Vendre des cosmétiques aux Pays-Bas et en Belgique : ce qu’il faut savoir

Les Pays-Bas et la Belgique sont voisins, partagent ports et logistique, et sont souvent la première étape des marques qui quittent leur marché d’origine. Si vous voulez vendre des cosmétiques aux Pays-Bas et en Belgique, la bonne nouvelle est que les règles de base sont celles de l’UE que vous connaissez déjà. Les différences sont pratiques : qui vous contrôle, dans quelle langue l’étiquette doit être rédigée et quelles obligations d’emballage s’appliquent. Ce guide les présente simplement pour les marques déjà conformes au règlement (CE) n° 1223/2009 ou en passe de l’être.

La réponse courte

Dans les deux pays, il faut le même dossier de conformité européen : une personne responsable, un rapport de sécurité (CPSR) signé, un dossier d’information sur le produit et une notification CPNP. En plus, vérifiez trois points nationaux : l’autorité de contrôle, la langue de l’étiquette et vos obligations d’emballage. Les règles néerlandaises sur la langue de l’étiquette sont assez claires ; la Belgique a trois langues officielles, il faut donc préparer l’étiquette avec soin et faire confirmer les détails par l’autorité. Rien de tout cela ne constitue un conseil juridique.

La base européenne en bref

Ces quatre éléments s’appliquent dans tous les pays de l’UE et vous suivent donc partout :

• Personne responsable (PR) : une entreprise ou une personne établie dans l’UE, nommée sur l’étiquette, responsable de la conformité.
• Rapport de sécurité (CPSR) : partie A (données du produit) et partie B (évaluation de la sécurité), signé par un évaluateur de la sécurité qualifié.
• Dossier d’information sur le produit (DIP) : le CPSR, la formule, les informations de fabrication, les preuves des allégations et les rapports d’essai, prêts pour un contrôle.
• Notification CPNP : le produit est notifié une fois dans le portail européen avant sa mise sur le marché.

Une notification et un dossier couvrent les deux pays. Vous n’avez pas besoin d’un dossier néerlandais ou belge distinct.

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Qui contrôle les cosmétiques aux Pays-Bas ?

L’Autorité néerlandaise de sécurité des denrées alimentaires et des produits de consommation, la NVWA, contrôle les cosmétiques. Le portail des entreprises du gouvernement néerlandais indique que l’évaluation de la sécurité doit être consultable par la NVWA et que, si l’autorité demande des informations sur le produit, vous devez les fournir dans un délai de trois jours ouvrables. En pratique, votre dossier doit être complet, bien rangé et rapidement accessible, et non dispersé entre plusieurs personnes.

Le cadre national est le Warenwetbesluit cosmetische producten (le décret d’application de la loi néerlandaise sur les marchandises pour les produits cosmétiques), qui complète le règlement européen. Selon un guide juridique, la NVWA peut prendre des injonctions, saisir des marchandises et publier des avertissements ; un document manquant est donc un vrai risque et non une formalité.

Qui est compétent en Belgique ?

En Belgique, les cosmétiques relèvent du niveau fédéral. Les sources citent le plus souvent le Service public fédéral (SPF) Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement comme autorité compétente, mais certains guides commerciaux mentionnent aussi d’autres organismes fédéraux. Les sources n’étant pas tout à fait cohérentes, vérifiez le point de contact actuel sur les pages fédérales officielles avant le lancement ou à la réception d’une demande de contrôle. Vos obligations ne changent pas : la personne responsable, le CPSR et le dossier doivent être prêts sur demande.

Dans quelle langue l’étiquette doit-elle être rédigée aux Pays-Bas ?

L’article 19, paragraphe 5, du règlement européen laisse la langue de l’étiquette à chaque État membre. Selon un guide juridique sur le marché néerlandais, le Warenwetbesluit exige que les informations visées à l’article 19, paragraphe 1, points b), c), d) et f), et à l’article 19, paragraphes 2 à 4, figurent en néerlandais. En termes simples, il s’agit du contenu nominal, de la date de durabilité minimale ou de la période après ouverture, des précautions et mises en garde, de la fonction du produit (sauf si elle ressort de sa présentation) et des règles sur les notices et étiquettes volantes qui portent ces informations. Le même guide indique que les autres informations peuvent être en néerlandais ou en anglais, par exemple les coordonnées de la personne responsable et la liste des ingrédients, qui utilise de toute façon les noms INCI.

Comme les détails peuvent évoluer, considérez ceci comme un résumé de travail et vérifiez le texte actuel du décret avant l’impression.

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Dans quelle langue l’étiquette doit-elle être rédigée en Belgique ?

La Belgique a trois langues officielles : le néerlandais, le français et l’allemand. Les guides divergent sur la rigueur de cette règle pour les cosmétiques. Certains disent que toutes les informations obligatoires doivent figurer dans les trois langues ; d’autres, que ce qui compte est la ou les langues de la région où le produit est vendu, les trois langues n’étant qu’une pratique courante. Ne vous fiez pas à un seul article de blog. L’approche la plus sûre pour une marque qui vend dans toute la Belgique est la suivante :

• Fournir les informations obligatoires au moins en néerlandais et en français, et ajouter l’allemand si vous voulez une couverture complète ou vendez dans la Communauté germanophone.
• Utiliser des étiquettes multilingues, une notice ou une étiquette dépliante quand la place manque.
• Demander à l’autorité ou à votre distributeur quelles langues sont attendues pour votre canal de vente.

