Cosmetica verkopen in Nederland en België: wat u moet weten

Nederland en België liggen naast elkaar, delen havens en logistiek en zijn vaak de eerste stop voor merken die voorbij hun thuismarkt uitbreiden. Als u cosmetica wilt verkopen in Nederland en België, is het goede nieuws dat de kernregels dezelfde EU-regels zijn die u al kent. De verschillen zijn praktisch: wie u inspecteert, welke taal het etiket moet gebruiken en welke verpakkingsverplichtingen gelden. Deze gids loopt ze in gewone taal langs voor merken die voldoen aan Verordening (EG) nr. 1223/2009 of zich daarop voorbereiden.

Het korte antwoord

U hebt in beide landen hetzelfde EU-conformiteitsdossier nodig: een verantwoordelijke persoon, een ondertekend veiligheidsrapport (CPSR), een productinformatiedossier en een CPNP-kennisgeving. Controleer daarnaast drie nationale punten: de toezichthoudende autoriteit, de taal van het etiket en uw verpakkingsverplichtingen. De Nederlandse regels zijn vrij duidelijk over de etikettaal; België heeft drie officiële talen, dus plan het etiket zorgvuldig en bevestig de details bij de autoriteit. Niets hiervan is juridisch advies.

De EU-basis in het kort

Deze vier elementen gelden in elk EU-land, dus ze reizen met u mee:

• Verantwoordelijke persoon (RP): een in de EU gevestigd bedrijf of persoon, vermeld op het etiket, die verantwoordelijk is voor de naleving.
• Veiligheidsrapport (CPSR): deel A (productgegevens) en deel B (de veiligheidsbeoordeling), ondertekend door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar.
• Productinformatiedossier (PIF): het CPSR, de formule, productie-informatie, bewijs voor claims en testrapporten, gereed voor inspectie.
• CPNP-kennisgeving: het product wordt eenmaal aangemeld in het Europese portaal voordat het in de handel wordt gebracht.

Eén kennisgeving en één dossier dekken beide landen. U hebt geen apart Nederlands of Belgisch dossier nodig.

Lees ook Cosmetica verkopen in Slovenië: regels, autoriteiten en etiketten

Wie houdt toezicht op cosmetica in Nederland?

De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, de NVWA, houdt toezicht op cosmetica. Het zakelijke portaal van de Nederlandse overheid stelt dat de veiligheidsbeoordeling beschikbaar moet zijn voor inspectie door de NVWA en dat u productinformatie, als de autoriteit daarom vraagt, binnen drie werkdagen moet aanleveren. In de praktijk betekent dit dat uw dossier compleet, geordend en snel bereikbaar moet zijn, niet verspreid over meerdere plaatsen en meerdere personen.

Het nationale kader is het Warenwetbesluit cosmetische producten, dat de EU-verordening aanvult. Volgens een juridische gids kan de NVWA bevelen geven, goederen in beslag nemen en waarschuwingen publiceren, dus een ontbrekend document is een reëel risico en geen formaliteit.

Wie is verantwoordelijk in België?

In België wordt cosmetica op federaal niveau behandeld. Bronnen noemen doorgaans de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu als bevoegde autoriteit, maar sommige commerciële gidsen noemen ook andere federale instanties. Omdat de bronnen niet volledig consistent zijn, controleert u het actuele contactpunt op de officiële federale pagina’s voordat u lanceert of wanneer u een inspectieverzoek ontvangt. Uw verplichtingen veranderen niet: de verantwoordelijke persoon, het CPSR en het dossier moeten op verzoek gereed zijn.

Welke taal moet het etiket in Nederland gebruiken?

Artikel 19, lid 5, van de EU-verordening laat de etikettaal aan elke lidstaat over. Volgens een juridische gids over de Nederlandse markt vereist het Warenwetbesluit dat de informatie als bedoeld in artikel 19, lid 1, onder b, c, d en f en artikel 19, leden 2 tot en met 4 in het Nederlands wordt vermeld. In gewone taal betreft dat de nominale inhoud, de datum van minimale houdbaarheid of de periode na opening, de voorzorgsmaatregelen en waarschuwingen, de functie van het product (tenzij die duidelijk is uit de presentatie) en de regels over bijsluiters en labels die deze informatie dragen. Dezelfde gids zegt dat andere informatie in het Nederlands of Engels mag worden gegeven, bijvoorbeeld de gegevens van de verantwoordelijke persoon en de ingrediëntenlijst, die hoe dan ook INCI-namen gebruikt.

Omdat details kunnen worden herzien, beschouwt u dit als een werkoverzicht en bevestigt u de actuele formulering van het besluit voordat u gaat drukken.

Lees ook Cosmetica verkopen in de VS: MoCRA stap voor stap

Welke taal moet het etiket in België gebruiken?

België heeft drie officiële talen: Nederlands, Frans en Duits. Gidsen verschillen van mening over hoe strikt dit voor cosmetica geldt. Sommige zeggen dat alle vereiste informatie in alle drie de talen moet staan; andere zeggen dat de taal of talen van de regio waar het product wordt verkocht bepalend zijn en dat alle drie gebruiken gewoon gangbare praktijk is. Vertrouw niet op één enkele blogpost. De veiligste aanpak voor een merk dat in heel België verkoopt, is:

• Geef de vereiste informatie minstens in het Nederlands en Frans, en voeg Duits toe als u volledig gedekt wilt zijn of in de Duitstalige Gemeenschap verkoopt.
• Gebruik meertalige etiketten, of een bijsluiter of uitklapetiket, wanneer de ruimte beperkt is.
• Vraag de autoriteit of uw distributeur welke talen zij voor uw verkoopkanaal verwachten.

