Obvestilo CPNP: kako registrirati kozmetični izdelek

Preden se kozmetični izdelek lahko prodaja v EU, mora biti vpisan v osrednjo podatkovno zbirko. To je obvestilo CPNP (CPNP notifikacija), eden zadnjih korakov pred lansiranjem. Vodnik pojasnjuje, kaj je CPNP, kdo odda obvestilo, katere podatke potrebujete in kako se izogniti napakam, ki zavlačujejo lansiranje.

Kratek odgovor

Obvestilo CPNP je elektronska registracija kozmetičnega izdelka v portalu EU za priglasitev kozmetičnih izdelkov. Odgovorna oseba ga odda, preden izdelek da na trg, skupaj s kategorijo, imenom, etiketo, okvirno formulacijo in podatki o posebnih snoveh, kot so nanomateriali in snovi CMR. Gre za registracijo, ne za odobritev. Zahteva ga 13. člen Uredbe (ES) št. 1223/2009 in velja za vsak kozmetični izdelek, ki se prodaja v EU, od ročno izdelanega mila do maskare svetovne znamke.

Kaj je CPNP?

Cosmetic Products Notification Portal je brezplačen spletni sistem Evropske komisije. Podjetja podatke o izdelku vnesejo enkrat, nato so na voljo pristojnim organom vseh držav članic in centrom za zastrupitve. Če potrošnik doživi reakcijo ali inšpektor želi preveriti etiketo, organ na enem mestu najde izdelek, odgovorno osebo in ključne varnostne podatke.

Portal omogoča, da izdelkov ni treba registrirati po državah. Eno obvestilo pokriva celoten enotni trg EU.

Preberite tudi Uredba EU o kozmetiki 1223/2009 preprosto razložena

Kdo mora oddati obvestilo CPNP?

Obvestilo je naloga odgovorne osebe, pravne ali fizične osebe s sedežem v EU, ki odgovarja za izdelek. Pri izdelku, narejenem v EU, je to običajno proizvajalec. Pri uvoženem izdelku je to običajno uvoznik, razen če pisno določi drugo osebo. Znamka zunaj EU sama ne more oddati obvestila: potrebuje odgovorno osebo s sedežem v EU, ki prevzame to vlogo. Tudi distributerji imajo v določenih primerih dolžnost priglasitve, o čemer več spodaj.

Kaj mora biti pripravljeno pred oddajo obvestila?

Portal samo beleži podatke, vendar obvestilo pomeni izjavo, da je vaša dokumentacija v redu. Preden kliknete oddaj, naj bi že imeli:

• končno formulo ter stabilno zasnovo embalaže in etikete;
• podpisano poročilo o varnosti kozmetičnega izdelka (CPSR), del A in del B, ki ga je pripravil usposobljen ocenjevalec varnosti;
• podatke testov za poročilom, na primer rezultate stabilnostnega in mikrobiološkega testa ter pri izdelkih na vodni osnovi challenge testa;
• dokumentacijo o izdelku (PIF), ki mora biti na voljo na naslovu odgovorne osebe v EU.

Strogo gledano zakon zahteva, da ocena varnosti obstaja pred dajanjem izdelka na trg, prav tako pa mora biti pred tem trenutkom oddano tudi obvestilo. V praksi večina znamk najprej dokonča CPSR in nato odda obvestilo, ker podatki izhajajo iz istih dokumentov.

Katere podatke zahteva obvestilo?

13. člen našteva podatke, ki jih odgovorna oseba odda. Preprosto povedano vnesete:

• kategorijo in ime izdelka, da ga je mogoče identificirati;
• ime in naslov odgovorne osebe, pri kateri se hrani PIF;
• državo izvora pri uvoženih izdelkih;
• državo članico, v kateri se izdelek prvič da na trg;
• kontaktno osebo;
• prisotnost nanomaterialov, če so, z identifikacijo in predvidljivimi pogoji izpostavljenosti;
• ime in identifikacijske številke snovi, razvrščenih kot rakotvorne, mutagene ali strupene za razmnoževanje (CMR) kategorije 1A ali 1B, če so prisotne;
• okvirno formulacijo, ki centrom za zastrupitve v nujnem primeru da bistvene podatke o sestavi;
• izvirno etiketo in, če je dovolj berljiva, fotografijo embalaže.

Celotnega CPSR ali celotne formule v portal ne nalagate. Ostaneta v vašem PIF.