Si votre étiquette est imprimée une seule fois pour les deux pays, une étiquette combinée néerlandais-français répond aussi à l’exigence néerlandaise, ce qui explique pourquoi de nombreuses marques la choisissent comme point de départ.

Règles d’emballage dans les deux pays

Les emballages ne relèvent pas du règlement sur les cosmétiques, mais ils constituent une surprise fréquente pour les nouveaux venus.

• Pays-Bas : selon les indications officielles du gouvernement néerlandais, les entreprises qui mettent plus de 50 000 kg d’emballages sur le marché néerlandais au cours d’une année civile doivent déposer une déclaration auprès de Verpact (anciennement Afvalfonds Verpakkingen). Cela vaut aussi pour les entreprises étrangères qui vendent directement en ligne à des consommateurs néerlandais. Les emballages en plastique à usage unique sont déclarés même en dessous de ce seuil.
• Belgique : la responsabilité pour les emballages est organisée via Fost Plus (emballages ménagers) et Valipac (emballages commerciaux et industriels). Selon une note de la Chambre de commerce autrichienne, les producteurs établis hors de Belgique doivent désigner un mandataire établi en Belgique, et les règles nationales sont en cours d’adaptation au règlement européen sur les emballages. Les détails et les dates évoluent encore ; confirmez-les directement auprès des organisations.

Même si vos volumes sont faibles, notez la quantité d’emballages expédiée vers chaque pays ; le règlement européen sur les emballages devrait durcir les seuils au fil du temps.

Qu’attendent les places de marché et les détaillants ?

Les plateformes en ligne appliquent les règles d’étiquetage avant les autorités. La place de marché néerlandaise bol.com, par exemple, exige des informations structurées pour les annonces de cosmétiques : la liste complète des ingrédients avec les noms INCI, le nom et l’adresse du fabricant, le contenu en grammes ou en millilitres, la langue de l’emballage, le pays d’origine et, selon le produit, la durée de conservation ou la période après ouverture. Les annonces dont les informations manquent ou sont fictives sont retirées jusqu’à correction. Les détaillants et distributeurs demandent en outre généralement la référence CPNP, la preuve d’une personne responsable dans l’UE et la confirmation qu’un CPSR signé existe.

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Liste de contrôle pour vendre aux Pays-Bas et en Belgique

1. Vérifiez que votre personne responsable est établie dans l’UE et nommée sur chaque étiquette.
2. Vérifiez que le CPSR signé est complet, avec des données de stabilité, de microbiologie et, pour les produits à base d’eau, de challenge test.
3. Notifiez chaque produit dans le CPNP avant la première vente.
4. Préparez l’étiquette en néerlandais, plus le français (et l’allemand si nécessaire) pour les éléments obligatoires.
5. Conservez le dossier d’information sur le produit en un seul endroit, prêt à être remis rapidement.
6. Vérifiez l’enregistrement des emballages auprès de Verpact et des organisations belges.
7. Préparez les données pour les annonces sur les places de marché : liste INCI, contenu, adresse du fabricant, langue de l’emballage, pays d’origine.

Erreurs fréquentes

• Imprimer des mises en garde et des modes d’emploi uniquement en anglais pour le marché néerlandais.
• Supposer qu’une étiquette en français suffit pour toute la Belgique sans le vérifier.
• Vendre via une boutique en ligne à des consommateurs néerlandais et ignorer l’enregistrement des emballages parce que l’entreprise est à l’étranger.
• Modifier une formule sans mettre à jour le CPSR et l’entrée CPNP.
• Remettre à la personne responsable un dossier qui ne peut pas être produit en quelques jours.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d’un CPSR distinct pour la Belgique ?

Non. Un seul CPSR signé et un dossier d’information sur le produit valent pour tous les pays de l’UE. Seuls la langue de l’étiquette, l’autorité locale et les obligations d’emballage diffèrent.

Puis-je utiliser l’anglais sur mon étiquette aux Pays-Bas ?

Pour les éléments qui doivent figurer en néerlandais, l’anglais seul ne suffit pas. Selon un guide juridique néerlandais, les autres informations peuvent être en néerlandais ou en anglais, mais vérifiez le décret en vigueur.

Une marque britannique ou américaine peut-elle vendre aux Pays-Bas ?

Oui, avec une personne responsable dans l’UE, un rapport de sécurité conforme à l’UE et une notification CPNP. La personne responsable doit être établie dans l’UE.

Points clés

• Un seul dossier européen couvre les Pays-Bas et la Belgique ; les différences sont nationales.
• La NVWA contrôle aux Pays-Bas et attend les documents rapidement ; confirmez le point de contact belge.
• Le néerlandais est obligatoire pour les éléments clés de l’étiquette ; en Belgique, prévoyez néerlandais, français et peut-être allemand.
• Vérifiez l’enregistrement des emballages et les données pour les places de marché avant le premier envoi.