SDS Revizyonları ve Dilleri: Ne Zaman Güncellenir ve Çevrilir

Güvenlik bilgi formu (SDS) bir defalık bir belge değildir. Formüller değişir, sınıflandırmalar değişir ve yeni pazarlara girersiniz; dolayısıyla geçen yıl düzenlediğiniz form bugün hatalı olabilir. Bu rehber SDS güncelleme ve dil gereklilikleri konusunu ele alıyor: hangi olaylar formu revize etmenizi zorunlu kılar, yeni sürümü kimler almalıdır ve ürün sattığınız her ülkede formunuzun hangi dilde olması gerekir.

Kısa cevap

REACH 31(9). Madde uyarınca tedarikçi, risk yönetimini veya tehlike bilgisini etkileyebilecek yeni bir bilgi ortaya çıktığında, bir izin verildiğinde ya da reddedildiğinde veya bir kısıtlama getirildiğinde SDS’yi gecikmeksizin güncellemelidir. Revize edilen form tarihlendirilir, revizyon olarak işaretlenir ve ürünü önceki 12 ay içinde alan herkese ücretsiz olarak gönderilir. 31(5). Madde uyarınca SDS, ilgili Üye Devletin başka türlü karar vermemesi koşuluyla, ürünün piyasaya arz edildiği Üye Devletin resmî dillerinden biriyle sağlanmalıdır. Pazarlarınız için güncel metne ve ulusal kurallara bakın ya da yetkin bir danışmana başvurun.

Yeni bilgi sayılan nedir?

Yasa, risk yönetimi önlemlerini etkileyebilecek bilgilere veya yeni tehlike bilgilerine atıfta bulunur. Uygulamada bir revizyonu genellikle şu olaylar tetikler:

• Bir formül değişikliği; yeni bir parfüm, koruyucu veya çözücü seviyesi gibi.
• Tedarikçinizden gelen yeni bir hammadde SDS’si; farklı bir sınıflandırma veya maruziyet limiti içeren.
• Bir bileşenin CLP sınıflandırmasındaki değişiklik; örneğin teknik ilerlemeye uyarlama yoluyla.
• Yeni test verileri; formdaki değerden farklı ölçülen bir parlama noktası gibi.
• Bir bileşeni ilgilendiren yeni bir kısıtlama veya izin kararı.
• Formun tanımlamadığı bir tehlikeyi ortaya koyan olay bildirimleri veya müşteri geri bildirimleri.
• Hataların, eski iletişim bilgilerinin veya artık çalışmayan bir acil durum numarasının düzeltilmesi.

Yeni bir logo gibi tehlikeleri veya güvenli kullanımı etkilemeyen değişiklikler yasal olarak bildirimli bir güncelleme gerektirmez, ancak yine de kayıt altına almalısınız.

Şunu da okuyun SDS ve CPSR: Hangisine İhtiyacınız Var?

Güncellenmiş form neleri göstermelidir?

Revize edilmiş bir SDS yeni bir sürüm numarası, tarihiyle birlikte “Revizyon” başlığı taşır ve 16. bölümde nelerin değiştiğini gösteren kısa bir liste içerir; böylece okuyucu hangi bölümleri yeniden okuması gerektiğini bir bakışta görür. Önceki sürümler dosyalarınızda saklanmalıdır. Ürün için geçerli bir kayıt numarası varsa güncelleme bunu da içerir.

Güncellemeyi kimler almalı?

Yeni sürüm, maddeyi veya karışımı son 12 ay içinde almış tüm önceki alıcılara, kâğıt üzerinde veya elektronik olarak ücretsiz gönderilir. Basit bir dağıtım listesi tutun: müşteri, tarih, gönderilen sürüm ve teslim kanıtı. 12 aydan eski alıcılara güncelleme göndermek yasal bir zorunluluk değildir, ancak iyi bir müşteri ilişkisi çoğu zaman bunu gerektirir.

Bir formu ne sıklıkla gözden geçirmeliyim?

REACH bir SDS’ye son kullanma tarihi vermez. Bir form, bir şey değiştirmesini gerektirene kadar geçerli kalır. Buna rağmen çoğu şirket, değişen hammadde formlarını, sınıflandırma güncellemelerini ve yeni kuralları yakalamak için, genellikle bir veya iki yılda bir olmak üzere düzenli bir gözden geçirme belirler. Tarihsiz veya çok eski bir form müşteriler ve taşıyıcılar için bir uyarı işaretidir; bu nedenle belgelenmiş bir gözden geçirme tarihi yasal bir gereklilik değil, iyi bir uygulamadır.

Şunu da okuyun Kozmetikler İçin Güvenlik Bilgi Formu (SDS) Gerekli mi?

SDS hangi dilde olmalı?

31(5). Madde, SDS’nin ürünün piyasaya arz edildiği Üye Devletin veya Üye Devletlerin resmî dillerinden biriyle sağlanması gerektiğini, bir Üye Devletin başka türlü hüküm koymaması halinde, belirtir. Yani Almanya için hazırlanan bir form genellikle Almanca, Fransa için hazırlanan Fransızca olmalıdır ve bu böyle sürer. Birden fazla resmî dili olan ülkeler ve kendi koşullarını belirleyen Üye Devletler bunu farklı ele alabilir; bu nedenle ürün sattığınız her pazar için ulusal rehberliği kontrol edin. İngilizce bir formun her yerde kabul edildiğini asla varsaymayın; şüphe duyduğunuzda bir çeviri sağlayın.

Ürün etiketi kendi dil kurallarına tabidir; dolayısıyla SDS dili ve etiket dili ayrı sorulardır.

