Kosmetik in den Niederlanden und Belgien verkaufen: Das müssen Sie wissen

Die Niederlande und Belgien liegen direkt nebeneinander, teilen Häfen und Logistik und sind oft die erste Station für Marken, die über ihren Heimatmarkt hinauswachsen. Wer Kosmetik in den Niederlanden verkaufen und Belgien beliefern möchte, kann beruhigt sein: Die Kernregeln sind dieselben EU-Regeln, die Sie bereits kennen. Die Unterschiede sind praktischer Natur: wer Sie kontrolliert, in welcher Sprache das Etikett verfasst sein muss und welche Verpackungspflichten gelten. Dieser Leitfaden erklärt sie verständlich für Marken, die die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 bereits erfüllen oder sich darauf vorbereiten.

Die kurze Antwort

In beiden Ländern brauchen Sie dieselbe EU-Konformitätsunterlage: eine verantwortliche Person, einen unterzeichneten Sicherheitsbericht (CPSR), eine Produktinformationsdatei und eine CPNP-Notifizierung. Darüber hinaus prüfen Sie drei nationale Punkte: die zuständige Aufsichtsbehörde, die Sprache des Etiketts und Ihre Verpackungspflichten. Die niederländischen Regeln zur Etikettensprache sind recht klar; Belgien hat drei Amtssprachen, deshalb sollten Sie das Etikett sorgfältig planen und die Details bei der Behörde bestätigen lassen. Dies ist keine Rechtsberatung.

Die EU-Basis in Kürze

Diese vier Bausteine gelten in jedem EU-Land und reisen deshalb mit Ihnen:

• Verantwortliche Person: ein in der EU ansässiges Unternehmen oder eine Person, die auf dem Etikett genannt wird und für die Konformität haftet.
• Sicherheitsbericht (CPSR): Teil A (Produktdaten) und Teil B (Sicherheitsbewertung), unterzeichnet von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter.
• Produktinformationsdatei (PIF): CPSR, Rezeptur, Herstellungsangaben, Wirkungsnachweise und Prüfberichte, jederzeit für Kontrollen bereit.
• CPNP-Notifizierung: Das Produkt wird vor dem Inverkehrbringen einmal im europäischen Portal notifiziert.

Eine Notifizierung und eine Unterlage decken beide Länder ab. Ein eigenes niederländisches oder belgisches Dossier brauchen Sie nicht.

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Wer überwacht Kosmetik in den Niederlanden?

Die niederländische Lebensmittel- und Warenbehörde, die NVWA, überwacht Kosmetika. Das Geschäftsportal der niederländischen Regierung nennt: Die Sicherheitsbewertung muss für die NVWA zur Einsicht bereitstehen, und fordert die Behörde Produktinformationen an, müssen Sie diese innerhalb von drei Werktagen liefern. In der Praxis heißt das: Ihre Unterlage sollte vollständig, geordnet und schnell erreichbar sein und nicht verstreut bei mehreren Personen liegen.

Den nationalen Rahmen bildet das Warenwetbesluit cosmetische producten (der Erlass zum niederländischen Warengesetz für kosmetische Mittel), der die EU-Verordnung ergänzt. Laut einem Rechtsleitfaden kann die NVWA Anordnungen erlassen, Waren beschlagnahmen und Warnungen veröffentlichen. Ein fehlendes Dokument ist also ein echtes Risiko und keine Formsache.

Wer ist in Belgien zuständig?

In Belgien werden Kosmetika auf föderaler Ebene behandelt. Quellen nennen meist den Föderalen Öffentlichen Dienst (FÖD) Volksgesundheit, Sicherheit der Nahrungsmittelkette und Umwelt als zuständige Behörde, einige kommerzielle Leitfäden erwähnen jedoch auch andere föderale Stellen. Da die Quellen nicht ganz einheitlich sind, prüfen Sie die aktuelle Anlaufstelle auf den offiziellen föderalen Seiten vor dem Start oder bei einer Anfrage. Ihre Pflichten ändern sich dadurch nicht: verantwortliche Person, CPSR und Unterlage müssen auf Anfrage bereitstehen.

