CPSR per cosmetici private label: cosa devono fare i marchi

Lanciare un prodotto con il proprio nome, ma fabbricato da qualcun altro, è uno dei modi più rapidi per avviare un marchio. Solleva anche una questione che molti fondatori scoprono tardi: la CPSR per i cosmetici private label. Chi ha bisogno della relazione sulla sicurezza, si può riutilizzare la documentazione del produttore e che cosa cambia quando si aggiungono logo e imballaggio? Questa guida risponde a queste domande per i prodotti private label e white label venduti nell’UE.

La risposta breve

Se immette sul mercato UE un cosmetico private label o white label con il Suo nome o marchio, normalmente diventa la persona responsabile di tale prodotto, il che significa che una relazione sulla sicurezza del prodotto cosmetico (CPSR) deve esistere per il Suo prodotto esatto prima della vendita. Può utilizzare i dati del produttore e una relazione preparata da lui o con lui, ma l’obbligo resta Suo. Il Regolamento (CE) n. 1223/2009 considera persona responsabile un distributore che vende con il proprio nome e non esenta il private label da alcuna norma di sicurezza.

Private label e white label: fa differenza?

I due termini sono usati in modo approssimativo e la legge non li distingue. In pratica:

• White label indica di solito un prodotto già pronto dal catalogo di un produttore, che Lei rimarchia con modifiche minime.
• Private label indica di solito un prodotto realizzato secondo le Sue specifiche o una versione adattata di una formula base, prodotta in esclusiva per Lei.

Ai fini della conformità, ciò che conta non è l’etichetta commerciale ma chi immette il prodotto sul mercato e con quale nome. Se riporta il Suo nome o marchio, in entrambi i casi ricopre il ruolo di persona responsabile.

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Chi è la persona responsabile?

L’articolo 4 del regolamento elenca le opzioni. Il fabbricante è la persona responsabile di un prodotto fabbricato nell’UE, a meno che non nomini per iscritto qualcun altro. Un importatore è responsabile di un prodotto che porta da fuori dell’UE. Un distributore diventa la persona responsabile quando immette un prodotto sul mercato con il proprio nome o marchio, oppure modifica un prodotto già sul mercato in modo da poter incidere sulla conformità. È esattamente il caso del private label. Il Suo nome e indirizzo devono comparire in etichetta, quindi le autorità contatteranno prima Lei.

È anche possibile accordarsi per iscritto affinché il produttore o un’altra azienda con sede nell’UE assuma il ruolo per Suo conto. In tal caso il mandato deve essere chiaro e l’azienda indicata sostiene gli obblighi giuridici, quindi verifichi con attenzione il contratto prima di farvi affidamento.

Posso riutilizzare la CPSR del produttore?

A volte, ma solo se corrisponde davvero al Suo prodotto. Un produttore conto terzi può avere una CPSR per la formula base. Prima di affidarvi, verifichi che:

• Copra la formula esatta che venderà, compresa qualsiasi fragranza, colore o attivo che aggiunge.
• Rifletta il Suo imballaggio, non solo i contenitori di prova del produttore.
• Indichi il Suo uso previsto, il gruppo target e la zona di applicazione.
• Sia firmata da un valutatore della sicurezza qualificato e datata, con la data dei dati.
• Lei abbia il diritto di conservarne una copia e di farla aggiornare.

Se uno di questi punti non regge, chieda una valutazione nuova o estesa invece di sperare che nessuno controlli.

Che cosa cambia quando personalizza una formula base?

Quasi ogni modifica può incidere su sicurezza o conservazione. Esempi tipici sono l’aggiunta di una fragranza, il cambio di un estratto vegetale, la sostituzione di un colorante, la regolazione del pH, la modifica della concentrazione di un attivo o il passaggio a un diverso sistema conservante. Ciascuna di queste modifiche può alterare il profilo tossicologico o il modo in cui la formula è protetta dai microbi. Una modifica che a un addetto al marketing sembra piccola può rendere necessaria una nuova CPSR e nuovi test. Come regola, consideri ogni personalizzazione come un nuovo prodotto finché il valutatore non conferma che non lo è.

