Vendere cosmetici su Etsy: i documenti di sicurezza necessari

Etsy permette di aprire un negozio in un pomeriggio, e saponi, balsami, sieri e scrub artigianali sono tra i prodotti più popolari. Ma un’inserzione su un marketplace non sospende la normativa sui cosmetici. Se desidera vendere cosmetici su Etsy ad acquirenti in Europa, nel Regno Unito o negli USA, Le serve la stessa documentazione di sicurezza di qualsiasi altro marchio. Questa guida elenca in modo semplice i documenti necessari e mostra come metterli in ordine prima della prima vendita.

La risposta breve

Per vendere cosmetici su Etsy deve rispettare la normativa sui cosmetici del paese in cui si trova l’acquirente, non solo le regole di Etsy. Per l’UE questo significa una persona responsabile con nome indicato nell’UE, un Cosmetic Product Safety Report (CPSR) firmato, un fascicolo informativo sul prodotto (PIF), una notifica CPNP e un’etichetta conforme. Il Regno Unito richiede documenti analoghi e gli USA richiedono la comprova della sicurezza e la segnalazione degli eventi avversi. La politica di Etsy per i venditori Le attribuisce la responsabilità di rispettare le leggi applicabili alle Sue inserzioni, quindi la piattaforma non lo farà per Lei. Il fatto che il prodotto sia artigianale, in piccoli lotti o biologico non cambia nulla.

Etsy gestisce la conformità al posto mio?

No. Etsy offre la vetrina, i pagamenti e un insieme di politiche per i venditori. Pubblicando un prodotto accetta di essere responsabile del rispetto delle leggi che lo riguardano, comprese etichette e avvertenze. Etsy non controlla il Suo rapporto di sicurezza, la Sua formula o il Suo sistema conservante prima che un’inserzione vada online. Se un acquirente subisce un danno, o un’autorità apre un procedimento, la responsabilità ricade su di Lei in quanto soggetto che ha immesso il prodotto sul mercato. Le inserzioni possono inoltre essere rimosse a seguito di un reclamo, perciò un documento mancante è un rischio commerciale oltre che legale.

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Cosa richiede l’UE a un venditore Etsy?

Il Regolamento (CE) n. 1223/2009 si applica a ogni cosmetico messo a disposizione dei consumatori dell’UE, compresi i prodotti venduti online e fatti a mano in cucina. Gli elementi principali sono:

• Una persona responsabile stabilita nell’UE e indicata in etichetta.
• Una valutazione della sicurezza da parte di un valutatore qualificato, registrata nel CPSR, con la Parte A (informazioni sulla sicurezza del prodotto) e la Parte B (conclusione del valutatore).
• Un fascicolo informativo sul prodotto conservato per dieci anni dopo l’immissione sul mercato dell’ultimo lotto e messo a disposizione delle autorità su richiesta.
• La notifica nel CPNP prima dell’immissione del prodotto sul mercato.
• Un’etichetta corretta con l’elenco degli ingredienti, il numero di lotto, il periodo dopo l’apertura o la data di durata minima e l’indirizzo della persona responsabile.

Non esiste alcuna esenzione per i piccoli venditori, la produzione domestica o i volumi ridotti.

E se spedisco da un paese extra-UE?

È la sorpresa più comune. Se vive nel Regno Unito, negli USA, in Turchia o altrove e spedisce a un acquirente dell’UE, il prodotto viene immesso sul mercato dell’UE. Ogni prodotto richiede una persona responsabile stabilita nell’UE. Nella pratica si tratta di un importatore con sede nell’UE, di un distributore che assume il ruolo oppure di un fornitore di servizi specializzato. Non può limitarsi a scrivere in etichetta il Suo indirizzo extra-UE. Prima di aprire il Suo negozio ai clienti dell’UE, stabilisca chi sarà la persona responsabile e si assicuri che abbia accesso alla documentazione completa.

E per il Regno Unito e gli USA?

La Gran Bretagna ha una propria versione delle regole sui cosmetici. Richiede una persona responsabile nel Regno Unito, un rapporto di sicurezza britannico, un fascicolo informativo sul prodotto e una notifica al sistema britannico (SCPN). I documenti UE e britannici non sono intercambiabili per impostazione predefinita, perciò pianifichi entrambi se vende in entrambi i mercati. Il Regno Unito aggiorna inoltre separatamente dall’UE i propri allegati degli ingredienti vietati e soggetti a restrizioni.

Negli USA, il Modernization of Cosmetics Regulation Act (MoCRA) impone alla persona responsabile di garantire che ogni prodotto sia sicuro e di conservare la documentazione che lo dimostra. Gli eventi avversi gravi devono essere segnalati alla FDA. Le imprese più piccole possono essere esentate dalla registrazione degli stabilimenti e dall’elenco dei prodotti, ma vi sono eccezioni, per esempio per i prodotti che entrano in contatto con le mucose dell’occhio, e l’esenzione non elimina l’obbligo di commercializzare un prodotto sicuro. Verifichi la Sua situazione con un consulente qualificato, perché non forniamo consulenza legale.

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Quali test stanno dietro al rapporto di sicurezza?

