Antes de um produto cosmético poder ser vendido na UE, tem de ser registado numa base de dados central. Esta é a notificação CPNP, e é um dos últimos passos antes do lançamento. Este guia explica o que é o CPNP, quem apresenta a notificação, que informação é necessária e como evitar os erros que atrasam um lançamento.
Índice
- A resposta curta
- O que é o CPNP?
- Quem deve apresentar a notificação CPNP?
- O que tem de estar pronto antes de notificar?
- Que informação exige a notificação?
- Como notificar um produto cosmético, passo a passo
- Nanomateriais e substâncias CMR
- Notificação por distribuidores e para outros Estados-Membros
- Atualizar e manter a notificação em dia
- Erros comuns que atrasam um lançamento
- A notificação CPNP é igual no Reino Unido?
- Perguntas frequentes
- Pontos-chave
A resposta curta
Uma notificação CPNP é o registo eletrónico de um produto cosmético no Portal de Notificação de Produtos Cosméticos da UE. A pessoa responsável submete-a antes de o produto ser colocado no mercado, com a categoria do produto, o nome, o rótulo, os dados de formulação e os pormenores de substâncias especiais como nanomateriais e CMR. É um registo, não uma aprovação. É exigida pelo artigo 13.º do Regulamento (CE) n.º 1223/2009 e aplica-se a todos os produtos cosméticos vendidos na UE, desde um pequeno sabonete artesanal ao rímel de uma marca global.
O que é o CPNP?
O Portal de Notificação de Produtos Cosméticos é um sistema em linha gratuito gerido pela Comissão Europeia. As empresas introduzem os dados do produto uma só vez, e esses dados ficam depois disponíveis para as autoridades competentes de todos os Estados-Membros e para os centros antivenenos. Se um consumidor tiver uma reação a um produto ou um inspetor quiser verificar um rótulo, a autoridade pode encontrar num único local o produto, a pessoa responsável e as informações essenciais de segurança.
O portal existe para que os produtos não precisem de registos separados país a país. Uma só notificação abrange todo o mercado único da UE.
Leia também Regulamento 1223/2009 da UE sobre cosméticos explicado em linguagem simples
Quem deve apresentar a notificação CPNP?
A notificação é um dever da pessoa responsável, a pessoa coletiva ou singular estabelecida na UE que responde pelo produto. Para um produto fabricado na UE, é normalmente o fabricante. Para um produto importado, é normalmente o importador, a menos que este nomeie outra pessoa por escrito. Uma marca de fora da UE não pode notificar sozinha: precisa de uma pessoa responsável estabelecida na UE que aceite o papel. Os distribuidores também podem ter o dever de notificar em casos específicos, que explicamos abaixo.
O que tem de estar pronto antes de notificar?
O portal limita-se a registar dados, mas a notificação é uma declaração de que a sua documentação está em ordem. Antes de clicar em submeter, já deve ter:
- uma fórmula final e um design de embalagem e rótulo estáveis;
- um Relatório de Segurança do Produto Cosmético (CPSR) assinado, Parte A e Parte B, por um avaliador de segurança qualificado;
- os dados de teste que sustentam o relatório, como resultados de estabilidade, microbiológicos e, para produtos de base aquosa, de challenge test;
- o dossiê de informação do produto (PIF), que tem de estar disponível na morada da pessoa responsável na UE.
Em rigor, a lei exige que a avaliação de segurança exista antes de o produto ser colocado no mercado, e a notificação também tem de ser feita antes desse momento. Na prática, a maioria das marcas conclui primeiro o CPSR e notifica a seguir, porque os dados que introduz provêm dos mesmos documentos.
Que informação exige a notificação?
O artigo 13.º enumera os dados que a pessoa responsável submete. Em linguagem simples, introduz:
- a categoria do produto e o nome, para que possa ser identificado;
- o nome e a morada da pessoa responsável onde o PIF é conservado;
- o país de origem, no caso de produtos importados;
- o Estado-Membro em que o produto é colocado pela primeira vez no mercado;
- uma pessoa de contacto através da qual possa ser contactado;
- a presença de nanomateriais, se existirem, e a sua identificação e as condições de exposição previsíveis;
- o nome e os números de identificação das substâncias classificadas como carcinogénicas, mutagénicas ou tóxicas para a reprodução (CMR) das categorias 1A ou 1B, quando presentes;
- a formulação-quadro, que fornece aos centros antivenenos as informações essenciais de composição em caso de emergência;
- o rótulo original e, quando razoavelmente legível, uma fotografia da embalagem.
Não carrega o CPSR completo nem a fórmula completa no portal. Esses documentos permanecem no seu PIF.
Leia também Pessoa responsável pelo cosmético (RP): quem precisa de uma e o que faz
Como notificar um produto cosmético, passo a passo
- Crie o acesso. O portal é utilizado através de uma conta EU Login associada à sua empresa. Configure-a bem antes do lançamento, porque a verificação pode demorar alguns dias.