Als uw etiket eenmalig voor beide landen wordt gedrukt, voldoet een gecombineerd Nederlands en Frans etiket ook aan de Nederlandse eis, en daarom kiezen veel merken het als uitgangspunt.

Verpakkingsregels in beide landen

Verpakkingen vallen niet onder de cosmeticaverordening, maar zijn een typische verrassing voor nieuwkomers.

• Nederland: officiële richtlijnen van de Nederlandse overheid zeggen dat bedrijven die in een kalenderjaar meer dan 50.000 kg verpakkingen op de Nederlandse markt brengen, een aangifte moeten indienen bij Verpact (voorheen Afvalfonds Verpakkingen). Dit geldt ook voor buitenlandse bedrijven die rechtstreeks online aan Nederlandse consumenten verkopen. Wegwerpplastic verpakkingen worden ook onder die drempel gerapporteerd.
• België: de verantwoordelijkheid voor verpakkingen is georganiseerd via Fost Plus (huishoudelijke verpakkingen) en Valipac (commerciële en industriële verpakkingen). Volgens een briefing van een Oostenrijkse kamer van koophandel moeten producenten buiten België een in België gevestigde gemachtigde aanwijzen, en worden de nationale regels aangepast aan de EU-verpakkingsverordening. Details en data zijn nog in beweging, dus bevestig ze rechtstreeks bij de organisaties.

Ook als uw volumes klein zijn, houdt u bij hoeveel verpakkingen u naar elk land verzendt; de EU-verpakkingsverordening zal naar verwachting de drempels in de loop van de tijd aanscherpen.

Wat verwachten marktplaatsen en retailers?

Onlineplatforms handhaven de etiketregels eerder dan de autoriteiten. De Nederlandse marktplaats bol.com vereist bijvoorbeeld gestructureerde informatie voor cosmeticavermeldingen: de volledige ingrediëntenlijst met INCI-namen, de naam en het adres van de fabrikant, de inhoud in grammen of milliliters, de taal van de verpakking, het land van herkomst en, afhankelijk van het product, de houdbaarheid of de periode na opening. Vermeldingen met ontbrekende of tijdelijke informatie worden offline gehaald totdat ze zijn gecorrigeerd. Retailers en distributeurs vragen doorgaans ook om de CPNP-referentie, bewijs van een verantwoordelijke persoon in de EU en een verklaring dat een ondertekend CPSR bestaat.

Lees ook Cosmetica verkopen in Kroatië: regels, autoriteiten en etiketten

Checklist voor verkoop in Nederland en België

1. Controleer of uw verantwoordelijke persoon in de EU is gevestigd en op elk etiket wordt vermeld.
2. Controleer of het ondertekende CPSR compleet is, met stabiliteits-, microbiologische en, voor producten op waterbasis, challengetestgegevens erachter.
3. Meld elk product aan in het CPNP vóór de eerste verkoop.
4. Bereid het etiket voor in het Nederlands, plus Frans (en waar nodig Duits) voor de vereiste onderdelen.
5. Bewaar het productinformatiedossier op één plek en wees klaar om het snel te leveren.
6. Controleer de verpakkingsregistratie bij Verpact en bij de Belgische organisaties.
7. Bereid de gegevens voor marktplaatsvermeldingen voor: INCI-lijst, inhoud, adres van de fabrikant, taal van de verpakking, land van herkomst.

Veelgemaakte fouten

• Uitsluitend Engelse waarschuwingen en gebruiksaanwijzingen drukken voor de Nederlandse markt.
• Aannemen dat een Frans etiket alleen genoeg is voor heel België, zonder dit te controleren.
• Via een webshop aan Nederlandse consumenten verkopen en de verpakkingsregistratie negeren omdat het bedrijf in het buitenland zit.
• Een formule bijwerken zonder het CPSR en de CPNP-vermelding te vernieuwen.
• De verantwoordelijke persoon een dossier geven dat niet binnen enkele dagen kan worden geleverd.

Veelgestelde vragen

Heb ik een apart CPSR voor België nodig?

Nee. Eén ondertekend CPSR en productinformatiedossier dienen alle EU-landen. Alleen de etikettaal, de lokale autoriteit en de verpakkingsverplichtingen verschillen.

Mag ik Engels gebruiken op mijn etiket in Nederland?

Voor de onderdelen die in het Nederlands moeten zijn, is Engels alleen niet genoeg. Andere informatie mag volgens een Nederlandse juridische gids in het Nederlands of Engels worden gegeven, maar controleer het actuele besluit.

Mag een Brits of Amerikaans merk in Nederland verkopen?

Ja, met een EU-verantwoordelijke persoon, een EU-conform veiligheidsrapport en een CPNP-kennisgeving. De verantwoordelijke persoon moet in de EU gevestigd zijn.

Belangrijkste punten

• Eén EU-dossier dekt Nederland en België; de verschillen zijn nationaal.
• De NVWA houdt toezicht in Nederland en verwacht snel documenten; bevestig het Belgische contactpunt.
• Nederlands is vereist voor belangrijke etiketonderdelen; plan in België voor Nederlands, Frans en mogelijk Duits.
• Controleer de verpakkingsregistratie en de marktplaatsgegevens vóór de eerste zending.