SDB für kosmetische Rohstoffe: Was Lieferanten liefern müssen

Bevor auch nur ein Tiegel gefüllt ist, haben Sie schon Dutzende Rohstoffe gekauft: Öle, Emulgatoren, Wirkstoffe, Konservierungsmittel, Duftstoff. Jeder kommt mit einem Etikett, und bei vielen sollte auch ein Sicherheitsdatenblatt dabei sein. Wer nach dem SDB für kosmetische Rohstoffe sucht, hat einfache, aber wichtige Fragen: Welche Lieferanten müssen eines liefern, was muss darin stehen und wie prüfen Sie es, bevor Sie sich darauf verlassen? Dieser Ratgeber beantwortet sie praxisnah aus Sicht einer Marke.

Die kurze Antwort

Nach REACH muss der Lieferant eines gefährlichen Stoffs oder Gemischs seinem Kunden ein Sicherheitsdatenblatt liefern, kostenlos, in der Amtssprache des Verkaufslandes und spätestens bei der ersten Lieferung. Sie sind der Kunde und haben daher Anspruch auf ein aktuelles SDB mit 16 Abschnitten für jeden eingestuften Rohstoff. Für nicht als gefährlich eingestufte Rohstoffe ist ein SDB meist nicht verpflichtend, aber der Lieferant muss bestimmte Informationen weitergeben, und in manchen Fällen können Sie eines anfordern. Ihr eigenes SDB für ein Fertigprodukt ist eine andere Sache.

Was das Gesetz vom Lieferanten verlangt

Artikel 31 der REACH-Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 regelt die wichtigsten Pflichten. In der Praxis muss ein Lieferant ein SDB bereitstellen, wenn der Stoff oder das Gemisch

• die Kriterien für die Einstufung als gefährlich nach der CLP-Verordnung erfüllt;
• persistent, bioakkumulierbar und toxisch oder sehr persistent und sehr bioakkumulierbar ist;
• in der Kandidatenliste der besonders besorgniserregenden Stoffe geführt wird.

Für bestimmte nicht eingestufte Gemische muss auf Anfrage ein SDB geliefert werden, wenn sie einen gefährlichen Stoff über festgelegten Konzentrationsschwellen enthalten. Die genauen Grenzen hängen von der Gefahrenart ab und stehen im Artikel. Das SDB muss dem Format in Anhang II von REACH in der Fassung der Verordnung (EU) 2020/878 mit 16 nummerierten Abschnitten folgen.

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Lieferung, Sprache und Aktualisierung

• Kostenlos, auf Papier oder elektronisch, spätestens bei der ersten Lieferung.
• In einer Amtssprache des Landes, in dem der Rohstoff in Verkehr gebracht wird, sofern dieses nichts anderes vorsieht.
• Aktuell gehalten: Treten neue Gefahreninformationen oder eine geänderte Einstufung auf, muss der Lieferant das SDB überarbeiten und an Kunden senden, die den Rohstoff in den letzten zwölf Monaten erhalten haben.
• Aufbewahrt: Lieferanten und Anwender müssen die Informationen in der Regel mindestens zehn Jahre aufbewahren.

Und wenn der Rohstoff nicht eingestuft ist?

Viele kosmetische Inhaltsstoffe, etwa Glycerin oder ein einfaches Pflanzenöl, sind nicht als gefährlich eingestuft. Dafür ist ein SDB meist nicht vorgeschrieben, doch Artikel 32 von REACH verpflichtet den Lieferanten trotzdem, Informationen weiterzugeben, etwa eine Registrierungsnummer, sofern vorhanden, ob der Stoff zulassungs- oder beschränkungspflichtig ist, und weitere für den sicheren Umgang nötige Angaben. Viele Lieferanten senden dennoch ein SDB oder ein gleichwertiges Datenblatt. Fragen Sie danach. Es ist eine kleine Bitte an den Lieferanten und erspart Ihnen später Rückfragen.

Was Sie neben dem SDB noch anfordern sollten

Das SDB ist ein Sicherheitsdokument für Handhabung und Transport. Es sagt Ihrem Sicherheitsbewerter nicht alles. Für eine vollständige Rohstoffakte fordern Sie zusätzlich an:

• das technische Datenblatt (TDS) und das Analysenzertifikat (CoA) je Charge;
• die vollständige Zusammensetzung und den INCI-Namen oder einen vertraulichen Weg zu Ihrem Bewerter;
• die Allergendeklaration und bei Duftstoffen das Konformitätszertifikat des Lieferanten;
• Erklärungen zu CMR-Stoffen, Nanomaterialien, tierischer Herkunft und GVO-Status, soweit relevant;
• Erklärungen zu Schwermetallen, Restlösemitteln und anderen Verunreinigungen;
• die mikrobiologische Spezifikation, besonders bei natürlichen und wasserhaltigen Materialien.

