Sprzedaż kosmetyków z Wielkiej Brytanii do UE: co się zmieniło

Przed 2021 rokiem brytyjska marka mogła wysłać kosmetyki do klienta w Niemczech czy Francji tak jak każde krajowe zamówienie. Dziś, jeśli chcą Państwo sprzedawać kosmetyki z Wielkiej Brytanii do UE, produkt jest importem i UE tak go traktuje. Ten poradnik wyjaśnia, co się zmieniło i jakie kroki musi podjąć brytyjska marka, aby jej produkty mogły być legalnie sprzedawane w UE.

Krótka odpowiedź

Aby sprzedawać kosmetyki z Wielkiej Brytanii do UE, potrzebna jest Osoba Odpowiedzialna z siedzibą w UE, raport bezpieczeństwa i dokumentacja informacyjna produktu zgodne z przepisami UE, zgłoszenie w portalu CPNP oraz etykieta z nazwą i adresem Osoby Odpowiedzialnej w UE i, w przypadku importu, z krajem pochodzenia. Brytyjskie zgłoszenie i brytyjska Osoba Odpowiedzialna nie mają w UE żadnej mocy.

Dlaczego produkty z Wielkiej Brytanii są dziś importem

Gdy Wielka Brytania była państwem członkowskim UE, kosmetyki przepływały swobodnie w obrębie jednego obszaru regulacyjnego. Od czasu wyjścia Wielkiej Brytanii rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 traktuje produkt wytworzony w Wielkiej Brytanii jako pochodzący z kraju trzeciego. Każdy produkt wprowadzany do UE musi więc mieć Osobę Odpowiedzialną (RP) z siedzibą w UE, być zgłoszony, nosić właściwą etykietę i opierać się na ocenie bezpieczeństwa uznawanej w UE. Prawo brytyjskie i unijne nadal są do siebie podobne, ale każda strona stosuje własny tekst, a nic nie jest automatycznie uznawane ponad granicą.

Przeczytaj też Brytyjskie przepisy kosmetyczne: SCPN i brytyjska osoba odpowiedzialna

Krok 1: wyznaczenie Osoby Odpowiedzialnej w UE

Na rynku UE może się znaleźć wyłącznie produkt, który ma RP z siedzibą w UE. W przypadku produktu importowanego importer jest domyślnie RP. Jeśli Państwa klientem jest unijny dystrybutor lub sklep, który po prostu kupuje towar, importerem jest ten, kto wprowadza go na rynek UE, i to on przejmuje obowiązki RP. Większość brytyjskich marek woli rozwiązanie bardziej przewidywalne: wyznaczają firmę lub usługodawcę z siedzibą w UE na podstawie pisemnego upoważnienia, które wyznaczona osoba przyjmuje na piśmie, a ta firma staje się jedynym punktem kontaktowym dla wszystkich organów UE.

RP należy wybierać starannie. Musi mieć dostęp do pełnej dokumentacji, szybko odpowiadać na żądania organów i współpracować przy działaniach naprawczych, jeśli produkt spowoduje problemy. RP, który nie widzi dokumentacji produktu, nie obroni go.

Krok 2: raport bezpieczeństwa i dokumentacja produktu zgodne z przepisami UE

Każdy produkt wymaga raportu bezpieczeństwa produktu kosmetycznego (CPSR) z częścią A i częścią B, podpisanego przez osobę oceniającą bezpieczeństwo, która spełnia unijne kryteria kwalifikacji. Brytyjski raport nie jest automatycznie akceptowany: ponieważ uznawanie brytyjskich kwalifikacji zmieniło się po Brexicie, należy sprawdzić, czy osoba wskazana w raporcie jest akceptowalna dla Państwa RP w UE, a jeśli nie, podpisać raport ponownie lub wydać go na nowo. Dokumentacja informacyjna produktu (PIF) musi być przechowywana pod adresem RP w UE przez dziesięć lat od wprowadzenia na rynek ostatniej partii i musi być dostępna dla organów w języku, który łatwo zrozumieć.

Dane uzupełniające są takie same, jakie już Państwo mają: wyniki badań stabilności i kompatybilności, jakość mikrobiologiczna, test obciążenia (challenge test) dla produktów, w których mogą rozwijać się drobnoustroje, oraz, jeśli deklarowane, dowody działania lub tolerancji skóry, takie jak test płatkowy.

Krok 3: zgłoszenie produktu w CPNP

Przed rozpoczęciem sprzedaży RP zgłasza produkt w unijnym Portalu Zgłaszania Produktów Kosmetycznych (CPNP). Zgłoszenie obejmuje nazwę i kategorię produktu, dane RP i importera, kraj pochodzenia, kontakt dla ośrodków zatruć, recepturę ramową lub informacje o składnikach, nanomateriały, jeśli występują, oraz oryginalną etykietę. Jedno zgłoszenie obejmuje wszystkie państwa członkowskie UE, więc nie trzeba go powtarzać w każdym kraju. Brytyjski wpis w SCPN to inny system i nie ma tu żadnego skutku.

