どの試験所も、作業を始める前に、適切な状態の製品を必要とします。試験所への化粧品サンプルの要件を誤ることは、試験の開始が遅れたり、やり直しになったりする最も多い原因です。このガイドでは、どれだけの量を送るか、どう梱包するか、サンプルに何を表示するか、よくある間違いをどう避けるかを、わかりやすく解説します。
目次
結論から
完成品を、販売する予定そのままの状態で送ってください。実際の生産バッチのもので、最終的な販売用包装のまま、未開封で、製品名、ロット番号、日付を明記し、ご注文で指定された数量に少量の予備を加えます。試験所は受け取ったものを試験するため、サンプルは消費者が購入するものを代表している必要があります。手作業でジャーに流し込んだもの、別のバッチから継ぎ足したもの、暑い車内に置かれていたものでは、実際の製品について信頼できることは何も分かりません。
サンプルがそれほど重要な理由
署名入りレポートのすべての結果は、試験されたサンプルにのみ適用されます。そのサンプルがバッチを代表するものでなければ、結果は安全性文書の裏づけにはなりません。規則(EC) No 1223/2009のもとで、責任者は、製品が安全であり、適正製造規範に従って製造されたことを示せなければなりません。試験レポートはその根拠の一部であり、CPSRに署名する安全性評価者もこれに依拠します。そのため、不十分なサンプルはファイル全体を弱くしてしまいます。
関連記事 Cosmetic Testing Labの化粧品試験プロセス(最初から最後まで)
どのバッチを送るべきですか？
販売する製品と同じ処方、工程、設備で作ったバッチを使ってください。開発初期の試験であれば、パイロットバッチやラボスケールのバッチでも構いませんが、最終ファイルに入れる試験には、生産バッチ、または生産を明確に代表するバッチの方が安全です。後から処方、主要原料の供給元、工程を変更した場合、以前の結果が当てはまらなくなり、一部の試験をやり直す必要が生じることがあります。
ロット番号は必ず記録してください。レポートと現物のロットが結びつくため、検査官や小売業者からどの製品を試験したのか証明を求められたときに重要です。
代用容器ではなく最終包装で
消費者が受け取る容器に入れた状態で送ってください。包装は輸送のためだけでなく、試験の一部です。
- 安定性・適合性試験では、実際のジャー、ボトル、ポンプ、チューブに触れたときの処方の挙動を調べます。ガラス製のサンプルジャーでは、変色、溶出、ポンプの詰まり、処方と反応するキャップのライナーといった問題が見えなくなってしまいます。
- チャレンジテストと微生物試験も包装の影響を受けます。毎日開けるジャーは、エアレスポンプとは製品の曝され方が異なるためです。
- 複数のサイズや素材で販売する場合は、通常、最も条件の厳しいものが重要です。ひとつの包装で全体を代表できるか、お問い合わせください。
密封された未開封のものが最適です。開封済みのものがある場合は、微生物学的な結果が変わる可能性があるため、試験所にお知らせください。
どれだけの量を送る必要がありますか？
量は、試験の種類、条件の数、包装のサイズによって異なります。各試験の必要量はご注文時に表示されますので、推測せずにその数値に従ってください。いくつかの一般的な原則が役立ちます。
- まず試験の数を数える。チャレンジテストでは製品を複数回分使い、安定性プランでは保管条件と時点ごとに別々のユニットが必要で、パッチテストではボランティアの人数分が必要です。
- 完全なユニットで送る。販売用の包装が小さい場合は、小分けにせず、複数個を送ってください。
- 予備を加える。予備のユニットがあれば、試験所で問題が起きたときにやり直しができ、再度の発送を避けられます。
- バリエーションは別のサンプル。無香料と香り付きのバージョン、または異なる顔料を使った2色は、ブラケティング方式で合意しない限り、通常は別々のサンプルが必要です。