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So prüfen Sie ein Rohstoff-SDB beim Eingang

1. Datum und Version. Ein aktuelles Überarbeitungsdatum und das Format nach Anhang II mit 16 Abschnitten zeigen, dass das Dokument gepflegt wird.
2. Identität des Lieferanten. Abschnitt 1 sollte den Lieferanten mit Anschrift und Notrufnummer nennen.
3. Identifizierte Verwendungen. Prüfen Sie, ob kosmetische oder Körperpflege-Verwendung abgedeckt oder zumindest nicht ausgeschlossen ist.
4. Zusammensetzung. Abschnitt 3 nennt meist nur die gefährlichen Bestandteile, vergleichen Sie ihn daher mit INCI und Spezifikation.
5. Einstufung und Handhabung. Die Abschnitte 2, 7 und 8 sagen, wie Sie den Rohstoff lagern, welchen Schutz Mitarbeitende brauchen und ob eine besondere Kennzeichnung gilt.
6. Physikalische Daten. Abschnitt 9 nennt pH-Wert, Flammpunkt und Aussehen, die bei Formulierung und Lagerung helfen.
7. Toxikologische Daten. Abschnitt 11 kann Ihren Bewerter unterstützen, ersetzt aber kein toxikologisches Profil.
8. Transport. Abschnitt 14 zeigt, ob der Rohstoff für den Versand geregelt ist.

Wenn im SDB „nur industrielle Verwendung“ steht

Manche SDB nennen in Abschnitt 1.2 nur industrielle oder gewerbliche Verwendungen. Das heißt nicht automatisch, dass der Rohstoff für Kosmetik ungeeignet ist, denn SDB beschreiben die registrierten Verwendungen des Lieferanten. Es heißt aber, dass Sie vom Lieferanten eine schriftliche Erklärung verlangen sollten, dass der Rohstoff für kosmetische Verwendung geeignet ist und die Kosmetikverordnung erfüllt. Ihr Bewerter wird diese Erklärung sehen wollen. Kann der Lieferant sie nicht geben, behandeln Sie den Rohstoff als unbestätigt.

Wie das SDB in Ihren CPSR einfließt

Rohstoff-SDB tragen zur quantitativen und qualitativen Zusammensetzung, zu Gefahrenangaben, die der Bewerter berücksichtigt, und zu den physikalisch-chemischen Eigenschaften bei. Sie ersetzen weder die Lieferantenspezifikation noch toxikologische Daten. Wenn Sie einen CPSR bestellen, übergeben Sie dem Bewerter die vollständige Rohstoffakte und nicht nur das SDB. Es hilft auch, die SDB zusammen mit den Ergebnissen Ihres Stabilitätstests abzulegen, damit ein Prüfer jeden Inhaltsstoff einem aktuellen Dokument zuordnen kann.

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Ihre SDB-Sammlung aktuell halten

Legen Sie ein einfaches Register an mit Rohstoff, Lieferant, SDB-Datum und nächster Prüfung. Prüfen Sie es mindestens einmal im Jahr und immer, wenn Sie Lieferant oder Qualität wechseln. Sendet ein Lieferant ein überarbeitetes SDB, ersetzen Sie das alte und notieren Sie, was sich geändert hat, besonders bei der Einstufung. Mitarbeitende, die in Ihrer Werkstatt mit Konzentraten, brennbaren Lösemitteln oder Duftölen umgehen, sollten Zugang zum SDB haben und den Handhabungshinweisen folgen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Eine kleine Marke kauft ein Zitrus-Duftöl und eine Konservierungsmischung. Der Duftstoff ist als hautsensibilisierend und entzündbar eingestuft, daher sendet der Lieferant ein SDB mit 16 Abschnitten und eine Allergendeklaration. Die Konservierungsmischung ist wegen Augenschäden eingestuft, mit einem langen Dokument samt Einsatzgrenzen. Beide SDB nennen die kosmetische Verwendung. Die Marke erhält außerdem mit jeder Charge ein CoA, legt alles in einem Ordner ab und schickt es dem Sicherheitsbewerter. Als der Duftstofflieferant das SDB im folgenden Jahr überarbeitet, ersetzt die Marke die Datei und informiert ihren Bewerter über die neue Einstufung.

Häufige Fehler

• Ein fehlendes SDB als Beweis für einen harmlosen Rohstoff ansehen.
• Ein SDB in der falschen Sprache oder in unbekannter Revision verwenden.
• Annehmen, Abschnitt 3 sei die vollständige Zusammensetzung.
• SDB ablegen, aber nie aktualisieren.
• Sich allein auf das SDB verlassen und Spezifikation, CoA und Erklärungen auslassen.

Häufig gestellte Fragen

Haben alle kosmetischen Rohstoffe ein SDB?

Nein. Ein Lieferant muss ein SDB für eingestufte oder anderweitig geregelte Rohstoffe liefern. Nicht eingestufte Rohstoffe kommen freiwillig oder auf Anfrage mit einem Datenblatt.

Kann ich ein SDB eines Lieferanten außerhalb der EU verwenden?

Nur wenn es Format- und Sprachanforderungen der EU für den Markt erfüllt, auf dem Sie einkaufen. Andernfalls fragen Sie den EU-Importeur oder -Händler nach einer konformen Fassung.

Wer braucht ein SDB für das Fertigprodukt?

Nicht jede Marke, aber es wird oft für Großgebinde, Transport und Geschäftskunden verlangt. Unser REACH-konformes SDB ist in mehr als 30 Sprachen erhältlich.

Wichtigste Erkenntnisse

• Lieferanten müssen für eingestufte Rohstoffe ein aktuelles SDB liefern, kostenlos und in Ihrer Sprache.
• Nicht eingestufte Rohstoffe brauchen vielleicht keines, fordern Sie aber trotzdem ein Datenblatt und Lieferantenerklärungen an.
• Prüfen Sie beim Eingang Datum, Lieferant, Verwendungen, Zusammensetzung und Einstufung und führen Sie ein Register.
• Das SDB stützt Ihren CPSR, ersetzt aber weder Spezifikationen und CoA noch Erklärungen zur kosmetischen Eignung.