Пересмотр и языки SDS: когда обновлять и переводить

Паспорт безопасности (SDS) – не одноразовый документ. Составы меняются, классификации меняются, вы выходите на новые рынки, поэтому паспорт, выпущенный в прошлом году, сегодня может быть неверным. В этом руководстве разбираются требования к обновлению и языку SDS: какие события обязывают вас пересмотреть паспорт, кто должен получить новую версию и на каком языке паспорт нужен в каждой стране, где вы продаёте продукцию.

Коротко

Согласно статье 31(9) REACH, поставщик обязан без промедления обновить SDS, когда появляется новая информация, которая может повлиять на меры управления рисками или знания об опасности, когда выдано или отклонено разрешение либо введено ограничение. Пересмотренный паспорт датируется, помечается как ревизия и бесплатно направляется всем, кто получал продукт в предыдущие 12 месяцев. Согласно статье 31(5), SDS должен предоставляться на официальном языке государства-члена, на рынке которого размещается продукт, если это государство не решило иначе. Проверьте действующий текст и национальные правила для ваших рынков или обратитесь к компетентному консультанту.

Что считается новой информацией?

Закон говорит об информации, которая может повлиять на меры управления рисками, или о новых данных об опасности. На практике пересмотр обычно запускают такие события:

• Изменение состава, например новая отдушка, консервант или другой уровень растворителя.
• Новый SDS на сырьё от вашего поставщика с другой классификацией или предельным значением воздействия.
• Изменение классификации CLP ингредиента, например в результате адаптации к техническому прогрессу.
• Новые данные испытаний, например измеренная температура вспышки, отличающаяся от значения в паспорте.
• Новое ограничение или решение о разрешении, затрагивающее ингредиент.
• Сообщения об инцидентах или отзывы клиентов, показывающие опасность, не описанную в паспорте.
• Исправления ошибок, устаревших контактных данных или нерабочего номера экстренной связи.

Изменения, не влияющие на опасности или безопасное использование, например новый логотип, юридически не требуют уведомительного обновления, но их всё равно следует фиксировать.

Читайте также SDS или CPSR: какой документ вам нужен?

Что должен показывать обновлённый паспорт

Пересмотренный SDS содержит новый номер версии, заголовок «Ревизия» с датой, а в разделе 16 – краткий список изменений, чтобы читатель сразу видел, какие разделы перечитать. Предыдущие версии следует хранить в ваших файлах. Если у продукта есть применимый регистрационный номер, в обновление включается и он.

Кто должен получить обновление?

Новая версия направляется бесплатно, на бумаге или в электронном виде, всем прежним получателям, которые получили вещество или смесь в предшествующие 12 месяцев. Ведите простой список рассылки: клиент, дата, отправленная версия и подтверждение доставки. Для получателей старше 12 месяцев закон не обязывает вас направлять обновление, но хорошие отношения с клиентом часто подразумевают это.

Как часто нужно пересматривать паспорт?

REACH не устанавливает для SDS срок действия. Паспорт остаётся действительным, пока что-то не потребует его изменить. Тем не менее большинство компаний устанавливают регулярный пересмотр, обычно раз в год или два, чтобы отслеживать изменённые паспорта сырья, обновления классификации и новые правила. Паспорт без даты или очень старый – тревожный сигнал для клиентов и перевозчиков, поэтому документированная дата пересмотра – это хорошая практика, а не юридическое требование.

Читайте также Нужен ли косметике паспорт безопасности (SDS)?

На каком языке нужен SDS?

Статья 31(5) устанавливает, что SDS должен предоставляться на официальном языке государства или государств-членов, на рынке которых размещается продукт, если государство-член не предусматривает иное. Это означает, что паспорт для Германии, как правило, должен быть на немецком, для Франции – на французском и так далее. В странах с несколькими официальными языками, а также в государствах-членах, устанавливающих собственные условия, это может решаться иначе, поэтому проверяйте национальные рекомендации для каждого рынка, где вы продаёте. Никогда не предполагайте, что паспорт на английском принимается везде, а при сомнении предоставляйте перевод.

Этикетка продукта подчиняется собственным языковым правилам, поэтому язык SDS и язык этикетки – это отдельные вопросы.

