Jak założyć markę kosmetyczną w Europie: kompletny poradnik

Założenie marki kosmetycznej jest ekscytujące, a Europa to jeden z najbardziej atrakcyjnych rynków świata, z jednym zestawem przepisów we wszystkich krajach UE. Jest to także jeden z najbardziej regulowanych rynków. Ten poradnik pokazuje, jak założyć markę kosmetyczną w Europie we właściwej kolejności, od pierwszego pomysłu do pierwszej sprzedaży, aby uniknąć kosztownych błędów, takich jak druk opakowań, zanim formuła zostanie wykazana jako bezpieczna.

Krótka odpowiedź

Aby założyć markę kosmetyczną w Europie, potrzebują Państwo jasnej koncepcji produktu, formuły wytworzonej zgodnie z dobrą praktyką produkcyjną, osoby odpowiedzialnej mającej siedzibę w UE, podpisanej oceny bezpieczeństwa (CPSR) popartej danymi o stabilności i mikrobiologii, zgodnej z przepisami etykiety oraz zgłoszenia w unijnym portalu CPNP przed pierwszą sprzedażą. Te obowiązki wynikają z rozporządzenia (WE) nr 1223/2009. Jeśli zachowają Państwo właściwą kolejność, premiera jest przewidywalna. Jeśli pominą Państwo kroki, produkt może zostać zatrzymany później.

Krok 1: określić produkt, rynek i deklaracje

Należy zacząć od tego, dla kogo jest produkt, co robi i gdzie będzie sprzedawany. Te odpowiedzi decydują o kategorii (pielęgnacja skóry, pielęgnacja włosów, makijaż, perfumy), krajach docelowych i deklaracjach, które można stosować. Wcześnie trzeba zdecydować, jakie stwierdzenia mają znaleźć się na opakowaniu, na przykład „do skóry wrażliwej” lub „długotrwały”, ponieważ każde wymaga dowodów zgodnie z rozporządzeniem w sprawie deklaracji (UE) nr 655/2013. Małą, skoncentrowaną gamę dwóch–czterech produktów łatwiej udokumentować niż dwadzieścia, a zostawia ona przestrzeń na naukę.

Przeczytaj też Zgodność marki kosmetycznej influencera: podstawy

Krok 2: wybrać sposób wytwarzania produktu

Istnieją trzy popularne drogi:

• Produkować samodzielnie. Pełna kontrola, ale trzeba przestrzegać dobrej praktyki produkcyjnej (ISO 22716 jest uznanym standardem) z udokumentowaną higieną, wyposażeniem i zapisami partii, nawet w przypadku start-upu działającego przy kuchennym stole.
• Skorzystać z producenta kontraktowego. Producent wytwarza według Państwa formuły lub własnej i wnosi własny system jakości. Jako właściciel marki nadal ponoszą Państwo odpowiedzialność za produkt na rynku.
• Private label lub white label. Sprzedają Państwo gotową formułę pod własną nazwą. To najszybsza droga, ale należy sprawdzić, kto posiada dokumenty bezpieczeństwa i czy obejmują one Państwa opakowanie finalne oraz deklaracje.

Niezależnie od wybranej drogi należy uzyskać pełny wykaz składników z wartościami procentowymi, specyfikacje dostawców i SDS dla surowców, ponieważ od nich zależy każdy kolejny krok.

Krok 3: wyznaczyć osobę odpowiedzialną

Każdy kosmetyk wprowadzany na rynek UE wymaga osoby odpowiedzialnej mającej siedzibę w UE. W przypadku produktu wytworzonego w UE jest nią zwykle producent. Przy imporcie jest nią zwykle importer, chyba że producent spoza UE udzieli pisemnego upoważnienia osobie z siedzibą w UE. Marka sprzedająca pod własną nazwą zwykle przejmuje tę rolę. Osoba odpowiedzialna odpowiada za bezpieczeństwo, dokumentację informacyjną produktu, zgłoszenie i etykietę, a jej nazwa i adres widnieją na opakowaniu. To odpowiedzialność prawna, a nie formalność, dlatego należy wybrać osobę lub firmę, która naprawdę potrafi prowadzić dokumenty.

