SDB-Überarbeitung und Sprachen: Wann aktualisieren und übersetzen

Ein Sicherheitsdatenblatt ist kein einmaliges Dokument. Rezepturen ändern sich, Einstufungen ändern sich und Sie erschließen neue Märkte, sodass das im letzten Jahr ausgestellte Blatt heute falsch sein kann. Dieser Leitfaden erklärt die Anforderungen an SDB-Aktualisierung und Sprache: welche Ereignisse Sie zur Überarbeitung verpflichten, wer die neue Fassung erhalten muss und welche Sprache Ihr Blatt in jedem Land braucht, in dem Sie verkaufen.

Die kurze Antwort

Nach REACH Artikel 31 Absatz 9 muss der Lieferant das SDB unverzüglich aktualisieren, wenn neue Informationen die Risikomanagementmaßnahmen oder das Wissen über Gefahren beeinflussen könnten, wenn eine Zulassung erteilt oder versagt wird oder wenn eine Beschränkung verhängt wird. Das überarbeitete Blatt wird datiert, als Überarbeitung gekennzeichnet und kostenlos an alle gesendet, die das Produkt in den vorangegangenen 12 Monaten erhalten haben. Nach Artikel 31 Absatz 5 muss das SDB in einer Amtssprache des Mitgliedstaats vorliegen, in dem das Produkt in Verkehr gebracht wird, sofern dieser nichts anderes bestimmt. Prüfen Sie den aktuellen Wortlaut und nationale Regeln für Ihre Märkte oder fragen Sie einen sachkundigen Berater.

Was zählt als neue Information?

Das Gesetz spricht von Informationen, die Risikomanagementmaßnahmen beeinflussen können, oder von neuen Gefahreninformationen. In der Praxis lösen diese Ereignisse meist eine Überarbeitung aus:

• Eine Rezepturänderung, etwa ein neuer Duftstoff, ein neues Konservierungsmittel oder ein geänderter Lösemittelanteil.
• Ein neues Rohstoff-SDB Ihres Lieferanten mit anderer Einstufung oder anderem Grenzwert.
• Eine Änderung der CLP-Einstufung eines Inhaltsstoffs, zum Beispiel durch eine Anpassung an den technischen Fortschritt.
• Neue Prüfdaten, etwa ein gemessener Flammpunkt, der vom Wert im Blatt abweicht.
• Eine neue Beschränkung oder Zulassungsentscheidung, die einen Inhaltsstoff betrifft.
• Vorfallmeldungen oder Kundenrückmeldungen, die eine im Blatt nicht beschriebene Gefahr zeigen.
• Korrekturen von Fehlern, veralteten Kontaktdaten oder einer nicht mehr funktionierenden Notrufnummer.

Änderungen, die Gefahren oder sichere Verwendung nicht berühren, etwa ein neues Logo, verlangen rechtlich keine mitgeteilte Aktualisierung, Sie sollten sie dennoch dokumentieren.

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Was das aktualisierte Blatt zeigen muss

Ein überarbeitetes SDB trägt eine neue Versionsnummer, die Überschrift „Überarbeitung“ mit dem Datum und in Abschnitt 16 eine kurze Liste der Änderungen, damit der Leser auf einen Blick sieht, welche Abschnitte er neu lesen muss. Frühere Fassungen sollten Sie in Ihren Unterlagen aufbewahren. Gilt für das Produkt eine Registrierungsnummer, enthält die Aktualisierung diese.

Wer muss die Aktualisierung erhalten?

Die neue Fassung geht kostenlos, auf Papier oder elektronisch, an alle früheren Empfänger, die den Stoff oder das Gemisch in den vorangegangenen 12 Monaten erhalten haben. Führen Sie eine einfache Verteilerliste: Kunde, Datum, versendete Version und Zustellnachweis. Bei Empfängern, die länger als 12 Monate zurückliegen, verpflichtet Sie das Gesetz nicht zu einer Aktualisierung, eine gute Kundenbeziehung tut es oft trotzdem.

Wie oft sollte ich ein Blatt überprüfen?

REACH gibt einem SDB kein Ablaufdatum. Ein Blatt bleibt gültig, bis etwas eine Änderung erfordert. Dennoch legen die meisten Unternehmen eine regelmäßige Überprüfung fest, üblicherweise alle ein bis zwei Jahre, um geänderte Rohstoffblätter, Einstufungsänderungen und neue Vorschriften zu erfassen. Ein undatiertes oder sehr altes Blatt ist für Kunden und Transporteure ein Warnsignal, daher ist ein dokumentiertes Prüfdatum gute Praxis und keine gesetzliche Pflicht.

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Welche Sprache braucht das SDB?

Artikel 31 Absatz 5 besagt, dass das SDB in einer Amtssprache des Mitgliedstaats oder der Mitgliedstaaten bereitzustellen ist, in denen das Produkt in Verkehr gebracht wird, sofern ein Mitgliedstaat nichts anderes bestimmt. Das bedeutet, dass ein Blatt für Deutschland in der Regel auf Deutsch sein sollte, eines für Frankreich auf Französisch und so weiter. Länder mit mehreren Amtssprachen und Mitgliedstaaten, die eigene Bedingungen festlegen, können das unterschiedlich handhaben; prüfen Sie daher die nationalen Hinweise für jeden Markt, in dem Sie verkaufen. Gehen Sie nie davon aus, dass ein englisches Blatt überall akzeptiert wird, und liefern Sie im Zweifel eine Übersetzung.

Das Produktetikett folgt eigenen Sprachregeln, daher sind SDB-Sprache und Etikettensprache getrennte Fragen.