関連記事 化粧品試験機関の選び方:実践ガイド
サンプルには何を表示する必要がありますか？
明確な表示は取り違えを防ぎます。最低限、すべてのユニットまたは外側の袋に次の情報を記載してください。
- ご注文と同じ製品名
- バッチ番号またはロット番号
- 製造日
- 会社名と担当者名
- ご注文番号または参照番号
油性マーカー、または湿気や低温に耐えるラベルを使ってください。読めるままにしておきたい印刷文字の上ではなく、外装や袋に書きます。似た製品を多数送る場合は、短いコードを付けて、コードと製品名を対応させたリストを作成してください。箱の中に簡単な一覧表を入れておくと便利です。
処方と必要書類を同封する
ほとんどの試験では、現物のサンプル以外の情報も必要です。試験所は通常、成分名と配合量を記載した完全な処方、用途、対象とする消費者層、包装の種類を求めます。安全性文書のためには、ラベルに印刷された成分リストと、原料の安全データシートも同封いただくと役立ちます。注文書、ラベル、処方の間で情報が食い違うと、問い合わせが発生する最も多い原因のひとつになるため、整合性を保ってください。安全データシートに関するガイドでは、処方とともに提出する書類を説明しています。
保管と発送の条件
サンプルは直射日光を避けて常温で保管し、梱包したらすぐに発送してください。非常に高温になったり凍結したりする倉庫には置かないでください。冷蔵品など特別な保管条件がある製品は、ご注文時にはっきりとお知らせください。漏れたり壊れたりしないよう、ユニットを個別に包み、緩衝材を入れ、頑丈な箱を使ってください。漏れていたり破損した状態で届いたサンプルは試験できません。また、漏れがある場合は、包装自体をより詳しく確認する必要があるサインかもしれません。
当社はご自宅までの無料のDHLサンプル集荷を提供しています。箱を梱包し、ご注文時に集荷を予約するだけです。
関連記事 化粧品サンプルを試験機関に送る方法:ステップガイド
試験が遅れるよくある間違い
- 実際の包装ではなく、無地のサンプルジャーで製品を送る。
- 製品の量が少なすぎて、再度発送することになる。
- ロット番号がない、または読めない。
- 直前の成分変更などで、処方がサンプルと一致しない。
- 開封済み、使用済み、または劣悪な条件で何か月も保管された製品を送る。
- 複数のバリエーションを、表示のない1つの袋に混ぜる。
発送前のクイックチェックリスト
- 生産バッチで、最終処方が確定している。
- 最終的な販売用包装で、密封され、破損がない。
- 数量がご注文と一致し、予備のユニットがある。
- 各ユニットに、名称、ロット番号、日付、注文の参照番号が表示されている。
- 処方と成分リストが同封され、整合している。
- 集荷まで安定した状態で保管し、頑丈な箱で、漏れがない。
よくある質問
小さな試作バッチのサンプルを送ってもよいですか？
開発初期であれば可能ですが、開発バッチであることを試験所にお伝えください。最終的な安全性評価を裏づける試験には、生産バッチ、または同じ処方と工程で作ったバッチを使ってください。
サンプルは最終包装に入っている必要がありますか？
可能な限り、そうしてください。包装は、安定性、適合性、微生物学的な挙動に影響します。まだ最終包装を送れない場合は、その旨をお知らせいただき、レポートで主張できる範囲を取り決めてください。
試験後に処方を変更した場合はどうなりますか？
結果は試験した処方に適用されます。成分、配合量、包装を変更すると、再試験が必要になる場合があるため、ご注文前に処方を確定してください。
重要ポイント
- 代表的なバッチの完成品を、最終的な密封包装で送ってください。
- ご注文時に指定された数量に従い、予備のユニットを加えてください。
- すべてのユニットに名称、ロット、日付、注文の参照番号を表示し、処方を同封してください。
- 慎重に梱包し、集荷まで常温で保管してください。