Revízie a jazyky SDS: kedy aktualizovať a prekladať

Karta bezpečnostných údajov nie je jednorazový dokument. Receptúry sa menia, klasifikácie sa menia a vstupujete na nové trhy, takže karta vydaná minulý rok môže byť dnes nesprávna. Tento sprievodca vysvetľuje požiadavky na aktualizáciu a jazyk SDS: ktoré udalosti vás zaväzujú kartu revidovať, kto musí dostať novú verziu a v akom jazyku musí byť karta v každej krajine, kde predávate.

Stručná odpoveď

Podľa článku 31 ods. 9 REACH musí dodávateľ aktualizovať SDS bez zbytočného odkladu, keď sa objavia nové informácie, ktoré môžu ovplyvniť opatrenia na zvládanie rizík alebo poznatky o nebezpečnosti, keď sa udelí alebo zamietne autorizácia alebo keď sa uloží obmedzenie. Revidovaná karta sa datuje, označí ako revízia a bezplatne sa zašle všetkým, ktorí produkt dostali v predchádzajúcich 12 mesiacoch. Podľa článku 31 ods. 5 musí byť SDS poskytnutá v úradnom jazyku členského štátu, v ktorom sa produkt uvádza na trh, ak tento štát nerozhodne inak. Skontrolujte aktuálne znenie a vnútroštátne pravidlá pre vaše trhy alebo sa poraďte s kompetentným poradcom.

Čo sa považuje za nové informácie?

Právne predpisy hovoria o informáciách, ktoré môžu ovplyvniť opatrenia na zvládanie rizík, alebo o nových informáciách o nebezpečnosti. V praxi revíziu zvyčajne spúšťajú tieto udalosti:

• Zmena receptúry, napríklad nový parfum, konzervant alebo zmena množstva rozpúšťadla.
• Nová SDS suroviny od vášho dodávateľa s inou klasifikáciou alebo expozičným limitom.
• Zmena klasifikácie CLP zložky, napríklad prostredníctvom prispôsobenia technickému pokroku.
• Nové údaje z testov, napríklad nameraný bod vzplanutia, ktorý sa líši od hodnoty v karte.
• Nové obmedzenie alebo rozhodnutie o autorizácii, ktoré sa týka zložky.
• Hlásenia o incidentoch alebo spätná väzba od zákazníkov, ktoré poukazujú na nebezpečenstvo, ktoré karta neopisovala.
• Opravy chýb, zastaraných kontaktných údajov alebo núdzového čísla, ktoré už nefunguje.

Zmeny, ktoré neovplyvňujú nebezpečnosť ani bezpečné používanie, napríklad nové logo, si právne nevyžadujú oznámenú aktualizáciu, no aj tak by ste ich mali zaznamenať.

Prečítajte si aj SDS vs CPSR: ktorý dokument potrebujete?

Čo musí aktualizovaná karta obsahovať

Revidovaná SDS má nové číslo verzie, nadpis „Revízia“ s dátumom a v oddiele 16 krátky zoznam zmien, aby čitateľ na prvý pohľad videl, ktoré oddiely si má znova prečítať. Predchádzajúce verzie by sa mali uchovávať vo vašej dokumentácii. Ak sa na produkt vzťahuje registračné číslo, aktualizácia ho obsahuje.

Kto musí dostať aktualizáciu?

Nová verzia sa bezplatne, v papierovej alebo elektronickej podobe, zasiela všetkým doterajším príjemcom, ktorí látku alebo zmes dostali počas predchádzajúcich 12 mesiacov. Veďte jednoduchý zoznam distribúcie: zákazník, dátum, odoslaná verzia a potvrdenie o doručení. Príjemcom starším ako 12 mesiacov vám zákon neukladá aktualizáciu posielať, no dobrý vzťah so zákazníkom to často vyžaduje.

Ako často by som mal kartu kontrolovať?

REACH neurčuje SDS dátum exspirácie. Karta zostáva platná, kým si niečo nevyžiada zmenu. Napriek tomu si väčšina spoločností určuje pravidelnú kontrolu, bežne raz za rok či dva, aby zachytila zmenené karty surovín, aktualizácie klasifikácie a nové pravidlá. Karta bez dátumu alebo veľmi stará je pre zákazníkov a prepravcov varovným signálom, preto je zdokumentovaný dátum kontroly skôr dobrou praxou než zákonnou požiadavkou.

Prečítajte si aj Potrebuje kozmetika kartu bezpečnostných údajov (SDS)?

V akom jazyku musí byť SDS?

Článok 31 ods. 5 hovorí, že SDS sa musí poskytnúť v úradnom jazyku členského štátu alebo štátov, v ktorých sa produkt uvádza na trh, pokiaľ členský štát nestanoví inak. To znamená, že karta pre Nemecko by mala byť spravidla v nemčine, pre Francúzsko vo francúzštine a tak ďalej. Krajiny s viacerými úradnými jazykmi a členské štáty, ktoré si určujú vlastné podmienky, to môžu riešiť odlišne, preto si pre každý trh, na ktorom predávate, overte vnútroštátne usmernenia. Nikdy nepredpokladajte, že anglická karta sa akceptuje všade, a ak si nie ste istí, dodajte preklad.

Označenie produktu (etiketa) sa riadi vlastnými jazykovými pravidlami, takže jazyk SDS a jazyk etikety sú dve samostatné otázky.

