SDS för kosmetiska råvaror: vad leverantörer måste tillhandahålla

Innan en enda burk fylls har du redan köpt dussintals ingredienser: oljor, emulgatorer, aktiva ämnen, konserveringsmedel, doft. Var och en kommer med en etikett, och många bör komma med ett säkerhetsdatablad också. Om du letar efter SDS för kosmetiska råvaror är frågorna enkla men viktiga: vilka leverantörer måste skicka ett, vad måste det innehålla och hur kontrollerar du det innan du förlitar dig på det? Den här guiden besvarar dem i praktiska termer, ur ett varumärkes perspektiv.

Det korta svaret

Enligt REACH måste leverantören av ett farligt ämne eller en farlig blandning ge sin kund ett säkerhetsdatablad, kostnadsfritt, på det officiella språket i det land där det säljs, senast vid den första leveransen. Du är kunden, så du har rätt till ett aktuellt SDS med 16 avsnitt för varje klassificerad råvara. För råvaror som inte är klassificerade som farliga är ett SDS vanligtvis inte obligatoriskt, men leverantören måste ändå vidarebefordra viss information, och i vissa fall kan du begära ett. Ditt eget SDS för en färdig produkt är en separat fråga.

Vad lagen kräver av en leverantör

Artikel 31 i REACH-förordningen (EG) nr 1907/2006 fastställer de viktigaste skyldigheterna. I praktiken måste en leverantör tillhandahålla ett SDS när ämnet eller blandningen:

• uppfyller kriterierna för klassificering som farlig enligt CLP-förordningen;
• är persistent, bioackumulerande och toxisk, eller mycket persistent och mycket bioackumulerande;
• finns med på kandidatförteckningen över särskilt farliga ämnen.

För vissa blandningar som inte är klassificerade måste ett SDS tillhandahållas på begäran när de innehåller ett farligt ämne över fastställda koncentrationsgränser. De exakta gränserna beror på typen av fara och anges i artikeln. SDS måste följa formatet i bilaga II till REACH, ändrad genom förordning (EU) 2020/878, med 16 numrerade avsnitt.

Läs också SDS eller CPSR: vilket behöver du?

Leverans, språk och uppdateringar

• Kostnadsfritt, på papper eller elektroniskt, senast vid den första leveransen.
• På ett officiellt språk i det land där materialet släpps ut på marknaden, om inte det landet föreskriver något annat.
• Hållet uppdaterat: när ny faroinformation eller en ändrad klassificering dyker upp måste leverantören revidera SDS och skicka det till kunder som fått materialet under de senaste tolv månaderna.
• Sparat: leverantörer och användare måste i allmänhet spara informationen i minst tio år.

Vad gäller om råvaran inte är klassificerad?

Många kosmetiska ingredienser, såsom glycerin eller en vanlig vegetabilisk olja, är inte klassificerade som farliga. För dessa krävs vanligtvis inget SDS, men artikel 32 i REACH förpliktar ändå leverantören att vidarebefordra information såsom ett registreringsnummer där ett finns, om ämnet omfattas av tillstånd eller begränsning och annan tillgänglig information som behövs för säker hantering. Många leverantörer skickar ett SDS eller ett motsvarande datablad ändå. Be om det. Det är en liten begäran för leverantören och sparar dig frågor senare.

Vad mer du ska be om förutom SDS

SDS är ett säkerhetsdokument för hantering och transport. Det berättar inte allt för din säkerhetsbedömare. För en komplett råvarufil, begär också:

• det tekniska databladet (TDS) och analyscertifikatet (CoA) för varje parti;
• den fullständiga sammansättningen och INCI-namnet, eller en sekretessväg till din bedömare;
• allergendeklarationen och, för doft, leverantörens efterlevnadscertifikat;
• uttalanden om CMR-ämnen, nanomaterial, animaliskt ursprung och GMO-status där det är relevant;
• deklarationer om tungmetaller, restlösningsmedel och andra föroreningar;
• den mikrobiologiska specifikationen, särskilt för naturliga och vattenbaserade material.

Läs också Behöver kosmetika ett säkerhetsdatablad (SDS)?