So übersetzen Sie ein SDB richtig

1. Übersetzen Sie aus der aktuellen freigegebenen Fassung, nie aus einem alten Entwurf.
2. Verwenden Sie den amtlichen Wortlaut für Gefahren- und Sicherheitshinweise. CLP veröffentlicht sie in allen EU-Sprachen, paraphrasieren Sie also nicht.
3. Halten Sie Struktur, Zahlen und Einheiten in allen Sprachen identisch: dieselben 16 Abschnitte, dieselben Werte.
4. Übersetzen Sie Fachbegriffe einheitlich und lassen Sie sie von einer Muttersprachlerin oder einem Muttersprachler mit chemischem Wissen prüfen.
5. Versehen Sie jede Sprachfassung mit derselben Versionsnummer und demselben Überarbeitungsdatum.
6. Geben Sie eine erreichbare Notrufnummer an, die für das Verwendungsland nützlich ist.

Alle Sprachen gemeinsam aktualisieren

Wenn Sie das englische Blatt überarbeiten, muss jede Übersetzung im selben Schritt aktualisiert werden. Ein deutscher Kunde mit veralteter Fassung, während englische Kunden die neue haben, ist der häufigste Fehler, den wir sehen. Behandeln Sie Übersetzungen als Teil der Überarbeitung, nicht als Nachgedanken, und senden Sie jedem Kunden die aktualisierte Fassung in der Sprache, die er zuvor erhalten hat.

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Und das Vereinigte Königreich und andere Märkte?

Großbritannien hat eine eigene Fassung von REACH und einen eigenen Anhang II, daher kann ein für die EU erstelltes Blatt kleine Anpassungen brauchen, etwa bei der Lieferantenadresse und den Rechtsverweisen, und die Sprache ist normalerweise Englisch. Die Regeln für das Vereinigte Königreich, Nordirland, die Schweiz und andere Märkte unterscheiden sich, bestätigen Sie daher jeweils den aktuellen Stand. Dieser Artikel behandelt die EU-Regeln nur im Überblick.

SDB-Aktualisierungen mit Ihren anderen Dokumenten verknüpfen

Eine Rezepturänderung, die ein neues SDB auslöst, betrifft meist auch den CPSR und die Produktinformationsdatei. Ein reformuliertes Produkt braucht eventuell auch einen neuen Stabilitätstest. Aktualisieren Sie diese Dokumente gemeinsam, damit Einstufung, Etikett und Sicherheitsbewertung dieselbe Geschichte erzählen, und bewahren Sie die alten Fassungen auf: REACH verlangt von Lieferanten, die für ihre Pflichten nötigen Informationen mindestens zehn Jahre nach der letzten Lieferung aufzubewahren.

Ein einfacher Überarbeitungsablauf

1. Protokollieren Sie den Auslöser (Rezepturänderung, neues Lieferantenblatt, Rechtsänderung).
2. Stufen Sie das Gemisch neu ein und prüfen Sie, welche Abschnitte sich ändern.
3. Aktualisieren Sie das Blatt, erhöhen Sie die Version und notieren Sie Änderungen in Abschnitt 16.
4. Lassen Sie es prüfen und übersetzen Sie dann jede Sprache.
5. Senden Sie die Aktualisierung an alle Empfänger der letzten 12 Monate und dokumentieren Sie die Zustellung.

Häufige Fehler

• Nur das englische Blatt aktualisieren. Die anderen Sprachen veralten unbemerkt.
• Text ändern, ohne neues Datum oder neue Version. Niemand kann sagen, welches Blatt aktuell ist.
• Nicht verfolgen, wer die alte Fassung erhalten hat. Sie können keine Aktualisierung an Personen senden, die Sie nicht kennen.
• Aus dem Gedächtnis übersetzen. Verwenden Sie immer den amtlichen Wortlaut der Hinweise.
• Auf die jährliche Überprüfung warten. Das Gesetz sagt „unverzüglich“, Auslöser können also nicht warten.

Häufig gestellte Fragen

Läuft ein SDB nach drei Jahren ab?

REACH kennt kein festes Ablaufdatum. Ein Blatt bleibt gültig, bis neue Informationen eine Überarbeitung erfordern. Manche Kunden legen ein eigenes Höchstalter fest, daher ist eine regelmäßige Überprüfung eine sinnvolle Gewohnheit.

Muss ich Kunden, die vor mehr als einem Jahr gekauft haben, Aktualisierungen schicken?

Die gesetzliche Pflicht deckt Empfänger der vorangegangenen 12 Monate ab. Sie können selbstverständlich weitergehen, besonders wenn die Aktualisierung eine ernste Gefahr betrifft.

Kann ich ein englisches SDB für jedes EU-Land verwenden?

In der Regel nicht. Artikel 31 Absatz 5 verweist auf eine Amtssprache des Mitgliedstaats, in dem das Produkt in Verkehr gebracht wird. Prüfen Sie nationale Regeln oder nutzen Sie zur Sicherheit Übersetzungen.

Wichtigste Erkenntnisse

• Aktualisieren Sie das SDB unverzüglich, wenn neue Informationen zu Gefahren oder Risikomanagement, eine Zulassungsentscheidung oder eine Beschränkung auftauchen.
• Datieren und kennzeichnen Sie jede Überarbeitung, listen Sie die Änderungen in Abschnitt 16 auf und senden Sie sie kostenlos an Empfänger der letzten 12 Monate.
• Liefern Sie das SDB in einer Amtssprache jedes Mitgliedstaats, in dem Sie verkaufen, mit dem amtlichen Wortlaut der Gefahren- und Sicherheitshinweise.
• Aktualisieren Sie alle Sprachen gemeinsam und führen Sie ein Verteilerprotokoll und die alten Fassungen.