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Perché l’imballaggio conta nel private label

Molti fondatori di private label scelgono un vasetto, un tubo o un dispenser dopo aver fissato la formula. È rischioso, perché l’imballaggio influenza stabilità, rischio di contaminazione e modo in cui i consumatori usano il prodotto. Un test di stabilità e compatibilità nel Suo imballaggio finale mostra se la formula resta stabile e se l’imballaggio reagisce con essa. Per i prodotti a base acquosa, un challenge test sulla formula finale conferma che la conservazione funziona, e il test di specifica microbiologica verifica la qualità del prodotto finito. Esegua questi test su campioni uguali al prodotto che venderà davvero.

Ottenere la formula dal Suo produttore

Un valutatore ha bisogno della formula qualitativa e quantitativa completa, perché la sicurezza dipende dalle concentrazioni. Alcuni produttori proteggono le proprie formule e sono riluttanti a condividerle. Le opzioni pratiche sono concordare un accordo di riservatezza, lasciare che il produttore invii la formula direttamente al valutatore oppure scegliere un fornitore che fornisce di serie una documentazione completa. Qualunque strada scelga, la inserisca nel contratto di fornitura così da poter dimostrare di avere accesso al fascicolo quando un’autorità lo chiede.

L’etichetta e il fascicolo prodotto

Il Suo nome e indirizzo come persona responsabile devono essere in etichetta, insieme alle altre indicazioni obbligatorie come elenco degli ingredienti, numero di lotto, funzione ed eventuali avvertenze derivanti dalla valutazione della sicurezza. Il fascicolo informativo sul prodotto deve essere conservato per dieci anni ed essere accessibile all’indirizzo indicato in etichetta. Se il Suo produttore detiene la documentazione originale, si assicuri di poterla ottenere rapidamente. Un fascicolo che esiste solo nell’archivio di qualcun altro non è un fascicolo che Lei controlla.

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Una strada sicura per i marchi private label

1. Scelga un produttore che lavori secondo le buone pratiche di fabbricazione (ISO 22716 o equivalente) e che fornisca le specifiche.
2. Fissi formula e imballaggio prima di ordinare il lavoro sulla sicurezza.
3. Ottenga per iscritto la formula completa e i documenti dei fornitori.
4. Ordini i test sul Suo prodotto confezionato.
5. Ordini o commissioni la CPSR a un valutatore della sicurezza qualificato.
6. Notifichi il prodotto nel CPNP e poi lanci.

Seguire questo ordine evita il ciclo più costoso del private label: stampare l’imballaggio per un prodotto che poi richiede una riformulazione.

Errori comuni

• Presumere che un certificato del produttore o una dichiarazione “conforme UE” sostituisca una CPSR per il Suo marchio.
• Affidarsi alla CPSR di un prodotto base dopo aver aggiunto una fragranza o un attivo.
• Ordinare l’imballaggio per ultimo e non testare mai la compatibilità.
• Non sapere chi è la persona responsabile indicata in etichetta.
• Perdere i contatti con il produttore, e quindi con il fascicolo, al termine della produzione.

Domande frequenti

Un prodotto private label deve comunque essere notificato nel CPNP?

Sì. La persona responsabile deve notificare ogni prodotto prima dell’immissione sul mercato, e ciò vale anche per i prodotti private label.

Un piccolo marchio può esternalizzare tutto questo?

Può esternalizzare il lavoro, come i test e la valutazione, ma non la responsabilità. Chi è la persona responsabile resta tenuto a rispondere alle autorità, quindi scelga partner che può raggiungere.

E se vendo lo stesso prodotto in più paesi?

Le norme UE sono le stesse in tutti gli Stati membri. Fuori dall’UE, ad esempio in Gran Bretagna, esistono requisiti distinti, quindi verifichi ogni mercato prima di presumere che la relazione UE sia sufficiente.

Punti chiave

• Un marchio che vende private label o white label con il proprio nome diventa normalmente la persona responsabile.
• Una CPSR deve esistere per il Suo prodotto, formula e imballaggio esatti prima del lancio.
• Riutilizzi la relazione di un produttore solo se corrisponde davvero e consideri ogni personalizzazione come un possibile nuovo prodotto.
• Si assicuri di avere sempre accesso alla formula completa e al fascicolo prodotto.