Welche Sprache muss das Etikett in den Niederlanden haben?

Artikel 19 Absatz 5 der EU-Verordnung überlässt die Etikettensprache den Mitgliedstaaten. Laut einem Rechtsleitfaden zum niederländischen Markt verlangt das Warenwetbesluit, dass die Angaben nach Artikel 19 Absatz 1 Buchstaben b, c, d und f sowie Artikel 19 Absätze 2 bis 4 auf Niederländisch erscheinen. Vereinfacht sind das der Nenninhalt, das Mindesthaltbarkeitsdatum bzw. die Haltbarkeit nach dem Öffnen, die Vorsichtsmaßnahmen und Warnhinweise, die Funktion des Produkts (sofern sie sich nicht aus der Aufmachung ergibt) und die Regeln zu Beipackzetteln und Anhängern, die diese Angaben tragen. Derselbe Leitfaden nennt Niederländisch oder Englisch für übrige Angaben, etwa die Angaben zur verantwortlichen Person und die Liste der Bestandteile, die ohnehin INCI-Namen verwendet.

Da Einzelheiten geändert werden können, verstehen Sie dies als Arbeitszusammenfassung und prüfen Sie den aktuellen Wortlaut des Erlasses, bevor Sie drucken.

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Welche Sprache muss das Etikett in Belgien haben?

Belgien hat drei Amtssprachen: Niederländisch, Französisch und Deutsch. Leitfäden sind sich uneinig, wie streng das für Kosmetika gilt. Manche sagen, alle Pflichtangaben müssten in allen drei Sprachen erscheinen; andere sagen, entscheidend sei die Sprache oder seien die Sprachen der Region, in der das Produkt verkauft wird, und alle drei seien nur gängige Praxis. Verlassen Sie sich nicht auf einen einzelnen Blogbeitrag. Der sicherste Weg für eine Marke, die in ganz Belgien verkauft, ist:

• Die Pflichtangaben mindestens auf Niederländisch und Französisch bereitstellen und Deutsch ergänzen, wenn Sie vollständig abgedeckt sein oder in der deutschsprachigen Gemeinschaft verkaufen möchten.
• Mehrsprachige Etiketten oder ein Beipackzettel bzw. ein Faltetikett nutzen, wenn der Platz knapp ist.
• Bei der Behörde oder Ihrem Händler nachfragen, welche Sprachen für Ihren Vertriebsweg erwartet werden.

Wird Ihr Etikett einmal für beide Länder gedruckt, erfüllt ein kombiniertes niederländisch-französisches Etikett auch die niederländische Vorgabe. Deshalb wählen viele Marken es als Ausgangspunkt.

Verpackungsregeln in beiden Ländern

Verpackungen sind nicht Teil der Kosmetikverordnung, aber eine typische Überraschung für Neueinsteiger.

• Niederlande: Laut offizieller niederländischer Regierungsinformation müssen Unternehmen, die in einem Kalenderjahr mehr als 50.000 kg Verpackungen auf den niederländischen Markt bringen, eine Meldung bei Verpact (früher Afvalfonds Verpakkingen) abgeben. Das gilt auch für ausländische Unternehmen, die direkt online an niederländische Verbraucher verkaufen. Einwegkunststoffverpackungen werden auch unterhalb dieser Schwelle gemeldet.
• Belgien: Die Verpackungsverantwortung läuft über Fost Plus (Haushaltsverpackungen) und Valipac (gewerbliche und industrielle Verpackungen). Laut einer Information der österreichischen Wirtschaftskammer müssen Hersteller außerhalb Belgiens einen in Belgien ansässigen Bevollmächtigten benennen, und die nationalen Regeln werden an die EU-Verpackungsverordnung angepasst. Einzelheiten und Fristen sind noch in Bewegung, bestätigen Sie sie daher direkt bei den Organisationen.

Auch bei kleinen Mengen lohnt es sich zu dokumentieren, wie viel Verpackung Sie in jedes Land liefern; die EU-Verpackungsverordnung dürfte die Schwellen mit der Zeit verschärfen.

