Wymagania dotyczące próbek kosmetyków dla laboratorium: ilość, opakowanie i oznakowanie

Zanim jakiekolwiek laboratorium rozpocznie pracę, potrzebuje Państwa produktu w odpowiednim stanie. Błędne wymagania dotyczące próbek kosmetyków dla laboratorium to najczęstszy powód opóźnionego startu badania lub konieczności jego powtórzenia. Ten poradnik wyjaśnia prostym językiem, ile produktu wysłać, jak go zapakować, jak należy oznakować próbkę i jak uniknąć typowych błędów.

Krótka odpowiedź

Należy wysłać gotowy produkt dokładnie w takiej postaci, w jakiej będzie sprzedawany: z rzeczywistej partii produkcyjnej, w docelowym opakowaniu detalicznym, nieotwarty, wyraźnie oznaczony nazwą produktu, numerem partii i datą, w ilości podanej dla Państwa zamówienia, plus niewielki zapas. Laboratorium bada to, co otrzyma, więc próbka musi odpowiadać temu, co kupi konsument. Próbka ręcznie przelana do słoiczka, uzupełniona z innej partii albo przechowywana w nagrzanym samochodzie nie mówi nic wiarygodnego o Państwa prawdziwym produkcie.

Dlaczego próbka ma tak duże znaczenie

Każdy wynik w podpisanym raporcie dotyczy wyłącznie zbadanej próbki. Jeśli ta próbka nie jest typowa dla partii, wynik nie może wspierać Państwa dokumentacji bezpieczeństwa. Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1223/2009 osoba odpowiedzialna musi umieć wykazać, że produkt jest bezpieczny i został wytworzony zgodnie z dobrą praktyką produkcyjną. Raporty z badań są częścią tych dowodów, a oceniający bezpieczeństwo, który podpisuje Państwa CPSR, na nich polega. Słaba próbka osłabia więc całą dokumentację.

Przeczytaj też Proces testowania kosmetyków w Cosmetic Testing Lab (od początku do końca)

Którą partię wysłać?

Należy użyć partii wytworzonej według tej samej receptury, procesu i na tym samym wyposażeniu co produkt, który będzie sprzedawany. Partia pilotażowa lub w skali laboratoryjnej jest akceptowalna dla wczesnych badań rozwojowych, ale w przypadku badań trafiających do ostatecznej dokumentacji bezpieczniejszym wyborem jest partia produkcyjna lub taka, która wyraźnie reprezentuje produkcję. Jeśli później zmienią Państwo recepturę, dostawcę kluczowego surowca lub proces, wcześniejsze wyniki mogą przestać obowiązywać, a niektóre badania mogą wymagać powtórzenia.

Zawsze należy podać numer partii. Łączy on raport z fizyczną partią, co ma znaczenie, gdy inspektor lub sieć handlowa poprosi o wykazanie, który produkt był badany.

Docelowe opakowanie, a nie zastępczy pojemnik

Produkt należy wysłać w pojemniku, który otrzymają konsumenci. Opakowanie jest częścią badania, a nie tylko transportu:

• Badanie stabilności i kompatybilności sprawdza, jak receptura zachowuje się w kontakcie z rzeczywistym słoiczkiem, butelką, pompką lub tubą. Szklany słoiczek na próbki ukryłby problemy, takie jak przebarwienia, migracja substancji, zatykanie pompki czy uszczelka pokrywki reagująca z recepturą.
• Challenge test i badanie mikrobiologiczne również zależą od opakowania, ponieważ słoiczek otwierany codziennie wystawia produkt na działanie inaczej niż pompka airless.
• Gdy sprzedają Państwo kilka wielkości lub materiałów, zwykle liczy się przypadek najgorszy. Warto zapytać, czy jedno opakowanie może reprezentować całą gamę.

Najlepsze są zamknięte, nieotwarte sztuki. Jeśli sztuka została otwarta, należy poinformować laboratorium, ponieważ może to zmienić wynik mikrobiologiczny.

Ile produktu należy wysłać?

Ilość zależy od badania, liczby warunków i wielkości opakowania. Każde badanie ma własne wymaganie, pokazane przy zamówieniu, dlatego należy się trzymać tej wartości, a nie zgadywać. Pomaga kilka ogólnych zasad:

• Najpierw policzyć badania. Challenge test zużywa kilka porcji produktu, plan stabilności wymaga osobnych sztuk dla każdego warunku przechowywania i punktu czasowego, a test płatkowy wymaga ilości wystarczającej dla ochotników.
• Wysyłać kompletne sztuki. Jeśli opakowanie detaliczne jest małe, lepiej wysłać kilka opakowań niż przelewać produkt.
• Dodać zapas. Zapasowa sztuka pozwala powtórzyć badanie, jeśli coś pójdzie nie tak w laboratorium, i oszczędza drugiej wysyłki.
• Różne warianty to różne próbki. Wersja bezzapachowa i zapachowa albo dwa kolory z różnymi pigmentami zwykle wymagają osobnych próbek, chyba że uzgodniono podejście grupujące (bracketing).

Przeczytaj też Jak wybrać laboratorium badań kosmetyków: praktyczny przewodnik

Jak oznakować próbkę?

