Rewizje i języki SDS: kiedy aktualizować i tłumaczyć

Karta charakterystyki nie jest dokumentem jednorazowym. Receptury się zmieniają, klasyfikacje się zmieniają, a Państwo wchodzą na nowe rynki, więc karta wydana w zeszłym roku może dziś być nieaktualna. W tym poradniku omawiamy wymagania dotyczące aktualizacji i języka SDS: jakie zdarzenia zobowiązują do zmiany karty, kto musi otrzymać nową wersję i w jakim języku karta jest potrzebna w każdym kraju sprzedaży.

Krótka odpowiedź

Zgodnie z art. 31 ust. 9 REACH dostawca musi bezzwłocznie zaktualizować SDS, gdy pojawią się nowe informacje mogące mieć wpływ na zarządzanie ryzykiem lub wiedzę o zagrożeniach, gdy udzielono lub odmówiono udzielenia zezwolenia albo gdy nałożono ograniczenie. Zmieniona karta jest opatrzona datą, oznaczona jako rewizja i przekazana bezpłatnie wszystkim, którzy otrzymali produkt w ciągu poprzednich 12 miesięcy. Zgodnie z art. 31 ust. 5 SDS musi być dostarczona w urzędowym języku państwa członkowskiego, w którym produkt jest wprowadzany do obrotu, chyba że państwo to postanowi inaczej. Należy sprawdzić aktualne brzmienie przepisów i krajowe regulacje obowiązujące na Państwa rynkach lub skonsultować się z kompetentnym doradcą.

Co to są nowe informacje?

Przepisy mówią o informacjach, które mogą mieć wpływ na środki zarządzania ryzykiem, lub o nowych informacjach o zagrożeniach. W praktyce rewizję zwykle wywołują następujące zdarzenia:

• Zmiana receptury, np. nowa kompozycja zapachowa, konserwant lub inny poziom rozpuszczalnika.
• Nowa SDS surowca od dostawcy z inną klasyfikacją lub wartością graniczną narażenia.
• Zmiana klasyfikacji CLP składnika, np. w wyniku dostosowania do postępu technicznego.
• Nowe dane z badań, np. zmierzona temperatura zapłonu różniąca się od wartości w karcie.
• Nowa decyzja o ograniczeniu lub zezwoleniu dotycząca składnika.
• Zgłoszenia incydentów lub opinie klientów wskazujące na zagrożenie, którego karta nie opisywała.
• Poprawki błędów, nieaktualnych danych kontaktowych lub numeru alarmowego, który już nie działa.

Zmiany, które nie wpływają na zagrożenia ani bezpieczne stosowanie, takie jak nowe logo, nie wymagają prawnie zgłaszanej aktualizacji, choć należy je mimo to odnotować.

Przeczytaj też SDS a CPSR: który dokument jest potrzebny?

Co musi zawierać zaktualizowana karta

Zmieniona SDS ma nowy numer wersji, nagłówek „Rewizja” z datą, a w sekcji 16 krótką listę zmian, aby czytelnik od razu widział, które sekcje przeczytać ponownie. Wcześniejsze wersje należy przechowywać w dokumentacji. Jeśli do produktu ma zastosowanie numer rejestracyjny, aktualizacja go zawiera.

Kto musi otrzymać aktualizację?

Nowa wersja trafia bezpłatnie, w formie papierowej lub elektronicznej, do wszystkich dotychczasowych odbiorców, którzy otrzymali substancję lub mieszaninę w ciągu poprzednich 12 miesięcy. Warto prowadzić prostą listę dystrybucji: klient, data, wysłana wersja i potwierdzenie doręczenia. W przypadku odbiorców sprzed ponad 12 miesięcy prawo nie nakłada obowiązku wysyłki aktualizacji, ale dobre relacje z klientem często ją uzasadniają.

Jak często należy przeglądać kartę?

REACH nie określa terminu ważności SDS. Karta pozostaje ważna, dopóki coś nie wymusi jej zmiany. Mimo to większość firm ustala rutynowy przegląd, najczęściej co rok lub dwa, aby wychwycić zmienione karty surowców, aktualizacje klasyfikacji i nowe przepisy. Karta bez daty lub bardzo stara budzi zastrzeżenia klientów i przewoźników, dlatego udokumentowana data przeglądu jest dobrą praktyką, a nie wymogiem prawnym.

Przeczytaj też Czy kosmetyki potrzebują karty charakterystyki (SDS)?

W jakim języku musi być SDS?

Artykuł 31 ust. 5 stanowi, że SDS musi być dostarczona w urzędowym języku lub językach państwa członkowskiego bądź państw członkowskich, w których produkt jest wprowadzany do obrotu, chyba że państwo członkowskie postanowi inaczej. Oznacza to, że karta dla Niemiec powinna zwykle być po niemiecku, dla Francji po francusku i tak dalej. Kraje z kilkoma językami urzędowymi oraz państwa członkowskie ustalające własne warunki mogą podchodzić do tego inaczej, dlatego dla każdego rynku sprzedaży należy sprawdzić wytyczne krajowe. Nigdy nie należy zakładać, że karta w języku angielskim jest akceptowana wszędzie, a w razie wątpliwości warto dostarczyć tłumaczenie.

Etykieta produktu podlega własnym zasadom językowym, więc język SDS i język etykiety to dwie odrębne kwestie.

