CPSR dla kosmetyków private label: co muszą zrobić marki

Wprowadzenie na rynek produktu pod własną marką, wytworzonego przez kogoś innego, to jeden z najszybszych sposobów na start marki. Rodzi to jednak pytanie, które wielu założycieli odkrywa dopiero późno: CPSR dla kosmetyków private label. Kto potrzebuje raportu bezpieczeństwa, czy można wykorzystać dokumenty producenta i co się zmienia, gdy dodaje się własne logo i opakowanie? Ten poradnik odpowiada na te pytania dla produktów private label i white label sprzedawanych w UE.

Krótka odpowiedź

Jeśli wprowadzają Państwo na rynek UE kosmetyk private label lub white label pod własną nazwą lub znakiem towarowym, zwykle stają się Państwo jego osobą odpowiedzialną, co oznacza, że raport bezpieczeństwa produktu kosmetycznego (CPSR) musi istnieć dla dokładnie Państwa produktu przed sprzedażą. Można korzystać z danych producenta oraz z raportu przygotowanego przez niego lub z jego udziałem, ale obowiązek pozostaje po Państwa stronie. Rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 traktuje dystrybutora sprzedającego pod własną nazwą jako osobę odpowiedzialną i nie zwalnia private label z żadnej zasady bezpieczeństwa.

Private label a white label: czy to ma znaczenie?

Oba terminy są używane luźno, a prawo ich nie rozróżnia. W praktyce:

• White label zwykle oznacza gotowy produkt z katalogu producenta, który opatrują Państwo własną marką z minimalnymi zmianami.
• Private label zwykle oznacza produkt wykonany według Państwa specyfikacji lub zaadaptowaną wersję bazowej receptury, produkowaną wyłącznie dla Państwa.

Dla zgodności z przepisami liczy się nie etykieta, lecz to, kto wprowadza produkt do obrotu i pod czyją nazwą. Jeśli nosi Państwa nazwę lub znak towarowy, w obu przypadkach pełnią Państwo rolę osoby odpowiedzialnej.

Przeczytaj też Kosmetyki private label: kto odpowiada za bezpieczeństwo?

Kto jest osobą odpowiedzialną?

Artykuł 4 rozporządzenia wymienia możliwości. Producent jest osobą odpowiedzialną za produkt wytworzony w UE, chyba że pisemnie wyznaczy kogoś innego. Importer odpowiada za produkt sprowadzony spoza UE. Dystrybutor staje się osobą odpowiedzialną, gdy wprowadza produkt do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym albo zmienia produkt już znajdujący się na rynku w sposób, który może wpłynąć na zgodność. Dokładnie taki jest przypadek private label. Państwa nazwa i adres muszą znaleźć się na etykiecie, więc organy skontaktują się najpierw z Państwem.

Można też pisemnie uzgodnić, że rolę tę przejmie za Państwa producent lub inna firma z siedzibą w UE. W takim przypadku upoważnienie musi być jasne, a wskazana firma ponosi obowiązki prawne, dlatego przed poleganiem na takim rozwiązaniu należy dokładnie sprawdzić umowę.

Czy mogę wykorzystać CPSR producenta?

Czasem, ale tylko jeśli naprawdę odpowiada Państwa produktowi. Producent kontraktowy może mieć CPSR dla bazowej receptury. Zanim na nim Państwo oprą, należy sprawdzić, czy:

• Obejmuje dokładnie recepturę, którą będą Państwo sprzedawać, w tym każdą dodaną kompozycję zapachową, barwnik lub substancję czynną.
• Uwzględnia Państwa opakowanie, a nie tylko pojemniki testowe producenta.
• Wskazuje Państwa przeznaczenie, grupę docelową i miejsce aplikacji.
• Jest podpisany przez wykwalifikowaną osobę oceniającą bezpieczeństwo i opatrzony datą, z datą danych.
• Mają Państwo prawo przechowywać kopię i zlecać jej aktualizację.

Jeśli któryś z tych warunków nie jest spełniony, należy poprosić o nową lub rozszerzoną ocenę, zamiast liczyć na to, że nikt tego nie sprawdzi.

Co się zmienia, gdy dostosowuje się recepturę bazową?

Prawie każda zmiana może wpłynąć na bezpieczeństwo lub konserwację. Typowe przykłady to dodanie kompozycji zapachowej, zmiana ekstraktu roślinnego, wymiana barwnika, korekta pH, zmiana stężenia substancji czynnej lub przejście na inny system konserwujący. Każda z nich może zmienić profil toksykologiczny lub sposób ochrony receptury przed drobnoustrojami. Zmiana, która wydaje się marketerowi drobna, może wymusić nowy CPSR i nowe badania. Zasadniczo każde dostosowanie należy traktować jako nowy produkt, dopóki osoba oceniająca nie potwierdzi, że tak nie jest.

Przeczytaj też Czy kosmetyki ręcznie robione i z małych serii wymagają CPSR?

