélkül frissítenie kell az SDS-t, ha új információ érintheti a kockázatkezelést vagy a veszélyekre vonatkozó ismereteket, ha engedélyt adnak ki vagy utasítanak el, illetve ha korlátozást vezetnek be. A felülvizsgált adatlapot keltezni kell, felülvizsgálatként kell megjelölni, és díjmentesen el kell küldeni mindenkinek, aki az előző 12 hónapban megkapta a terméket. A 31. cikk (5) bekezdése szerint az SDS-t annak a tagállamnak a hivatalos nyelvén kell rendelkezésre bocsátani, ahol a terméket forgalomba hozzák, kivéve, ha az adott állam másként rendelkezik. Ellenőrizze a hatályos szöveget és a piacaira vonatkozó nemzeti szabályokat, vagy kérjen tanácsot szakértőtől.

Mi számít új információnak?

A jogszabály olyan információra utal, amely érintheti a kockázatkezelési intézkedéseket, illetve új veszélyinformációra. A gyakorlatban általában a következő események váltanak ki felülvizsgálatot:

• Receptúra-változás, például új illatanyag, tartósítószer vagy oldószerszint.
• Új nyersanyag-SDS a beszállítótól, eltérő osztályozással vagy expozíciós határértékkel.
• Egy összetevő CLP szerinti osztályozásának változása, például a műszaki fejlődéshez való hozzáigazítás révén.
• Új vizsgálati adatok, például az adatlapon szereplő értéktől eltérő, mért lobbanáspont.
• Új korlátozás vagy engedélyezési döntés, amely érint egy összetevőt.
• Incidensjelentések vagy vevői visszajelzések, amelyek az adatlapon nem leírt veszélyre mutatnak rá.
• Javítások: hibák, elavult elérhetőségek vagy már nem működő segélyhívó szám kijavítása.

Azok a változások, amelyek nem érintik a veszélyeket vagy a biztonságos használatot, például egy új logó, jogilag nem kívánnak értesítéssel járó frissítést, de ezeket is érdemes rögzíteni.

Olvassa el ezt is SDS vagy CPSR: melyikre van szüksége?

Mit kell mutatnia a frissített adatlapnak?

A felülvizsgált SDS új verziószámot, a „Felülvizsgálat” megjelölést és a dátumot tartalmazza, a 16. szakaszban pedig a változások rövid listáját, hogy az olvasó első pillantásra lássa, mely szakaszokat kell újraolvasnia. A korábbi verziókat meg kell őrizni az aktában. Ha a termékre vonatkozik regisztrációs szám, a frissítés azt is tartalmazza.

Kinek kell megkapnia a frissítést?

Az új verziót díjmentesen, papíron vagy elektronikusan el kell küldeni minden korábbi címzettnek, aki az anyagot vagy keveréket az előző 12 hónapban kapta. Vezessen egyszerű terjesztési listát: vevő, dátum, elküldött verzió és a kézbesítés igazolása. A 12 hónapnál régebbi címzettek esetében a jogszabály nem kötelezi frissítés küldésére, de a jó vevői kapcsolat gyakran ezt kívánja.

Milyen gyakran érdemes felülvizsgálni egy adatlapot?

A REACH nem ad az SDS-nek lejárati dátumot. Az adatlap addig érvényes, amíg valami nem teszi szükségessé a módosítását. Ennek ellenére a legtöbb vállalat rendszeres felülvizsgálatot ír elő, jellemzően évente vagy kétévente, hogy kiszűrje a megváltozott nyersanyag-adatlapokat, az osztályozási frissítéseket és az új szabályokat. A keltezés nélküli vagy nagyon régi adatlap figyelmeztető jel a vevők és a fuvarozók számára, így a dokumentált felülvizsgálati dátum bevált gyakorlat, nem jogi követelmény.

Olvassa el ezt is Szükséges biztonsági adatlap (SDS) a kozmetikumokhoz?

Milyen nyelvű legyen az SDS?

A 31. cikk (5) bekezdése szerint az SDS-t annak a tagállamnak vagy tagállamoknak a hivatalos nyelvén kell megadni, ahol a terméket forgalomba hozzák, hacsak a tagállam másként nem rendelkezik. Ez azt jelenti, hogy a Németországba szánt adatlapnak általában németül, a Franciaországba szánt adatlapnak franciául kell lennie, és így tovább. A több hivatalos nyelvű országok és a saját feltételeket szabó tagállamok eltérően kezelhetik ezt, ezért minden értékesítési piacon ellenőrizze a nemzeti útmutatást. Soha ne feltételezze, hogy az angol nyelvű adatlapot mindenhol elfogadják, és kétség esetén adjon fordítást.

A termékcímke saját nyelvi szabályokat követ, így az SDS nyelve és a címke nyelve két külön kérdés.

Hogyan fordítsunk le helyesen egy SDS-t?