Jak prawidłowo przetłumaczyć SDS

1. Tłumaczyć z aktualnej zatwierdzonej wersji, nigdy ze starego projektu.
2. Stosować oficjalne brzmienie zwrotów określających rodzaj zagrożenia i zwrotów określających środki ostrożności. CLP publikuje je we wszystkich językach UE, więc nie należy ich parafrazować.
3. Zachować identyczną strukturę, liczby i jednostki we wszystkich językach: te same 16 sekcji, te same wartości.
4. Tłumaczyć terminy techniczne konsekwentnie i poprosić o weryfikację native speakera z wiedzą chemiczną.
5. Umieścić ten sam numer wersji i datę rewizji w każdej wersji językowej.
6. Podać osiągalny numer alarmowy, przydatny w kraju stosowania.

Aktualizacja wszystkich języków jednocześnie

Gdy zmieniają Państwo angielską kartę, każde tłumaczenie trzeba zaktualizować w tym samym kroku. Niemiecki klient z nieaktualną wersją, podczas gdy klienci anglojęzyczni mają nową, to najczęstszy błąd, jaki widzimy. Tłumaczenia należy traktować jako część rewizji, a nie dodatek na końcu, i wysłać każdemu klientowi zaktualizowaną wersję w języku, w którym otrzymał poprzednią.

Przeczytaj też Karta charakterystyki surowców kosmetycznych: co muszą dostarczyć dostawcy

A co z Wielką Brytanią i innymi rynkami?

Wielka Brytania ma własną wersję REACH i własny Załącznik II, więc karta przygotowana dla UE może wymagać drobnych korekt, na przykład w adresie dostawcy i odniesieniach do przepisów, a językiem jest zazwyczaj angielski. Zasady dla Wielkiej Brytanii, Irlandii Północnej, Szwajcarii i innych rynków są różne, dlatego dla każdego z nich należy potwierdzić aktualny stan prawny. Ten artykuł omawia przepisy UE jedynie w zarysie.

Powiązanie aktualizacji SDS z innymi dokumentami

Zmiana receptury, która wymaga nowej SDS, zwykle wpływa także na CPSR i dokumentację informacyjną produktu. Przeformułowany produkt może też wymagać nowego badania stabilności. Dokumenty te należy aktualizować razem, aby klasyfikacja, etykieta i ocena bezpieczeństwa opowiadały tę samą historię, a stare wersje zachować: REACH wymaga od dostawców przechowywania informacji potrzebnych do wykonania ich obowiązków przez co najmniej dziesięć lat od ostatniej dostawy.

Prosty proces rewizji

1. Zarejestrować wydarzenie wyzwalające (zmiana receptury, nowa karta dostawcy, zmiana przepisów).
2. Ponownie sklasyfikować mieszaninę i sprawdzić, które sekcje się zmieniają.
3. Zaktualizować kartę, zwiększyć numer wersji i opisać zmiany w sekcji 16.
4. Poddać ją przeglądowi, a następnie przetłumaczyć wszystkie wersje językowe.
5. Wysłać aktualizację wszystkim odbiorcom z ostatnich 12 miesięcy i odnotować doręczenie.

Najczęstsze błędy

• Aktualizacja tylko angielskiej karty. Pozostałe języki po cichu się dezaktualizują.
• Zmiana treści bez nowej daty lub wersji. Nikt nie wie, która karta jest aktualna.
• Brak śledzenia, kto otrzymał starą wersję. Nie można wysłać aktualizacji osobom, których nie da się zidentyfikować.
• Tłumaczenie z pamięci. Zawsze należy stosować oficjalne brzmienie zwrotów.
• Czekanie na coroczny przegląd. Prawo mówi „bezzwłocznie”, więc zdarzenia wyzwalające nie mogą czekać.

Najczęściej zadawane pytania

Czy SDS wygasa po trzech latach?

REACH nie przewiduje stałego terminu ważności. Karta pozostaje ważna, dopóki nowe informacje nie wymuszą rewizji. Niektórzy klienci ustalają własny maksymalny wiek karty, dlatego okresowy przegląd to rozsądny nawyk.

Czy muszę wysyłać aktualizacje klientom, którzy kupili ponad rok temu?

Obowiązek prawny obejmuje odbiorców z poprzednich 12 miesięcy. Oczywiście mogą Państwo pójść dalej, zwłaszcza gdy aktualizacja dotyczy poważnego zagrożenia.

Czy mogę używać jednej angielskiej SDS dla wszystkich krajów UE?

Zwykle nie. Artykuł 31 ust. 5 wskazuje język urzędowy państwa członkowskiego, w którym produkt jest wprowadzany do obrotu. Należy sprawdzić przepisy krajowe lub dla pewności użyć tłumaczeń.

Najważniejsze wnioski

• Należy bezzwłocznie aktualizować SDS, gdy pojawiają się nowe informacje o zagrożeniach lub zarządzaniu ryzykiem, decyzja o zezwoleniu albo ograniczenie.
• Każdą rewizję należy opatrzyć datą i oznaczyć, zmiany opisać w sekcji 16 i bezpłatnie wysłać odbiorcom z ostatnich 12 miesięcy.
• SDS należy dostarczać w języku urzędowym każdego państwa członkowskiego sprzedaży, stosując oficjalne brzmienie zwrotów określających zagrożenia i środki ostrożności.
• Wszystkie języki aktualizować razem oraz prowadzić rejestr dystrybucji i przechowywać stare wersje.