Preberite tudi Odgovorna oseba za kozmetiko (RP): kdo jo potrebuje

Obvestilo CPNP korak za korakom

1. Uredite dostop. Portal se uporablja prek računa EU Login, povezanega z vašim podjetjem. Uredite ga dolgo pred lansiranjem, saj lahko preverjanje traja nekaj dni.
2. Izberite kategorijo. Portal ponuja seznam kategorij in podkategorij. Izberite tisto, ki ustreza glavni uporabi izdelka.
3. Vnesite podatke o izdelku. Dodajte ime, različice, na primer odtenke ali vonje, in podatke odgovorne osebe.
4. Dodajte formulacijo. Glede na pot priglasitve vnesite okvirno formulacijo ali natančno formulo ter označite nanomateriale in snovi CMR.
5. Naložite etiketo. Priložite izvirno etiketo in sliko embalaže v obliki, ki jo portal sprejme.
6. Oddajte in shranite potrdilo. Referenco obvestila shranite skupaj s PIF.

Nanomateriali in snovi CMR

Za nanomateriale velja dodatno pravilo. Če izdelek vsebuje nanomateriale, ki se še ne uporabljajo na odobren način, jih mora odgovorna oseba šest mesecev pred dajanjem izdelka na trg priglasiti Komisiji prek istega portala. Če je snov razvrščena kot CMR kategorije 1A ali 1B, je v kozmetiki praviloma prepovedana, z ozkimi izjemami, ki zahtevajo mnenje SCCS in odločitev Komisije. Kadar je taka snov prisotna, na primer kot neizogiben sled, jo je treba navesti v obvestilu. Če ste negotovi, pred oddajo vprašajte ocenjevalca varnosti.

Priglasitev distributerjev in za druge države članice

Distributer, ki izdelek da na trg v državi članici pod svojim imenom ali ga spremeni tako, da je lahko prizadeta skladnost, prevzame vlogo odgovorne osebe in mora oddati obvestilo. Distributer, ki le prevede etiketo za drugo državo članico, mora izdelek prav tako priglasiti na poseben način, ker prevod lahko vpliva na skladnost. Natančen primer preverite pri regulatornem strokovnjaku, preden začnete; tu nastane največ nesporazumov.

Preberite tudi Dokumentacija o kozmetičnem izdelku (PIF): kaj mora vsebovati

Posodabljanje in vzdrževanje obvestila

Vpis v CPNP ni enkraten. Ko se zamenja odgovorna oseba, ko se formula spremeni tako, da vpliva na priglašene podatke, ali ko dodate nov nanomaterial ali snov CMR, je treba vpis posodobiti. Če je izdelek umaknjen s trga, je treba podatke in PIF še deset let hraniti od dajanja zadnje serije na trg. Nastavite opomnik za pregled vpisa ob vsaki spremembi formule ali etikete.

Pogoste napake, ki zavlečejo lansiranje

• Obvestilo brez dokončanega CPSR. Portal vas ne ustavi, inšpektor pa bo zahteval poročilo.
• Napačna odgovorna oseba. Znamka zunaj EU se ne more vpisati sama.
• Pozabljene različice. Vsak odtenek ali vonj mora biti zajet v obvestilu.
• Zamujen rok za nanomateriale. Šestih mesecev ni mogoče skrajšati.
• Neshranjeno potrdilo. Obvestilo morate na zahtevo znati dokazati.
• Neberljiva etiketa. Če slike ni mogoče prebrati, je obvestilo malo vredno.

Ali je obvestilo CPNP enako v Združenem kraljestvu?

Ne. Velika Britanija ima svoj sistem, storitev Submit Cosmetic Product Notification (SCPN), z odgovorno osebo s sedežem v Združenem kraljestvu. Izdelek, priglašen v CPNP, ni samodejno priglašen v Združenem kraljestvu, sistema pa se posodabljata ločeno. Če prodajate na obeh trgih, načrtujte obe priglasitvi.

Pogosta vprašanja

Ali obvestilo pomeni, da je moj izdelek odobren?

Ne. Organi kozmetike pred lansiranjem ne odobravajo. Obvestilo je registracija. Odgovorna oseba ostaja odgovorna za varnost, nadzori pa so mogoči kadar koli.

Koliko časa traja obvestilo CPNP?

Vnos podatkov za en izdelek je običajno hiter, ko so podatki pripravljeni. Čas vzameta priprava varnostnega poročila in testi, zato ju načrtujte najprej.

Ali moram vsak odtenek ali vonj priglasiti posebej?

Različice je običajno mogoče priglasiti skupaj, če imajo isto kategorijo, osnovo in varnostne podatke, vendar portal pričakuje, da so razlike označene. Če se različice razlikujejo tako, da se spremeni sestava ali varnostni profil, lahko zahtevajo ločeno obravnavo; vprašajte ocenjevalca varnosti.

Ključne ugotovitve

• Obvestilo CPNP je obvezno za vsak kozmetični izdelek, dan na trg EU, odda pa ga odgovorna oseba pred lansiranjem.
• Je registracija, ne odobritev, in temelji na popolnem CPSR in PIF.
• Za nanomateriale in snovi CMR veljajo dodatne zahteve in roki.
• Vpis redno posodabljajte, potrdilo pa skupaj s PIF hranite deset let.