Så kontrollerar du ett råvaru-SDS vid ankomst

1. Datum och version. Ett nyligt revisionsdatum och formatet enligt bilaga II med 16 avsnitt visar att dokumentet underhålls.
2. Leverantörens identitet. Avsnitt 1 ska ange leverantören med adress och ett nödtelefonnummer.
3. Identifierade användningar. Kontrollera om kosmetisk användning eller användning inom personlig vård täcks, eller åtminstone inte utesluts.
4. Sammansättning. Avsnitt 3 listar vanligtvis bara de farliga komponenterna, så jämför det med INCI och specifikationen.
5. Klassificering och hantering. Avsnitt 2, 7 och 8 talar om hur materialet ska förvaras, vilket skydd personalen behöver och om särskild märkning gäller för det.
6. Fysikaliska data. Avsnitt 9 anger pH, flampunkt och utseende, vilket hjälper vid formulering och lagring.
7. Toxikologiska data. Avsnitt 11 kan stödja din bedömare, men ersätter inte en toxikologisk profil.
8. Transport. Avsnitt 14 visar om materialet är reglerat för frakt.

När ett SDS säger ”endast industriell användning”

Vissa SDS listar bara industriella eller yrkesmässiga användningar i avsnitt 1.2. Det betyder inte automatiskt att materialet är olämpligt för kosmetika, eftersom SDS beskriver leverantörens registrerade användningar. Det betyder däremot att du bör be leverantören om ett skriftligt uttalande om att materialet är lämpligt för kosmetisk användning och uppfyller kosmetikaförordningen, och din bedömare kommer att vilja se det uttalandet. Om leverantören inte kan ge det, behandla materialet som obekräftat.

Hur SDS matar din CPSR

Råvaru-SDS bidrar till den kvantitativa och kvalitativa sammansättningen, till den faroinformation som bedömaren beaktar och till fysikaliska och kemiska egenskaper. De ersätter inte leverantörens specifikation eller toxikologiska data. När du beställer en CPSR, lämna bedömaren hela råvarufilen, inte bara SDS. Det hjälper också att hålla SDS tillsammans med resultaten av ditt stabilitetstest, så att en granskare kan spåra varje ingrediens till ett aktuellt dokument.

Läs också CPSR bilaga I: checklista över varje element i en säkerhetsrapport

Håll ditt SDS-bibliotek aktuellt

Skapa ett enkelt register med material, leverantör, SDS-datum och nästa kontroll. Gå igenom det minst en gång per år och varje gång du byter leverantör eller kvalitet. Om en leverantör skickar ett reviderat SDS, ersätt det gamla och notera vad som ändrats, särskilt i klassificeringen. Personal som hanterar koncentrerade material, brandfarliga lösningsmedel eller doftoljor i din verkstad bör ha tillgång till SDS och följa hanteringsråden.

Ett räknat exempel

Ett litet varumärke köper en citrusdoftolja och en konserveringsblandning. Doften är klassificerad som hudsensibiliserande och brandfarlig, så leverantören skickar ett SDS med 16 avsnitt och en allergendeklaration. Konserveringsblandningen är klassificerad för ögonskada, med ett långt dokument som inkluderar användningsgränser. Båda SDS nämner kosmetisk användning. Varumärket får också ett CoA med varje parti, arkiverar allt i en mapp och skickar det till säkerhetsbedömaren. När doftleverantören reviderar SDS året därpå ersätter varumärket filen och informerar sin bedömare om den nya klassificeringen.

Vanliga misstag

• Att se ett saknat SDS som bevis för att ett material är ofarligt.
• Att använda ett SDS på fel språk eller från en okänd revision.
• Att anta att avsnitt 3 är den fullständiga sammansättningen.
• Att arkivera SDS men aldrig uppdatera dem.
• Att förlita sig enbart på ett SDS och hoppa över specifikationen, CoA och uttalandena.

Vanliga frågor

Kommer alla kosmetiska råvaror med ett SDS?

Nej. En leverantör måste tillhandahålla ett SDS för klassificerade eller på annat sätt reglerade material. Oklassificerade material kan levereras med ett datablad frivilligt eller på begäran.

Kan jag använda ett SDS från en leverantör utanför EU?

Bara om det uppfyller EU:s krav på format och språk för den marknad där du köper. Om det inte gör det, be importören eller distributören i EU om en kompatibel version.

Vem behöver ett SDS för den färdiga produkten?

Inte alla varumärken, men det efterfrågas ofta för bulk, transport och företagskunder. Vårt REACH-kompatibla SDS finns på mer än 30 språk.

Viktiga slutsatser

• Leverantörer måste tillhandahålla ett aktuellt SDS för klassificerade råvaror, kostnadsfritt, på ditt språk.
• Oklassificerade material behöver kanske inget, men be ändå om ett datablad och leverantörens uttalanden.
• Kontrollera datum, leverantör, användningar, sammansättning och klassificering vid ankomst, och för ett register.
• SDS stödjer din CPSR men ersätter inte specifikationer, CoA och uttalanden om kosmetisk användning.