Un valutatore della sicurezza può firmare un CPSR solo se i dati sostengono il prodotto. Per un tipico prodotto Etsy, quattro test svolgono la maggior parte del lavoro:

• Stability test e test di compatibilità: mostra come si comportano formula e confezionamento nel tempo e sostiene la durata di conservazione o il periodo dopo l’apertura.
• Test delle specifiche microbiologiche: dimostra che il prodotto finito è privo di microrganismi nocivi.
• Challenge test: dimostra che il sistema conservante funziona nei prodotti a base acquosa come creme, lozioni e gel.
• Patch test: sostiene la tollerabilità cutanea e claim come “dermatologicamente testato” o “adatto alle pelli sensibili”.

I prodotti anidri come balsami, sieri a base di olio o burri solidi possono non richiedere un challenge test, perché c’è poca acqua in cui i microbi possano crescere. Decide il Suo valutatore, in base alla formula.

Perché “naturale” e “artigianale” non aiutano

Molti venditori Etsy credono che un breve elenco di ingredienti naturali sia automaticamente sicuro. Non è così. Gli oli essenziali contengono allergeni delle fragranze regolamentati che devono essere dichiarati in etichetta oltre determinate soglie. Alcuni ingredienti naturali sono soggetti a restrizioni o vietati. Le formule a base acquosa con estratti vegetali, miele o aloe sono particolarmente facili da colonizzare per batteri e muffe. Un valutatore della sicurezza esamina la formula reale, l’esposizione reale e il confezionamento reale, qualunque cosa racconti l’inserzione.

Etichette, foto e testo dell’inserzione

Per le vendite online, le informazioni rilevanti devono essere disponibili per l’acquirente prima dell’acquisto e l’inserzione fa parte del Suo marketing. Nella pratica, mostri l’elenco completo degli ingredienti con nomi INCI, nome e indirizzo della persona responsabile, la funzione del prodotto ed eventuali avvertenze. Mantenga i claim in titoli, tag e foto coerenti con le Sue prove. “Ipoallergenico”, “antiacne” o “cura l’eczema” sono claim che richiedono prove, e alcuni di essi descrivono un medicinale più che un cosmetico. Anche una foto dell’etichetta aiuta acquirenti e autorità a verificare che il Suo prodotto sia ciò che dichiara.

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Errori comuni dei nuovi negozi cosmetici su Etsy

• Vendere nell’UE senza una persona responsabile nell’UE.
• Usare la ricetta di un fornitore senza una valutazione della sicurezza del prodotto finito.
• Nessun conservante, o quantità errata, in un prodotto che contiene acqua.
• Cambiare ricetta o fornitore senza aggiornare il rapporto di sicurezza.
• Fare claim su malattie o di tipo medico.
• Omettere il numero di lotto, rendendo impossibile gestire un richiamo.

Una checklist pratica prima di pubblicare

1. Decida in quali paesi venderà e indichi solo quelli nelle impostazioni di spedizione.
2. Indichi una persona responsabile per ciascun mercato.
3. Definisca la formula e il confezionamento, perché i test dipendono da entrambi.
4. Esegua stabilità, microbiologia e, se necessario, challenge test sul prodotto finito nella sua confezione definitiva.
5. Ottenga un CPSR firmato e costruisca il fascicolo informativo sul prodotto.
6. Notifichi nel CPNP (e nell’SCPN per la Gran Bretagna) prima della prima vendita.
7. Verifichi etichette, claim e testo dell’inserzione rispetto al rapporto di sicurezza.
8. Riesegua la valutazione ogni volta che cambiano formula, fornitore o confezionamento.

Se Le serve anche una scheda di dati di sicurezza per una materia prima o un prodotto sfuso, il nostro servizio SDS produce un documento a 16 sezioni conforme a REACH.

Domande frequenti

Mi serve un CPSR se vendo solo pochi articoli al mese?

Sì, per l’UE. Le regole si applicano dalla prima unità immessa sul mercato, qualunque sia il volume. Il CPSR è ciò che Le permette di dimostrare che ogni prodotto è sicuro.

Posso usare lo stesso rapporto di sicurezza per l’UE e il Regno Unito?

Non automaticamente. Il sistema britannico richiede un rapporto di sicurezza britannico e una persona responsabile nel Regno Unito. Un buon valutatore può spesso riutilizzare i dati di prova di base, ma il rapporto viene emesso per ciascun mercato.

Etsy chiede di vedere i miei documenti?

Di solito non al momento della pubblicazione, ma ciò non Le offre alcuna protezione. Autorità, acquirenti e concorrenti possono presentare reclami e le piattaforme possono intervenire. Tenga il Suo fascicolo sempre pronto.

Punti chiave

• Etsy lascia la conformità a Lei, e la normativa sui cosmetici si applica per intero ai prodotti artigianali e online.
• Per l’UE servono una persona responsabile nell’UE, un CPSR firmato, un PIF, la notifica CPNP e un’etichetta conforme.
• Test di stabilità, microbiologici, challenge e patch sono le prove alla base di un prodotto sicuro.
• Pianifichi i documenti prima di pubblicare e li aggiorni quando cambia la formula.