Was erwarten Marktplätze und Händler?

Online-Plattformen setzen die Etikettenregeln durch, bevor die Behörden es tun. Der niederländische Marktplatz bol.com verlangt für Kosmetik-Angebote strukturierte Angaben: die vollständige Inhaltsstoffliste mit INCI-Namen, Name und Anschrift des Herstellers, den Inhalt in Gramm oder Millilitern, die Sprache der Verpackung, das Ursprungsland und je nach Produkt die Haltbarkeit oder die Dauer nach dem Öffnen. Angebote mit fehlenden oder Platzhalter-Angaben werden offline genommen, bis sie korrigiert sind. Händler und Distributoren fragen typischerweise außerdem nach der CPNP-Referenz, dem Nachweis einer verantwortlichen Person in der EU und der Bestätigung, dass ein unterzeichneter CPSR vorliegt.

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Checkliste für den Verkauf in den Niederlanden und Belgien

1. Prüfen Sie, dass Ihre verantwortliche Person in der EU ansässig und auf jedem Etikett genannt ist.
2. Prüfen Sie, dass der unterzeichnete CPSR vollständig ist, mit Stabilitäts-, mikrobiologischen und, bei wasserbasierten Produkten, Challenge-Test-Daten dahinter.
3. Notifizieren Sie jedes Produkt im CPNP vor dem ersten Verkauf.
4. Bereiten Sie das Etikett auf Niederländisch vor, dazu Französisch (und wo nötig Deutsch) für die Pflichtangaben.
5. Halten Sie die Produktinformationsdatei an einem Ort und bereit, sie schnell zu liefern.
6. Prüfen Sie die Verpackungsregistrierung bei Verpact und bei den belgischen Organisationen.
7. Bereiten Sie die Daten für Marktplatz-Listings vor: INCI-Liste, Inhalt, Herstelleranschrift, Verpackungssprache, Ursprungsland.

Häufige Fehler

• Nur englische Warnhinweise und Anwendungshinweise für den niederländischen Markt drucken.
• Annehmen, dass ein französisches Etikett allein für ganz Belgien genügt, ohne es zu prüfen.
• Über einen Webshop an niederländische Verbraucher verkaufen und die Verpackungsregistrierung ignorieren, weil das Unternehmen im Ausland sitzt.
• Eine Rezeptur ändern, ohne den CPSR und den CPNP-Eintrag zu aktualisieren.
• Der verantwortlichen Person eine Unterlage geben, die nicht innerhalb weniger Tage vorgelegt werden kann.

Häufige Fragen

Brauche ich einen eigenen CPSR für Belgien?

Nein. Ein einziger unterzeichneter CPSR und eine Produktinformationsdatei gelten für alle EU-Länder. Nur Etikettensprache, lokale Behörde und Verpackungspflichten unterscheiden sich.

Darf ich in den Niederlanden Englisch auf dem Etikett verwenden?

Für die Angaben, die auf Niederländisch erscheinen müssen, genügt Englisch allein nicht. Übrige Angaben dürfen laut einem niederländischen Rechtsleitfaden auf Niederländisch oder Englisch stehen, prüfen Sie aber den aktuellen Erlass.

Darf eine britische oder US-Marke in den Niederlanden verkaufen?

Ja, mit einer verantwortlichen Person in der EU, einem EU-konformen Sicherheitsbericht und einer CPNP-Notifizierung. Die verantwortliche Person muss in der EU ansässig sein.

Wichtigste Erkenntnisse

• Eine EU-Unterlage deckt die Niederlande und Belgien ab; die Unterschiede sind national.
• Die NVWA überwacht in den Niederlanden und erwartet Dokumente schnell; bestätigen Sie die belgische Anlaufstelle.
• Niederländisch ist für wichtige Etikettenangaben Pflicht; in Belgien planen Sie Niederländisch, Französisch und möglicherweise Deutsch ein.
• Prüfen Sie Verpackungsregistrierung und Marktplatz-Daten vor dem ersten Versand.