1. A jelenlegi, jóváhagyott verzióból fordítson, soha ne régi tervezetből.
2. Használja a hivatalos megfogalmazást a figyelmeztető és óvintézkedésekre vonatkozó mondatoknál. A CLP minden uniós nyelven közzéteszi őket, ezért ne parafrazálja azokat.
3. A szerkezetet, a számokat és a mértékegységeket tartsa azonosan minden nyelven: ugyanaz a 16 szakasz, ugyanazok az értékek.
4. A szakkifejezéseket következetesen fordítsa, és kémiai ismeretekkel rendelkező anyanyelvi beszélővel ellenőriztesse.
5. Minden nyelvi változaton ugyanaz legyen a verziószám és a felülvizsgálat dátuma.
6. Adjon meg elérhető segélyhívó számot, amely a felhasználás országában is használható.

Minden nyelvet együtt frissítsen

Amikor felülvizsgálja az angol adatlapot, minden fordítást ugyanabban a lépésben frissíteni kell. A leggyakoribb hiba, amellyel találkozunk, hogy egy német vevő elavult verziót tart a kezében, miközben az angol nyelvű vevők már az újat kapták. A fordításokat a felülvizsgálat részeként kezelje, ne utólagos feladatként, és minden vevőnek abban a nyelven küldje el a frissített változatot, amelyen korábban kapta.

Olvassa el ezt is SDS kozmetikai alapanyagokhoz: mit kell a szállítóknak biztosítaniuk

Mi a helyzet az Egyesült Királysággal és más piacokkal?

Nagy-Britanniának saját REACH-változata és saját II. melléklete van, ezért az uniós célra írt adatlapon kisebb módosításokra lehet szükség, például a szállító címében és a jogszabályi hivatkozásokban, a nyelv pedig általában az angol. Az Egyesült Királyságra, Észak-Írországra, Svájcra és más piacokra vonatkozó szabályok eltérnek, ezért mindegyiknél erősítse meg a jelenlegi helyzetet. Ez a cikk csak nagy vonalakban az uniós szabályokkal foglalkozik.

Az SDS-frissítések összekapcsolása a többi dokumentummal

Az új SDS-t kiváltó receptúra-változás általában a CPSR-t és a termékinformációs dokumentációt is érinti. Az újraformulált termékhez új stabilitási vizsgálatra is szükség lehet. Ezeket a dokumentumokat együtt frissítse, hogy az osztályozás, a címke és a biztonsági értékelés ugyanazt mondja, és őrizze meg a régi verziókat: a REACH előírja a szállítók számára, hogy a kötelezettségeikhez szükséges információkat az utolsó szállítás után legalább tíz évig megőrizzék.

Egyszerű felülvizsgálati munkafolyamat

1. Rögzítse a kiváltó okot (receptúra-változás, új beszállítói adatlap, szabályozási változás).
2. Osztályozza újra a keveréket, és ellenőrizze, mely szakaszok változnak.
3. Frissítse az adatlapot, növelje a verziószámot, és jegyezze fel a változásokat a 16. szakaszban.
4. Ellenőriztesse, majd fordítsa le minden nyelvre.
5. Küldje el a frissítést az elmúlt 12 hónap minden címzettjének, és rögzítse a kézbesítést.

Gyakori hibák

• Csak az angol adatlapot frissítik. A többi nyelv észrevétlenül elavul.
• A szöveget új dátum vagy verzió nélkül módosítják. Senki sem tudja megmondani, melyik adatlap az aktuális.
• Nem követik, ki kapta a régi verziót. Frissítést nem küldhet olyanoknak, akiket nem tud azonosítani.
• Fejből fordítanak. Mindig a hivatalos mondatszövegeket használja.
• Megvárják az éves felülvizsgálatot. A jogszabály „indokolatlan késedelem nélkül” kifejezést használ, így a kiváltó események nem várhatnak.

Gyakran ismételt kérdések

Lejár az SDS három év után?

A REACH nem ír elő rögzített lejáratot. Az adatlap addig érvényes, amíg új információ nem teszi szükségessé a felülvizsgálatot. Egyes vevők saját maximális életkort szabnak, ezért a rendszeres felülvizsgálat ésszerű szokás.

Kell-e frissítést küldeni azoknak a vevőknek, akik több mint egy éve vásároltak?

A jogi kötelezettség az előző 12 hónap címzettjeire terjed ki. Természetesen tovább is mehet, különösen, ha a frissítés súlyos veszélyt érint.

Használhatok egyetlen angol SDS-t minden uniós országban?

Általában nem. A 31. cikk (5) bekezdése annak a tagállamnak a hivatalos nyelvére utal, ahol a terméket forgalomba hozzák. Ellenőrizze a nemzeti szabályokat, vagy a biztonság kedvéért használjon fordításokat.

Legfontosabb tudnivalók

• Frissítse az SDS-t indokolatlan késedelem nélkül, amint új veszély- vagy kockázatkezelési információ, engedélyezési döntés vagy korlátozás jelenik meg.
• Keltezze és jelölje meg minden felülvizsgálatot, sorolja fel a változásokat a 16. szakaszban, és küldje el díjmentesen az elmúlt 12 hónap címzettjeinek.
• Az SDS-t minden olyan tagállam hivatalos nyelvén adja meg, ahol értékesít, a hivatalos veszély- és óvintézkedési megfogalmazást használva.
• Minden nyelvet együtt frissítsen, és vezessen terjesztési naplót, valamint őrizze meg a régi verziókat.