Krok 4: uzyskać ocenę bezpieczeństwa (CPSR)

Przed wprowadzeniem produktu na rynek osoba odpowiedzialna musi dysponować raportem bezpieczeństwa produktu kosmetycznego. Składa się on z części A, zawierającej dane o bezpieczeństwie formuły, oraz części B, czyli oceny podpisanej przez wykwalifikowanego oceniającego bezpieczeństwo. Oceniający potrzebuje wiarygodnych danych: formuły, informacji o surowcach, stabilności, jakości mikrobiologicznej oraz, w przypadku produktów na bazie wody, skuteczności konserwacji. Nasz przegląd dotyczący CPSR wyjaśnia poszczególne części i organizację pracy. Wcześniejsze zebranie danych oszczędza czas, ponieważ oceniający nie może wyciągnąć wniosków z niekompletnych informacji.

Przeczytaj też Koszt zgodności kosmetyku dla nowej marki: co go kształtuje

Krok 5: przebadać formułę i opakowanie

Badania wspierają raport oraz decyzje dotyczące okresu trwałości i etykiety:

• Badanie stabilności i zgodności pokazuje, jak produkt i jego opakowanie zachowują się w czasie, i wspiera datę trwałości lub okres po otwarciu.
• Badanie specyfikacji mikrobiologicznej sprawdza jakość produktu gotowego.
• Challenge test dowodzi, że system konserwujący działa w produktach na bazie wody.
• Test płatkowy może poprzeć deklaracje dotyczące tolerancji, takie jak „odpowiedni dla skóry wrażliwej”.

Badania należy przeprowadzać na formule finalnej w opakowaniu finalnym, o ile to możliwe. Zmiana formuły lub opakowania po badaniach może wymagać powtórzenia części prac.

Krok 6: zbudować dokumentację informacyjną produktu

Dokumentacja informacyjna produktu gromadzi raport bezpieczeństwa, formułę, metodę produkcji, oświadczenie o dobrej praktyce produkcyjnej, dowody deklaracji oraz dane o badaniach na zwierzętach. Musi być dostępna pod adresem osoby odpowiedzialnej przez dziesięć lat od wprowadzenia na rynek ostatniej partii. Warto stworzyć ją od pierwszego dnia jako żywy folder, zamiast odtwarzać ją z wiadomości e-mail na końcu.

Krok 7: zaprojektować etykietę zgodną z przepisami

Etykieta musi zawierać osobę odpowiedzialną i adres w UE, kraj pochodzenia w przypadku importu, zawartość nominalną, datę minimalnej trwałości lub okres po otwarciu, środki ostrożności, numer partii, funkcję, jeśli nie jest oczywista, oraz pełny wykaz składników INCI, w języku każdego rynku. Jeśli występuje kompozycja zapachowa, należy sprawdzić, czy alergeny trzeba wymienić z nazwy. Nie należy wysyłać projektów do druku przed podpisaniem raportu bezpieczeństwa, ponieważ ostrzeżenia i okres trwałości z niego wynikają. Deklaracje na opakowaniu muszą odpowiadać dowodom w dokumentacji.

Przeczytaj też Jak wybrać producenta kontraktowego kosmetyków

Krok 8: zgłosić produkt w CPNP

Przed pierwszą sprzedażą osoba odpowiedzialna zgłasza produkt w Portalu Zgłaszania Produktów Kosmetycznych (CPNP). Zgłoszenie jest bezpłatne i daje organom oraz ośrodkom zatruć dostęp do kluczowych informacji. Obejmuje kategorię, nazwę, osobę odpowiedzialną, kraj pochodzenia w przypadku importu, obecność nanomateriałów i substancji CMR oraz formułę ramową. Zgłoszenie nie jest zatwierdzeniem i nie zastępuje raportu bezpieczeństwa.