Ako správne preložiť SDS

1. Prekladajte z aktuálnej schválenej verzie, nikdy zo starého konceptu.
2. Používajte oficiálne znenie výstražných a bezpečnostných upozornení. CLP ich zverejňuje vo všetkých jazykoch EÚ, preto ich nepreformulovávajte.
3. Zachovajte rovnakú štruktúru, čísla a jednotky vo všetkých jazykoch: rovnakých 16 oddielov, rovnaké hodnoty.
4. Odborné pojmy prekladajte jednotne a nechajte ich skontrolovať rodeného hovoriaceho s chemickými znalosťami.
5. Uveďte rovnaké číslo verzie a dátum revízie na každej jazykovej verzii.
6. Uveďte dostupné núdzové číslo, ktoré je použiteľné v krajine používania.

Aktualizujte všetky jazyky spoločne

Keď revidujete anglickú kartu, každý preklad sa musí aktualizovať v tom istom kroku. Nemecký zákazník so zastaranou verziou, kým anglickí zákazníci majú novú, je najčastejšie zlyhanie, aké vídame. Preklady považujte za súčasť revízie, nie za dodatočnú úlohu, a každému zákazníkovi pošlite aktualizovanú verziu v jazyku, v ktorom kartu dostal predtým.

Prečítajte si aj SDS pre kozmetické suroviny: čo musia dodávatelia poskytnúť

A čo Spojené kráľovstvo a ďalšie trhy?

Veľká Británia má vlastnú verziu REACH a vlastnú prílohu II, takže karta napísaná pre EÚ môže vyžadovať drobné úpravy, napríklad v adrese dodávateľa a regulačných odkazoch, a jazykom je zvyčajne angličtina. Pravidlá pre Spojené kráľovstvo, Severné Írsko, Švajčiarsko a ďalšie trhy sa líšia, preto si aktuálnu situáciu pre každý z nich overte. Tento článok pokrýva pravidlá EÚ len v hrubých rysoch.

Prepojenie aktualizácií SDS s vašimi ďalšími dokumentmi

Zmena receptúry, ktorá spúšťa novú SDS, zvyčajne ovplyvní aj CPSR a súbor informácií o produkte. Prepracovaný produkt môže tiež potrebovať nový test stability. Aktualizujte tieto dokumenty spoločne, aby klasifikácia, etiketa a posúdenie bezpečnosti rozprávali ten istý príbeh, a uchovajte staré verzie: REACH žiada dodávateľov, aby informácie potrebné na plnenie ich povinností uchovávali najmenej desať rokov po poslednej dodávke.

Jednoduchý postup revízie

1. Zaznamenajte spúšťač (zmena receptúry, nová karta dodávateľa, regulačná zmena).
2. Znova klasifikujte zmes a skontrolujte, ktoré oddiely sa menia.
3. Aktualizujte kartu, zvýšte verziu a zmeny uveďte v oddiele 16.
4. Nechajte ju skontrolovať a potom preložte všetky jazyky.
5. Pošlite aktualizáciu všetkým príjemcom za posledných 12 mesiacov a doručenie zaznamenajte.

Časté chyby

• Aktualizácia len anglickej karty. Ostatné jazyky potichu zastarávajú.
• Zmena textu bez nového dátumu alebo verzie. Nikto nevie povedať, ktorá karta je aktuálna.
• Nesledovanie, kto dostal starú verziu. Aktualizáciu nemôžete poslať ľuďom, ktorých nedokážete identifikovať.
• Preklad z pamäti. Vždy používajte oficiálne znenie upozornení.
• Čakanie na ročnú kontrolu. Zákon hovorí „bez zbytočného odkladu“, takže spúšťacie udalosti nemôžu čakať.

Často kladené otázky

Vyprší SDS po troch rokoch?

REACH nestanovuje pevnú dobu platnosti. Karta zostáva platná, kým nové informácie nevyžadujú revíziu. Niektorí zákazníci si určujú vlastný maximálny vek, preto je pravidelná kontrola rozumný zvyk.

Musím posielať aktualizácie zákazníkom, ktorí nakúpili pred viac ako rokom?

Zákonná povinnosť sa vzťahuje na príjemcov za predchádzajúcich 12 mesiacov. Môžete samozrejme ísť ďalej, najmä ak sa aktualizácia týka vážneho nebezpečenstva.

Môžem použiť jednu anglickú SDS pre všetky krajiny EÚ?

Spravidla nie. Článok 31 ods. 5 odkazuje na úradný jazyk členského štátu, v ktorom sa produkt uvádza na trh. Skontrolujte vnútroštátne pravidlá alebo pre istotu použite preklady.

Kľúčové poznatky

• Aktualizujte SDS bez zbytočného odkladu, keď sa objavia nové informácie o nebezpečnosti alebo zvládaní rizík, rozhodnutie o autorizácii alebo obmedzenie.
• Každú revíziu datujte a označte, zmeny uveďte v oddiele 16 a bezplatne ju zašlite príjemcom za posledných 12 mesiacov.
• SDS poskytnite v úradnom jazyku každého členského štátu, v ktorom predávate, s použitím oficiálneho znenia výstražných a bezpečnostných upozornení.
• Aktualizujte všetky jazyky spoločne a uchovávajte záznam o distribúcii aj staré verzie.