Czytelna etykieta zapobiega pomyłkom. Co najmniej na każdej sztuce lub na zewnętrznym woreczku należy umieścić:

• Nazwę produktu dokładnie tak, jak w zamówieniu
• Numer partii lub serii
• Datę produkcji
• Nazwę firmy i osobę kontaktową
• Numer zamówienia lub numer referencyjny

Należy użyć markera permanentnego lub etykiety odpornej na wilgoć i chłód. Pisać trzeba na opakowaniu zewnętrznym lub woreczku, a nie na zadrukowanym tekście, który ma pozostać czytelny. Jeśli wysyłają Państwo wiele podobnych produktów, warto dodać krótki kod i prowadzić listę łączącą kod z nazwą produktu; dobrze sprawdza się prosta kartka w pudełku.

Dołączyć recepturę i właściwe dokumenty

Większość badań wymaga informacji wykraczających poza fizyczną próbkę. Laboratorium zwykle prosi o pełną recepturę z nazwami składników i ich procentowym udziałem, przeznaczenie, docelową grupę konsumentów i rodzaj opakowania. W przypadku dokumentów bezpieczeństwa pomaga też dołączenie wykazu składników w brzmieniu z etykiety oraz kart charakterystyki surowców. Informacje te powinny być spójne między formularzem zamówienia, etykietą i recepturą, ponieważ niespójności są jedną z najczęstszych przyczyn zapytań. Nasz poradnik o kartach charakterystyki wyjaśnia, jakie dokumenty towarzyszą recepturze.

Warunki przechowywania i wysyłki

Próbki należy przechowywać w normalnej temperaturze pokojowej, z dala od bezpośredniego światła słonecznego, i wysłać je zaraz po spakowaniu. Nie wolno zostawiać ich w magazynie, który bardzo się nagrzewa lub zamarza. W przypadku produktów ze szczególnym wymogiem przechowywania, takich jak produkt chłodzony, należy to wyraźnie zaznaczyć w zamówieniu. Sztuki trzeba zapakować tak, aby nie mogły się wylać ani stłuc: owinąć każdą sztukę, dodać wypełniacz i użyć solidnego pudełka. Próbki, która dotrze wylana lub rozbita, nie można zbadać, a cieknące opakowanie może też świadczyć o tym, że samo opakowanie wymaga bliższego przyjrzenia się.

Oferujemy bezpłatny odbiór próbek DHL sprzed Państwa drzwi, więc wystarczy spakować pudełko i zamówić odbiór przy składaniu zamówienia.

Przeczytaj też Jak wysłać próbki kosmetyków do laboratorium: przewodnik krok po kroku

Częste błędy opóźniające badanie

• Wysłanie produktu w zwykłym słoiczku na próbki zamiast w prawdziwym opakowaniu.
• Wysłanie zbyt małej ilości produktu i konieczność ponownej wysyłki.
• Brakujący lub nieczytelny numer partii.
• Receptura niezgodna z próbką, na przykład po zmianie składnika w ostatniej chwili.
• Wysyłanie produktów otwartych, używanych lub przechowywanych miesiącami w złych warunkach.
• Pomieszanie kilku wariantów w jednym nieoznakowanym woreczku.

Szybka lista kontrolna przed wysyłką

1. Partia produkcyjna, ostateczna receptura potwierdzona.
2. Docelowe opakowanie detaliczne, zamknięte, nieuszkodzone.
3. Ilość zgodna z zamówieniem, plus zapasowa sztuka.
4. Każda sztuka oznaczona nazwą, numerem partii, datą i numerem referencyjnym zamówienia.
5. Receptura i wykaz składników dołączone i spójne.
6. Stabilne przechowywanie do czasu odbioru, solidne pudełko, brak wycieków.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę wysłać próbkę z małej partii testowej?

Na wczesnym etapie rozwoju tak, ale należy poinformować laboratorium, że jest to partia rozwojowa. W przypadku badań wspierających ostateczną ocenę bezpieczeństwa należy użyć partii produkcyjnej lub wytworzonej według tej samej receptury i procesu.

Czy próbka musi być w docelowym opakowaniu?

Jeśli to możliwe, tak. Opakowanie wpływa na stabilność, kompatybilność i zachowanie mikrobiologiczne. Jeśli nie mogą Państwo jeszcze wysłać docelowego opakowania, należy to zaznaczyć i uzgodnić, co raport może deklarować.

Co jeśli mój produkt zostanie przeformułowany po badaniach?

Wyniki dotyczą zbadanej receptury. Zmiana składników, ich poziomów lub opakowania może wymagać powtórzenia badań, dlatego recepturę należy ustalić przed złożeniem zamówienia.

Najważniejsze wnioski

• Należy wysyłać gotowy produkt z reprezentatywnej partii, w docelowym, zamkniętym opakowaniu.
• Trzeba zachować ilość podaną przy zamówieniu i dodać zapasową sztukę.
• Każdą sztukę należy oznaczyć nazwą, partią, datą i numerem referencyjnym zamówienia oraz dołączyć recepturę.
• Pakować starannie i do odbioru przechowywać próbki w temperaturze pokojowej.