Revisioni e lingue della SDS: quando aggiornare e tradurre

Una scheda di dati di sicurezza non è un documento una tantum. Le formule cambiano, le classificazioni cambiano e si entra in nuovi mercati, quindi la scheda emessa l’anno scorso potrebbe oggi essere errata. Questa guida spiega aggiornamento e requisiti linguistici della SDS: quali eventi la obbligano a rivedere la scheda, chi deve ricevere la nuova versione e in quale lingua serve la scheda in ogni paese in cui vende.

La risposta in breve

Ai sensi dell’articolo 31, paragrafo 9, del REACH, il fornitore deve aggiornare la SDS senza indugio quando emergono nuove informazioni che potrebbero incidere sulla gestione del rischio o sulla conoscenza dei pericoli, quando viene concessa o rifiutata un’autorizzazione o quando viene imposta una restrizione. La scheda rivista reca la data, è contrassegnata come revisione e viene inviata gratuitamente a tutti coloro che hanno ricevuto il prodotto nei 12 mesi precedenti. Ai sensi dell’articolo 31, paragrafo 5, la SDS deve essere fornita in una lingua ufficiale dello Stato membro in cui il prodotto è immesso sul mercato, salvo diversa decisione dello Stato stesso. Verifichi il testo vigente ed eventuali norme nazionali per i Suoi mercati, oppure si rivolga a un consulente competente.

Che cosa si intende per nuove informazioni?

La legge fa riferimento a informazioni che possono incidere sulle misure di gestione del rischio o a nuove informazioni sui pericoli. In pratica, questi eventi di solito comportano una revisione:

• Una modifica della formula, come una nuova fragranza, un nuovo conservante o un diverso livello di solvente.
• Una nuova SDS della materia prima del Suo fornitore con una classificazione o un limite di esposizione diversi.
• Una modifica della classificazione CLP di un ingrediente, ad esempio per un adeguamento al progresso tecnico.
• Nuovi dati di prova, come un punto di infiammabilità misurato diverso dal valore riportato nella scheda.
• Una nuova restrizione o decisione di autorizzazione che riguarda un ingrediente.
• Segnalazioni di incidenti o riscontri dei clienti che evidenziano un pericolo non descritto nella scheda.
• Correzioni di errori, recapiti obsoleti o un numero di emergenza non più funzionante.

Le modifiche che non incidono sui pericoli o sull’uso sicuro, come un nuovo logo, non richiedono per legge un aggiornamento notificato, ma conviene comunque registrarle.

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Che cosa deve riportare la scheda aggiornata

Una SDS rivista reca un nuovo numero di versione, la dicitura “Revisione” con la data e, nella sezione 16, un breve elenco delle modifiche, in modo che il lettore veda subito quali sezioni rileggere. Le versioni precedenti vanno conservate nei Suoi archivi. Se al prodotto si applica un numero di registrazione, l’aggiornamento lo include.

Chi deve ricevere l’aggiornamento?

La nuova versione va inviata gratuitamente, su carta o in formato elettronico, a tutti i destinatari precedenti che hanno ricevuto la sostanza o la miscela nei 12 mesi precedenti. Tenga un semplice elenco di distribuzione: cliente, data, versione inviata e prova di consegna. Per i destinatari più vecchi di 12 mesi la legge non impone l’invio di un aggiornamento, ma un buon rapporto con il cliente spesso lo suggerisce.

Ogni quanto devo rivedere una scheda?

Il REACH non fissa una data di scadenza per la SDS. Una scheda resta valida finché qualcosa non ne richiede la modifica. Ciononostante, la maggior parte delle aziende stabilisce una revisione periodica, di solito ogni uno o due anni, per intercettare schede di materie prime modificate, aggiornamenti di classificazione e nuove norme. Una scheda senza data o molto vecchia è un campanello d’allarme per clienti e trasportatori, quindi una data di revisione documentata è buona prassi più che un obbligo di legge.

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In quale lingua deve essere la SDS?

L’articolo 31, paragrafo 5, stabilisce che la SDS deve essere fornita in una lingua ufficiale dello Stato o degli Stati membri in cui il prodotto è immesso sul mercato, salvo diversa disposizione di uno Stato membro. Ciò significa che una scheda per la Germania dovrebbe di norma essere in tedesco, una per la Francia in francese e così via. I paesi con più lingue ufficiali e gli Stati membri che fissano condizioni proprie possono regolarsi in modo diverso, quindi consulti le indicazioni nazionali per ogni mercato in cui vende. Non dia mai per scontato che una scheda in inglese sia accettata ovunque e, nel dubbio, fornisca una traduzione.

L’etichetta del prodotto segue proprie regole linguistiche, quindi la lingua della SDS e quella dell’etichetta sono questioni distinte.