Przeczytaj też Sprzedaż kosmetyków w Norwegii, Islandii i Liechtensteinie (EOG)

Krok 4: aktualizacja etykiety

Etykieta na rynek UE musi zawierać:

• nazwę i adres Osoby Odpowiedzialnej w UE;
• kraj pochodzenia w przypadku produktu importowanego, na przykład “Made in UK”;
• zawartość nominalną, datę minimalnej trwałości lub okres po otwarciu, numer partii, funkcję i środki ostrożności;
• wykaz składników w nazwach INCI;
• obowiązkowe ostrzeżenia w języku wymaganym przez państwo członkowskie, w którym produkt jest sprzedawany.

Wymogi językowe ustalane są dla każdego kraju osobno, dlatego należy sprawdzić wymagania każdego rynku docelowego. Jeśli drukują Państwo jedną etykietę wielojęzyczną, trzeba upewnić się, że ostrzeżenia i funkcja występują w każdym wymienionym języku.

Sprawdzenie składników względem załączników UE

Wielka Brytania i UE prowadzą własne wykazy substancji zakazanych i ograniczonych, barwników, konserwantów i filtrów UV. Obecnie są one w większości zbieżne, ale zmiany przyjmowane są oddzielnie i w różnych terminach. Przed wysyłką receptura powinna zostać sprawdzona względem aktualnych załączników UE, a nie tylko brytyjskich. To samo dotyczy oznakowania alergenów zapachowych i ograniczeń dla poszczególnych substancji. Należy też pamiętać, że UE zakazuje wprowadzania do obrotu produktów, których końcowa receptura lub składniki były po określonych datach testowane na zwierzętach do celów kosmetycznych.

A co z Irlandią Północną?

Irlandia Północna stosuje unijne rozporządzenie kosmetyczne na podstawie Ramowej Umowy z Windsoru. Produkt wprowadzany na rynek w Irlandii Północnej wymaga RP z siedzibą w Irlandii Północnej lub w UE oraz zgłoszenia w CPNP. Według wytycznych rządu brytyjskiego dotyczy to rynków Irlandii Północnej i EOG. Jeśli towar pochodzi z Wielkiej Brytanii (Anglia, Szkocja, Walia), jest traktowany jako import do Irlandii Północnej, więc obowiązują tam również dane importera i kraj pochodzenia. Jeśli produkują Państwo w Irlandii Północnej, warto zapytać doradcę, czy RP z siedzibą w Irlandii Północnej wystarcza dla klientów w UE.

Przeczytaj też Sprzedaż kosmetyków w Słowenii: zasady, organy i etykiety

Podstawy dotyczące ceł i wysyłki

Kosmetyki podlegają także odprawie celnej, która jest odrębna od prawa produktowego. Należy spodziewać się zgłoszeń celnych, klasyfikacji taryfowej i kontroli pochodzenia oraz zadbać, aby importer w dokumentach był spójny z Osobą Odpowiedzialną na etykiecie. Formalności może załatwić spedytor lub agent celny; wyżej opisane kroki wynikające z prawa produktowego pozostają po Państwa stronie. Nie udzielamy porad prawnych, dlatego kwestie podatkowe i celne należy potwierdzić ze specjalistą.

Najczęstsze błędy

• Wysyłka do klientów w UE wyłącznie z brytyjską Osobą Odpowiedzialną.
• Przekonanie, że zgłoszenie SCPN obejmuje UE.
• Pozostawienie na etykiecie tylko adresu brytyjskiego.
• Przechowywanie PIF wyłącznie w Wielkiej Brytanii, gdzie unijna RP nie ma do niego dostępu.
• Sprzedaż konsumentom w UE przez platformę handlową bez sprawdzenia, czy oferta wskazuje RP w UE.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mój unijny dystrybutor może być Osobą Odpowiedzialną?

Może, jeśli ma siedzibę w UE, przyjmie tę rolę na piśmie i będzie mieć dostęp do pełnej dokumentacji produktu. Należy upewnić się, że rozumie swoje obowiązki, ponieważ będzie odpowiadać przed organami.

Czy potrzebuję nowego raportu bezpieczeństwa dla UE?

Potrzebny jest CPSR spełniający wymogi UE. Jeśli dotychczasowy raport podpisała wykwalifikowana osoba oceniająca, a Państwa RP go akceptuje, często można go dostosować; w przeciwnym razie musi zostać wydany ponownie przez osobę akceptowaną w UE.

Czy muszę zgłaszać produkt osobno w każdym kraju UE?

Nie. Jedno zgłoszenie w CPNP dokonane przez RP obejmuje wszystkie państwa członkowskie UE.

Najważniejsze wnioski

• Po Brexicie produkt z Wielkiej Brytanii sprzedawany w UE jest importem.
• Potrzebne są: Osoba Odpowiedzialna w UE, zgłoszenie w CPNP i raport bezpieczeństwa zgodny z przepisami UE.
• Etykieta musi zawierać adres RP w UE i, w przypadku importu, kraj pochodzenia.
• Brytyjskie rejestracje i adresy nie zastępują unijnych; oba zestawy należy utrzymywać aktualne.