Zodpovedná osoba pre kozmetiku (RP): kto ju potrebuje

Každá kozmetika predávaná v EÚ potrebuje menovanú osobu, ktorá za ňu zodpovedá podľa práva. Touto osobou je zodpovedná osoba pre kozmetiku (často skracovaná na RP). Značky, ktoré tento krok preskočia, sú prekvapené, keď ju od nich vyžiada distribútor, online trhovisko alebo colný úrad. Tento sprievodca vysvetľuje, kto ju potrebuje, kto môže túto rolu zastávať, čo RP v skutočnosti robí a ako dobre vybrať.

Stručná odpoveď

Zodpovedná osoba pre kozmetiku je právnická alebo fyzická osoba usadená v EÚ, ktorá je určená podľa nariadenia (ES) č. 1223/2009 a zodpovedá za súlad jedného alebo viacerých kozmetických výrobkov. Každý kozmetický výrobok uvedený na trh EÚ ju musí mať a meno a adresa RP musia byť uvedené na etikete. Pri výrobku vyrobenom v EÚ je to zvyčajne výrobca; pri dovezenom výrobku je to zvyčajne dovozca, pokiaľ značka mimo EÚ písomne nepoverí osobu so sídlom v EÚ.

Kto potrebuje zodpovednú osobu?

Zodpovednú osobu musí mať k dispozícii každý, kto uvádza kozmetický výrobok na trh EÚ, a to ešte predtým. Patria sem veľké značky, startupy, ručné výrobcovia, e-shopy fungujúce len online aj predajcovia na trhoviskách, ktorí posielajú tovar spotrebiteľom v EÚ. Ak sídlite mimo EÚ a posielate priamo zákazníkom v EÚ, nemôžete byť sami sebe RP, pretože RP musí byť usadená v EÚ. Predaj na trhovisku tretej strany na tom nič nemení a trhoviská stále častejšie žiadajú údaje o RP skôr, než výrobok zaradia do ponuky.

Prečítajte si aj Zodpovedná osoba a posudzovateľ bezpečnosti: kto čo robí

Kto môže byť zodpovednou osobou?

Nariadenie stanovuje, kto môže túto rolu zastávať:

• Výrobca v EÚ. Pri výrobku vyrobenom v EÚ je RP výrobca, pokiaľ písomným splnomocnením nepoverí inú osobu a táto osoba ho písomne neprijme.
• Dovozca. Pri dovezenom výrobku je RP dovozca, pokiaľ písomne nepoverí inú osobu so sídlom v EÚ.
• Zástupca výrobcu mimo EÚ. Dovozca alebo výrobca mimo EÚ môže poveriť osobu alebo spoločnosť so sídlom v EÚ, aby konala ako RP.
• Distribútor. Distribútor sa stáva RP, ak uvádza výrobok na trh pod vlastným menom alebo ochrannou známkou, alebo ak upraví výrobok, ktorý je už na trhu, spôsobom, ktorý môže ovplyvniť súlad.

V štandardnom prípade privátnej značky, keď značka nakupuje od zmluvného výrobcu a predáva pod vlastným menom, preberá zodpovednosť zvyčajne majiteľ značky, aj keď výroba prebieha inde.

Čo zodpovedná osoba robí?

RP nemusí nič vyrábať. Rola je o zodpovednosti a dokumentoch. V praxi musí RP zabezpečiť, aby:

• bol výrobok bezpečný a pred uvedením na trh existovala podpísaná správa o bezpečnosti kozmetického výrobku;
• sa výrobok vyrábal podľa správnej výrobnej praxe;
• sa vytvoril súbor informácií o výrobku (PIF), udržiaval sa aktuálny a uchovával sa desať rokov po uvedení poslednej šarže na trh;
• bol výrobok pred uvedením na trh notifikovaný v CPNP;
• zložky dodržiavali zoznamy zakázaných, obmedzených a povolených látok v prílohách;
• označovanie a tvrdenia spĺňali nariadenie a spoločné kritériá pre tvrdenia;
• pri výrobku nebolo vykonané žiadne testovanie na zvieratách zakázané nariadením;
• sa závažné nežiaduce účinky hlásili príslušnému orgánu;
• sa prijalo nápravné opatrenie, ak sa ukáže, že výrobok nie je v súlade s predpismi.

Zodpovedná osoba a posudzovateľ bezpečnosti

Tieto dve roly sa často zamieňajú. Posudzovateľ bezpečnosti je kvalifikovaný odborník, napríklad vo farmácii, toxikológii alebo medicíne, ktorý hodnotí receptúru a podpisuje správu o bezpečnosti. Zodpovedná osoba je právny subjekt, ktorý zodpovedá za súlad celého výrobku. Jedna spoločnosť môže ponúkať obe služby, ale roly sú odlišné a RP musí zabezpečiť, aby bola správa posudzovateľa úplná a aktuálna. Podpísané CPSR je vždy jedným z prvých dokumentov, ktoré orgán od RP požiada predložiť.