Dlaczego opakowanie ma znaczenie w private label

Wielu założycieli private label wybiera słoik, tubę lub pompkę dopiero po ustaleniu receptury. To ryzykowne, bo opakowanie wpływa na stabilność, ryzyko zanieczyszczenia i sposób użytkowania produktu. Badanie stabilności i kompatybilności w docelowym opakowaniu pokazuje, czy receptura pozostaje stabilna i czy opakowanie z nią nie reaguje. Dla produktów na bazie wody challenge test w końcowej recepturze potwierdza skuteczność konserwacji, a badanie specyfikacji mikrobiologicznej sprawdza jakość gotowego produktu. Badania te należy wykonywać na próbkach, które wyglądają jak produkt, który faktycznie będą Państwo sprzedawać.

Uzyskanie receptury od producenta

Osoba oceniająca potrzebuje pełnej receptury jakościowej i ilościowej, ponieważ bezpieczeństwo zależy od stężeń. Niektórzy producenci chronią swoje receptury i niechętnie je udostępniają. Praktyczne rozwiązania to uzgodnienie klauzuli poufności, pozwolenie producentowi na przesłanie receptury bezpośrednio osobie oceniającej lub wybór dostawcy, który standardowo zapewnia pełną dokumentację. Niezależnie od wyboru warto zapisać to w umowie dostawy, aby móc wykazać dostęp do dokumentacji, gdy poprosi o to organ.

Etykieta i dokumentacja produktu

Państwa nazwa i adres jako osoby odpowiedzialnej muszą znaleźć się na etykiecie, wraz z pozostałymi obowiązkowymi danymi, takimi jak wykaz składników, numer partii, funkcja i ewentualne ostrzeżenia z oceny bezpieczeństwa. Dokumentację informacyjną produktu trzeba przechowywać przez dziesięć lat i udostępniać pod adresem z etykiety. Jeśli oryginalne dokumenty ma producent, należy upewnić się, że można je szybko uzyskać. Dokumentacja istniejąca tylko w czyjejś szafie nie jest dokumentacją, którą Państwo kontrolują.

Przeczytaj też Lista kontrolna załącznika I do CPSR: każdy element raportu bezpieczeństwa

Bezpieczna droga dla marek private label

1. Wybrać producenta pracującego zgodnie z dobrą praktyką produkcyjną (ISO 22716 lub równoważną), który dostarcza specyfikacje.
2. Ustalić recepturę i opakowanie przed zamówieniem prac związanych z bezpieczeństwem.
3. Uzyskać pełną recepturę i dokumenty dostawców na piśmie.
4. Zamówić badania na produkcie w docelowym opakowaniu.
5. Zamówić lub zlecić CPSR wykwalifikowanej osobie oceniającej bezpieczeństwo.
6. Zgłosić produkt w CPNP i dopiero wtedy wprowadzić go na rynek.

Zachowanie tej kolejności pozwala uniknąć najdroższej pętli w private label: drukowania opakowań dla produktu, który później wymaga zmiany receptury.

Najczęstsze błędy

• Założenie, że certyfikat producenta lub oświadczenie „zgodny z UE” zastępuje CPSR dla Państwa marki.
• Poleganie na CPSR produktu bazowego po dodaniu kompozycji zapachowej lub substancji czynnej.
• Zamawianie opakowań na końcu i brak testów kompatybilności.
• Nieznajomość tego, kto jest wskazaną osobą odpowiedzialną na etykiecie.
• Utrata kontaktu z producentem, a tym samym z dokumentacją, po zakończeniu produkcji.

Najczęściej zadawane pytania

Czy produkt private label nadal trzeba zgłaszać w CPNP?

Tak. Osoba odpowiedzialna musi zgłosić każdy produkt przed wprowadzeniem do obrotu, i dotyczy to także produktów private label.

Czy mała marka może to wszystko zlecić na zewnątrz?

Można zlecić pracę, taką jak badania i ocena, ale nie odpowiedzialność. Osoba odpowiedzialna nadal odpowiada przed organami, dlatego należy wybierać partnerów, z którymi można się skontaktować.

A jeśli sprzedaję ten sam produkt w kilku krajach?

Przepisy UE są takie same we wszystkich państwach członkowskich. Poza UE, na przykład w Wielkiej Brytanii, obowiązują odrębne wymagania, więc przed założeniem, że raport UE wystarcza, należy sprawdzić każdy rynek.

Najważniejsze wnioski

• Marka sprzedająca produkt private label lub white label pod własną nazwą zwykle staje się osobą odpowiedzialną.
• CPSR musi istnieć dla dokładnie Państwa produktu, receptury i opakowania przed premierą.
• Raport producenta można wykorzystać tylko wtedy, gdy naprawdę odpowiada produktowi, a każde dostosowanie traktować jako możliwy nowy produkt.
• Należy zadbać o stały dostęp do pełnej receptury i dokumentacji produktu.