Как правильно переводить SDS

1. Переводите с действующей утверждённой версии, а не со старого черновика.
2. Используйте официальные формулировки для краткой характеристики опасности и мер предосторожности. CLP публикует их на всех языках ЕС, поэтому не перефразируйте.
3. Сохраняйте структуру, числа и единицы идентичными во всех языках: те же 16 разделов, те же значения.
4. Переводите технические термины последовательно и поручайте проверку носителю языка с химическими знаниями.
5. Указывайте один и тот же номер версии и дату ревизии во всех языковых версиях.
6. Указывайте доступный номер экстренной связи, полезный для страны использования.

Обновляйте все языки одновременно

Когда вы пересматриваете английский паспорт, все переводы нужно обновить на том же шаге. Немецкий клиент с устаревшей версией, в то время как англоязычные клиенты получили новую, – самый частый сбой, который мы видим. Относитесь к переводам как к части пересмотра, а не как к запоздалой мысли, и направляйте каждому клиенту обновлённую версию на том языке, на котором он получал паспорт ранее.

Читайте также SDS для косметического сырья: что должны предоставлять поставщики

А как насчёт Великобритании и других рынков?

В Великобритании своя версия REACH и своё Приложение II, поэтому паспорт, составленный для ЕС, может потребовать небольших корректировок, например в адресе поставщика и нормативных ссылках, а языком, как правило, является английский. Правила для Великобритании, Северной Ирландии, Швейцарии и других рынков различаются, поэтому уточняйте актуальную ситуацию по каждому. Эта статья лишь в общих чертах охватывает правила ЕС.

Связь обновлений SDS с остальными документами

Изменение состава, влекущее за собой новый SDS, обычно затрагивает также CPSR и досье на продукцию. Изменённому по составу продукту может понадобиться и новое испытание стабильности. Обновляйте эти документы вместе, чтобы классификация, этикетка и оценка безопасности рассказывали одну и ту же историю, и сохраняйте старые версии: REACH требует от поставщиков хранить информацию, необходимую для выполнения их обязанностей, не менее десяти лет после последней поставки.

Простой порядок пересмотра

1. Зафиксируйте триггер (изменение состава, новый паспорт поставщика, изменение регулирования).
2. Заново классифицируйте смесь и определите, какие разделы изменяются.
3. Обновите паспорт, увеличьте номер версии и отметьте изменения в разделе 16.
4. Организуйте проверку, затем переведите на все языки.
5. Направьте обновление всем получателям за последние 12 месяцев и зафиксируйте доставку.

Частые ошибки

• Обновление только английского паспорта. Остальные языки незаметно устаревают.
• Изменение текста без новой даты или версии. Никто не может определить, какой паспорт актуален.
• Отсутствие учёта получателей старой версии. Нельзя отправить обновление тем, кого вы не можете определить.
• Перевод по памяти. Всегда используйте официальные формулировки кратких характеристик.
• Ожидание ежегодного пересмотра. Закон говорит «без промедления», поэтому события-триггеры ждать не могут.

Часто задаваемые вопросы

Истекает ли SDS через три года?

В REACH нет фиксированного срока действия. Паспорт остаётся действительным, пока новая информация не потребует пересмотра. Некоторые клиенты устанавливают собственный максимальный возраст, поэтому периодический пересмотр – разумная привычка.

Нужно ли отправлять обновления клиентам, купившим продукцию более года назад?

Юридическая обязанность охватывает получателей за предыдущие 12 месяцев. Конечно, вы можете сделать больше, особенно если обновление касается серьёзной опасности.

Можно ли использовать один английский SDS для всех стран ЕС?

Как правило, нет. Статья 31(5) указывает на официальный язык государства-члена, на рынке которого размещается продукт. Проверьте национальные правила или используйте переводы для надёжности.

Главное

• Обновляйте SDS без промедления, когда появляется новая информация об опасности или управлении рисками, решение о разрешении либо ограничение.
• Датируйте и помечайте каждую ревизию, перечисляйте изменения в разделе 16 и бесплатно направляйте её получателям за последние 12 месяцев.
• Предоставляйте SDS на официальном языке каждого государства-члена, где вы продаёте, используя официальные формулировки кратких характеристик опасности и мер предосторожности.
• Обновляйте все языки вместе и ведите журнал рассылки и храните старые версии.