- Escolha a categoria. O portal oferece uma lista de categorias e subcategorias de produtos. Escolha a que corresponde à utilização principal do produto.
- Introduza os dados do produto. Adicione o nome do produto, as variantes, como tons ou aromas, e os dados da pessoa responsável.
- Adicione a formulação. Introduza a formulação-quadro ou a fórmula exata, consoante a via de notificação que utilizar, e assinale os nanomateriais e as substâncias CMR.
- Carregue o rótulo. Anexe o rótulo original e uma imagem da embalagem no formato que o portal aceita.
- Submeta e guarde a confirmação. Guarde a referência da notificação junto com o seu PIF.
Nanomateriais e substâncias CMR
Os nanomateriais têm uma regra adicional. Se um produto contiver nanomateriais que ainda não sejam utilizados de forma autorizada, a pessoa responsável tem de os notificar à Comissão seis meses antes de o produto ser colocado no mercado, através do mesmo portal. Se uma substância estiver classificada como CMR de categoria 1A ou 1B, é em geral proibida nos cosméticos, com exceções restritas que exigem um parecer do SCCS e uma decisão da Comissão. Quando uma substância deste tipo está presente, por exemplo como vestígio inevitável, tem de ser declarada na notificação. Em caso de dúvida, pergunte ao seu avaliador de segurança antes de submeter.
Notificação por distribuidores e para outros Estados-Membros
Um distribuidor que coloque um produto no mercado num Estado-Membro sob o seu próprio nome, ou que altere um produto de modo a que a conformidade possa ser afetada, assume o papel de pessoa responsável e tem de notificar. Um distribuidor que apenas traduza o rótulo para outro Estado-Membro também tem de notificar o produto de uma forma específica, porque a tradução pode afetar a conformidade. Verifique o cenário exato com um profissional de regulamentação antes de começar; é aqui que ocorrem a maioria dos mal-entendidos.
Leia também Dossiê de informação do produto cosmético (PIF): o que deve conter
Atualizar e manter a notificação em dia
Uma entrada no CPNP não é um ato único. Quando a pessoa responsável muda, quando a fórmula muda de uma forma que altera os dados notificados, ou quando acrescenta um novo nanomaterial ou substância CMR, a entrada tem de ser atualizada. Se um produto for retirado do mercado, os seus dados e o PIF continuam a ter de ser conservados durante dez anos após a colocação no mercado do último lote. Defina um lembrete para rever a entrada sempre que a fórmula ou o rótulo forem revistos.
Erros comuns que atrasam um lançamento
- Notificar sem um CPSR concluído. O portal não o impede, mas um inspetor pedirá o relatório.
- Usar a pessoa responsável errada. Uma marca de fora da UE não pode indicar-se a si própria.
- Esquecer as variantes. Cada tom ou aroma tem de estar abrangido pela notificação.
- Falhar o prazo dos nanomateriais. O período de seis meses não pode ser encurtado.
- Não guardar a confirmação. Tem de conseguir apresentar a notificação a pedido.
- Deixar o rótulo ilegível. Se a imagem não for legível, a notificação serve de pouco.
A notificação CPNP é igual no Reino Unido?
Não. A Grã-Bretanha tem o seu próprio sistema, o serviço Submit Cosmetic Product Notification (SCPN), com uma pessoa responsável sediada no Reino Unido. Um produto notificado no CPNP não fica automaticamente notificado no Reino Unido, e os dois sistemas são atualizados separadamente. Se vender nos dois mercados, planeie as duas notificações.
Perguntas frequentes
A notificação significa que o meu produto está aprovado?
Não. As autoridades não aprovam cosméticos antes do lançamento. A notificação é um registo. A pessoa responsável continua a responder pela segurança, e as inspeções podem realizar-se em qualquer altura.
Quanto tempo demora uma notificação CPNP?
A introdução de dados de um único produto é geralmente rápida quando a informação está pronta. A parte demorada é preparar o relatório de segurança e os testes, por isso planeie-os primeiro.
Preciso de notificar cada tom ou variante de fragrância?
As variantes podem geralmente ser notificadas em conjunto se partilharem a mesma categoria, base e dados de segurança, mas o portal espera que as diferenças sejam identificadas. Quando as variantes diferem de uma forma que altera a composição ou o perfil de segurança, podem precisar de tratamento separado, por isso pergunte ao seu avaliador de segurança.
Pontos-chave
- A notificação CPNP é obrigatória para todos os produtos cosméticos colocados no mercado da UE e é apresentada pela pessoa responsável antes do lançamento.
- É um registo, não uma aprovação, e depende de um CPSR e de um PIF completos.
- Os nanomateriais e as substâncias CMR têm requisitos e prazos adicionais.
- Mantenha a entrada atualizada e guarde a confirmação com o PIF durante dez anos.