Prečítajte si aj Britské predpisy o kozmetike: SCPN a britská zodpovedná osoba

Čo RP od vás potrebuje

RP môže prevziať zodpovednosť len za to, čo vie overiť. Počítajte s tým, že budete požiadaní o:

• úplnú receptúru s názvami INCI a koncentráciami;
• špecifikácie a karty bezpečnostných údajov surovín;
• údaje o stabilite a kompatibilite a mikrobiologické údaje, vrátane challenge testu pre výrobky na vodnej báze;
• dôkaz o správnej výrobnej praxi u výrobcu;
• návrhy etikiet, tvrdenia a dôkazy, ktoré ich podporujú;
• postup pre sťažnosti a nežiaduce reakcie.

Čím lepší súbor, tým rýchlejšie môže RP schváliť a tým menej opráv zaplatíte neskôr.

Značky mimo EÚ: zodpovedná osoba v EÚ

Ak predávate z Británie, USA, Ázie alebo odkiaľkoľvek mimo EÚ, potrebujete osobu so sídlom v EÚ, ktorá bude konať ako RP. Možnosťami sú dovozca, s ktorým už spolupracujete, distribútor, ktorý s touto rolou súhlasí, alebo špecializovaná servisná spoločnosť. Nech si vyberiete čokoľvek, overte, že je splnomocnenie písomné, že RP dostane plný prístup k vašim dokumentom a že adresa vytlačená na etikete je tá, na ktorej môže orgán PIF skontrolovať.

A čo Veľká Británia?

Veľká Británia má vlastný systém, s britskou zodpovednou osobou, notifikáciou cez službu UK SCPN a adresou RP na obale. Britské usmernenia v súčasnosti akceptujú na etiketách údaje RP z EÚ alebo EHP do konca roka 2027, ak spĺňajú pravidlá EÚ pre označovanie, no toto pravidlo sa môže zmeniť, preto si skontrolujte aktuálne usmernenia vlády. Severné Írsko vo všeobecnosti nasleduje pravidlá EÚ pre kozmetiku. Ak predávate na oboch stranách, naplánujte usporiadanie RP pre každú z nich.

Prečítajte si aj Predaj kozmetiky v Turecku: zodpovedná osoba a oznámenie ÜTS

Ako vybrať zodpovednú osobu

1. Skontrolujte adresu. Musí byť v EÚ a musí ísť o skutočné sídlo, nie o poštovú schránku.
2. Opýtajte sa, kto podpisuje posúdenie bezpečnosti. Posudzovateľ by mal byť kvalifikovaný a menovaný.
3. Prečítajte si splnomocnenie. Malo by uvádzať, ktoré výrobky pokrýva a čo sa stane po skončení zmluvy.
4. Pozrite sa na čas odozvy. Orgány môžu žiadať dokumenty v krátkom čase, takže RP musí vedieť reagovať.
5. Uistite sa, že vám dokumenty zostanú. Mali by ste dostať kópie PIF a reportov.

Časté chyby

• Použitie adresy mimo EÚ na etikete.
• Predpoklad, že zmluvný výrobca je automaticky RP pre váš výrobok privátnej značky.
• Zmena receptúry alebo dodávateľa bez informovania RP.
• Uvedenie na trh pred podpísaním CPSR.
• Zabudnutie, že PIF sa musí uchovávať desať rokov po poslednej šarži, aj keď sa výrobok prestane vyrábať.
• Neuchovávanie záznamov dodávateľského reťazca: RP a distribútori by mali byť schopní tri roky identifikovať, kto výrobok dodal a komu bol dodaný.

Zodpovednosť: čo sa stane, keď sa niečo pokazí

RP je prvým kontaktom pre orgány. Ak výrobok nie je v súlade s predpismi, príslušný orgán môže požadovať jeho stiahnutie z trhu alebo odvolanie od spotrebiteľov a sankcie stanovuje vnútroštátne právo. Keďže etiketa uvádza RP, spotrebitelia aj orgány presne vedia, na koho sa obrátiť. Preto mnohé značky vnímajú rolu RP ako rozhodnutie o riadení rizika, nie ako papierovanie.

Často kladené otázky

Môžem byť sám sebe zodpovednou osobou?

Áno, ak je vaša spoločnosť usadená v EÚ a dokážete splniť všetky povinnosti. Značka mimo EÚ nemôže a potrebuje splnomocnenca so sídlom v EÚ.

Môže tá istá spoločnosť byť RP pre viac značiek?

Áno. Osobu možno určiť za RP pre mnohé výrobky a značky, pokiaľ je každá zdokumentovaná a RP môže overiť každý súbor.

Potrebujem novú zodpovednú osobu pre každú krajinu?

Nie. Pre trh EÚ stačí jedna RP so sídlom v EÚ. Pre Britániu a ďalšie trhy mimo EÚ platia osobitné opatrenia.

Kľúčové poznatky

• Každý kozmetický výrobok na trhu EÚ potrebuje zodpovednú osobu usadenú v EÚ, uvedenú na etikete.
• RP zodpovedá za správu o bezpečnosti, súbor výrobku, notifikáciu, označovanie a vigilanciu.
• RP a posudzovateľ bezpečnosti sú rôzne roly a obe by mali byť jasne pomenované.
• Značky mimo EÚ musia písomne určiť RP so sídlom v EÚ a Británia má vlastnú samostatnú požiadavku.