Bir SDS nasıl doğru çevrilir?

1. Güncel onaylı sürümden çevirin, hiçbir zaman eski bir taslaktan değil.
2. Tehlike ve önlem ifadeleri için resmî ifadeleri kullanın. CLP bunları tüm AB dillerinde yayımlar, bu yüzden başka sözcüklerle ifade etmeyin.
3. Yapıyı, sayıları ve birimleri diller arasında aynı tutun: aynı 16 bölüm, aynı değerler.
4. Teknik terimleri tutarlı biçimde çevirin ve kimya bilgisine sahip bir ana dil konuşuru tarafından gözden geçirtin.
5. Her dil sürümüne aynı sürüm numarasını ve revizyon tarihini koyun.
6. Kullanım ülkesi için işe yarayan, ulaşılabilir bir acil durum numarası sunun.

Tüm dilleri birlikte güncelleyin

İngilizce formu revize ettiğinizde her çeviri de aynı adımda güncellenmelidir. İngilizce müşteriler yeni sürüme sahipken Alman bir müşterinin eski sürümü elinde tutması, gördüğümüz en yaygın aksaklıktır. Çevirileri sonradan akla gelen bir iş olarak değil, revizyonun bir parçası olarak ele alın ve her müşteriye güncellenmiş sürümü daha önce aldığı dilde gönderin.

Şunu da okuyun Kozmetik Ham Maddeler İçin SDS: Tedarikçilerin Sağlaması Gerekenler

Birleşik Krallık ve diğer pazarlar ne olacak?

Büyük Britanya’nın kendi REACH sürümü ve kendi Ek II’si vardır; bu nedenle AB için yazılmış bir formda, örneğin tedarikçi adresi ve mevzuat atıflarında, küçük düzeltmeler gerekebilir ve dil normalde İngilizcedir. Birleşik Krallık, Kuzey İrlanda, İsviçre ve diğer pazarların kuralları farklıdır; bu yüzden her biri için güncel durumu teyit edin. Bu makale AB kurallarını yalnızca genel hatlarıyla kapsar.

SDS güncellemelerini diğer belgelerinizle ilişkilendirmek

Yeni bir SDS’yi tetikleyen bir formül değişikliği genellikle CPSR’yi ve ürün bilgi dosyasını da etkiler. Yeniden formüle edilen bir ürün yeni bir stabilite testi da gerektirebilir. Sınıflandırma, etiket ve güvenlik değerlendirmesi aynı hikâyeyi anlatsın diye bu belgeleri birlikte güncelleyin ve eski sürümleri saklayın: REACH, tedarikçilerden yükümlülükleri için gereken bilgileri son tedarikten sonra en az on yıl boyunca muhafaza etmelerini ister.

Basit bir revizyon iş akışı

1. Tetikleyiciyi kaydedin (formül değişikliği, yeni tedarikçi formu, mevzuat değişikliği).
2. Karışımı yeniden sınıflandırın ve hangi bölümlerin değiştiğini kontrol edin.
3. Formu güncelleyin, sürümü artırın ve değişiklikleri 16. bölüme not edin.
4. Gözden geçirtin, ardından tüm dillere çevirin.
5. Güncellemeyi son 12 aydaki tüm alıcılara gönderin ve teslimi kaydedin.

Sık yapılan hatalar

• Yalnızca İngilizce formu güncellemek. Diğer diller sessizce eskir.
• Yeni tarih veya sürüm olmadan metni değiştirmek. Hangi formun güncel olduğunu kimse anlayamaz.
• Eski sürümü kimlerin aldığını takip etmemek. Tanımlayamadığınız kişilere güncelleme gönderemezsiniz.
• Hafızadan çeviri yapmak. Her zaman resmî ifade metinlerini kullanın.
• Yıllık gözden geçirmeyi beklemek. Yasa “gecikmeksizin” der, bu yüzden tetikleyici olaylar bekleyemez.

Sıkça sorulan sorular

Bir SDS üç yıl sonra geçerliliğini yitirir mi?

REACH’te sabit bir son kullanma süresi yoktur. Bir form, yeni bilgi revizyon gerektirene kadar geçerli kalır. Bazı müşteriler kendi azami form yaşlarını belirler; bu yüzden periyodik gözden geçirme akıllıca bir alışkanlıktır.

Bir yıldan uzun süre önce satın alan müşterilere de güncelleme göndermem gerekir mi?

Yasal yükümlülük son 12 ay içindeki alıcıları kapsar. Elbette özellikle güncelleme ciddi bir tehlikeyle ilgiliyse daha ileri gidebilirsiniz.

Tüm AB ülkeleri için tek bir İngilizce SDS kullanabilir miyim?

Genellikle hayır. 31(5). Madde, ürünün piyasaya arz edildiği Üye Devletin resmî dillerinden birine işaret eder. Ulusal kuralları kontrol edin veya emin olmak için çeviri kullanın.

Önemli çıkarımlar

• Yeni tehlike veya risk yönetimi bilgisi, bir izin kararı ya da kısıtlama ortaya çıktığında SDS’yi gecikmeksizin güncelleyin.
• Her revizyonu tarihleyin ve işaretleyin, değişiklikleri 16. bölümde listeleyin ve son 12 aydaki alıcılara ücretsiz gönderin.
• SDS’yi sattığınız her Üye Devletin resmî dillerinden birinde, resmî tehlike ve önlem ifadelerini kullanarak sağlayın.
• Tüm dilleri birlikte güncelleyin; bir dağıtım kaydı ve eski sürümleri saklayın.