Krok 9: wybrać, jak i gdzie sprzedawać

Sklepy internetowe, platformy sprzedażowe i handel detaliczny mają tę samą podstawę prawną, ale ich wymagania mogą się różnić. Wiele platform i sieci handlowych żąda raportu bezpieczeństwa, etykiety, potwierdzenia zgłoszenia i raportów z badań przed umieszczeniem produktu w ofercie. Jeśli sprzedają Państwo transgranicznie, należy sprawdzić przepisy językowe dotyczące etykiety i lokalne zasady dla danego rodzaju produktu. Trzeba zaplanować logistykę, zwroty i proces obsługi reklamacji: osoba odpowiedzialna musi także zajmować się niepożądanymi skutkami stosowania, więc warto mieć prosty system przyjmowania i rejestrowania zgłoszeń.

Krok 10: równolegle zbudować podstawy biznesowe

Podczas gdy powstaje dokumentacja techniczna, należy przygotować stronę biznesową: strukturę firmy, nazwę marki, którą można używać i chronić jako znak towarowy na rynkach docelowych, ubezpieczenie odpowiedzialności za produkt, jeśli wymaga tego ubezpieczyciel lub sieci handlowe, oraz umowy z dostawcami. Te kroki nie należą do prawa kosmetycznego, ale zwykle są potrzebne do otwarcia kont u sprzedawców detalicznych i do przetrwania reklamacji jakościowej. Każdy punkt należy skonsultować z prawnikiem lub doradcą znającym Państwa kraj.

Częste błędy nowych marek

• Zamawianie opakowań przed kontrolami bezpieczeństwa. Zmiana formuły może uczynić pudełka bezużytecznymi.
• Zakładanie, że dokumenty dostawcy obejmują Państwa. Dokumenty producenta kontraktowego rzadko obejmują Państwa deklaracje końcowe.
• Brak osoby odpowiedzialnej w UE. Szczególnie częste u marek spoza UE.
• Deklaracje bez dowodów. „Hipoalergiczny” lub „testowany dermatologicznie” bez badania.
• Pomijanie badań konserwacji. Produkt na bazie wody bez dowodu konserwacji to ryzyko dla Państwa i dla użytkownika.

Lista kontrolna premiery

1. Koncepcja produktu, rynek i deklaracje określone.
2. Droga produkcji wybrana, GMP udokumentowane.
3. Osoba odpowiedzialna wyznaczona.
4. Dane o stabilności, mikrobiologii i challenge teście gotowe.
5. Podpisany CPSR w dokumentacji informacyjnej produktu.
6. Etykieta sprawdzona pod kątem CPSR i dowodów deklaracji.
7. Zgłoszenie CPNP zakończone.
8. Proces reklamacji i wycofania wdrożony.

Najczęściej zadawane pytania

Jak długo trwa wprowadzenie produktu na rynek?

Zależy głównie od czasu opracowania formuły i badań. Badania stabilności trwają tygodnie, a raport bezpieczeństwa powstaje po uzyskaniu kompletnych danych. Zbieranie danych należy rozpocząć jak najwcześniej.

Czy potrzebuję firmy, zanim zacznę?

Produkt można rozwijać jako osoba fizyczna, ale osoba odpowiedzialna i każda sprzedaż są zwykle powiązane z podmiotem prawnym. Należy zapytać doradcę w swoim kraju.

Czy marka spoza UE może sprzedawać w Europie?

Tak, pod warunkiem że istnieje osoba odpowiedzialna mająca siedzibę w UE, a produkt spełnia wszystkie wymogi. Bez niej produktu nie można wprowadzić na rynek UE.

Najważniejsze wnioski

• Zachować kolejność: koncepcja, formuła, osoba odpowiedzialna, badania, raport bezpieczeństwa, etykieta, zgłoszenie.
• Badać przed drukiem i prowadzić żywą dokumentację informacyjną produktu.
• Każda deklaracja na opakowaniu wymaga dowodów w dokumentacji.
• Bezpłatny odbiór próbek przez DHL i podpisane raporty upraszczają część dotyczącą badań.