Come tradurre correttamente una SDS

1. Traduca dalla versione approvata più recente, mai da una vecchia bozza.
2. Usi la formulazione ufficiale per le indicazioni di pericolo e i consigli di prudenza. Il CLP le pubblica in tutte le lingue dell’UE, quindi non le parafrasi.
3. Mantenga identici struttura, numeri e unità in tutte le lingue: le stesse 16 sezioni, gli stessi valori.
4. Traduca i termini tecnici in modo coerente e li faccia rivedere da un madrelingua con conoscenze chimiche.
5. Riporti lo stesso numero di versione e la stessa data di revisione su ogni versione linguistica.
6. Indichi un numero di emergenza raggiungibile e utile per il paese di utilizzo.

Aggiorni tutte le lingue insieme

Quando rivede la scheda in inglese, ogni traduzione deve essere aggiornata nello stesso passaggio. Un cliente tedesco che conserva una versione obsoleta mentre i clienti di lingua inglese hanno quella nuova è l’errore più frequente che incontriamo. Consideri le traduzioni parte della revisione, non un ripensamento, e invii a ogni cliente la versione aggiornata nella lingua che aveva ricevuto in precedenza.

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E il Regno Unito e gli altri mercati?

La Gran Bretagna ha una propria versione del REACH e un proprio Allegato II, quindi una scheda redatta per l’UE può richiedere piccoli adeguamenti, ad esempio nell’indirizzo del fornitore e nei riferimenti normativi, e la lingua è normalmente l’inglese. Le norme per il Regno Unito, l’Irlanda del Nord, la Svizzera e altri mercati differiscono, quindi confermi la situazione attuale per ciascuno. Questo articolo tratta le norme UE solo a grandi linee.

Collegare gli aggiornamenti della SDS agli altri documenti

Una modifica della formula che comporta una nuova SDS di solito incide anche sul CPSR e sul fascicolo informativo del prodotto. Un prodotto riformulato può inoltre richiedere un nuovo test di stabilità. Aggiorni insieme questi documenti, in modo che classificazione, etichetta e valutazione della sicurezza raccontino la stessa storia, e conservi le versioni precedenti: il REACH chiede ai fornitori di conservare le informazioni necessarie per i loro obblighi per almeno dieci anni dopo l’ultima fornitura.

Un semplice flusso di revisione

1. Registri l’evento scatenante (modifica della formula, nuova scheda del fornitore, cambiamento normativo).
2. Riclassifichi la miscela e verifichi quali sezioni cambiano.
3. Aggiorni la scheda, incrementi la versione e annoti le modifiche nella sezione 16.
4. La faccia rivedere, quindi traduca ogni lingua.
5. Invii l’aggiornamento a tutti i destinatari degli ultimi 12 mesi e registri la consegna.

Errori comuni

• Aggiornare solo la scheda in inglese. Le altre lingue diventano obsolete senza che nessuno se ne accorga.
• Modificare il testo senza una nuova data o versione. Nessuno può stabilire quale scheda sia quella corrente.
• Non tracciare chi ha ricevuto la vecchia versione. Non si può inviare un aggiornamento a persone che non si riesce a identificare.
• Tradurre a memoria. Usi sempre la formulazione ufficiale delle indicazioni.
• Aspettare la revisione annuale. La legge dice “senza indugio”, quindi gli eventi scatenanti non possono attendere.

Domande frequenti

Una SDS scade dopo tre anni?

Il REACH non prevede una scadenza fissa. Una scheda resta valida finché nuove informazioni non richiedono una revisione. Alcuni clienti fissano un’età massima propria, quindi una revisione periodica è un’abitudine sensata.

Devo inviare gli aggiornamenti ai clienti che hanno acquistato più di un anno fa?

L’obbligo di legge riguarda i destinatari dei 12 mesi precedenti. Naturalmente può spingersi oltre, soprattutto se l’aggiornamento riguarda un pericolo grave.

Posso usare un’unica SDS in inglese per tutti i paesi dell’UE?

Di norma no. L’articolo 31, paragrafo 5, rimanda a una lingua ufficiale dello Stato membro in cui il prodotto è immesso sul mercato. Verifichi le norme nazionali oppure, per sicurezza, utilizzi le traduzioni.

Punti chiave

• Aggiorni la SDS senza indugio quando emergono nuove informazioni sui pericoli o sulla gestione del rischio, una decisione di autorizzazione o una restrizione.
• Indichi la data e contrassegni ogni revisione, elenchi le modifiche nella sezione 16 e la invii gratuitamente ai destinatari degli ultimi 12 mesi.
• Fornisca la SDS in una lingua ufficiale di ogni Stato membro in cui vende, con la formulazione ufficiale di indicazioni di pericolo e consigli di prudenza.
• Aggiorni tutte le lingue insieme e conservi un registro delle distribuzioni e le versioni precedenti.